Những trường hợp tuyệt đối không được cấp bản sao y bản chính theo luật

Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ hành chính, đất đai, học tập hoặc giao dịch dân sự, người dân thường cần sao y giấy tờ. Tuy nhiên, không phải tài liệu nào cũng đủ điều kiện chứng thực. Pháp luật đã liệt kê cụ thể những trường hợp cấm sao y nhằm ngăn chặn việc hợp thức hóa giấy tờ sai lệch, giả mạo hoặc chứa nội dung không được phép phổ biến.

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung, có 6 nhóm giấy tờ không được dùng làm cơ sở chứng thực bản sao. Người dân cần nắm rõ quy định này để tránh mất thời gian khi thực hiện thủ tục.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng uy tín: Cam kết an toàn pháp lý trọn đời cho mọi hợp đồng

1. Sáu trường hợp tuyệt đối không được chứng thực bản sao từ bản chính

Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định các loại bản chính không được sử dụng làm căn cứ chứng thực. Đây là căn cứ pháp lý trực tiếp để người thực hiện chứng thực từ chối yêu cầu.

1.1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung không hợp lệ

Giấy tờ có dấu hiệu chỉnh sửa trái quy định sẽ không được chứng thực bản sao. Những biểu hiện thường gặp gồm:

• Tẩy xóa thông tin cá nhân trên giấy tờ.
• Tự ý sửa ngày tháng hoặc số liệu.
• Thêm thông tin không có trong nội dung ban đầu.
• Xóa bỏ một phần nội dung đã được cơ quan cấp giấy tờ xác nhận.
• Chỉnh sửa thông tin nhưng không có xác nhận hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền.

Ví dụ, một người tự sửa năm sinh trên bằng tốt nghiệp để phù hợp với hồ sơ cá nhân. Dù bản chính vẫn có đầy đủ dấu và chữ ký, giấy tờ này không đủ điều kiện chứng thực.

Tuy nhiên, không phải mọi dấu hiệu chỉnh sửa đều mặc nhiên bất hợp pháp. Một số giấy tờ được phép điều chỉnh theo đúng trình tự pháp luật. Khi đó, việc chỉnh sửa phải có xác nhận hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền.

1.2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát và không xác định được nội dung

Giấy tờ bị hư hỏng nghiêm trọng cũng không được dùng làm căn cứ chứng thực. Điều kiện quan trọng là phải xác định chính xác nội dung bản chính.

Một số tình trạng thường gặp gồm:

• Giấy tờ bị rách, mất nhiều phần nội dung quan trọng.
• Mực in phai màu khiến thông tin không thể đọc được.
• Giấy tờ bị ẩm mốc, nhòe chữ hoặc bong tróc nghiêm trọng.
• Số hiệu, ngày cấp hoặc thông tin chủ thể không thể nhận diện.
• Nội dung bị mất khiến người thực hiện không thể đối chiếu chính xác.

Ví dụ, giấy khai sinh bị rách mất phần ghi họ tên hoặc ngày sinh. Người thực hiện chứng thực không thể xác định đầy đủ nội dung để sao y.

Cần phân biệt giấy tờ cũ với giấy tờ không còn xác định được nội dung. Một văn bản đã sử dụng nhiều năm vẫn có thể được chứng thực. Điều kiện là nội dung còn nguyên vẹn và có thể kiểm tra.

1.3. Bản chính có đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp

Đây là nhóm giấy tờ liên quan trực tiếp đến yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước và thông tin hạn chế sao chụp.

Pháp luật không cho phép sử dụng làm căn cứ chứng thực đối với:

• Bản chính có đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
• Bản chính không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

Ví dụ, một tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước có đóng dấu mật. Cá nhân không thể yêu cầu chứng thực bản sao tài liệu này tại cơ quan chứng thực thông thường.

Đối với tài liệu ghi rõ không được sao chụp, người dân cũng không thể yêu cầu sao y theo thủ tục thông thường.

Quy định này nhằm bảo vệ thông tin thuộc phạm vi quản lý đặc biệt. Việc tự ý sao chụp có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

1.4. Bản chính có nội dung trái pháp luật hoặc đạo đức xã hội

Pháp luật không cho phép chứng thực bản sao từ tài liệu có nội dung thuộc các nhóm bị cấm tại khoản 4 Điều 22.

Cụ thể, bao gồm những tài liệu có nội dung:

• Trái pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội.
• Tuyên truyền, kích động chiến tranh.
• Chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam.
• Xúc phạm danh dự, nhân phẩm hoặc uy tín của cá nhân, tổ chức.
• Vi phạm quyền công dân.

Ví dụ, một tài liệu có nội dung xuyên tạc lịch sử hoặc xúc phạm nghiêm trọng danh dự người khác. Dù tài liệu được trình bày dưới dạng văn bản hoàn chỉnh, người thực hiện chứng thực vẫn phải từ chối.

