Trong quá trình giải quyết các vụ án dân sự, hình sự, hành chính, hồ sơ công chứng lưu trữ thường là nguồn chứng cứ quan trọng để xác minh tính hợp pháp của giao dịch, ý chí của các bên và tính xác thực của chữ ký, nội dung văn bản. Tuy nhiên, hồ sơ công chứng đồng thời lại là đối tượng được pháp luật bảo mật chặt chẽ, không được cung cấp tùy tiện. Do đó, việc xác định quyền tiếp cận hồ sơ công chứng lưu trữ của cơ quan tiến hành tố tụng cần được đặt trong mối quan hệ cân bằng giữa yêu cầu chứng minh trong tố tụng và nghĩa vụ bảo mật thông tin công chứng theo luật định.
>>> Xem thêm: Chuyên gia chia sẻ: Cách chọnvăn phòng công chứng tránh rủi ro pháp lý
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và vị trí pháp lý trong hoạt động tố tụng
Hồ sơ công chứng lưu trữ là tập hợp toàn bộ tài liệu do tổ chức hành nghề công chứng lập và lưu giữ, bao gồm:
Văn bản công chứng đã được ký, đóng dấu;
Giấy tờ, tài liệu làm căn cứ cho việc công chứng;
Bản sao giấy tờ tùy thân, tài liệu chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng;
Bản dịch, tài liệu xác nhận người dịch (nếu có);
Các giấy tờ nghiệp vụ khác liên quan đến quá trình công chứng.
Theo pháp luật tố tụng, hồ sơ công chứng lưu trữ có thể trở thành nguồn chứng cứ hợp pháp, được sử dụng để làm rõ tình tiết vụ án. Tuy nhiên, việc tiếp cận hồ sơ này không mang tính tự do, mà phải tuân thủ chặt chẽ điều kiện, thẩm quyền và trình tự luật định.
2. Cơ sở pháp lý của quyền tiếp cận hồ sơ công chứng lưu trữ
2.1. Quy định của pháp luật về công chứng
“Luật Công chứng 2014” xác định rõ nguyên tắc bảo mật trong hoạt động công chứng, theo đó công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ giữ bí mật nội dung công chứng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Đồng thời, luật này cũng cho phép việc cung cấp thông tin, hồ sơ công chứng trong các trường hợp đặc biệt, trong đó có yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng theo đúng thẩm quyền và trình tự.
Như vậy, quyền tiếp cận hồ sơ công chứng lưu trữ của cơ quan tiến hành tố tụng không xuất phát từ nguyên tắc tự do tiếp cận, mà là ngoại lệ hợp pháp của nghĩa vụ bảo mật.
2.2. Quy định của pháp luật tố tụng
Pháp luật tố tụng dân sự, hình sự và hành chính đều ghi nhận quyền của cơ quan tiến hành tố tụng trong việc:
Thu thập tài liệu, chứng cứ;
Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý tài liệu cung cấp chứng cứ;
Trưng cầu, yêu cầu xuất trình tài liệu phục vụ việc giải quyết vụ án.
Trong mối quan hệ này, tổ chức hành nghề công chứng được xác định là chủ thể đang quản lý nguồn chứng cứ, có nghĩa vụ cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ khi có yêu cầu hợp pháp của cơ quan tiến hành tố tụng.
3. Chủ thể có quyền yêu cầu tiếp cận hồ sơ công chứng lưu trữ
Không phải mọi cơ quan nhà nước đều có quyền tiếp cận hồ sơ công chứng. Theo pháp luật hiện hành, quyền này chỉ thuộc về cơ quan tiến hành tố tụng, bao gồm:
Cơ quan điều tra trong tố tụng hình sự;
Viện kiểm sát nhân dân;
Tòa án nhân dân;
Các cơ quan được giao tiến hành một số hoạt động điều tra theo luật.
Yêu cầu tiếp cận hồ sơ công chứng phải được thực hiện nhân danh hoạt động tố tụng, phục vụ trực tiếp cho việc giải quyết vụ án, vụ việc cụ thể.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ có hỗ trợ làm sổ cho đất chưa có giấy tờ không?
