Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuKhi thực hiện sao y giấy tờ, nhiều người thường thắc mắc bản sao có nhiều trang cần đóng dấu như thế nào. Việc đóng dấu giáp lai giúp bảo đảm tính liên kết giữa các tờ tài liệu. Đây cũng là căn cứ hạn chế tình trạng tự ý thay thế, thêm bớt hoặc đánh tráo nội dung. Vậy pháp luật quy định ra sao về dấu giáp lai bản sao y? Trường hợp nào bắt buộc phải đóng dấu? Cách đóng dấu và những vấn đề cần lưu ý là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
>>> Xem thêm: Hợp đồng cho thuê mặt bằng kinh doanh chuỗi siêu thị tiện lợi
1. Dấu giáp lai trên bản sao y là gì? Vì sao cần đóng dấu?
1.1. Khái niệm dấu giáp lai trên bản sao y
Dấu giáp lai là dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền được đóng trên các tờ giấy liền kề. Vị trí đóng dấu thường nằm tại mép các tờ tài liệu. Một phần dấu xuất hiện trên mỗi tờ giấy tiếp giáp.
Cách đóng dấu này giúp xác nhận các tờ giấy thuộc cùng một văn bản. Qua đó, hạn chế việc thay thế hoặc tráo đổi trang tài liệu.
Trong hoạt động chứng thực, dấu giáp lai còn thể hiện sự liên kết giữa các tờ bản sao. Đây là một yêu cầu về hình thức được pháp luật quy định.
1.2. Phân biệt dấu giáp lai với dấu chứng thực trên bản sao
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa dấu giáp lai và dấu chứng thực. Tuy nhiên, hai loại dấu này có chức năng khác nhau.
- Dấu chứng thực: Xác nhận bản sao đúng với bản chính theo quy định pháp luật.
- Dấu giáp lai: Xác nhận sự liên kết giữa các tờ giấy trong cùng một tài liệu.
Dấu chứng thực thường được thể hiện cùng lời chứng của người có thẩm quyền. Trong khi đó, dấu giáp lai được đóng tại vị trí tiếp giáp giữa các tờ giấy.
Hai loại dấu này có thể cùng xuất hiện trên một bộ hồ sơ. Mỗi loại đảm nhiệm một chức năng riêng.
1.3. Ý nghĩa của việc đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai mang lại nhiều ý nghĩa thiết thực trong quá trình sử dụng giấy tờ.
- Hạn chế sửa đổi tài liệu: Giúp phát hiện việc tự ý thay thế hoặc tráo đổi tờ giấy.
- Bảo đảm tính liên kết: Xác nhận các tờ giấy thuộc cùng một bộ tài liệu.
- Tăng độ tin cậy: Giúp cơ quan tiếp nhận dễ dàng kiểm tra hình thức bản sao.
- Hạn chế tranh chấp: Góp phần bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu khi sử dụng.
Đây là thao tác quan trọng đối với những hồ sơ có nhiều tờ giấy.
2. Quy định pháp luật về việc đóng dấu giáp lai trên bản sao y nhiều trang
2.1. Căn cứ pháp lý về đóng dấu giáp lai
Quy định về chứng thực bản sao từ bản chính hiện được điều chỉnh bởi Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Văn bản này đã được sửa đổi, bổ sung qua các văn bản liên quan.
Đáng chú ý, Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025. Người thực hiện thủ tục cần áp dụng quy định hiện hành tại thời điểm chứng thực.
Căn cứ trực tiếp là khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung.
Quy định nêu rõ:
- Bản sao có từ 02 trang trở lên phải ghi lời chứng vào trang cuối.
- Bản sao có từ 02 tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai.
Như vậy, pháp luật phân biệt rõ số trang và số tờ giấy. Đây là điểm quan trọng cần chú ý khi thực hiện sao y.
2.2. Trường hợp bản sao có từ 02 trang trở lên
Đối với bản sao có ít nhất 02 trang, người thực hiện chứng thực phải ghi lời chứng vào trang cuối.
Lời chứng thể hiện nội dung xác nhận bản sao đúng với bản chính. Người có thẩm quyền ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo quy định.
Tuy nhiên, không phải cứ có từ 02 trang là bắt buộc đóng dấu giáp lai. Nghĩa vụ đóng dấu còn phụ thuộc vào số lượng tờ giấy.
