Sao y bản chính Giấy mời, Giấy triệu tập của Tòa án và Công an

Khi nhận được Giấy mời hoặc Giấy triệu tập từ Tòa án, Cơ quan Công an, nhiều người cần sao y để lưu trữ hoặc cung cấp cho cơ quan liên quan. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ điều kiện và thủ tục thực hiện.

Vậy sao y giấy triệu tập công an có được thực hiện tại Văn phòng công chứng không? Giấy mời, Giấy triệu tập của Tòa án có được chứng thực bản sao không? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật, cách thực hiện và những vấn đề cần lưu ý. Qua đó, bạn có thể chủ động chuẩn bị hồ sơ, tránh mất thời gian khi đi sao y.

>>> Xem thêm: Sao y bản chính Giấy chứng nhận sở hữu cổ phiếu, Trái phiếu

1. Giấy mời, Giấy triệu tập của Tòa án và Công an có được sao y bản chính không?

1.1. Phân biệt Giấy mời và Giấy triệu tập

Giấy mời và Giấy triệu tập đều là văn bản được sử dụng trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, hai loại giấy tờ này có mục đích và tính chất khác nhau.

Giấy mời thường được sử dụng để đề nghị cá nhân đến làm việc, trao đổi hoặc cung cấp thông tin. Văn bản có thể do Tòa án hoặc Cơ quan Công an phát hành.

Giấy mời thường ghi rõ các thông tin:

Họ tên người được mời.
Thời gian và địa điểm làm việc.
Nội dung hoặc lý do mời.
Cơ quan, đơn vị phát hành.
Người ký và dấu của cơ quan (nếu có).

Giấy triệu tập là văn bản tố tụng được sử dụng trong những trường hợp pháp luật quy định. Văn bản yêu cầu người có liên quan có mặt theo thời gian, địa điểm cụ thể.

Tùy từng hoạt động tố tụng, người nhận giấy triệu tập có thể là:

Bị can, bị cáo.
Người làm chứng.
Người bị hại.
Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.
Đương sự trong vụ án dân sự.
Những người tham gia tố tụng khác.

Giấy triệu tập thường thể hiện rõ tư cách tham gia tố tụng và trách nhiệm có mặt. Người nhận cần đọc kỹ nội dung để thực hiện đúng yêu cầu.

1.2. Có được sao y bản chính Giấy mời, Giấy triệu tập không?

Về nguyên tắc, Giấy mời và Giấy triệu tập có thể được chứng thực bản sao từ bản chính. Điều kiện quan trọng là văn bản phải đáp ứng quy định pháp luật về chứng thực.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao phù hợp với bản chính.

Vì vậy, người dân có thể yêu cầu sao y những giấy tờ này khi:

Xuất trình được bản chính hợp lệ.
Văn bản có nội dung rõ ràng, đầy đủ.
Giấy tờ không bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái quy định.
Văn bản không thuộc trường hợp bị cấm sao chụp.
Nội dung không thuộc trường hợp pháp luật không cho phép chứng thực.

Đặc biệt, giấy tờ có đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp không được sử dụng làm căn cứ chứng thực bản sao.

Đối với Giấy mời, Giấy triệu tập có nội dung liên quan đến hoạt động điều tra, xác minh, người yêu cầu cần kiểm tra kỹ các chỉ dẫn về bảo mật. Không nên tự ý sao chụp nếu văn bản có yêu cầu hạn chế.

1.3. Giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực

Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Điều này được quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Tuy nhiên, cần hiểu đúng phạm vi xác nhận của việc chứng thực. Cơ quan chứng thực chỉ xác nhận bản sao đúng với bản chính được xuất trình.

Việc chứng thực không đồng nghĩa với:

Xác nhận nội dung giấy mời hoặc giấy triệu tập là đúng sự thật.
Xác nhận người nhận đã thực hiện nghĩa vụ có mặt.
Xác nhận tư cách tố tụng của người được triệu tập.
Xác nhận tính hợp pháp của toàn bộ hoạt động tố tụng.
Thay thế việc xác minh văn bản với cơ quan ban hành.

