Hồ sơ công chứng lưu trữ khi hợp đồng vô hiệu một phần
Trong thực tiễn giải quyết tranh chấp dân sự, không ít trường hợp hợp đồng đã được công chứng nhưng sau đó bị Tòa án tuyên vô hiệu một phần. Khi đó, vấn đề đặt ra không chỉ là xử lý hậu quả pháp lý của phần hợp đồng vô hiệu mà còn là cách thức lưu trữ hồ sơ công chứng liên quan đến giao dịch này. Việc lưu trữ đúng quy định giúp bảo đảm giá trị chứng cứ của hồ sơ, phục vụ công tác tố tụng và xác định rõ trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên. Bài viết phân tích cụ thể cơ sở pháp lý và ý nghĩa của việc lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp hợp đồng bị tuyên vô hiệu một phần.
1. Khái quát về hợp đồng bị tuyên vô hiệu một phần
Theo “Điều 131 Bộ luật Dân sự 2015”, hợp đồng vô hiệu một phần là trường hợp chỉ một phần nội dung của hợp đồng không có hiệu lực pháp luật, trong khi các phần còn lại vẫn có hiệu lực nếu có thể tách rời và không ảnh hưởng đến mục đích giao kết.
Trong thực tiễn công chứng, hợp đồng bị vô hiệu một phần thường gặp ở các trường hợp như:
Vô hiệu một phần về đối tượng giao dịch
Vô hiệu điều khoản thanh toán, phạt vi phạm, lãi suất
Vô hiệu điều khoản liên quan đến chủ thể không đủ điều kiện
Dù chỉ bị vô hiệu một phần, hợp đồng công chứng vẫn là một văn bản đã được xác lập hợp pháp tại thời điểm công chứng và do đó, hồ sơ công chứng vẫn phải được lưu trữ đầy đủ.
2. Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ công chứng khi hợp đồng bị vô hiệu một phần
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, mọi hồ sơ công chứng đã lập đều phải được lưu trữ theo đúng thời hạn và trình tự pháp luật, không phụ thuộc vào việc hợp đồng sau đó còn hay mất hiệu lực.
Nguyên tắc quan trọng trong trường hợp hợp đồng bị tuyên vô hiệu một phần gồm:
Hồ sơ công chứng không bị hủy bỏ hoặc tiêu hủy chỉ vì hợp đồng bị vô hiệu một phần
Nội dung hồ sơ phải được bảo toàn đúng như thời điểm hoàn tất công chứng
Việc vô hiệu chỉ được ghi nhận thông qua bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án, không làm thay đổi hồ sơ gốc
Hồ sơ công chứng trong trường hợp này phản ánh quá trình hình thành giao dịch, chứ không chỉ kết quả pháp lý cuối cùng của hợp đồng.
Trong nhiều vụ án, hồ sơ công chứng là căn cứ quan trọng để Tòa án tuyên vô hiệu một phần thay vì vô hiệu toàn bộ hợp đồng.
3.2. Cơ sở xác định trách nhiệm của công chứng viên
Khi hợp đồng bị vô hiệu một phần, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để xem xét:
Công chứng viên có tuân thủ đúng trình tự, thủ tục công chứng hay không
Phần hợp đồng bị vô hiệu có xuất phát từ lỗi nghiệp vụ công chứng hay do hành vi của các bên
Có phát sinh trách nhiệm bồi thường theo “Điều 38 Luật Công chứng 2014” hay không
Việc lưu trữ đầy đủ, nguyên vẹn hồ sơ giúp bảo vệ chính công chứng viên trong trường hợp phát sinh khiếu nại, tố cáo.
>>> Xem thêm: Những câu hỏi nên đặt trước khi ký hợp đồng với dịch vụ làm sổ đỏ
4. Xử lý hồ sơ công chứng sau khi có bản án tuyên vô hiệu một phần
Pháp luật hiện hành không cho phép công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề công chứng tự ý sửa đổi, tách bỏ hoặc điều chỉnh hồ sơ lưu trữ khi hợp đồng bị tuyên vô hiệu một phần.
Cách xử lý phù hợp về mặt pháp lý bao gồm:
Lưu trữ nguyên trạng hồ sơ công chứng đã lập
Lưu kèm bản sao bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật (nếu có) vào hồ sơ nghiệp vụ
Khi trích lục, cấp bản sao, phải thông tin rõ tình trạng pháp lý của hợp đồng theo phán quyết của Tòa án
Cách xử lý này bảo đảm tính minh bạch, khách quan và an toàn pháp lý cho việc sử dụng hồ sơ về sau.
5. Ví dụ minh họa thực tiễn
Ví dụ: Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được công chứng tại Văn phòng công chứng A, trong đó có điều khoản thỏa thuận về việc chuyển nhượng cả phần đất chưa đủ điều kiện tách thửa. Sau tranh chấp, Tòa án tuyên vô hiệu phần nội dung liên quan đến diện tích đất không đủ điều kiện, các phần còn lại của hợp đồng vẫn có hiệu lực.
Trong trường hợp này, hồ sơ công chứng lưu trữ tại Văn phòng công chứng A vẫn giữ nguyên toàn bộ, kèm theo bản án của Tòa án. Hồ sơ được sử dụng làm căn cứ để xác định phần nghĩa vụ đã phát sinh hợp pháp và phần giao dịch không có hiệu lực, đồng thời làm rõ trách nhiệm của các bên trong việc cung cấp thông tin khi công chứng.
6. Ý nghĩa lâu dài của việc lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp vô hiệu một phần
Việc lưu trữ đúng quy định hồ sơ công chứng khi hợp đồng bị tuyên vô hiệu một phần có ý nghĩa:
Bảo đảm giá trị chứng cứ lịch sử của giao dịch
Phòng ngừa tranh chấp phát sinh tiếp theo liên quan đến cùng giao dịch
Góp phần nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm nghề nghiệp công chứng
Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan
Kết luận
Hợp đồng bị tuyên vô hiệu một phần không làm mất đi giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng đã được lập và lưu trữ. Ngược lại, trong những trường hợp này, hồ sơ công chứng lưu trữ càng thể hiện rõ vai trò là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định ý chí các bên, phạm vi vô hiệu và trách nhiệm pháp lý liên quan. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm an toàn pháp lý lâu dài cho hoạt động công chứng và cho chính các giao dịch dân sự.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
