Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuRủi ro nhờ chứng thực chữ ký là vấn đề người dân cần lưu ý khi không thể trực tiếp thực hiện thủ tục. Nhiều người cho rằng chỉ cần đưa giấy tờ cho người quen là có thể nhờ đi làm thay. Tuy nhiên, cách làm này không phải lúc nào cũng phù hợp với quy định.
Chứng thực chữ ký gắn trực tiếp với người ký trên văn bản. Người yêu cầu chứng thực cần thực hiện đúng các bước theo quy định. Việc nhờ người khác thực hiện thay có thể khiến hồ sơ không được tiếp nhận.
Không chỉ vậy, người dân còn có thể gặp vấn đề nếu giao giấy tờ cho người không đáng tin cậy. Thông tin cá nhân cũng có nguy cơ bị sử dụng sai mục đích. Những rủi ro này càng đáng lưu ý với giấy tờ liên quan đến tài sản hoặc giao dịch dân sự.
Vậy nhờ người khác đi chứng thực chữ ký có được không? Những tác hại nào có thể xảy ra? Người dân nên xử lý thế nào khi không thể trực tiếp thực hiện? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
>>> Xem thêm: 3 góc khuất trong chứng thực chữ ký ít người biết đến
1. Vì sao chứng thực chữ ký cần người yêu cầu trực tiếp thực hiện?
1.1. Chứng thực chữ ký gắn với người ký
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu chứng thực. Vì vậy, danh tính của người ký là yếu tố quan trọng trong thủ tục.
Người thực hiện chứng thực cần kiểm tra người yêu cầu. Việc kiểm tra giúp xác định đúng chủ thể thực hiện thủ tục.
Do đó, chứng thực chữ ký không đơn thuần là việc xác nhận một nét chữ. Thủ tục còn liên quan đến danh tính và trách nhiệm của người ký.
1.2. Người yêu cầu phải tuân thủ quy trình chứng thực
Khi thực hiện chứng thực chữ ký, người dân cần xuất trình giấy tờ theo quy định. Trong trường hợp ký trực tiếp tại nơi chứng thực, người yêu cầu phải thực hiện việc ký theo hướng dẫn.
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra các điều kiện cần thiết. Sau đó, việc chứng thực mới được tiến hành.
Nếu một người khác tự mang giấy tờ đi làm thay, thủ tục có thể không được thực hiện. Người dân không nên tự suy đoán rằng mọi trường hợp đều có thể nhờ người khác làm thay.
1.3. Trách nhiệm vẫn thuộc về người đứng tên và người ký
Nội dung văn bản thuộc trách nhiệm của người lập hoặc người ký. Việc nhờ người khác hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ không làm thay đổi trách nhiệm này.
Nếu văn bản có thông tin sai, người ký vẫn có thể phải chịu trách nhiệm. Vì vậy, người dân cần trực tiếp kiểm tra nội dung trước khi ký.
Đặc biệt, không nên giao giấy tờ cho người khác ký thay. Cách làm này có thể tạo ra nhiều vấn đề pháp lý về sau.
2. Những rủi ro khi nhờ người khác đi làm thủ tục chứng thực chữ ký
2.1. Hồ sơ có thể bị từ chối tiếp nhận
Rủi ro đầu tiên là hồ sơ không được giải quyết. Người thực hiện chứng thực có thể yêu cầu chính người có chữ ký đến làm thủ tục.
Điều này có thể khiến người dân mất thêm thời gian. Hồ sơ cũng có thể phải chuẩn bị lại từ đầu.
Nếu đang cần giấy tờ gấp, việc phải đi lại nhiều lần sẽ gây không ít bất tiện. Vì vậy, nên hỏi trước về yêu cầu trực tiếp của thủ tục.
2.2. Nguy cơ bị sử dụng chữ ký sai mục đích
Chữ ký là thông tin gắn với trách nhiệm của mỗi cá nhân. Việc giao văn bản đã ký cho người khác có thể tạo ra nguy cơ ngoài dự kiến.
Nếu giấy tờ chưa hoàn thiện, người nhận có thể tiếp tục bổ sung nội dung. Điều này đặc biệt đáng lưu ý với các văn bản liên quan đến tiền hoặc tài sản.
Người dân không nên ký vào giấy tờ còn bỏ trống. Cũng không nên giao bản đã ký cho người khác nếu không thực sự cần thiết.
2.3. Giấy tờ cá nhân có thể bị lộ thông tin
Hồ sơ chứng thực có thể chứa nhiều thông tin cá nhân. Ví dụ như họ tên, số định danh, địa chỉ và thông tin giao dịch.
