Thời điểm công chứng theo quy định pháp luật năm 2026
Trong thực tiễn giao dịch dân sự, không ít trường hợp các bên ký hợp đồng trong cùng một ngày nhưng vào các thời điểm khác nhau, thậm chí ký tại các địa điểm khác nhau, sau đó mới tiến hành thủ tục công chứng. Việc này đặt ra câu hỏi pháp lý quan trọng: thời điểm nào được coi là thời điểm công chứng và việc khác thời điểm ký trong cùng ngày có ảnh hưởng đến hiệu lực hợp đồng hay không? Đây là vấn đề có ý nghĩa quyết định trong việc xác định hiệu lực giao dịch, trách nhiệm của công chứng viên và giá trị chứng cứ của văn bản công chứng.
Theo khoản 1 Điều 5 Luật Công chứng 2024, “văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”. Quy định này cho thấy pháp luật không lấy thời điểm các bên ký hợp đồng làm mốc hiệu lực, mà lấy thời điểm công chứng viên hoàn tất việc chứng nhận.
Như vậy, dù các bên ký hợp đồng trong cùng ngày hay khác ngày, thời điểm công chứng vẫn là thời điểm công chứng viên ký và đóng dấu, được ghi nhận chính thức trong văn bản công chứng và sổ công chứng.
2. Khác thời điểm ký trong cùng ngày: có vi phạm quy định pháp luật không?
Pháp luật công chứng hiện hành không cấm việc các bên ký hợp đồng trong cùng ngày nhưng khác thời điểm, với điều kiện bắt buộc là:
Các bên phải ký hoặc điểm chỉ trước mặt công chứng viên;
Việc ký phải diễn ra trong cùng một quy trình công chứng;
Công chứng viên trực tiếp chứng kiến và xác nhận ý chí tự nguyện của từng bên.
Theo khoản 2 Điều 41 Luật Công chứng 2024, “người yêu cầu công chứng phải ký hoặc điểm chỉ vào văn bản công chứng trước mặt công chứng viên”. Vì vậy, khác thời điểm ký trong cùng ngày chỉ hợp pháp khi công chứng viên chứng kiến đầy đủ từng lần ký.
3. Phân biệt thời điểm ký của các bên và thời điểm công chứng
Trong nhiều tranh chấp, các bên thường nhầm lẫn giữa hai mốc thời gian này:
Thời điểm ký của các bên: thể hiện sự bày tỏ ý chí của từng chủ thể;
Thời điểm công chứng: là thời điểm xác lập hiệu lực pháp lý của hợp đồng công chứng.
Ngay cả khi bên A ký lúc 9 giờ sáng, bên B ký lúc 15 giờ chiều cùng ngày, thì thời điểm công chứng chỉ phát sinh khi công chứng viên ký và đóng dấu, thường là sau khi bên cuối cùng hoàn tất việc ký trước mặt công chứng viên.
4. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ khi ký khác thời điểm
Hồ sơ công chứng lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong trường hợp các bên ký khác thời điểm trong cùng ngày. Theo Điều 62 Luật Công chứng 2024, hồ sơ công chứng phải thể hiện rõ:
Trình tự tiếp nhận yêu cầu công chứng;
Thời gian từng bên ký hoặc điểm chỉ;
Ghi chép nghiệp vụ của công chứng viên về diễn biến việc ký kết.
Khi phát sinh tranh chấp, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để xác định việc ký khác thời điểm có được thực hiện đúng trình tự pháp luật hay không, từ đó đánh giá hiệu lực của hợp đồng.
5. Rủi ro pháp lý khi ký khác thời điểm nhưng không đúng quy định pháp luật
Nếu các bên ký hợp đồng trong cùng ngày nhưng:
Một bên ký trước, không có mặt công chứng viên;
Bên còn lại ký sau, công chứng viên vẫn xác nhận chung một thời điểm công chứng;
Hoặc công chứng viên không chứng kiến đầy đủ việc ký,
thì hợp đồng có nguy cơ bị xem xét vô hiệu do vi phạm trình tự, thủ tục công chứng.
Ví dụ thực tiễn: Bên chuyển nhượng ký hợp đồng vào buổi sáng khi chưa có mặt công chứng viên, bên nhận chuyển nhượng ký vào buổi chiều trước mặt công chứng viên. Công chứng viên vẫn ghi nhận việc công chứng trong cùng ngày. Trong trường hợp này, việc ký của bên chuyển nhượng không hợp lệ về mặt thủ tục, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu khi tranh chấp phát sinh.
6. Ý nghĩa pháp lý của việc xác định đúng thời điểm công chứng
Việc xác định đúng thời điểm công chứng trong trường hợp ký khác thời điểm trong cùng ngày có ý nghĩa quan trọng:
Là căn cứ xác định thời điểm phát sinh quyền, nghĩa vụ của các bên;
Giúp xác định trách nhiệm khi có tranh chấp hoặc thiệt hại;
Bảo vệ giá trị pháp lý của văn bản công chứng;
Hạn chế rủi ro cho công chứng viên trong hoạt động hành nghề.
Đặc biệt, trong các giao dịch liên quan đến chuyển quyền sử dụng đất, tài sản có đăng ký hoặc giao dịch bảo đảm, thời điểm công chứng còn gắn liền với việc xác định thứ tự ưu tiên quyền lợi của các bên.
>>> Xem thêm: Công chứng tặng cho tài sản khi người được tặng là trẻ vị thành niên
7. Nguyên tắc cần tuân thủ khi công chứng hợp đồng ký khác thời điểm
Để bảo đảm an toàn pháp lý, việc công chứng hợp đồng trong cùng ngày nhưng khác thời điểm ký cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Công chứng viên phải chứng kiến đầy đủ từng lần ký;
Không hợp thức hóa chữ ký đã ký trước đó;
Thời điểm công chứng phải thống nhất giữa văn bản công chứng và sổ công chứng;
Hồ sơ lưu trữ phải phản ánh trung thực diễn biến việc ký kết.
8. Kết luận
Công chứng hợp đồng trong cùng ngày nhưng khác thời điểm ký không bị pháp luật cấm, nhưng chỉ hợp pháp khi được thực hiện đúng trình tự, thủ tục công chứng. Việc nhầm lẫn giữa thời điểm ký và thời điểm công chứng có thể dẫn đến rủi ro vô hiệu hợp đồng và trách nhiệm pháp lý cho cả các bên lẫn công chứng viên. Do đó, tuân thủ chặt chẽ quy định của Luật Công chứng 2024 và bảo đảm hồ sơ công chứng lưu trữ đầy đủ, minh bạch là yêu cầu bắt buộc trong thực tiễn hành nghề.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