Đặc biệt, việc một tài liệu có hình thức giống giấy tờ hành chính không đồng nghĩa với việc tài liệu đó đủ điều kiện sao y.

Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra nội dung và từ chối khi phát hiện dấu hiệu thuộc trường hợp này.

1.5. Giấy tờ nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự

Giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận phải đáp ứng điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự.

Theo khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đây là điều kiện trước khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính.

Một số tài liệu thường gặp gồm:

• Bằng tốt nghiệp do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp.
• Giấy khai sinh do cơ quan nước ngoài cấp.
• Giấy đăng ký kết hôn do cơ quan nước ngoài cấp.
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của nước ngoài.
• Văn bản công chứng hoặc chứng nhận của cơ quan nước ngoài.

Nếu những giấy tờ này chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, người dân không thể sử dụng chúng làm căn cứ chứng thực bản sao theo thủ tục thông thường.

Tuy nhiên, pháp luật có quy định ngoại lệ đối với trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Việc miễn có thể căn cứ vào điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại.

Do đó, người dân cần kiểm tra quy định áp dụng đối với từng loại giấy tờ. Không nên mặc định mọi tài liệu nước ngoài đều phải hợp pháp hóa lãnh sự.

1.6. Giấy tờ do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền

Đây là trường hợp nhiều người dễ nhầm lẫn khi thực hiện thủ tục sao y.

Theo quy định, giấy tờ do cá nhân tự lập chỉ đủ điều kiện làm căn cứ chứng thực khi có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Một số ví dụ về tài liệu có thể gặp gồm:

• Bản tự khai thông tin cá nhân do người dân tự soạn.
• Giấy xác nhận nội dung do cá nhân tự viết.
• Văn bản trình bày sự việc không có xác nhận hợp lệ.
• Bản cam kết tự lập nhưng không thuộc trường hợp được chứng thực bản sao từ bản chính.

Chẳng hạn, một người tự viết giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc rồi yêu cầu sao y tại văn phòng công chứng. Nếu giấy tờ không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, yêu cầu này không đủ điều kiện.

Cần lưu ý, quy định trên không đồng nghĩa mọi văn bản do cá nhân lập đều không có giá trị pháp lý. Một số văn bản vẫn có giá trị theo quy định riêng. Tuy nhiên, chúng không mặc nhiên trở thành bản chính đủ điều kiện chứng thực theo Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

2. Cơ quan chứng thực xử lý thế nào khi phát hiện giấy tờ thuộc diện cấm?

Khi tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực phải kiểm tra bản chính và đối chiếu với bản sao. Nếu phát hiện giấy tờ thuộc Điều 22, cơ quan chứng thực không được thực hiện yêu cầu.

2.1. Từ chối chứng thực và giải thích rõ lý do

Theo Điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm từ chối các trường hợp thuộc Điều 22.

Khi từ chối, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu.

Điều này giúp người dân xác định chính xác nguyên nhân hồ sơ không được tiếp nhận. Đồng thời, người dân có căn cứ để thực hiện các bước xử lý tiếp theo.

2.2. Tạm giữ và chuyển giấy tờ có dấu hiệu vi phạm đến cơ quan có thẩm quyền

Không phải mọi trường hợp bị từ chối đều dẫn đến việc tạm giữ giấy tờ.

Tuy nhiên, nếu phát hiện giấy tờ được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung thuộc khoản 4 Điều 22, người thực hiện chứng thực phải lập biên bản tạm giữ.

Sau đó, giấy tờ được chuyển đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định.

Quy định này nhằm hạn chế việc sử dụng giấy tờ giả mạo hoặc tài liệu có nội dung vi phạm pháp luật trong các giao dịch.

2.3. Không chịu trách nhiệm thay người yêu cầu về tính hợp pháp của bản chính

Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ và hợp pháp của bản chính.

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Hai trách nhiệm này cần được phân biệt rõ ràng.

Việc chứng thực không đồng nghĩa cơ quan chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung giao dịch hoặc tính hợp pháp của mọi thông tin trong giấy tờ.

>>> Xem thêm: Bạn đã hiểu đúng thủ tục chứng thực trước khi chuẩn bị hồ sơ chưa?

3. Cách xử lý khi giấy tờ không đủ điều kiện sao y bản chính

Khi gặp trường hợp bị từ chối, người dân nên xác định nguyên nhân trước khi tiếp tục hoàn thiện hồ sơ.

3.1. Đối với giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc sai lệch thông tin

Người dân nên liên hệ cơ quan đã cấp giấy tờ để được hướng dẫn điều chỉnh.

Nếu thông tin trên giấy tờ bị sai, cần thực hiện thủ tục cải chính hoặc cấp lại theo quy định chuyên ngành.

Không nên tự ý sửa chữa, bổ sung thông tin trên bản chính.

