Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký cam kết cổ phần thường được đặt ra khi cổ đông muốn lập văn bản cam kết về việc không tự ý chuyển nhượng cổ phần. Văn bản này có thể được sử dụng trong quan hệ giữa các cổ đông hoặc với doanh nghiệp.
Chứng thực chữ ký giúp xác nhận người ký là chính người đã thực hiện chữ ký. Tuy nhiên, chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung cam kết là đúng hoặc giao dịch chuyển nhượng bị cấm về mặt pháp lý.
Đối với giấy cam kết liên quan đến cổ phần, người ký cần hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình. Nội dung cam kết cũng cần được xây dựng phù hợp với quy định pháp luật và thỏa thuận giữa các bên.
Vậy giấy cam kết không tự ý chuyển nhượng cổ phần có được chứng thực chữ ký không? Người ký cần chuẩn bị những gì? Nội dung cam kết cần lưu ý ra sao? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy cam kết không kinh doanh hàng trốn thuế
1. Chứng thực chữ ký trên giấy cam kết không tự ý chuyển nhượng cổ phần
1.1. Giấy cam kết về cổ phần có thể được chứng thực chữ ký
Giấy cam kết không tự ý chuyển nhượng cổ phần có thể chứa chữ ký của cổ đông cam kết. Nếu đáp ứng điều kiện theo quy định, người ký có thể yêu cầu chứng thực chữ ký trên văn bản.
Khi chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực chủ yếu xác nhận chữ ký đó là của người yêu cầu.
Nội dung cam kết vẫn thuộc trách nhiệm của người ký. Người ký cần tự chịu trách nhiệm về những thông tin đã kê khai.
Vì vậy, cần phân biệt rõ việc chứng thực chữ ký với việc xác nhận tính hợp pháp của toàn bộ cam kết.
1.2. Chứng thực chữ ký không xác nhận quyền sở hữu cổ phần
Chứng thực chữ ký không phải là thủ tục xác nhận một người đang sở hữu số cổ phần cụ thể.
Thông tin về cổ đông và cổ phần cần được xác định từ hồ sơ của doanh nghiệp. Tùy trường hợp, việc sở hữu còn liên quan đến sổ đăng ký cổ đông và các tài liệu khác.
Do đó, giấy cam kết có chữ ký được chứng thực không tự thay thế các tài liệu chứng minh quyền sở hữu cổ phần.
Nếu cần xác nhận quyền sở hữu, người dân nên chuẩn bị đúng loại hồ sơ theo mục đích sử dụng.
1.3. Không tự ý hiểu rằng cam kết làm mất quyền chuyển nhượng
Cổ đông có thể đưa ra cam kết không chuyển nhượng cổ phần trong một thời gian hoặc theo điều kiện nhất định.
Tuy nhiên, hiệu lực của cam kết cần được xem xét dựa trên nội dung cụ thể và quy định pháp luật.
Không nên chỉ dựa vào việc chữ ký đã được chứng thực để kết luận rằng quyền chuyển nhượng cổ phần đã bị hạn chế tuyệt đối.
Đặc biệt, cần kiểm tra điều lệ công ty và thỏa thuận liên quan nếu có.
1.4. Cần phân biệt cam kết với hợp đồng chuyển nhượng cổ phần
Giấy cam kết không tự ý chuyển nhượng cổ phần có mục đích khác với hợp đồng chuyển nhượng.
Hợp đồng chuyển nhượng thường thể hiện việc chuyển quyền đối với cổ phần giữa các bên. Trong khi đó, giấy cam kết có thể chỉ ghi nhận ý chí hoặc nghĩa vụ của người ký.
Hai loại văn bản này không nên sử dụng thay thế cho nhau.
Nếu hồ sơ có liên quan đến việc chuyển nhượng cổ phần, cần xác định đúng loại văn bản trước khi thực hiện.
2. Điều kiện chứng thực chữ ký trên giấy cam kết cổ phần
2.1. Người ký phải xác định được nhân thân
Người yêu cầu chứng thực cần có căn cứ xác định chính xác danh tính.