Ví dụ: Một tờ giấy in nội dung ở cả hai mặt tạo thành hai trang. Trường hợp này có thể chỉ có một tờ giấy.
Vì vậy, cần phân biệt số trang nội dung với số tờ giấy thực tế.
2.3. Trường hợp bản sao có từ 02 tờ trở lên
Đây là trường hợp pháp luật bắt buộc phải đóng dấu giáp lai.
Khi bản sao được thể hiện trên ít nhất hai tờ giấy, người thực hiện chứng thực phải đóng dấu giáp lai. Dấu được đóng tại vị trí tiếp giáp giữa các tờ.
Quy định này nhằm bảo đảm các tờ giấy không bị tách rời tùy tiện. Đồng thời, giúp hạn chế nguy cơ thay thế nội dung trong bộ hồ sơ.
Ví dụ: Một hợp đồng được sao y thành 05 trang. Nếu sử dụng 03 tờ giấy để in, bộ bản sao phải đóng dấu giáp lai.
Lời chứng vẫn được ghi tại trang cuối theo quy định. Việc đóng dấu giáp lai không thay thế lời chứng hoặc dấu chứng thực.
>>> Xem thêm: Muốn hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi? Hãy bắt đầu từ việc nắm rõ quy định về chứng thực
3. Cách đóng dấu giáp lai trên bản sao y nhiều trang
3.1. Xác định số lượng trang và số lượng tờ giấy
Trước khi đóng dấu, cần kiểm tra số lượng trang và tờ giấy của bản sao.
Đây là bước quan trọng để xác định nghĩa vụ đóng dấu. Người thực hiện cần kiểm tra toàn bộ tài liệu, tránh bỏ sót tờ.
Có thể tham khảo một số tình huống sau:
- Bản sao gồm 01 trang trên 01 tờ: Không bắt buộc đóng dấu giáp lai.
- Bản sao gồm 02 trang trên 01 tờ in hai mặt: Không bắt buộc đóng dấu giáp lai.
- Bản sao gồm 02 trang trên 02 tờ: Bắt buộc đóng dấu giáp lai.
- Bản sao gồm 05 trang trên 03 tờ: Bắt buộc đóng dấu giáp lai.
- Bản sao gồm 10 trang trên 05 tờ: Bắt buộc đóng dấu giáp lai.
Những ví dụ trên giúp phân biệt rõ hai khái niệm thường bị nhầm lẫn.
3.2. Vị trí đóng dấu giáp lai
Dấu giáp lai được đóng tại mép các tờ giấy liền kề. Vị trí đóng cần bảo đảm dấu thể hiện trên phần tiếp giáp giữa các tờ.
Khi thực hiện, cần chú ý một số vấn đề:
- Sắp xếp các tờ giấy theo đúng thứ tự tài liệu.
- Đặt các tờ giấy ngay ngắn, thống nhất.
- Đóng dấu tại vị trí tiếp giáp giữa các tờ.
- Bảo đảm dấu thể hiện rõ ràng trên các tờ giấy.
- Tránh đóng dấu làm che khuất nội dung quan trọng.
Việc đóng dấu cần bảo đảm tính rõ ràng và khả năng nhận diện. Không nên tự ý thay đổi thứ tự các tờ sau khi hoàn tất chứng thực.
3.3. Thực hiện lời chứng và đóng dấu chứng thực
Ngoài dấu giáp lai, bản sao cần có đầy đủ nội dung chứng thực.
Theo khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực tiến hành các công việc sau:
Bước 1: Kiểm tra và đối chiếu tài liệu
Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính và bản sao. Nội dung bản sao phải chính xác, đầy đủ so với bản chính.
Bước 2: Ghi lời chứng
Lời chứng được ghi theo mẫu quy định. Đối với bản sao từ 02 trang trở lên, lời chứng được ghi tại trang cuối.
Bước 3: Ký và đóng dấu chứng thực
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên. Đồng thời, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
Bước 4: Đóng dấu giáp lai
Nếu bản sao có từ 02 tờ giấy trở lên, phải đóng dấu giáp lai. Thao tác này giúp bảo đảm sự liên kết giữa các tờ.
