Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuKhông khớp chữ ký khi chứng thực là tình huống có thể khiến nhiều người lo lắng. Trường hợp này thường xuất hiện khi chữ ký hiện tại khác với chữ ký trên giấy tờ cũ.
Chữ ký của mỗi người có thể thay đổi theo thời gian. Thói quen ký cũng có thể khác nhau trong từng hoàn cảnh. Vì vậy, việc chữ ký không hoàn toàn giống mẫu cũ không đồng nghĩa với việc giấy tờ sẽ bị từ chối ngay.
Tuy nhiên, người thực hiện chứng thực hoặc công chứng cần xác định đúng người ký. Đây là yêu cầu quan trọng để bảo đảm an toàn cho giao dịch.
Vậy nếu chữ ký tại văn phòng công chứng không giống chữ ký mẫu thì xử lý thế nào? Có phải đăng ký lại chữ ký hay không? Người dân cần chuẩn bị giấy tờ gì? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề thường gặp.
>>> Xem thêm: Tác hại khi nhờ người khác đi làm giúp thủ tục chứng thực chữ ký
1. Vì sao chữ ký tại VPCC có thể không khớp chữ ký mẫu?
1.1. Chữ ký của một người có thể thay đổi theo thời gian
Chữ ký không phải lúc nào cũng giữ nguyên trong suốt quá trình sử dụng. Nhiều người thay đổi cách ký sau một thời gian.
Một số người ký nhanh hơn khi giao dịch trực tiếp. Một số trường hợp lại ký cẩn thận hơn khi làm hồ sơ.
Tuổi tác cũng có thể ảnh hưởng đến nét chữ. Tình trạng sức khỏe hoặc thói quen viết cũng có thể làm chữ ký thay đổi.
Do đó, chữ ký hiện tại có thể không giống hoàn toàn chữ ký trên giấy tờ cũ.
1.2. Chữ ký trên các loại giấy tờ có thể khác nhau
Một người có thể sử dụng nhiều cách ký trong thực tế. Chữ ký trên hợp đồng có thể khác chữ ký trên hồ sơ ngân hàng.
Chữ ký trên CCCD hoặc giấy tờ khác cũng có thể có đặc điểm riêng. Không phải mọi chữ ký trước đây đều giống nhau tuyệt đối.
Khi thực hiện công chứng, việc xác định người ký không chỉ dựa vào hình dạng chữ ký. Người thực hiện còn kiểm tra giấy tờ và các thông tin liên quan.
Vì vậy, người dân không nên quá lo lắng chỉ vì chữ ký có một vài điểm khác biệt.
1.3. Chữ ký bị thay đổi do hoàn cảnh thực tế
Có những trường hợp chữ ký thay đổi do điều kiện ký. Chẳng hạn, người ký có thể phải ký ở tư thế không thuận lợi.
Chữ ký tại văn phòng cũng có thể khác chữ ký ở nhà. Tốc độ ký và vị trí đặt giấy đều có thể ảnh hưởng đến nét chữ.
Ngoài ra, việc sử dụng bút khác cũng có thể làm nét ký thay đổi. Những yếu tố này cần được xem xét trong quá trình kiểm tra.
Điều quan trọng vẫn là xác định đúng người thực hiện chữ ký.
1.4. Chữ ký mẫu không phải lúc nào cũng là căn cứ duy nhất
Trong nhiều trường hợp, việc đối chiếu chữ ký chỉ là một phần của quá trình xác minh.
Người thực hiện công chứng hoặc chứng thực còn kiểm tra giấy tờ tùy thân. Các thông tin cá nhân cũng được xem xét theo quy định.
Nếu có căn cứ cho thấy người ký không phải là người có thông tin trên hồ sơ, việc xử lý sẽ khác.
Vì vậy, chữ ký không giống mẫu cũ không nên được hiểu đơn giản là chữ ký giả.
2. Khi nào chữ ký không khớp có thể ảnh hưởng đến việc công chứng?
2.1. Chữ ký có sự khác biệt rõ rệt
Nếu chữ ký hiện tại khác rất nhiều so với chữ ký trên giấy tờ được cung cấp, người thực hiện có thể cần kiểm tra thêm.
Mục đích là xác định chính xác người đang thực hiện giao dịch. Đây là bước quan trọng để hạn chế rủi ro giả mạo.
Người yêu cầu có thể được đề nghị cung cấp thêm giấy tờ. Trong một số trường hợp, cần giải thích về sự thay đổi chữ ký.
Việc kiểm tra thêm không đồng nghĩa với việc hồ sơ chắc chắn bị từ chối.