3.2. Đối với giấy tờ bị hư hỏng, cũ nát

Người dân nên liên hệ cơ quan có thẩm quyền để xin cấp lại hoặc trích lục.

Tùy từng loại giấy tờ, thủ tục cấp lại sẽ có những yêu cầu khác nhau.

Ví dụ, giấy khai sinh bị hư hỏng có thể được giải quyết theo quy định về đăng ký và quản lý hộ tịch.

Sau khi có giấy tờ hợp lệ, người dân có thể tiếp tục yêu cầu chứng thực bản sao.

3.3. Đối với giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự

Người dân cần kiểm tra giấy tờ có thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay không.

Nếu không thuộc diện miễn, cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

Trường hợp cần sử dụng tại Việt Nam, người dân cũng nên kiểm tra yêu cầu về bản dịch tiếng Việt.

Việc chuẩn bị đúng thủ tục giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại nhiều lần.

3.4. Đối với giấy tờ do cá nhân tự lập

Người dân cần xác định tài liệu có cần xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hay không.

Nếu pháp luật yêu cầu xác nhận, cần hoàn thiện đúng hình thức trước khi đề nghị chứng thực.

Nếu tài liệu chỉ cần chữ ký, người dân có thể tìm hiểu thủ tục chứng thực chữ ký phù hợp.

Tuy nhiên, chứng thực chữ ký và chứng thực bản sao từ bản chính là hai thủ tục khác nhau. Không thể sử dụng thủ tục này để thay thế thủ tục kia trong mọi trường hợp.

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện sao y bản chính

Ngoài việc kiểm tra điều kiện của bản chính, người dân cần lưu ý một số vấn đề để quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi.

4.1. Phân biệt chứng thực bản sao với chứng thực chữ ký

Chứng thực bản sao từ bản chính xác nhận bản sao đúng với bản chính được xuất trình.

Trong khi đó, chứng thực chữ ký xác nhận chữ ký trên văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Hai thủ tục có mục đích và điều kiện thực hiện khác nhau.

Ví dụ, bản photocopy bằng tốt nghiệp cần chứng thực bản sao từ bản chính. Một bản cam kết do cá nhân ký có thể thuộc trường hợp chứng thực chữ ký, nếu đáp ứng điều kiện pháp luật.

4.2. Không phải mọi hồ sơ đều bắt buộc sử dụng bản sao có chứng thực

Theo Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cơ quan tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu bản sao có chứng thực nếu pháp luật chỉ quy định nộp bản sao.

Trong trường hợp này, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.

Ngoài ra, nếu giấy tờ đã được cấp dưới dạng điện tử, cơ quan tiếp nhận phải tiếp nhận và sử dụng bản điện tử theo quy định.

Do đó, người dân nên kiểm tra kỹ yêu cầu hồ sơ trước khi đi chứng thực. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí không cần thiết.

4.3. Lựa chọn đúng cơ quan có thẩm quyền chứng thực

Theo quy định hiện hành, việc chứng thực bản sao từ bản chính có thể được thực hiện tại các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Các chủ thể có thẩm quyền bao gồm:

• Chủ tịch UBND cấp xã và người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định.
• Công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
• Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Người dân có thể lựa chọn địa điểm thuận tiện để thực hiện thủ tục. Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú.

4.4. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước khi yêu cầu chứng thực

Để hạn chế việc phải đi lại nhiều lần, người dân nên chuẩn bị:

• Bản chính giấy tờ cần chứng thực.
• Bản photocopy cần chứng thực, nếu đã chuẩn bị.
• Giấy tờ liên quan trong trường hợp cần xác minh thông tin.
• Bản chính đã được hợp pháp hóa lãnh sự, nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.

Người dân cần kiểm tra tình trạng bản chính trước khi đến cơ quan chứng thực.

Nếu phát hiện giấy tờ có dấu hiệu hư hỏng hoặc chỉnh sửa, nên liên hệ trước để được hướng dẫn.

>>> Xem thêm: Bận rộn đến đâu, bạn vẫn có thể chủ động tìm hiểu dịch vụ công chứng phù hợp với nhu cầu của mình

Kết luận

Việc nắm rõ các trường hợp cấm sao y giúp người dân chủ động kiểm tra giấy tờ trước khi thực hiện thủ tục. Sáu nhóm giấy tờ tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP là những trường hợp không được sử dụng làm căn cứ chứng thực bản sao từ bản chính. Đặc biệt, người dân cần phân biệt giấy tờ cũ, hư hỏng thông thường với tài liệu không còn xác định được nội dung.

Nếu cần tư vấn về thủ tục chứng thực, sao y giấy tờ hoặc xử lý hồ sơ không đủ điều kiện, người dân có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Bạn đang tìm kiếm một văn phòng công chứng phù hợp để hoàn thiện giấy tờ nhanh chóng và thuận tiện?

>>> Xem thêm: Giấy tờ sở hữu nhà ở cần được kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ; tham khảo dịch vụ sang tên sổ hồng

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com