4. Phạm vi quyền tiếp cận hồ sơ công chứng lưu trữ
4.1. Quyền yêu cầu cung cấp bản sao hoặc trích lục hồ sơ
Trong đa số trường hợp, cơ quan tiến hành tố tụng không trực tiếp thu giữ toàn bộ hồ sơ công chứng, mà yêu cầu:
Cung cấp bản sao hồ sơ công chứng;
Trích lục tài liệu có liên quan đến nội dung tranh chấp;
Cung cấp thông tin cụ thể phục vụ xác minh tình tiết vụ án.
Việc giới hạn phạm vi tiếp cận nhằm bảo đảm nguyên tắc tối thiểu hóa việc xâm phạm bí mật công chứng.
4.2. Trường hợp tiếp cận bản gốc hồ sơ công chứng
Chỉ trong những trường hợp thật sự cần thiết, như nghi vấn giả mạo chữ ký, sửa chữa nội dung văn bản, hoặc phục vụ giám định, cơ quan tiến hành tố tụng mới yêu cầu:
Xuất trình bản gốc hồ sơ công chứng;
Tạm thời thu giữ hồ sơ theo quyết định tố tụng hợp pháp.
Ngay cả trong trường hợp này, việc tiếp cận vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt trình tự, biện pháp bảo quản và hoàn trả hồ sơ.
5. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng khi cung cấp hồ sơ cho cơ quan tiến hành tố tụng
Khi nhận được yêu cầu hợp pháp, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ:
Kiểm tra thẩm quyền của cơ quan yêu cầu;
Đối chiếu nội dung yêu cầu với phạm vi vụ án;
Cung cấp đúng, đủ tài liệu theo yêu cầu;
Bảo đảm hồ sơ không bị sửa đổi, hư hỏng trong quá trình cung cấp.
Việc từ chối hoặc chậm trễ cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ khi có yêu cầu hợp pháp có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý cho tổ chức hành nghề công chứng.
6. Ranh giới giữa quyền tiếp cận và nghĩa vụ bảo mật hồ sơ công chứng
Một vấn đề pháp lý quan trọng là xác định giới hạn của quyền tiếp cận. Cơ quan tiến hành tố tụng:
Chỉ được yêu cầu hồ sơ liên quan trực tiếp đến vụ án;
Không được yêu cầu cung cấp tràn lan, vượt quá phạm vi giải quyết;
Phải bảo mật thông tin thu thập được từ hồ sơ công chứng theo quy định tố tụng.
Ngược lại, tổ chức hành nghề công chứng không được viện dẫn nghĩa vụ bảo mật để từ chối yêu cầu hợp pháp của cơ quan tiến hành tố tụng.
7. Ý nghĩa của quyền tiếp cận hồ sơ công chứng lưu trữ trong thực tiễn tố tụng
Quyền tiếp cận hồ sơ công chứng lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc:
Làm rõ ý chí tự nguyện của các bên khi giao kết;
Xác minh tính xác thực của chữ ký, nội dung văn bản;
Đánh giá giá trị chứng cứ của văn bản công chứng;
Phòng ngừa và xử lý các hành vi giả mạo, gian dối trong giao dịch.
Trong nhiều vụ án dân sự, thừa kế, nhà đất, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ mang tính quyết định để Tòa án giải quyết vụ việc một cách khách quan.
Quyền tiếp cận hồ sơ công chứng lưu trữ của cơ quan tiến hành tố tụng là quyền năng pháp lý đặc thù, được pháp luật thừa nhận như một ngoại lệ cần thiết của nguyên tắc bảo mật công chứng. Việc thực hiện quyền này phải tuân thủ chặt chẽ về thẩm quyền, phạm vi và mục đích tố tụng, nhằm bảo đảm cân bằng giữa yêu cầu làm sáng tỏ sự thật khách quan và bảo vệ bí mật thông tin công chứng. Đối với tổ chức hành nghề công chứng, việc hiểu đúng và thực hiện đúng nghĩa vụ cung cấp hồ sơ không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là yếu tố bảo đảm an toàn nghề nghiệp trong bối cảnh tranh chấp ngày càng phức tạp.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