Do đó, bản sao chứng thực chỉ chứng minh sự phù hợp giữa bản sao và bản chính. Người sử dụng cần căn cứ vào mục đích nộp hồ sơ để lựa chọn giấy tờ phù hợp.

2. Địa điểm và thẩm quyền sao y Giấy mời, Giấy triệu tập

2.1. Có thể sao y tại Văn phòng công chứng không?

Câu trả lời là có, nếu tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng điều kiện thực hiện chứng thực theo pháp luật.

Theo Luật Công chứng năm 2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, công chứng viên được thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định pháp luật về chứng thực.

Vì vậy, người dân có thể liên hệ Văn phòng công chứng để yêu cầu chứng thực bản sao Giấy mời hoặc Giấy triệu tập.

Tuy nhiên, việc tiếp nhận còn phụ thuộc vào tình trạng thực tế của bản chính và các điều kiện pháp luật. Công chứng viên có quyền từ chối nếu giấy tờ không đủ điều kiện chứng thực.

Đây là lựa chọn thuận tiện cho người cần sao y hồ sơ nhanh chóng. Đặc biệt, người dân có thể kết hợp chứng thực nhiều loại giấy tờ trong cùng một lần giao dịch.

2.2. Những cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực

Ngoài Văn phòng công chứng, người dân có thể thực hiện chứng thực bản sao tại các cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Các địa điểm thường được lựa chọn gồm:

Ủy ban nhân dân cấp xã: Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo thẩm quyền.
Văn phòng công chứng: Công chứng viên thực hiện chứng thực bản sao theo quy định.
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Thực hiện chứng thực trong phạm vi thẩm quyền được giao.

Từ ngày 01/7/2025, việc phân định thẩm quyền chứng thực tại địa phương được điều chỉnh theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

Do đó, người dân nên liên hệ UBND cấp xã hoặc Văn phòng công chứng để được hướng dẫn địa điểm thực hiện phù hợp.

2.3. Nên sao y tại cơ quan Công an hoặc Tòa án đã phát hành giấy tờ không?

Trong một số trường hợp, người dân có thể liên hệ trực tiếp cơ quan phát hành để hỏi về việc cấp bản sao hoặc xác nhận văn bản.

Tuy nhiên, cần phân biệt hai thủ tục:

Chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Cấp bản sao hoặc xác nhận văn bản theo quy trình riêng của cơ quan ban hành.

Hai thủ tục này không hoàn toàn giống nhau.

Nếu cần bản sao chứng thực để nộp cho một cơ quan khác, người dân có thể lựa chọn tổ chức có thẩm quyền chứng thực.

Nếu làm mất Giấy triệu tập hoặc Giấy mời, người dân nên liên hệ đơn vị phát hành để được hướng dẫn. Không nên tự lập lại hoặc chỉnh sửa văn bản đã mất.

>>> Xem thêm: Từ bằng cấp đến giấy tờ cá nhân, nhu cầu chứng thực luôn xuất hiện trong nhiều tình huống đời sống

3. Hồ sơ, trình tự và chi phí sao y Giấy mời, Giấy triệu tập

3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính tương đối đơn giản. Người yêu cầu cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

Thứ nhất, bản chính Giấy mời hoặc Giấy triệu tập.

Đây là tài liệu quan trọng nhất để cơ quan chứng thực đối chiếu. Người dân nên kiểm tra tình trạng giấy tờ trước khi mang đi.

Thứ hai, bản sao cần chứng thực (nếu đã chuẩn bị).

Người dân có thể tự photocopy văn bản trước. Trường hợp chỉ xuất trình bản chính, cơ quan chứng thực có thể chụp bản chính để thực hiện thủ tục.

Thứ ba, giấy tờ tùy thân khi cần thiết.

Người yêu cầu nên mang theo CCCD để thuận tiện trong quá trình giao dịch. Tuy nhiên, cần phân biệt việc xuất trình giấy tờ tùy thân với thành phần hồ sơ bắt buộc của thủ tục chứng thực bản sao.

