Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuVPCC vi phạm chứng thực chữ ký là vấn đề cần được xem xét khi tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chứng thực không đúng quy định. Đặc biệt, việc chứng thực chữ ký trên văn bản có nội dung vi phạm pháp luật có thể làm phát sinh trách nhiệm.
Chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng, giao dịch là hai thủ tục khác nhau. Khi chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực chủ yếu xác nhận chữ ký là của người yêu cầu.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa mọi văn bản đều được chứng thực. Người thực hiện vẫn phải kiểm tra các điều kiện theo quy định. Một số trường hợp phải từ chối chứng thực.
Vậy Văn phòng công chứng có trách nhiệm gì nếu chứng thực chữ ký vào văn bản vi phạm pháp luật? Công chứng viên có phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản không? Người yêu cầu chứng thực có trách nhiệm gì khi cung cấp văn bản? Nội dung dưới đây sẽ làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Tầm quan trọng của việc lưu bản sao hồ sơ chứng thực chữ ký tại VPCC
1. Chứng thực chữ ký trên văn bản vi phạm pháp luật được hiểu thế nào?
1.1. Chứng thực chữ ký không phải là xác nhận toàn bộ nội dung
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu chứng thực.
Việc này khác với việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản.
Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung do mình thể hiện. Người thực hiện chứng thực cũng không mặc nhiên chịu trách nhiệm thay cho người ký.
Tuy nhiên, quy định này không có nghĩa người thực hiện được chứng thực mọi văn bản.
1.2. Không phải văn bản nào có chữ ký cũng được chứng thực
Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra điều kiện của thủ tục.
Văn bản có nội dung thuộc trường hợp pháp luật không cho phép chứng thực thì không thể chỉ dựa vào yêu cầu của người dân để thực hiện.
Đặc biệt, cần xem xét các trường hợp văn bản có nội dung trái pháp luật.
Nếu phát hiện vấn đề rõ ràng, người thực hiện phải xử lý theo đúng quy định.
1.3. Cần phân biệt văn bản vi phạm pháp luật và văn bản có nội dung chưa chính xác
Không phải mọi thông tin sai trong văn bản đều đồng nghĩa với hành vi vi phạm pháp luật.
Có trường hợp người ký ghi nhầm thông tin. Một số trường hợp khác có thể do thiếu dữ liệu hoặc sai sót về kỹ thuật.
Ngược lại, có văn bản thể hiện mục đích hoặc nội dung trái quy định pháp luật.
Vì vậy, cần xem xét bản chất của văn bản trước khi xác định trách nhiệm.
1.4. Trách nhiệm của người ký vẫn được đặt ra
Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản do mình ký.
Người ký không thể cho rằng việc chứng thực chữ ký đã làm cho nội dung trở thành hợp pháp.
Nếu cố ý cung cấp thông tin sai hoặc sử dụng văn bản vào mục đích trái pháp luật, người ký có thể phải chịu trách nhiệm theo quy định.
Do đó, cả người ký và người thực hiện chứng thực đều cần tuân thủ đúng quy định.
2. Trách nhiệm của VPCC khi phát hiện văn bản có nội dung vi phạm
2.1. Kiểm tra điều kiện trước khi chứng thực
Trước khi chứng thực, người thực hiện phải kiểm tra các điều kiện cần thiết.
Việc kiểm tra giúp xác định đúng người yêu cầu. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để xem xét văn bản có thuộc trường hợp được chứng thực hay không.
Nếu hồ sơ có dấu hiệu bất thường, người thực hiện cần kiểm tra kỹ hơn.
Không nên chỉ căn cứ vào việc người yêu cầu đã chuẩn bị sẵn văn bản.
2.2. Có trách nhiệm từ chối khi thuộc trường hợp không được chứng thực
Khi văn bản thuộc trường hợp pháp luật không cho phép chứng thực, người thực hiện phải từ chối theo quy định.
Việc từ chối cần được thực hiện đúng thẩm quyền và trình tự.
Người dân có thể được giải thích về lý do hồ sơ không được tiếp nhận.
Đây là biện pháp giúp hạn chế việc chứng thực sai quy định.
2.3. Không được cố ý chứng thực văn bản trái pháp luật
Việc người yêu cầu đề nghị chứng thực không làm phát sinh quyền chứng thực trong mọi trường hợp.