2.2. Người ký không thể giải thích sự khác biệt
Nếu chữ ký có nhiều điểm khác nhau, người ký nên chủ động trao đổi với người tiếp nhận hồ sơ.
Thông tin về quá trình thay đổi chữ ký có thể giúp việc xác minh thuận lợi hơn.
Tuy nhiên, người dân không nên tự tạo thêm giấy tờ để chứng minh chữ ký. Chỉ nên cung cấp tài liệu phù hợp theo yêu cầu của người có thẩm quyền.
Nếu cần xác minh thêm, người thực hiện công chứng sẽ hướng dẫn cách xử lý.
2.3. Có nghi ngờ về người thực hiện giao dịch
Trường hợp đáng lưu ý hơn là khi có dấu hiệu nghi ngờ người ký không phải chủ thể thực tế.
Ví dụ, giấy tờ tùy thân và thông tin cung cấp có sự bất thường. Chữ ký cũng có thể khác biệt đáng kể.
Khi đó, việc kiểm tra danh tính cần được thực hiện cẩn thận. Người yêu cầu không nên tìm cách ký lại nhiều lần để làm cho chữ ký giống mẫu cũ.
Mục tiêu của việc kiểm tra là xác định đúng người. Đây không phải cuộc kiểm tra nhằm buộc chữ ký phải giống tuyệt đối.
2.4. Hồ sơ có nhiều chữ ký khác nhau
Một bộ hồ sơ có thể chứa nhiều tài liệu. Chữ ký của cùng một người trên các tài liệu này đôi khi không hoàn toàn giống nhau.
Nếu sự khác biệt không quá lớn, người thực hiện có thể tiếp tục kiểm tra các thông tin khác.
Nếu sự khác biệt đáng kể, hồ sơ có thể cần được làm rõ. Người dân nên phối hợp và cung cấp thông tin trung thực.
Không nên tự ý sửa hoặc thay thế tài liệu trong hồ sơ.
>>> Xem thêm: Khi không thể trực tiếp có mặt, công chứng ủy quyền có thể trở thành giải pháp phù hợp
3. Cách xử lý khi chữ ký tại VPCC không khớp mẫu đã đăng ký
3.1. Bình tĩnh trao đổi với công chứng viên
Khi phát hiện chữ ký không giống mẫu cũ, người dân nên trao đổi trực tiếp.
Công chứng viên có thể giải thích nguyên nhân cần kiểm tra thêm. Người yêu cầu cũng có thể cung cấp thông tin về chữ ký của mình.
Không nên tự ý rời khỏi nơi thực hiện chỉ vì chữ ký có sự khác biệt.
Trao đổi rõ ràng giúp hai bên xác định đúng vấn đề. Từ đó, hồ sơ có thể được xử lý theo hướng phù hợp.
3.2. Xuất trình giấy tờ tùy thân theo yêu cầu
Giấy tờ tùy thân là căn cứ quan trọng để xác định người tham gia giao dịch.
Người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ còn giá trị theo quy định. Thông tin trên giấy tờ cần phù hợp với hồ sơ đang thực hiện.
Nếu có giấy tờ khác liên quan đến nhân thân, người dân có thể trao đổi với công chứng viên.
Không nên sử dụng giấy tờ không rõ nguồn gốc để giải thích sự khác biệt về chữ ký.
3.3. Cung cấp tài liệu có chữ ký trước đây nếu được yêu cầu
Trong một số trường hợp, tài liệu có chữ ký cũ có thể hỗ trợ quá trình xác minh.
Đó có thể là hợp đồng, hồ sơ giao dịch hoặc giấy tờ khác có chữ ký của chính người liên quan.
Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng cần cung cấp tài liệu cũ. Người dân chỉ nên chuẩn bị khi được yêu cầu hoặc khi tài liệu thực sự cần thiết.
Việc cung cấp tài liệu cần bảo đảm thông tin là chính xác. Không nên chỉnh sửa hoặc tác động vào nội dung giấy tờ.
3.4. Thực hiện ký lại theo hướng dẫn
Nếu người thực hiện công chứng yêu cầu ký lại, người dân cần thực hiện theo hướng dẫn.
Mục đích có thể là kiểm tra lại chữ ký hoặc hoàn thiện hồ sơ. Người ký nên ký tự nhiên và đúng chữ ký mình đang sử dụng.
Không nên cố tình bắt chước chữ ký cũ. Việc này có thể khiến quá trình xác minh trở nên khó khăn hơn.
Nếu chữ ký đã thay đổi theo thời gian, người dân nên thông tin rõ về điều này.