Nếu giao toàn bộ giấy tờ cho một người không đáng tin cậy, thông tin có thể bị sử dụng sai mục đích.
Rủi ro này không chỉ xuất hiện trong thời gian thực hiện thủ tục. Thông tin đã bị sao chụp còn có thể tiếp tục được lưu giữ.
2.4. Có thể phát sinh tranh chấp về nội dung văn bản
Một văn bản có chữ ký của cá nhân có thể tạo ra trách nhiệm cho người ký. Nếu người khác tự ý thay đổi nội dung, tranh chấp có thể phát sinh.
Người ký có thể gặp khó khăn khi giải thích quá trình lập và sử dụng văn bản. Việc chứng minh nội dung ban đầu cũng có thể trở nên phức tạp.
Do đó, cần kiểm tra văn bản trước khi ký. Sau khi ký, cũng nên giữ lại bản sao và thông tin liên quan.
2.5. Nguy cơ gặp dịch vụ chứng thực không hợp pháp
Một số người tìm đến dịch vụ bên ngoài vì muốn tiết kiệm thời gian. Đây là lúc nguy cơ gặp dịch vụ không hợp pháp có thể tăng lên.
Những lời quảng cáo như “không cần có mặt” hoặc “ký trước rồi làm chứng thực” cần được kiểm tra kỹ.
Người dân không nên đánh đổi tính hợp pháp của hồ sơ để lấy sự thuận tiện. Nếu có nghi ngờ, nên liên hệ nơi có thẩm quyền để xác minh.
>>> Xem thêm: Tiến độ xử lý hồ sơ phụ thuộc nhiều yếu tố, nhưng bạn vẫn có thể chủ động tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh
3. Những trường hợp dễ phát sinh rủi ro khi nhờ người khác
3.1. Nhờ người quen mang văn bản đã ký đi chứng thực
Đây là trường hợp khá phổ biến trong thực tế. Người dân ký sẵn văn bản rồi nhờ người quen mang đi thực hiện thủ tục.
Tuy nhiên, việc chứng thực chữ ký có yêu cầu riêng về người ký. Vì vậy, người dân cần hỏi trước xem thủ tục có cho phép cách làm này hay không.
Không nên mặc định rằng người quen có thể thay mình hoàn thành mọi bước. Mỗi loại thủ tục có yêu cầu khác nhau.
3.2. Nhờ dịch vụ nhận hồ sơ và xử lý từ xa
Một số dịch vụ quảng cáo khả năng nhận giấy tờ tại nhà. Họ có thể cam kết hoàn thành thủ tục mà khách hàng không cần trực tiếp đến nơi chứng thực.
Hình thức này có thể thuận tiện trong một số trường hợp hỗ trợ hồ sơ. Tuy nhiên, người dân cần phân biệt giữa hỗ trợ chuẩn bị giấy tờ và thực hiện thay thủ tục chứng thực chữ ký.
Nếu dịch vụ yêu cầu ký sẵn rồi tự mang đi chứng thực, người dân nên đặc biệt thận trọng. Cần xác minh rõ quy trình trước khi giao giấy tờ.
3.3. Nhờ người khác ký thay vì người đứng tên
Đây là trường hợp tiềm ẩn nhiều rủi ro. Chữ ký của người khác không thể mặc nhiên được xem là chữ ký của người đứng tên.
Nếu văn bản yêu cầu chính cá nhân ký và chứng thực chữ ký, việc nhờ người khác ký thay có thể khiến hồ sơ không hợp lệ.
Người dân không nên sử dụng cách này để đối phó với yêu cầu của thủ tục. Nếu có lý do đặc biệt, cần hỏi cơ quan có thẩm quyền về phương án phù hợp.
3.4. Nhờ người khác chuẩn bị văn bản nhưng không kiểm tra lại
Nhờ người khác hỗ trợ soạn thảo văn bản có thể giúp tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, người ký vẫn cần tự kiểm tra nội dung.
Các thông tin về họ tên, số định danh, địa chỉ và mục đích sử dụng cần được đối chiếu.
Nếu văn bản liên quan đến quyền lợi hoặc nghĩa vụ tài sản, việc kiểm tra càng quan trọng. Không nên ký chỉ vì tin tưởng người chuẩn bị giấy tờ.
3.5. Giao bản chính giấy tờ quan trọng cho người khác
Một số hồ sơ cần xuất trình bản chính để đối chiếu. Người dân có thể phải mang bản chính đến nơi thực hiện.