Tùy trường hợp, người ký cần xuất trình giấy tờ tùy thân hoặc sử dụng phương thức xác định thông tin được pháp luật cho phép.
Thông tin cá nhân cần bảo đảm chính xác.
Nếu thông tin có sự khác biệt, người dân nên xử lý trước khi thực hiện thủ tục.
2.2. Người ký phải minh mẫn và tự nguyện
Người ký cần nhận thức và làm chủ được hành vi của mình tại thời điểm chứng thực.
Chữ ký cũng phải được thực hiện trên cơ sở tự nguyện.
Không nên ký văn bản khi đang bị ép buộc hoặc chịu tác động làm ảnh hưởng đến khả năng nhận thức.
Đây là yếu tố quan trọng đối với mọi văn bản có chữ ký được yêu cầu chứng thực.
2.3. Nội dung cam kết không thuộc trường hợp bị từ chối
Không phải mọi văn bản đều được chứng thực chữ ký.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ và nội dung theo phạm vi trách nhiệm.
Nếu văn bản thuộc trường hợp không được chứng thực, yêu cầu có thể bị từ chối.
Vì vậy, người ký nên chuẩn bị văn bản đầy đủ và trao đổi trước nếu nội dung có tính chất đặc biệt.
2.4. Văn bản cần thể hiện rõ người cam kết
Giấy cam kết nên ghi rõ thông tin của người ký.
Các nội dung như họ tên, thông tin nhận dạng và tư cách của người cam kết cần được kiểm tra.
Nếu người ký là cổ đông của doanh nghiệp, nên thể hiện rõ thông tin liên quan đến tư cách cổ đông.
Việc ghi thông tin đầy đủ giúp hạn chế tranh chấp về sau.
2.5. Cần làm rõ phạm vi cam kết
Nội dung “không tự ý chuyển nhượng cổ phần” có thể được hiểu theo nhiều cách.
Văn bản nên làm rõ phạm vi cổ phần được đề cập. Thời hạn cam kết cũng cần được xác định nếu có.
Nếu việc hạn chế chuyển nhượng chỉ áp dụng trong một số trường hợp, nên ghi rõ điều kiện.
Nội dung càng cụ thể thì khả năng phát sinh cách hiểu khác nhau càng thấp.
>>> Xem thêm: Một quy trình được hỗ trợ đầy đủ sẽ giúp bạn chủ động hơn với Dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói
3. Hồ sơ và thủ tục chứng thực chữ ký trên giấy cam kết
3.1. Chuẩn bị giấy cam kết
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy cam kết không tự ý chuyển nhượng cổ phần.
Văn bản nên được hoàn thiện trước khi thực hiện thủ tục.
Các thông tin về cổ đông và cổ phần cần được kiểm tra kỹ.
Người ký cũng cần đọc toàn bộ nội dung trước khi ký.
3.2. Chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ cần thiết để xác định danh tính.
Thông tin trên giấy tờ nên thống nhất với thông tin được ghi trong giấy cam kết.
Nếu có thay đổi thông tin cá nhân, cần kiểm tra trước khi thực hiện.
Việc chuẩn bị đầy đủ giúp quá trình tiếp nhận hồ sơ thuận lợi hơn.
3.3. Chuẩn bị tài liệu liên quan đến cổ phần khi cần thiết
Tùy mục đích sử dụng, người ký có thể cần chuẩn bị thêm tài liệu liên quan đến cổ phần.
Các tài liệu này có thể giúp làm rõ số lượng cổ phần hoặc tư cách cổ đông.
Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng cần xuất trình toàn bộ hồ sơ doanh nghiệp.
Người dân nên trao đổi trước để biết chính xác tài liệu cần mang theo.
3.4. Ký văn bản trước người thực hiện chứng thực
Người yêu cầu thực hiện ký theo hướng dẫn của người có thẩm quyền.
Trong trường hợp thủ tục yêu cầu ký trực tiếp, người ký không nên ký trước ở nhà.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ và điều kiện liên quan.
Sau đó, thủ tục chứng thực chữ ký được thực hiện theo quy định.
3.5. Kiểm tra kết quả chứng thực
Sau khi hoàn tất, người ký nên kiểm tra lại văn bản.