Một số lưu ý khi chuẩn bị:

Không sử dụng bản photo làm căn cứ thay cho bản chính.
Không tự ý chỉnh sửa nội dung giấy triệu tập.
Không làm mất các trang hoặc phần phụ lục đi kèm.
Kiểm tra chữ ký, con dấu và thông tin cơ quan phát hành.
Chuẩn bị số lượng bản sao theo nhu cầu sử dụng.

3.2. Trình tự thực hiện chứng thực bản sao

Quy trình sao y thường trải qua các bước cơ bản dưới đây.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Người dân mang bản chính Giấy mời hoặc Giấy triệu tập đến cơ quan có thẩm quyền.

Tại đây, người yêu cầu nêu rõ số lượng bản sao cần chứng thực. Nhân viên tiếp nhận sẽ hướng dẫn thủ tục tương ứng.

Bước 2: Kiểm tra bản chính

Người thực hiện chứng thực kiểm tra tình trạng và nội dung văn bản.

Một số nội dung cần đối chiếu gồm:

Tên cơ quan ban hành.
Họ tên người được mời hoặc triệu tập.
Số hiệu và ngày ban hành.
Nội dung yêu cầu làm việc.
Chữ ký, con dấu và các thông tin liên quan.

Nếu phát hiện dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa hoặc thuộc trường hợp không được chứng thực, cơ quan có thẩm quyền sẽ từ chối.

Bước 3: Đối chiếu bản sao với bản chính

Nếu giấy tờ đủ điều kiện, người thực hiện chứng thực tiến hành đối chiếu.

Bản sao phải thể hiện đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính. Những trang có nội dung cần sao chụp phải được thể hiện rõ ràng.

Bước 4: Ghi lời chứng và hoàn tất thủ tục

Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng theo mẫu quy định. Sau đó, người có thẩm quyền ký và đóng dấu.

Đối với bản sao từ hai trang trở lên, lời chứng được ghi tại trang cuối. Nếu bản sao gồm nhiều tờ, các tờ phải được đóng dấu giáp lai theo quy định.

Bước 5: Nhận bản sao đã chứng thực

Người yêu cầu kiểm tra lại số lượng và nội dung bản sao.

Cần bảo đảm bản sao không bị thiếu trang hoặc sai lệch thông tin. Sau đó, người dân thanh toán chi phí và nhận kết quả.

3.3. Thời gian giải quyết mất bao lâu?

Theo quy định về chứng thực, thời hạn giải quyết thông thường được thực hiện trong ngày tiếp nhận yêu cầu.

Nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ, việc chứng thực có thể được giải quyết trong ngày làm việc tiếp theo.

Một số trường hợp được phép kéo dài thời gian theo quy định. Chẳng hạn, hồ sơ có nhiều loại giấy tờ hoặc số lượng bản sao lớn.

Đối với Giấy mời, Giấy triệu tập thông thường, nội dung tương đối ngắn. Vì vậy, việc đối chiếu thường không mất nhiều thời gian.

Tuy nhiên, thời gian thực tế còn phụ thuộc vào lượng hồ sơ tại nơi tiếp nhận. Người dân nên liên hệ trước nếu cần kết quả gấp.

3.4. Chi phí sao y Giấy mời, Giấy triệu tập

Chi phí chứng thực bản sao được thực hiện theo biểu phí hiện hành.

Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức phí chứng thực bản sao từ bản chính được tính theo số trang. Mức phí cơ bản là:

2.000 đồng/trang đối với hai trang đầu.
1.000 đồng/trang từ trang thứ ba trở đi.
Mức thu tối đa 200.000 đồng/bản.

Mức phí trên áp dụng theo quy định về phí chứng thực. Người dân nên hỏi nơi tiếp nhận về khoản thu thực tế trước khi thực hiện.

Ngoài ra, nếu có nhu cầu photocopy, in ấn hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ khác, có thể phát sinh chi phí tương ứng.

