Lập Vi bằng ngoài trụ sở: Trường hợp nào được phép?

Trong hoạt động nghề thừa phát lại, việc lập vi bằng ngoài trụ sở ngày càng phổ biến do nhu cầu thực tế của người dân. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều được lập vi bằng bên ngoài. Vậy quy định pháp luật hiện hành cho phép lập vi bằng ngoài trụ sở trong phạm vi nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết.

>>> Xem thêm: Những lý do bạn nên lựa chọn văn phòng công chứng uy tín để đảm bảo an toàn pháp lý

📖 Căn cứ pháp lý về lập vi bằng ngoài trụ sở

Một số văn bản pháp luật điều chỉnh:

Nghị định 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại:
- Điều 37: Thừa phát lại được lập vi bằng tại nơi xảy ra sự kiện, hành vi cần ghi nhận.
Thông tư 05/2020/TT-BTP hướng dẫn Nghị định 08/2020/NĐ-CP:
- Xác định rõ thẩm quyền, phạm vi lập vi bằng.
Bộ luật Dân sự 2015: Điều 119 về hình thức giao dịch dân sự, cho phép sử dụng văn bản, chứng cứ để bảo vệ quyền lợi.

👉 Như vậy, pháp luật công nhận thừa phát lại có thể lập vi bằng ngoài trụ sở, nhưng phải đúng phạm vi và không thuộc trường hợp cấm.

📑 Khái niệm “lập vi bằng ngoài trụ sở”

Vi bằng: Văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi mà thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.
Lập vi bằng ngoài trụ sở: Là việc Thừa phát lại đến hiện trường, địa điểm xảy ra sự kiện/hành vi để ghi nhận. Ví dụ: ghi nhận việc giao nhận tiền, việc xây dựng trái phép, việc họp cư dân…

>>> Xem thêm: Lợi ích khi lựa chọn dịch vụ sổ đỏ uy tín giúp tiết kiệm thời gian và chi phí

🔎 Trường hợp được phép lập vi bằng ngoài trụ sở

✅ 1. Khi sự kiện/hành vi diễn ra tại địa điểm thực tế

Ví dụ: Lập vi bằng ghi nhận tình trạng lấn chiếm đất, công trình đang thi công sai phép.

✅ 2. Khi các bên có yêu cầu chính đáng

Người dân có thể mời thừa phát lại đến tận nơi để ghi nhận việc giao nhận hàng hóa, bàn giao tài sản, tình trạng hư hỏng xe cộ sau tai nạn.

✅ 3. Khi sự kiện cần chứng cứ khách quan tại chỗ

Ví dụ: Ghi nhận biển quảng cáo lắp đặt sai quy định hoặc tình trạng ô nhiễm môi trường tại khu dân cư.

⚠️ Lưu ý: Thừa phát lại không được lập vi bằng trong các trường hợp cấm theo Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, như:

Ghi nhận sự kiện, hành vi liên quan đến bí mật Nhà nước.
Ghi nhận sự kiện/hành vi trái pháp luật, vi phạm đạo đức xã hội.
Ghi nhận việc xét xử của Tòa án, công tác điều tra hình sự.

Xem thêm: Kiểm tra tính pháp lý của đối tác trước khi ký hợp đồng góp vốn

>>> Xem thêm: Cập nhật mới nhất phí công chứng năm 2025 theo quy định pháp luật

📝 Thủ tục lập vi bằng ngoài trụ sở

🔹 1. Hồ sơ yêu cầu lập vi bằng

🪪 CMND/CCCD của người yêu cầu.
📑 Đơn yêu cầu lập vi bằng (ghi rõ nội dung, địa điểm, thời gian).
📑 Giấy tờ liên quan đến sự kiện (nếu có).

🔹 2. Quy trình thực hiện

Người dân nộp yêu cầu tại Văn phòng Thừa phát lại.
Hai bên ký Hợp đồng dịch vụ lập vi bằng.
Thừa phát lại đến địa điểm sự kiện/hành vi để ghi nhận.
Vi bằng được lập, ký, đóng dấu và gửi cho người yêu cầu.

⚠️ Rủi ro pháp lý khi lập vi bằng ngoài trụ sở

❌ Lập vi bằng tại sự kiện trái pháp luật → vi bằng vô hiệu, không có giá trị pháp lý.
❌ Lập vi bằng vượt thẩm quyền → bị Sở Tư pháp từ chối đăng ký.
❌ Nội dung vi bằng không trung thực → ảnh hưởng đến uy tín và giá trị chứng cứ.

>>> Xem thêm: Khi nào nên lựa chọn công chứng vi bằng để đảm bảo quyền lợi pháp lý?

📌 Ví dụ minh họa thực tế

Anh Hùng (Hà Nội) phát hiện hàng xóm xây dựng lấn sang đất nhà mình. Anh yêu cầu Văn phòng Thừa phát lại lập vi bằng tại hiện trường:

Thừa phát lại đến đo đạc, chụp ảnh, ghi nhận tình trạng xây dựng.
Lập vi bằng có xác nhận, đóng dấu và gửi cho anh Hùng.
Sau đó, anh Hùng sử dụng vi bằng làm chứng cứ khởi kiện tại Tòa án.

👉 Trường hợp này lập vi bằng ngoài trụ sở hoàn toàn hợp pháp, giúp bảo vệ quyền lợi người dân.

🎯 Kinh nghiệm khi yêu cầu lập vi bằng ngoài trụ sở

✅ Kiểm tra thẩm quyền của Văn phòng Thừa phát lại trước khi ký hợp đồng.
✅ Xác định rõ nội dung cần lập vi bằng, tránh yêu cầu vượt quá phạm vi pháp luật.
✅ Giữ lại 01 bản vi bằng gốc để sử dụng khi cần khởi kiện hoặc làm chứng cứ.
✅ Nên lựa chọn Văn phòng Thừa phát lại uy tín để tránh tranh chấp sau này.

>>> Xem thêm: Hợp đồng ở nhờ đối với nhà tập thể, khu chung cư cũ: Rủi ro tiềm ẩn

>>> Xem thêm: Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết

Xem thêm: Có cần công chứng hợp đồng thuê tài sản không?

🔑 Kết luận

Việc lập vi bằng ngoài trụ sở được pháp luật cho phép trong nhiều trường hợp nhằm ghi nhận sự kiện khách quan tại hiện trường. Tuy nhiên, người dân cần hiểu rõ phạm vi, thủ tục và tránh những trường hợp bị cấm để đảm bảo vi bằng có giá trị pháp lý cao nhất.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.