Cần kiểm tra họ tên và thông tin cá nhân.
Nội dung lời chứng cũng cần được xem xét.
Nếu phát hiện sai sót, nên thông báo ngay cho nơi thực hiện để được hướng dẫn.
Không nên tự ý sửa nội dung trên văn bản đã chứng thực.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký cam kết không chuyển nhượng cổ phần
4.1. Nội dung cam kết cần được xây dựng rõ ràng
Một giấy cam kết tốt cần thể hiện rõ người cam kết và đối tượng được cam kết.
Nội dung nên xác định cụ thể số cổ phần liên quan.
Nếu có thời hạn, cần ghi rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc.
Nếu có điều kiện ngoại lệ, cũng nên thể hiện trực tiếp trong văn bản.
4.2. Cần kiểm tra điều lệ và thỏa thuận giữa các cổ đông
Quyền chuyển nhượng cổ phần có thể chịu sự chi phối của quy định pháp luật và điều lệ công ty.
Trong một số trường hợp, các cổ đông còn có thỏa thuận riêng.
Vì vậy, người lập cam kết nên kiểm tra các tài liệu liên quan trước khi ký.
Không nên chỉ dựa vào một mẫu cam kết có sẵn trên mạng.
4.3. Chứng thực chữ ký không thay thế tư vấn pháp lý
Người thực hiện chứng thực chữ ký không mặc nhiên chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung cam kết.
Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm đối với những gì mình cam kết.
Nếu văn bản có giá trị lớn hoặc ảnh hưởng đến quyền cổ đông, nên kiểm tra nội dung trước khi ký.
Điều này giúp hạn chế tranh chấp phát sinh sau này.
4.4. Cần thận trọng khi cam kết hạn chế quyền chuyển nhượng
Cam kết không tự ý chuyển nhượng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền của cổ đông.
Do đó, người ký cần hiểu rõ phạm vi nghĩa vụ của mình.
Không nên sử dụng các câu chữ quá rộng nếu chưa xác định rõ mục đích.
Đặc biệt, cần xem xét thời hạn và điều kiện chấm dứt cam kết.
4.5. Kiểm tra mục đích sử dụng văn bản
Trước khi chứng thực, cần xác định văn bản sẽ được sử dụng ở đâu.
Văn bản có thể dùng trong hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp. Cũng có thể được sử dụng trong quan hệ giữa các cổ đông.
Nếu bên tiếp nhận có yêu cầu riêng, người dân nên kiểm tra trước.
Điều này giúp xác định đúng hình thức văn bản cần chuẩn bị.
4.6. Không nên ký khi chưa hiểu rõ nội dung
Người ký cần đọc kỹ giấy cam kết trước khi thực hiện.
Nếu có điều khoản chưa rõ, nên yêu cầu giải thích.
Đặc biệt, cần chú ý những nội dung liên quan đến thời hạn và trách nhiệm.
Không nên ký chỉ vì người khác yêu cầu hoặc cung cấp sẵn mẫu.
>>> Xem thêm: Đừng chờ đến khi cần gấp mới tìm hiểu thủ tục công chứng ủy quyền
Kết luận
Chứng thực chữ ký cam kết cổ phần giúp xác nhận chữ ký trên giấy cam kết là của người yêu cầu. Tuy nhiên, chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung cam kết. Người ký vẫn chịu trách nhiệm về những gì mình đã cam kết.
Trước khi thực hiện, cần kiểm tra tư cách cổ đông và nội dung văn bản. Phạm vi cổ phần, thời hạn cam kết và điều kiện chuyển nhượng cũng nên được thể hiện rõ. Nếu văn bản có nội dung phức tạp, cần kiểm tra kỹ trước khi ký.
Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký cam kết cổ phần, chuẩn bị giấy cam kết hoặc các thủ tục liên quan đến cổ phần, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Làm thế nào để giao dịch an toàn ngay từ bước công chứng mua bán nhà đất?
>>> Xem thêm: Đừng để thiếu giấy tờ khiến bạn phải mất thêm thời gian tại văn phòng công chứng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com