Hồ sơ công chứng lưu trữ là nền tảng pháp lý bảo đảm giá trị của văn bản công chứng trong suốt quá trình tồn tại của giao dịch dân sự. Việc mất mát, hư hỏng hoặc rò rỉ thông tin từ hồ sơ lưu trữ không chỉ gây thiệt hại cho người dân mà còn đặt tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trước rủi ro trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng. Vì vậy, pháp luật hiện hành đặt ra nhiều yêu cầu và biện pháp nhằm bảo đảm an toàn cho hồ sơ công chứng lưu trữ. Bài viết phân tích cụ thể các biện pháp này từ góc độ pháp lý và thực tiễn hành nghề.
1. Cơ sở pháp lý về yêu cầu bảo đảm an toàn hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, an toàn và bảo đảm khả năng tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Bên cạnh đó, các quy định về bảo mật thông tin, trách nhiệm nghề nghiệp và bồi thường thiệt hại trong Luật Công chứng 2014, Bộ luật Dân sự 2015 và pháp luật về lưu trữ đều gián tiếp đặt ra yêu cầu phải áp dụng các biện pháp bảo đảm an toàn cho hồ sơ công chứng.
Như vậy, bảo đảm an toàn hồ sơ công chứng không phải là lựa chọn mang tính quản trị nội bộ mà là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc.
2. Biện pháp bảo đảm an toàn về điều kiện vật chất lưu trữ hồ sơ công chứng
2.1. Bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu tối thiểu
Kho lưu trữ hồ sơ công chứng phải được bố trí độc lập, hạn chế người không có nhiệm vụ tiếp cận. Các yêu cầu cơ bản bao gồm:
Không gian khô ráo, thông thoáng
Hạn chế ánh nắng trực tiếp, độ ẩm cao
Có biện pháp chống mối mọt, côn trùng
Việc bố trí kho lưu trữ không đạt yêu cầu có thể dẫn đến hư hỏng hồ sơ, làm phát sinh trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng.
2.2. Trang bị phương tiện phòng cháy, chữa cháy và phòng ngừa thiên tai
Hồ sơ công chứng có giá trị pháp lý lâu dài nên cần được bảo vệ trước các rủi ro khách quan như cháy nổ, ngập nước, thiên tai. Do đó, tổ chức hành nghề công chứng cần:
Trang bị thiết bị phòng cháy, chữa cháy theo quy định
Có phương án ứng phó khi xảy ra sự cố
Bố trí hồ sơ trên giá, kệ phù hợp, tránh tiếp xúc trực tiếp với sàn nhà
Đây là biện pháp mang tính phòng ngừa nhưng có ý nghĩa quyết định khi xảy ra rủi ro bất khả kháng.
Các biện pháp bảo đảm an toàn cho hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ mang ý nghĩa kỹ thuật hay hành chính mà là yêu cầu pháp lý gắn liền với trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Việc đầu tư đúng mức cho hệ thống lưu trữ an toàn chính là đầu tư cho sự bền vững, uy tín và an toàn pháp lý của hoạt động công chứng trong dài hạn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
