Thanh tra hoạt động công chứng là công cụ quan trọng nhằm bảo đảm tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và kỷ cương trong hành nghề công chứng. Trong quá trình thanh tra, nghĩa vụ giải trình của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng giữ vai trò trung tâm. Tuy nhiên, khả năng và mức độ giải trình không thể tách rời chất lượng, tính đầy đủ của hồ sơ công chứng lưu trữ. Bài viết phân tích mối quan hệ hữu cơ giữa lưu trữ hồ sơ công chứng và nghĩa vụ giải trình khi bị thanh tra theo quy định pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Lý do khiến bạn nên quay lạivăn phòng công chứng cũ thay vì đổi nơi mới
1. Thanh tra công chứng và yêu cầu đặt ra đối với nghĩa vụ giải trình
Theo pháp luật về thanh tra, thanh tra hoạt động công chứng nhằm:
Kiểm tra việc tuân thủ pháp luật trong hành nghề công chứng
Phát hiện, xử lý vi phạm
Phòng ngừa rủi ro pháp lý trong hoạt động công chứng
Trong quá trình thanh tra, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ giải trình về:
Trình tự, thủ tục công chứng đã thực hiện
Căn cứ pháp lý của việc công chứng hoặc từ chối công chứng
Tính hợp pháp của hồ sơ, tài liệu liên quan
Nghĩa vụ giải trình này không chỉ mang tính hình thức mà phải được chứng minh bằng tài liệu cụ thể.
2. Cơ sở pháp lý gắn kết lưu trữ hồ sơ công chứng với nghĩa vụ giải trình
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng.
Bên cạnh đó, pháp luật về thanh tra và quản lý nhà nước đặt ra nghĩa vụ cung cấp thông tin, tài liệu và giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Như vậy, lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ phục vụ cho giao dịch dân sự mà còn là điều kiện pháp lý tiên quyết để thực hiện nghĩa vụ giải trình trong hoạt động thanh tra.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ cho đất thừa kế – thủ tục và lưu ý cần biết
3. Hồ sơ công chứng lưu trữ là nền tảng của nghĩa vụ giải trình
3.1. Giải trình về tính hợp pháp của việc công chứng
Khi bị thanh tra, một trong những nội dung trọng tâm là xem xét:
Việc công chứng có đúng thẩm quyền hay không
Hồ sơ có đầy đủ căn cứ pháp lý theo quy định
Trình tự, thủ tục có được tuân thủ nghiêm ngặt
Những nội dung này không thể giải trình bằng lời nói mà phải dựa trên hồ sơ công chứng lưu trữ, bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, giấy tờ nhân thân, tài liệu xác minh và bản chính văn bản công chứng.
3.2. Giải trình về việc xác minh ý chí và năng lực hành vi
Thanh tra thường tập trung vào các giao dịch có giá trị lớn, phức tạp hoặc có khiếu kiện kéo dài. Hồ sơ lưu trữ giúp giải trình:
Công chứng viên đã kiểm tra năng lực hành vi dân sự như thế nào
Có ghi nhận tình trạng nhận thức, ý chí tự nguyện của người ký hay không
Có người làm chứng, người phiên dịch trong trường hợp cần thiết
5. Mối liên hệ giữa chất lượng lưu trữ hồ sơ và kết luận thanh tra
Chất lượng lưu trữ hồ sơ công chứng có ảnh hưởng trực tiếp đến:
Phạm vi nội dung phải giải trình
Thời gian thanh tra kéo dài hay rút ngắn
Kết luận thanh tra có xác định vi phạm hay không
Thực tiễn cho thấy, nhiều kết luận thanh tra xác định vi phạm không hẳn do nội dung công chứng trái pháp luật, mà do không chứng minh được quy trình hành nghề thông qua hồ sơ lưu trữ.
6. Hậu quả pháp lý khi không đáp ứng được nghĩa vụ giải trình do lỗi lưu trữ
Nếu tổ chức hành nghề công chứng không cung cấp được hồ sơ công chứng lưu trữ khi thanh tra, có thể phát sinh các hậu quả pháp lý như:
Bị đánh giá vi phạm nghĩa vụ lưu trữ
Bị xử phạt vi phạm hành chính
Bị xem xét trách nhiệm cá nhân của công chứng viên
Theo “Điều 38 Luật Công chứng 2014”, trách nhiệm bồi thường cũng có thể phát sinh nếu việc không lưu trữ đúng quy định gây thiệt hại cho cá nhân, tổ chức liên quan.
7. Lưu trữ hồ sơ công chứng như một cơ chế phòng ngừa rủi ro thanh tra
Nhìn từ góc độ quản trị rủi ro, lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ phục vụ cho thanh tra sau này mà còn:
Nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật khi hành nghề
Chuẩn hóa quy trình công chứng
Giảm thiểu xung đột giữa công chứng viên và cơ quan quản lý
Việc đầu tư vào hệ thống lưu trữ hồ sơ chính là đầu tư cho năng lực giải trình và sự an toàn pháp lý lâu dài.
Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng và nghĩa vụ giải trình khi bị thanh tra có mối quan hệ hữu cơ, không thể tách rời. Hồ sơ công chứng lưu trữ đầy đủ, khoa học và đúng quy định là nền tảng pháp lý quan trọng nhất để công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghĩa vụ giải trình một cách thuyết phục, minh bạch và đúng pháp luật. Ngược lại, mọi thiếu sót trong lưu trữ đều có thể trở thành rủi ro pháp lý nghiêm trọng khi hoạt động công chứng bị thanh tra, kiểm tra.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