Bước 5: Ghi vào sổ chứng thực
Việc chứng thực được ghi nhận vào sổ theo quy định. Mỗi bản sao được chứng thực có số chứng thực tương ứng.
Các thao tác trên phải được thực hiện đầy đủ. Việc đóng dấu cần bảo đảm đúng thẩm quyền và quy định pháp luật.
4. Những lưu ý quan trọng khi đóng dấu giáp lai trên bản sao y
4.1. Không nhầm lẫn giữa số trang và số tờ
Đây là lỗi phổ biến khi chuẩn bị hồ sơ sao y. Nhiều người cho rằng tài liệu có hai trang luôn phải đóng dấu giáp lai.
Tuy nhiên, quy định pháp luật căn cứ vào số tờ giấy. Hai trang có thể nằm trên cùng một tờ giấy in hai mặt.
Ngược lại, hai trang được in trên hai tờ riêng biệt thuộc trường hợp phải đóng dấu giáp lai.
Do đó, cần kiểm tra số tờ thực tế trước khi thực hiện.
4.2. Không tự ý đóng dấu giáp lai lên bản sao đã chứng thực
Dấu giáp lai thuộc hoạt động chứng thực của người có thẩm quyền. Cá nhân, tổ chức không được tự ý sử dụng con dấu của cơ quan chứng thực.
Nếu phát hiện bản sao nhiều tờ chưa có dấu giáp lai, người yêu cầu nên liên hệ nơi thực hiện chứng thực. Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra và hướng dẫn xử lý phù hợp.
Không nên tự ý bổ sung dấu sau khi đã hoàn tất chứng thực.
4.3. Kiểm tra đầy đủ thông tin trước khi nhận bản sao
Sau khi hoàn tất thủ tục, người yêu cầu nên kiểm tra kỹ bộ tài liệu.
Một số nội dung cần chú ý gồm:
- Số lượng tờ giấy có đầy đủ theo yêu cầu hay không.
- Thứ tự các trang có chính xác hay không.
- Lời chứng có được ghi đầy đủ tại trang cuối hay không.
- Chữ ký và dấu chứng thực có rõ ràng hay không.
- Dấu giáp lai có được đóng nếu tài liệu có từ 02 tờ trở lên hay không.
- Nội dung bản sao có trùng khớp với bản chính hay không.
Việc kiểm tra ngay giúp hạn chế phải bổ sung hoặc thực hiện lại thủ tục.
4.4. Lựa chọn đơn vị chứng thực có thẩm quyền
Không phải cá nhân hoặc tổ chức nào cũng có quyền chứng thực bản sao từ bản chính.
Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung, thẩm quyền này thuộc Chủ tịch UBND cấp xã và công chứng viên. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cũng có thẩm quyền theo quy định.
Người dân có thể lựa chọn cơ quan, tổ chức phù hợp với nhu cầu. Việc chứng thực bản sao không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.
Nên lựa chọn đơn vị có chuyên môn và thực hiện đúng quy định. Điều này giúp hồ sơ được xử lý thuận lợi, hạn chế sai sót.
>>> Xem thêm: Một thủ tục thuận tiện bắt đầu từ việc lựa chọn đúng dịch vụ công chứng
Kết luận
Việc đóng dấu giáp lai là yêu cầu quan trọng đối với bản sao có nhiều tờ giấy. Theo quy định hiện hành, bản sao từ 02 trang trở lên phải ghi lời chứng tại trang cuối. Riêng bản sao từ 02 tờ trở lên bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Vì vậy, người dân cần phân biệt rõ số trang và số tờ khi thực hiện thủ tục. Nắm vững quy định về dấu giáp lai bản sao y sẽ giúp hạn chế sai sót. Đồng thời, bảo đảm hồ sơ đáp ứng yêu cầu về hình thức và tính pháp lý.
Nếu cần hỗ trợ sao y, chứng thực giấy tờ nhiều trang, người dân có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn thủ tục và hỗ trợ nhanh chóng, chính xác theo quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Cần công chứng giấy tờ quan trọng? Hãy tìm hiểu thông tin tại văn phòng công chứng trước khi chuẩn bị hồ sơ
>>> Xem thêm: Đừng để những băn khoăn về hồ sơ cản trở kế hoạch hoàn thiện giấy tờ; khám phá dịch vụ làm sổ đỏ
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com