Trong thực tiễn hành nghề công chứng, khiếu nại đối với công chứng viên ngày càng xuất hiện nhiều, đặc biệt trong các giao dịch nhà đất, thừa kế, thế chấp và ủy quyền. Việc giải quyết khiếu nại không chỉ dựa vào lời trình bày của các bên mà phải dựa trên căn cứ pháp lý khách quan, trong đó hồ sơ công chứng lưu trữ giữ vai trò trung tâm. Hồ sơ lưu trữ phản ánh toàn bộ quá trình hành nghề của công chứng viên tại thời điểm lập văn bản công chứng. Bài viết phân tích rõ vai trò pháp lý của hồ sơ công chứng lưu trữ trong xử lý khiếu nại về công chứng viên theo quy định pháp luật hiện hành.
1. Khiếu nại về công chứng viên và yêu cầu xác minh hành vi hành nghề
Theo “Luật Khiếu nại 2011”, khiếu nại là việc công dân, tổ chức đề nghị cơ quan, người có thẩm quyền xem xét lại quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
Trong lĩnh vực công chứng, khiếu nại thường xoay quanh các nội dung như:
Cho rằng công chứng viên không kiểm tra đầy đủ hồ sơ pháp lý
Nghi ngờ công chứng viên xác nhận ý chí không đúng thực tế
Khiếu nại về việc công chứng hợp đồng trái quy định pháp luật
Khiếu nại về thái độ, quy trình hành nghề hoặc từ chối công chứng
Để làm rõ các nội dung này, việc đối chiếu hồ sơ công chứng lưu trữ là yêu cầu bắt buộc.
2. Cơ sở pháp lý xác lập vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng, bao gồm toàn bộ giấy tờ liên quan đến việc tiếp nhận, thẩm tra và lập văn bản công chứng.
Hồ sơ lưu trữ không chỉ phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ mà còn là căn cứ pháp lý để:
Thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng
Giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với công chứng viên
Xác định trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm của tổ chức hành nghề
Do đó, hồ sơ công chứng lưu trữ có giá trị pháp lý độc lập, không phụ thuộc vào việc giao dịch còn hiệu lực hay đã chấm dứt.
>>> Xem thêm: Mẹo chọn đúngdịch vụ làm sổ đỏ giữa hàng trăm đơn vị quảng cáo
3. Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ xác định quy trình hành nghề của công chứng viên
Một trong những nội dung cốt lõi khi xử lý khiếu nại là xác định công chứng viên có thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo luật hay không.
Thông qua hồ sơ công chứng lưu trữ, cơ quan có thẩm quyền có thể kiểm tra:
Phiếu yêu cầu công chứng có được lập đầy đủ hay không
Giấy tờ nhân thân, giấy tờ về tài sản có được kiểm tra và lưu giữ
Thời điểm tiếp nhận hồ sơ, thời điểm ký kết, công chứng
Những dữ liệu này phản ánh trực tiếp mức độ tuân thủ pháp luật của công chứng viên tại thời điểm hành nghề.
4. Vai trò của hồ sơ lưu trữ trong việc xác minh ý chí và năng lực hành vi của người ký
Nhiều khiếu nại phát sinh từ việc cho rằng người ký:
Không minh mẫn
Không hiểu rõ nội dung hợp đồng
Bị ép buộc hoặc lừa dối khi ký văn bản
Trong trường hợp này, hồ sơ công chứng lưu trữ giúp làm rõ:
Có hay không tài liệu xác minh năng lực hành vi dân sự
Công chứng viên có ghi nhận tình trạng nhận thức của người ký
Có người làm chứng, người phiên dịch hay không
Theo “Điều 7 Luật Công chứng 2014”, công chứng viên phải chịu trách nhiệm về tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đã công chứng. Hồ sơ lưu trữ là căn cứ quan trọng để đánh giá trách nhiệm này khi có khiếu nại.
5. Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp phân định trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm tổ chức
Trong xử lý khiếu nại, việc xác định trách nhiệm không chỉ dừng ở công chứng viên trực tiếp ký văn bản mà còn liên quan đến:
Văn phòng công chứng
Thư ký nghiệp vụ
Quy trình nội bộ của tổ chức hành nghề
Hồ sơ công chứng lưu trữ cho thấy rõ:
Ai là người tiếp nhận hồ sơ
Ai tham gia thẩm tra, soạn thảo
Ai trực tiếp ký công chứng
Từ đó, cơ quan có thẩm quyền có cơ sở pháp lý để phân định trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm liên đới, tránh việc quy trách nhiệm mang tính suy đoán.
6. Giá trị của hồ sơ công chứng lưu trữ trong kết luận giải quyết khiếu nại
Kết luận giải quyết khiếu nại về công chứng viên chỉ có giá trị pháp lý khi được xây dựng trên căn cứ khách quan. Hồ sơ công chứng lưu trữ:
Là tài liệu gốc phản ánh toàn bộ quá trình hành nghề
Có giá trị chứng minh cao hơn lời trình bày đơn lẻ
Được sử dụng làm căn cứ ban hành quyết định giải quyết khiếu nại
Trong nhiều trường hợp, hồ sơ lưu trữ giúp bác bỏ khiếu nại không có cơ sở hoặc làm rõ lỗi hành nghề nếu có vi phạm thực tế.
7. Hậu quả pháp lý nếu không cung cấp được hồ sơ công chứng lưu trữ khi có khiếu nại
Nếu tổ chức hành nghề công chứng không cung cấp được hồ sơ lưu trữ khi giải quyết khiếu nại, có thể phát sinh các hậu quả pháp lý nghiêm trọng như:
Bị đánh giá là vi phạm nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ
Gây bất lợi cho công chứng viên trong quá trình xác minh
Làm phát sinh trách nhiệm bồi thường nếu gây thiệt hại cho người khiếu nại
Theo “Điều 38 Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại nếu lỗi trong quản lý, lưu trữ hồ sơ gây ra thiệt hại cho cá nhân, tổ chức có liên quan.
Hồ sơ công chứng lưu trữ giữ vai trò trung tâm trong việc xử lý khiếu nại về công chứng viên, không chỉ là công cụ xác minh hành vi hành nghề mà còn là căn cứ pháp lý bảo vệ công chứng viên khi khiếu nại không có cơ sở. Việc lưu trữ đầy đủ, chính xác và an toàn hồ sơ công chứng là điều kiện tiên quyết để bảo đảm tính minh bạch, trách nhiệm nghề nghiệp và uy tín của hoạt động công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