Người thực hiện phải tuân thủ pháp luật khi giải quyết hồ sơ.
Nếu biết rõ văn bản có nội dung trái pháp luật nhưng vẫn thực hiện, hành vi này có thể làm phát sinh trách nhiệm.
Mức độ trách nhiệm sẽ phụ thuộc vào tính chất và hậu quả của hành vi.
2.4. Phải bảo đảm việc chứng thực đúng thẩm quyền
Văn phòng công chứng chỉ thực hiện các hoạt động thuộc phạm vi pháp luật cho phép.
Công chứng viên cũng phải thực hiện đúng thẩm quyền của mình.
Nếu hồ sơ không thuộc trường hợp được giải quyết, không thể lấy yêu cầu của khách hàng làm căn cứ để thực hiện.
Việc xác định đúng thẩm quyền giúp hạn chế rủi ro cho cả tổ chức và người yêu cầu.
2.5. Trách nhiệm không chỉ thuộc về một cá nhân
Nếu vi phạm xảy ra trong hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng, trách nhiệm có thể được xem xét đối với công chứng viên và tổ chức.
Luật Công chứng năm 2024 quy định công chứng viên vi phạm có thể bị xử lý tùy tính chất, mức độ. Tổ chức hành nghề công chứng vi phạm cũng có thể bị xử phạt hành chính. Nếu gây thiệt hại, trách nhiệm bồi thường có thể phát sinh.
Vì vậy, cần xác định cụ thể ai thực hiện hành vi. Đồng thời, phải xem xét nguyên nhân và hậu quả thực tế.
>>> Xem thêm: Tiến độ xử lý hồ sơ phụ thuộc nhiều yếu tố, nhưng bạn vẫn có thể chủ động tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh
3. VPCC có phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung văn bản không?
3.1. Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa xác nhận nội dung
Đây là vấn đề cần phân biệt rõ.
Khi chứng thực chữ ký, người thực hiện xác nhận chữ ký của người yêu cầu.
Điều này khác với việc công chứng một hợp đồng hoặc giao dịch.
Vì vậy, không thể mặc nhiên cho rằng VPCC đã xác nhận mọi thông tin trong văn bản là đúng.
3.2. Người ký chịu trách nhiệm về nội dung mình kê khai
Người ký phải tự chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
Nếu văn bản chứa thông tin sai, người ký có thể phải chịu trách nhiệm theo quy định.
Trường hợp người ký cố ý che giấu thông tin cũng cần được xem xét riêng.
Việc văn bản có chứng thực chữ ký không làm mất trách nhiệm của người ký.
3.3. Tuy nhiên, VPCC không được bỏ qua dấu hiệu vi phạm rõ ràng
Việc chứng thực chữ ký không có nghĩa người thực hiện được bỏ qua mọi nội dung.
Nếu văn bản có dấu hiệu rõ ràng thuộc trường hợp không được chứng thực, người thực hiện phải kiểm tra và xử lý.
Đặc biệt, cần thận trọng với văn bản có nội dung trái pháp luật.
Nếu vẫn chứng thực dù biết rõ vi phạm, trách nhiệm của người thực hiện có thể được xem xét.
3.4. Phân biệt chứng thực chữ ký với công chứng hợp đồng, giao dịch
Công chứng hợp đồng và chứng thực chữ ký có bản chất khác nhau.
Khi công chứng hợp đồng, giao dịch, công chứng viên phải xem xét mục đích và nội dung theo quy định của pháp luật công chứng.
Luật Công chứng năm 2024 nghiêm cấm công chứng viên thực hiện công chứng khi mục đích hoặc nội dung của hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội.
Vì vậy, không nên sử dụng khái niệm “chứng thực chữ ký” và “công chứng hợp đồng” thay cho nhau.
3.5. Hậu quả pháp lý phụ thuộc vào từng trường hợp
Nếu một văn bản đã được chứng thực nhưng sau đó phát hiện có vấn đề, cần xem xét toàn bộ hồ sơ.
Các yếu tố cần xem xét gồm nội dung văn bản, lỗi của người ký và quá trình kiểm tra.
Cũng cần xác định người thực hiện có biết hoặc phải biết về vi phạm hay không.
