Kiểm tra giấy tờ khi công chứng hợp đồng vay tiền ngân hàng
Trong hoạt động vay vốn, đặc biệt là vay thế chấp, công chứng hợp đồng là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý của giao dịch. Tuy nhiên, một trong những khâu quan trọng nhất trước khi tiến hành công chứng là việc kiểm tra giấy tờ và hồ sơ. Nếu thiếu sót hoặc sai lệch, hợp đồng có thể bị từ chối công chứng hoặc bị vô hiệu sau này. Bài viết này sẽ trình bày chi tiết quy trình kiểm tra giấy tờ khi công chứng hợp đồng vay tiền ngân hàng, căn cứ theo quy định pháp luật mới nhất, giúp người dân và doanh nghiệp thực hiện đúng và nhanh chóng.
1. Căn cứ pháp lý về công chứng hợp đồng vay tiền ngân hàng
Việc công chứng hợp đồng vay tiền ngân hàng hiện nay được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
Luật Công chứng năm 2014 (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2023).
Bộ luật Dân sự năm 2015, quy định về nguyên tắc giao kết, thực hiện và hiệu lực của hợp đồng dân sự.
Luật Các tổ chức tín dụng năm 2010, sửa đổi, bổ sung năm 2024, quy định chi tiết về hoạt động vay vốn, bảo đảm tiền vay.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực và công chứng các loại giao dịch dân sự.
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng phải cung cấp đầy đủ giấy tờ liên quan đến hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu hồ sơ thiếu, không hợp lệ hoặc có dấu hiệu giả mạo.
2. Kiểm tra giấy tờ nhân thân khi công chứng hợp đồng vay tiền ngân hàng
Giấy tờ nhân thân là nền tảng pháp lý để xác định tư cách chủ thể tham gia hợp đồng. Khi công chứng hợp đồng vay tiền ngân hàng, các giấy tờ sau phải được kiểm tra chặt chẽ:
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn thời hạn và trùng khớp thông tin.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc Giấy đăng ký kết hôn (trường hợp tài sản bảo đảm thuộc sở hữu chung vợ chồng).
Hộ khẩu thường trú hoặc giấy xác nhận nơi cư trú theo quy định tại Luật Cư trú 2020.
Công chứng viên hoặc luật sư sẽ đối chiếu thông tin trên các giấy tờ, đảm bảo không có sai khác về họ tên, ngày sinh, số giấy tờ hoặc chữ ký. Ví dụ: Một khách hàng cung cấp căn cước công dân mới nhưng hợp đồng dự thảo của ngân hàng vẫn dùng số chứng minh nhân dân cũ. Nếu không được sửa đổi kịp thời, hồ sơ có thể bị từ chối công chứng.
3. Kiểm tra giấy tờ về tài sản bảo đảm trong hợp đồng vay tiền ngân hàng
Khi vay tiền có thế chấp, tài sản bảo đảm là yếu tố bắt buộc phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi công chứng. Theo Điều 317 Bộ luật Dân sự 2015, thế chấp tài sản là việc bên vay dùng tài sản thuộc quyền sở hữu của mình để bảo đảm nghĩa vụ trả nợ. Các giấy tờ thường phải kiểm tra bao gồm:
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở hoặc tài sản khác gắn liền với đất.
Giấy đăng ký xe ô tô, mô tô, sổ tiết kiệm hoặc hợp đồng bảo hiểm nhân thọ (nếu là tài sản bảo đảm khác).
Văn bản chứng minh tài sản không có tranh chấp, không bị kê biên hoặc cấm giao dịch.
Luật sư hoặc công chứng viên sẽ kiểm tra tính hợp pháp, quyền sở hữu và nguồn gốc của tài sản. Nếu tài sản thuộc đồng sở hữu, cần có văn bản đồng ý của tất cả chủ sở hữu. Ví dụ: Một trường hợp thực tế xảy ra tại TP. HCM, người vay dùng căn nhà đang trong quá trình chia thừa kế để thế chấp vay vốn. Khi công chứng, hồ sơ bị từ chối do chưa có giấy xác nhận đồng thuận của tất cả đồng thừa kế.
4. Kiểm tra tính hợp lệ của hợp đồng vay tiền ngân hàng trước khi công chứng
Sau khi đối chiếu giấy tờ nhân thân và tài sản, bước tiếp theo là kiểm tra nội dung hợp đồng vay tiền ngân hàng. Theo Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng vay phải có đầy đủ các điều khoản cơ bản như:
Số tiền vay, thời hạn vay, phương thức trả nợ, lãi suất.
Quyền và nghĩa vụ của các bên.
Biện pháp xử lý tài sản bảo đảm (nếu có).
Các điều kiện chấm dứt, sửa đổi hoặc hủy bỏ hợp đồng.
Công chứng viên có trách nhiệm đảm bảo rằng nội dung hợp đồng phù hợp với quy định pháp luật và ý chí tự nguyện của các bên. Trường hợp phát hiện có điều khoản bất hợp pháp (ví dụ lãi suất vượt quá giới hạn quy định tại Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015), công chứng viên sẽ yêu cầu sửa đổi trước khi ký kết.
>>> Xem thêm: Nhanh chóng, chính xác và minh bạch tại Phòng công chứng.
5. Trình tự thực hiện công chứng hợp đồng vay tiền ngân hàng
Quy trình công chứng thường gồm các bước sau: Bước 1: Người vay và ngân hàng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm giấy tờ nhân thân, giấy tờ về tài sản, dự thảo hợp đồng. Bước 2: Nộp hồ sơ tại phòng công chứng. Công chứng viên kiểm tra, đối chiếu giấy tờ và xác định tính hợp pháp của hợp đồng. Bước 3: Các bên đọc lại hợp đồng, ký kết trước mặt công chứng viên. Bước 4: Công chứng viên ký, đóng dấu và ghi vào sổ công chứng. Bước 5: Các bên nộp lệ phí, nhận lại bản chính hợp đồng đã công chứng.
Thời gian xử lý công chứng thông thường không quá 02 ngày làm việc, theo quy định tại Điều 43 Luật Công chứng 2014. Trường hợp hồ sơ phức tạp, công chứng viên có thể kéo dài nhưng phải thông báo rõ cho người yêu cầu.
Ví dụ thực tế: Một cá nhân vay 2 tỷ đồng tại ngân hàng thương mại, thế chấp căn hộ chung cư. Hồ sơ ban đầu bị trả lại do bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu không có công chứng và thiếu xác nhận tình trạng hôn nhân. Sau khi bổ sung đầy đủ, quá trình công chứng hoàn tất chỉ trong 01 ngày.
Kiểm tra giấy tờ là bước nền tảng trong quy trình công chứng hợp đồng vay tiền ngân hàng. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tránh được rủi ro pháp lý về sau. Người vay nên chủ động nhờ luật sư hoặc chuyên viên pháp lý tư vấn để đảm bảo mọi giấy tờ hợp lệ, hợp pháp trước khi ký kết hợp đồng vay với ngân hàng, tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật mới nhất.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
