Hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ là tài liệu nghiệp vụ nội bộ mà còn mang giá trị pháp lý đặc biệt, có thể được sử dụng làm chứng cứ khi phát sinh tranh chấp hoặc trong hoạt động tố tụng. Việc sửa đổi hồ sơ công chứng lưu trữ trái quy định không đơn thuần là sai sót hành chính mà có thể kéo theo trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng đối với công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Bài viết phân tích cụ thể các căn cứ pháp luật điều chỉnh, làm rõ các dạng vi phạm thường gặp và hậu quả pháp lý phát sinh.
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và nguyên tắc bất khả xâm phạm
Theo quy định tại “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng bao gồm: văn bản công chứng, giấy tờ do người yêu cầu công chứng nộp, giấy tờ xác minh, tài liệu nghiệp vụ và các giấy tờ liên quan khác.
Một khi đã được lập và đưa vào lưu trữ, hồ sơ công chứng phải tuân thủ nguyên tắc:
Được lưu trữ đầy đủ, nguyên vẹn
Không bị sửa chữa, tẩy xóa, thay thế trái phép
Chỉ được khai thác, sử dụng theo đúng thẩm quyền và trình tự luật định
Nguyên tắc này nhằm bảo đảm tính khách quan, trung thực và giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng trong suốt thời gian lưu trữ.
2. Thế nào là sửa đổi hồ sơ công chứng lưu trữ trái quy định?
Sửa đổi hồ sơ công chứng lưu trữ trái quy định được hiểu là hành vi can thiệp làm thay đổi nội dung, hình thức hoặc tình trạng pháp lý của hồ sơ công chứng sau khi đã hoàn tất việc công chứng và đưa vào lưu trữ, không thuộc các trường hợp được pháp luật cho phép.
Các hành vi vi phạm thường gặp gồm:
Tự ý chỉnh sửa nội dung bản chính văn bản công chứng lưu trữ
Thay thế giấy tờ trong hồ sơ mà không lập biên bản, không có căn cứ pháp luật
Tẩy xóa, thêm bớt tài liệu nhằm hợp thức hóa giao dịch có sai sót
Can thiệp hồ sơ theo yêu cầu cá nhân hoặc để che giấu vi phạm nghiệp vụ
Những hành vi này xâm phạm trực tiếp đến tính toàn vẹn của hồ sơ công chứng.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ có thể giúp làm sổ cho nhà chưa hoàn công không?
3. Các trường hợp pháp luật cho phép xử lý hồ sơ lưu trữ (không bị coi là vi phạm)
Cần phân biệt rõ giữa sửa đổi trái phép và xử lý nghiệp vụ hợp pháp đối với hồ sơ lưu trữ.
Pháp luật chỉ cho phép:
Lập văn bản sửa lỗi kỹ thuật theo “Điều 51 Luật Công chứng 2014”, có sự tham gia của công chứng viên và các bên liên quan
Lập văn bản hủy bỏ, sửa đổi hợp đồng đã công chứng theo đúng trình tự
Ghi chú, bổ sung thông tin mang tính nghiệp vụ nhưng không làm thay đổi nội dung gốc, có biên bản và căn cứ rõ ràng
Mọi hành vi vượt ra ngoài các trường hợp này đều có nguy cơ bị xem là sửa đổi hồ sơ công chứng lưu trữ trái quy định.
4. Trách nhiệm pháp lý khi sửa đổi hồ sơ công chứng lưu trữ trái quy định
4.1. Trách nhiệm kỷ luật nghề nghiệp
Theo “Luật Công chứng 2014” và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, công chứng viên có hành vi sửa đổi hồ sơ công chứng lưu trữ trái quy định có thể bị:
Khiển trách
Cảnh cáo
Tạm đình chỉ hành nghề
Thu hồi thẻ công chứng viên trong trường hợp nghiêm trọng
Việc xử lý kỷ luật không phụ thuộc vào việc đã gây thiệt hại hay chưa.
4.2. Trách nhiệm hành chính
Hành vi vi phạm quy định về quản lý, lưu trữ hồ sơ công chứng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, với các hình thức:
Phạt tiền
Buộc khôi phục tình trạng ban đầu của hồ sơ
Buộc thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả
Đây là trách nhiệm phổ biến khi hành vi vi phạm chưa đủ yếu tố cấu thành tội phạm.
4.3. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Theo “Điều 38 Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại nếu lỗi của công chứng viên trong quá trình hành nghề gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng hoặc bên thứ ba.
Trường hợp sửa đổi hồ sơ lưu trữ làm sai lệch nội dung giao dịch, ảnh hưởng đến việc giải quyết tranh chấp, thiệt hại phát sinh có thể rất lớn, đặc biệt trong các giao dịch nhà đất, thừa kế, thế chấp.
4.4. Trách nhiệm hình sự (trong trường hợp đặc biệt nghiêm trọng)
Nếu việc sửa đổi hồ sơ công chứng lưu trữ trái quy định nhằm mục đích gian dối, che giấu vi phạm hoặc gây hậu quả nghiêm trọng, người thực hiện có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự về các tội danh như:
“Tội giả mạo trong công tác”
“Tội lợi dụng chức vụ, quyền hạn trong khi thi hành công vụ”
Việc xử lý hình sự phụ thuộc vào tính chất, mức độ và hậu quả của hành vi.
>>> Xem thêm: Công chứng tặng cho quyền sử dụng đất giữa người thân có miễn thuế không?
5. Ví dụ minh họa thực tiễn
Ví dụ: Văn phòng công chứng X thực hiện công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Sau khi hợp đồng đã được lưu trữ, công chứng viên tự ý thay thế bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong hồ sơ để “phù hợp” với hồ sơ đăng ký biến động sau này.
Khi phát sinh tranh chấp, Tòa án yêu cầu xuất trình hồ sơ công chứng lưu trữ thì phát hiện sự không thống nhất giữa hồ sơ gốc và dữ liệu đăng ký đất đai. Trong trường hợp này, hành vi thay thế tài liệu lưu trữ bị xác định là sửa đổi hồ sơ công chứng trái quy định, kéo theo trách nhiệm kỷ luật, bồi thường và có thể cả trách nhiệm hình sự.
6. Ý nghĩa của việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về hồ sơ lưu trữ
Việc nghiêm cấm sửa đổi hồ sơ công chứng lưu trữ trái quy định nhằm:
Bảo đảm giá trị chứng cứ lâu dài của hồ sơ công chứng
Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên giao dịch
Nâng cao trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên
Góp phần phòng ngừa tranh chấp và sai phạm trong hoạt động công chứng
Sửa đổi hồ sơ công chứng lưu trữ trái quy định là hành vi vi phạm nghiêm trọng, xâm phạm trực tiếp đến nền tảng pháp lý của hoạt động công chứng. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng cần nhận thức rõ ranh giới giữa xử lý nghiệp vụ hợp pháp và hành vi bị cấm, từ đó tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng nhằm bảo đảm an toàn pháp lý lâu dài cho các giao dịch dân sự.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