Từ đó mới có cơ sở xác định trách nhiệm của từng bên.
4. Xử lý và lưu ý khi phát hiện chứng thực chữ ký sai quy định
4.1. Cần kiểm tra lại hồ sơ chứng thực
Khi phát hiện dấu hiệu vi phạm, hồ sơ liên quan cần được kiểm tra.
Các giấy tờ trong hồ sơ giúp xác định quá trình tiếp nhận và giải quyết.
Nội dung văn bản cũng cần được đối chiếu với lời chứng.
Việc kiểm tra giúp xác định nguyên nhân và trách nhiệm của từng bên.
4.2. Văn bản chứng thực không làm hợp pháp hóa nội dung trái pháp luật
Một văn bản có chữ ký được chứng thực không mặc nhiên trở thành văn bản hợp pháp về nội dung.
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chủ thể đã ký.
Nếu nội dung văn bản trái pháp luật, người ký vẫn có thể phải chịu trách nhiệm.
Do đó, không nên sử dụng chứng thực chữ ký như một cách để hợp thức hóa giao dịch trái quy định.
4.3. Người dân cần cung cấp thông tin trung thực
Người yêu cầu chứng thực có trách nhiệm cung cấp thông tin và giấy tờ đúng sự thật.
Không nên che giấu mục đích sử dụng văn bản.
Cũng không nên sửa chữa nội dung để làm thay đổi bản chất của tài liệu.
Việc cung cấp thông tin không trung thực có thể làm phát sinh trách nhiệm riêng đối với người yêu cầu.
4.4. VPCC cần tuân thủ quy trình chứng thực
Việc kiểm tra hồ sơ cần được thực hiện đầy đủ.
Người thực hiện phải xác định đúng người ký. Đồng thời, cần kiểm tra các điều kiện của văn bản.
Nếu thuộc trường hợp không được chứng thực, hồ sơ phải được xử lý theo quy định.
Quy trình chặt chẽ giúp hạn chế nguy cơ phát sinh vi phạm.
4.5. Trách nhiệm bồi thường có thể phát sinh khi gây thiệt hại
Nếu hành vi vi phạm gây thiệt hại thực tế, trách nhiệm bồi thường có thể được đặt ra.
Luật Công chứng năm 2024 quy định tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi của công chứng viên thuộc tổ chức gây ra cho người yêu cầu công chứng. Luật cũng quy định riêng về xử lý vi phạm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
Việc xác định mức bồi thường phải dựa trên thiệt hại và căn cứ pháp luật liên quan.
Không phải mọi sai sót đều tự động dẫn đến cùng một mức trách nhiệm.
4.6. Cần xác định đúng trách nhiệm của từng bên
Khi có tranh chấp, không nên chỉ dựa vào việc văn bản đã được chứng thực.
Cần xem xét hành vi của người ký và người thực hiện chứng thực.
Nếu có dấu hiệu vi phạm, cơ quan có thẩm quyền có thể kiểm tra và xử lý theo quy định.
Tùy tính chất vụ việc, trách nhiệm hành chính, dân sự hoặc trách nhiệm khác có thể được xem xét.
>>> Xem thêm: Một giấy ủy quyền hợp lệ bắt đầu từ việc xác định đúng nội dung và phạm vi đại diện để công chứng ủy quyền
Kết luận
VPCC vi phạm chứng thực chữ ký có thể làm phát sinh trách nhiệm nếu tổ chức hoặc người thực hiện chứng thực không tuân thủ quy định. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ trách nhiệm của người ký với trách nhiệm của người thực hiện chứng thực.
Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là hợp pháp. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung mình thể hiện. Ngược lại, người thực hiện chứng thực phải kiểm tra điều kiện và từ chối khi thuộc trường hợp pháp luật không cho phép.
Nếu cần được tư vấn về VPCC vi phạm chứng thực chữ ký, điều kiện chứng thực, trách nhiệm của người thực hiện hoặc hướng xử lý khi phát hiện chứng thực không đúng quy định, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Một hợp đồng chặt chẽ chưa phải tất cả; quy trình công chứng mua bán nhà đất cũng rất đáng lưu tâm
>>> Xem thêm: Khi cần công chứng gấp, lựa chọn đúng văn phòng công chứng là điều rất quan trọng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com