Trong hoạt động hành chính, hồ sơ doanh nghiệp hoặc thủ tục pháp lý, giấy xác nhận đang quản lý, sử dụng con dấu của tổ chức là chứng từ quan trọng. Việc công chứng con dấu giúp xác thực quyền quản lý, sử dụng con dấu, đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp. Bài viết này hướng dẫn chi tiết hồ sơ, quy trình công chứng và các ví dụ minh họa thực tế.

>>> Xem thêm: Vì sao hồ sơ của bạn bị chậm tại văn phòng công chứng?

1. Giấy xác nhận quản lý, sử dụng con dấu là gì?

Giấy xác nhận này được lập bởi lãnh đạo hoặc cơ quan có thẩm quyền của tổ chức, xác nhận:

• Ai là người được giao quản lý con dấu

• Phạm vi sử dụng con dấu trong các hoạt động pháp lý, giao dịch

Giấy này thường được sử dụng khi:

• Công chứng hợp đồng, văn bản pháp lý của tổ chức

• Thực hiện thủ tục hành chính hoặc giao dịch ngân hàng

• Là cơ sở chứng minh trách nhiệm cá nhân với con dấu

2. Khi nào cần công chứng con dấu?

Công chứng được yêu cầu khi:

1. Bản sao giấy xác nhận cần nộp cho cơ quan nhà nước, ngân hàng hoặc đối tác

2. Bản dịch công chứng sang tiếng nước ngoài để giao dịch quốc tế

3. Cần chứng thực quyền quản lý, sử dụng con dấu tránh tranh chấp pháp lý

Theo Luật Công chứng 2014, công chứng viên xác nhận bản sao hoặc bản dịch từ giấy gốc đúng nội dung, đảm bảo tính pháp lý.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết thủ tục công chứng mua bán nhà cho người lần đầu

3. Hồ sơ công chứng giấy xác nhận con dấu

Người yêu cầu cần chuẩn bị:

3.1. Bản gốc giấy xác nhận con dấu

• Do lãnh đạo hoặc cơ quan có thẩm quyền của tổ chức ký và đóng dấu

• Thông tin rõ ràng, không bị tẩy xóa

3.2. Giấy tờ nhân thân

• CMND/CCCD/Hộ chiếu bản gốc của người nộp

• Nếu công chứng thay mặt: giấy ủy quyền hợp pháp + CMND/CCCD người ủy quyền

3.3. Bản photo để công chứng viên đối chiếu

• Công chứng viên xác nhận bản sao đúng với bản gốc

3.4. Bản dịch (nếu cần)

• Nếu hồ sơ yêu cầu tiếng nước ngoài, bản dịch phải chính xác với bản gốc và được công chứng viên xác nhận

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết để sử dụng Công chứng di chúc cho tài sản lớn

4. Quy trình công chứng

1. Nộp bản gốc + bản photo + giấy tờ nhân thân tại văn phòng công chứng

2. Công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp, đối chiếu chữ ký, dấu mộc

3. Nếu có bản dịch, xác nhận nội dung bản dịch đúng với bản gốc

4. Ký và đóng dấu chứng thực, trả bản sao công chứng

Thời gian: Thường từ 5–30 phút tùy hồ sơ và có kèm bản dịch

>>> Xem thêm: Những hình thức thừa kế phổ biến và cách công chứng – thừa kế

5. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1 – Công chứng cho doanh nghiệp

Công ty A cần nộp hợp đồng thuê văn phòng kèm xác nhận quản lý con dấu. Công chứng viên đối chiếu chữ ký Giám đốc và dấu công ty, sau đó chứng thực bản sao hợp pháp. Hồ sơ được cơ quan tiếp nhận chấp nhận.

Ví dụ 2 – Công chứng thay mặt

Người được ủy quyền công chứng giấy xác nhận con dấu của tổ chức. Kèm theo giấy ủy quyền hợp pháp + CMND/CCCD, công chứng viên xác nhận bản sao hợp pháp, đảm bảo hồ sơ hợp lệ.

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ có thể giúp làm sổ cho nhà chưa hoàn công không?

6. Trường hợp hồ sơ bị từ chối

• Giấy xác nhận không do người có thẩm quyền ký, đóng dấu

• Giấy bị tẩy xóa, rách, dấu mộc không rõ

• Không xuất trình bản gốc để đối chiếu

• Thông tin không khớp với hồ sơ tổ chức

7. Kết luận

Việc công chứng con dấu đảm bảo quyền quản lý và sử dụng con dấu hợp pháp, tránh rủi ro trong giao dịch, hồ sơ hành chính hay ngân hàng. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, thông tin chính xác và lựa chọn văn phòng công chứng uy tín sẽ giúp quá trình diễn ra nhanh chóng và hợp pháp.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Quy trình xử lý khi bị từ chối công chứng hồ sơ đất đai

>>> Trường hợp người thừa kế bị ép buộc lập văn bản từ chối nhận di sản

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hướng dẫn công chứng hợp đồng vay tiền giữa cá nhân

>>> Những điều khoản bắt buộc trong hợp đồng mua bán nhà theo luật mới

>>> Lưu ý quan trọng khi làm chứng thực chữ ký để tránh bị từ chối

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com