3.5. Làm rõ trường hợp thay đổi chữ ký
Nếu người dân đã thay đổi chữ ký, cần chủ động thông báo khi được hỏi.
Có thể giải thích rằng chữ ký hiện tại khác với chữ ký trên tài liệu trước đây.
Trong trường hợp cần thêm căn cứ, công chứng viên sẽ xem xét hồ sơ và hướng dẫn cách xử lý.
Người dân không nên tự suy đoán rằng mình phải đăng ký lại toàn bộ giấy tờ chỉ vì chữ ký thay đổi.
4. Những lưu ý để hạn chế tình trạng chữ ký không khớp khi công chứng
4.1. Sử dụng một mẫu chữ ký ổn định
Mỗi người nên duy trì một mẫu chữ ký tương đối ổn định. Điều này giúp thuận tiện khi thực hiện các giao dịch.
Chữ ký không cần giống tuyệt đối trong mọi lần ký. Tuy nhiên, việc thay đổi quá nhiều có thể gây khó khăn khi xác minh.
Đặc biệt, những giao dịch quan trọng nên sử dụng chữ ký quen thuộc. Người ký cũng nên tránh thay đổi cách ký ngay trước khi thực hiện giao dịch.
4.2. Kiểm tra chữ ký trên giấy tờ trước khi nộp
Trước khi đến văn phòng công chứng, người dân nên kiểm tra lại hồ sơ.
Hãy đối chiếu các tài liệu có chữ ký của mình. Nếu phát hiện chữ ký giữa các giấy tờ có sự khác biệt lớn, nên trao đổi trước.
Việc kiểm tra sớm giúp công chứng viên có thêm thông tin khi cần xác minh.
Đồng thời, người dân cũng hạn chế được tình trạng phải sửa lại hồ sơ nhiều lần.
4.3. Không cố tình ký giống chữ ký của người khác
Chữ ký là dấu hiệu quan trọng gắn với cá nhân trong nhiều giao dịch.
Người dân không nên bắt chước chữ ký của người khác. Cũng không nên nhờ người khác ký thay nếu pháp luật hoặc thủ tục không cho phép.
Nếu không thể trực tiếp ký, cần hỏi công chứng viên về phương án phù hợp.
Việc tự ý ký thay có thể làm phát sinh vấn đề pháp lý.
4.4. Không ký trước vào hồ sơ khi chưa được hướng dẫn
Một số người có thói quen ký sẵn vào giấy tờ để tiết kiệm thời gian.
Tuy nhiên, cách làm này không phải lúc nào cũng phù hợp. Đối với một số thủ tục, người ký cần thực hiện việc ký trước mặt công chứng viên.
Do đó, người dân nên chờ hướng dẫn trước khi ký. Điều này cũng giúp hạn chế việc ký nhầm hoặc ký vào văn bản chưa hoàn thiện.
4.5. Chủ động thông báo nếu chữ ký đã thay đổi
Nếu chữ ký hiện tại khác chữ ký cũ, người dân nên chủ động thông báo.
Thông tin này giúp công chứng viên hiểu rõ hơn về hồ sơ. Quá trình xác minh danh tính cũng có thể được thực hiện thuận lợi hơn.
Nếu giao dịch có giá trị lớn hoặc hồ sơ phức tạp, nên trao đổi trước với văn phòng công chứng.
Việc chuẩn bị kỹ từ đầu luôn thuận lợi hơn so với xử lý vấn đề sau khi hồ sơ đã phát sinh vướng mắc.
>>> Xem thêm: Bạn muốn biết hồ sơ nào cần mang theo khi công chứng mua bán nhà đất?
Kết luận
Không khớp chữ ký khi chứng thực không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc giấy tờ không hợp lệ. Chữ ký có thể thay đổi theo thời gian hoặc khác nhau do điều kiện thực hiện.
Khi phát hiện sự khác biệt, người dân nên bình tĩnh trao đổi với công chứng viên. Đồng thời, cần xuất trình giấy tờ tùy thân và cung cấp thông tin liên quan khi được yêu cầu.
Không nên tự ý bắt chước chữ ký cũ. Cũng không nên nhờ người khác ký thay hoặc sửa chữa hồ sơ để làm cho chữ ký giống nhau.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, chữ ký hoặc thủ tục công chứng, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Địa chỉ, thời gian làm việc và dịch vụ là những điều nên kiểm tra khi chọn văn phòng công chứng
>>> Xem thêm: Nếu chưa từng làm hồ sơ quốc tế, bạn nên tìm hiểu kỹ về công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com