Các giấy tờ nên photo sẵn khi công chứng hợp đồng ủy quyền xe
Việc công chứng hợp đồng mua bán xe là bước quan trọng để giao dịch chuyển nhượng xe được pháp luật công nhận và có hiệu lực. Tuy nhiên, rất nhiều người khi đến văn phòng công chứng thường phải quay về bổ sung hồ sơ vì thiếu bản photo giấy tờ cần thiết. Để tránh mất thời gian, bạn nên chuẩn bị và photo sẵn các loại giấy tờ quan trọng trước khi đi công chứng hợp đồng ủy quyền xe hoặc hợp đồng mua bán xe. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết theo quy định pháp luật mới nhất năm 2025.
1. Căn cứ pháp lý về công chứng hợp đồng ủy quyền xe và mua bán xe
Hoạt động công chứng hợp đồng ủy quyền xe và mua bán xe được điều chỉnh bởi các quy định sau:
Luật Công chứng 2014, sửa đổi, bổ sung năm 2023.
Bộ luật Dân sự 2015, quy định về giao dịch dân sự và hợp đồng ủy quyền (Điều 562 – 569).
Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về chứng thực, sao y bản chính.
Thông tư 58/2020/TT-BCA (được cập nhật năm 2024) quy định về đăng ký xe, sang tên, đổi chủ.
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng phải nộp đầy đủ hồ sơ gồm bản chính, bản sao giấy tờ tùy thân, giấy tờ liên quan đến tài sản (xe) và các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu. Nếu không nộp đủ hồ sơ, tổ chức hành nghề công chứng có quyền từ chối tiếp nhận.
2. Danh sách các giấy tờ cần chuẩn bị khi công chứng hợp đồng ủy quyền xe
Khi thực hiện công chứng hợp đồng ủy quyền xe, người dân cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ sau:
Đối với bên ủy quyền (chủ xe):
Bản gốc và bản photo CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
Giấy đăng ký xe (cà-vẹt xe) – bản gốc và 1 bản photo.
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của xe, ví dụ hóa đơn mua xe, giấy tờ nộp lệ phí trước bạ (nếu cần).
Hợp đồng ủy quyền xe dự kiến ký, hoặc để công chứng viên soạn theo mẫu chuẩn.
Đối với bên được ủy quyền:
CCCD/hộ chiếu bản gốc và bản photo.
Giấy tờ chứng minh nơi cư trú (trong trường hợp công chứng tại địa phương khác).
Lưu ý: Nếu xe thuộc sở hữu của công ty, cần thêm:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng hoặc photo từ bản gốc).
Giấy ủy quyền của người đại diện pháp luật hoặc quyết định phân công người ký hợp đồng.
3. Các giấy tờ nên photo sẵn khi công chứng hợp đồng mua bán xe
Đối với giao dịch công chứng hợp đồng mua bán xe, các loại giấy tờ cần photo sẵn gồm:
CCCD hoặc hộ chiếu của bên bán và bên mua – mỗi bên nên chuẩn bị ít nhất 02 bản photo.
Giấy đăng ký xe bản chính và bản photo.
Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú (áp dụng nếu công chứng tại địa phương khác nơi thường trú).
Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận độc thân – để chứng minh quyền định đoạt tài sản chung hoặc riêng.
Giấy ủy quyền hợp pháp (nếu người bán xe không trực tiếp ký).
Ví dụ thực tế: Anh Duy bán xe ô tô đứng tên cá nhân cho chị Hoa. Khi đến công chứng, anh chỉ mang theo bản chính CCCD và đăng ký xe, không photo sẵn. Cơ quan công chứng yêu cầu nộp 01 bản photo để lưu hồ sơ, anh phải ra ngoài photo, mất gần 1 tiếng. Nếu anh Duy photo sẵn các giấy tờ trước, thủ tục sẽ hoàn tất trong 15–20 phút.
4. Quy trình thực hiện công chứng hợp đồng ủy quyền xe hoặc mua bán xe
Căn cứ Điều 42 Luật Công chứng 2014, quy trình công chứng gồm 5 bước:
Tiếp nhận hồ sơ: Người dân nộp đầy đủ giấy tờ bản chính và bản photo.
Kiểm tra hồ sơ: Công chứng viên xác minh thông tin chủ sở hữu và tình trạng pháp lý của xe.
Soạn thảo hợp đồng: Có thể tự soạn trước hoặc nhờ công chứng viên soạn theo mẫu chuẩn.
Đọc lại, ký và công chứng: Các bên đọc kỹ nội dung, ký tên và công chứng viên chứng nhận.
Lưu hồ sơ và trả kết quả: Bản chính hợp đồng công chứng được giao cho các bên, văn phòng công chứng giữ bản lưu và bản photo.
Tổng thời gian công chứng trung bình 15 – 30 phút nếu hồ sơ đã được photo sẵn và chuẩn bị đầy đủ.
>>> Xem thêm: Giải đáp: Khi nào cần thực hiện Công chứng thừa kế theo luật hiện hành?
5. Kết luận
Việc photo sẵn giấy tờ khi đi công chứng hợp đồng mua bán hoặc ủy quyền xe không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tránh rủi ro phải về bổ sung hồ sơ. Người dân nên chuẩn bị ít nhất 02 bản photo mỗi loại giấy tờ, bao gồm CCCD, giấy đăng ký xe, hộ khẩu, giấy xác nhận hôn nhân và các giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu xe.
Trong trường hợp thực hiện công chứng hợp đồng ủy quyền xe cho người khác đứng tên, sử dụng hoặc bán thay, cần bảo đảm nội dung ủy quyền rõ ràng, thời hạn cụ thể và có công chứng hợp pháp để tránh tranh chấp về sau.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