Nếu không thể trực tiếp đi, không nên tùy tiện giao bản chính cho người khác. Trước tiên, cần hỏi rõ thủ tục có cho phép người khác hỗ trợ hay không.
Đối với giấy tờ quan trọng, nên hạn chế việc giao bản chính khi không thực sự cần thiết. Sau khi nhận lại giấy tờ, cần kiểm tra đầy đủ.
4. Cách hạn chế rủi ro khi thực hiện chứng thực chữ ký
4.1. Chủ động hỏi nơi thực hiện trước khi đi
Nếu chưa rõ thủ tục, người dân nên liên hệ nơi có thẩm quyền. Có thể hỏi về thành phần hồ sơ và yêu cầu đối với người ký.
Việc hỏi trước giúp xác định chính xác các bước cần thực hiện. Người dân cũng tránh được việc đi lại nhiều lần.
Nếu có hoàn cảnh đặc biệt, hãy trình bày rõ ngay từ đầu. Cơ quan hoặc người có thẩm quyền có thể hướng dẫn phương án phù hợp theo quy định.
4.2. Không ký khống vào văn bản
Người dân không nên ký vào giấy tờ còn bỏ trống nội dung. Đây là nguyên tắc quan trọng khi xử lý các giấy tờ có chữ ký cá nhân.
Trước khi ký, cần kiểm tra toàn bộ văn bản. Các thông tin quan trọng phải được điền đầy đủ.
Sau khi ký, nên giữ một bản để đối chiếu. Nếu có thay đổi bất thường, bản lưu sẽ giúp xác định nội dung ban đầu.
4.3. Chỉ giao giấy tờ cho người thực sự cần thiết
Trong trường hợp phải nhờ người khác hỗ trợ, cần xác định rõ họ được giao thực hiện công việc gì.
Không nên cung cấp nhiều giấy tờ hơn mức cần thiết. Đặc biệt, cần hạn chế việc gửi ảnh CCCD hoặc giấy tờ tài sản cho tài khoản không xác định.
Nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ hồ sơ, nên kiểm tra thông tin của đơn vị cung cấp. Đồng thời, cần hỏi rõ cách quản lý và hoàn trả giấy tờ.
4.4. Kiểm tra văn bản ngay sau khi nhận
Sau khi hoàn tất thủ tục, người dân cần kiểm tra lại giấy tờ. Nội dung văn bản và thông tin chứng thực cần được xem xét cẩn thận.
Nếu phát hiện sai thông tin, nên trao đổi ngay với người thực hiện. Không nên tự ý sửa chữa trên văn bản đã chứng thực.
Việc kiểm tra ngay giúp phát hiện vấn đề sớm. Đây cũng là cách hạn chế việc phải xử lý lại hồ sơ.
4.5. Lựa chọn nơi thực hiện minh bạch
Người dân nên ưu tiên nơi có thông tin rõ ràng về địa điểm và hoạt động. Quy trình thực hiện cũng cần được giải thích cụ thể.
Không nên lựa chọn chỉ vì quảng cáo giá rẻ hoặc thời gian xử lý quá nhanh. Đặc biệt, cần thận trọng với lời cam kết không cần người ký có mặt.
Nếu cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, nên trao đổi trực tiếp với đơn vị có chuyên môn. Điều này giúp giảm nguy cơ sử dụng sai thủ tục.
>>> Xem thêm: Bạn đang ở nước ngoài hoặc không thể trực tiếp xử lý công việc? Hãy tham khảo công chứng ủy quyền
Kết luận
Rủi ro nhờ chứng thực chữ ký có thể xuất hiện từ việc hồ sơ bị từ chối, lộ thông tin cá nhân đến nguy cơ phát sinh tranh chấp về nội dung văn bản. Đặc biệt, việc ký khống hoặc giao giấy tờ cho người khác xử lý không đúng quy trình có thể gây hậu quả khó lường.
Người dân nên phân biệt việc nhờ hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ với việc nhờ người khác thực hiện thay thủ tục chứng thực chữ ký. Khi có nhu cầu, cần hỏi trước nơi có thẩm quyền và thực hiện đúng yêu cầu đối với người ký. Đồng thời, nên kiểm tra kỹ văn bản trước khi ký và bảo quản giấy tờ cá nhân cẩn thận.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, quy trình chứng thực chữ ký hoặc cách chuẩn bị giấy tờ phù hợp, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Người mua cần lưu ý gì, người bán cần chuẩn bị gì khi công chứng mua bán nhà đất?
>>> Xem thêm: Muốn công chứng nhanh, rõ ràng và đúng quy định? Hãy tìm hiểu văn phòng công chứng phù hợp
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com