Lưu ý về dịch vụ văn phòng ảo thành lập công ty có hợp lệ?
Trong những năm gần đây, nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo thành lập công ty như một giải pháp tiết kiệm chi phí và linh hoạt về địa điểm. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về tính hợp pháp và các quy định pháp lý liên quan đến việc sử dụng văn phòng ảo làm trụ sở công ty. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm các lưu ý quan trọng khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo thành lập công ty.
>>> Xem thêm: Tại sao các nhà đầu tư bất động sản thường chọnvăn phòng công chứng thay vì tự làm thủ tục?
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là hình thức cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh, tiếp nhận thư từ, cuộc gọi, lễ tân mà không cần doanh nghiệp có mặt trực tiếp tại địa điểm đó. Đây là giải pháp phổ biến cho các startup, công ty mới thành lập hoặc doanh nghiệp muốn mở rộng chi nhánh tại các thành phố lớn.
Tính hợp pháp của văn phòng ảo khi thành lập công ty
Theo “Luật Doanh nghiệp 2020” và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp phải có trụ sở chính cụ thể để đăng ký kinh doanh, bao gồm:
Có địa chỉ rõ ràng (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
Địa chỉ này phải là nơi doanh nghiệp thực sự liên hệ và nhận thông báo của cơ quan nhà nước.
Nếu sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, nhà cung cấp phải đảm bảo hợp đồng thuê hợp pháp và được phép cho doanh nghiệp đăng ký trụ sở.
Do đó, không phải tất cả các dịch vụ văn phòng ảo đều hợp pháp. Việc lựa chọn đơn vị uy tín là bắt buộc để tránh rủi ro pháp lý.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ cho đất thừa kế – thủ tục và lưu ý cần biết
Lưu ý khi chọn dịch vụ văn phòng ảo thành lập công ty
Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo thành lập công ty, doanh nghiệp cần lưu ý:
Xác thực địa chỉ: Địa chỉ cung cấp phải tồn tại thực tế, được cấp phép đăng ký kinh doanh.
Hợp đồng thuê rõ ràng: Hợp đồng phải ghi rõ quyền và nghĩa vụ của hai bên, thời hạn thuê, và quyền sử dụng địa chỉ làm trụ sở đăng ký.
Không gian hỗ trợ: Kiểm tra xem dịch vụ có hỗ trợ nhận thư từ, tiếp nhận điện thoại và ký hợp đồng pháp lý không.
Phù hợp với loại hình công ty: Một số ngành nghề yêu cầu trụ sở thực tế có diện tích tối thiểu (ví dụ: xây dựng, logistics), văn phòng ảo không đáp ứng được.
Lưu giữ hồ sơ pháp lý: Đảm bảo bạn nhận được tất cả giấy tờ liên quan để phục vụ đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.
Tiết kiệm chi phí so với thuê văn phòng truyền thống.
Linh hoạt về vị trí, dễ dàng mở rộng thị trường tại các thành phố lớn.
Tiết kiệm thời gian quản lý văn phòng, tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc khả năng hợp pháp và tính phù hợp với loại hình kinh doanh trước khi quyết định.
Rủi ro nếu chọn dịch vụ không hợp pháp
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể bị trả lại hoặc từ chối.
Bị xử phạt hành chính do không có trụ sở hợp pháp.
Phát sinh khó khăn trong giao dịch ngân hàng, ký hợp đồng với đối tác hoặc hóa đơn điện tử.
Kết luận
Dịch vụ văn phòng ảo thành lập công ty là giải pháp tiện lợi và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp mới, nhưng cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo hợp pháp và phù hợp với ngành nghề kinh doanh. Khi được sử dụng đúng cách, văn phòng ảo giúp doanh nghiệp khởi nghiệp nhanh chóng, chuyên nghiệp và an toàn pháp lý.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