3.5. Những trường hợp bị từ chối chứng thực bản sao

Không phải mọi bản chính đều đủ điều kiện để sao y. Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, một số trường hợp không được chứng thực gồm:

Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm hoặc bớt nội dung không hợp lệ.
Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
Văn bản đóng dấu mật của cơ quan có thẩm quyền.
Văn bản ghi rõ không được sao chụp.
Giấy tờ có nội dung trái pháp luật hoặc đạo đức xã hội.
Giấy tờ do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận hợp lệ.

Đối với Giấy triệu tập của Tòa án hoặc Công an, cần đặc biệt chú ý dấu mật và yêu cầu hạn chế sao chụp.

Nếu không đủ điều kiện, người dân nên liên hệ cơ quan ban hành để được hướng dẫn. Không nên tự ý sao chụp trái với yêu cầu bảo mật.

4. Những lưu ý quan trọng khi sao y Giấy mời, Giấy triệu tập của Tòa án và Công an

4.1. Không nhầm lẫn giữa chứng thực bản sao và xác nhận nội dung

Đây là vấn đề nhiều người dễ hiểu chưa chính xác.

Khi chứng thực bản sao, cơ quan có thẩm quyền chỉ xác nhận bản sao phù hợp với bản chính. Việc này không xác nhận tính đúng sai của nội dung văn bản.

Ví dụ, một người được triệu tập với tư cách người làm chứng. Bản sao chứng thực chỉ xác nhận nội dung bản sao giống giấy triệu tập gốc.

Bản sao đó không chứng minh người được triệu tập đã đến làm việc. Nó cũng không thay thế biên bản làm việc hoặc tài liệu tố tụng khác.

4.2. Không tự ý chỉnh sửa hoặc làm sai lệch giấy triệu tập

Giấy triệu tập là văn bản có liên quan đến hoạt động tố tụng. Vì vậy, người nhận cần bảo quản và sử dụng đúng mục đích.

Không nên tự ý:

Thay đổi thời gian làm việc.
Chỉnh sửa họ tên người được triệu tập.
Xóa bỏ nội dung trong giấy.
Cắt ghép hoặc thêm thông tin vào văn bản.
Sử dụng bản sao sai lệch với bản chính.

Những hành vi này có thể dẫn đến hậu quả pháp lý tùy tính chất và mức độ vi phạm.

Nếu phát hiện thông tin không chính xác, người nhận nên liên hệ cơ quan phát hành. Việc điều chỉnh cần được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền.

4.3. Xác định rõ mục đích sử dụng bản sao

Trước khi yêu cầu chứng thực, người dân nên xác định nơi tiếp nhận và mục đích sử dụng.

Chẳng hạn:

Nộp hồ sơ cho cơ quan hành chính.
Cung cấp tài liệu trong một vụ việc dân sự.
Lưu trữ hồ sơ cá nhân.
Gửi tài liệu cho cơ quan, tổ chức liên quan.
Bổ sung tài liệu theo yêu cầu của cơ quan giải quyết vụ việc.

Trong một số trường hợp, cơ quan tiếp nhận có thể chỉ cần bản photocopy thông thường. Người dân không nhất thiết phải chứng thực nếu pháp luật hoặc yêu cầu hồ sơ không bắt buộc.

Theo quy định về tiếp nhận bản sao, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao theo quy định. Trường hợp cần đối chiếu, họ có thể yêu cầu xuất trình bản chính.

Vì vậy, nên hỏi trước về yêu cầu hồ sơ để tránh phát sinh thủ tục không cần thiết.

4.4. Bảo quản bản chính sau khi sao y

Giấy mời và Giấy triệu tập thường liên quan đến một vụ việc cụ thể. Người nhận nên giữ bản chính cẩn thận.

Một số cách bảo quản đơn giản:

Cất giấy tờ tại nơi khô ráo.
Tránh làm rách hoặc nhòe nội dung.
Không viết thêm thông tin lên văn bản.
Lưu bản điện tử để tiện tra cứu.
Giữ lại bản sao chứng thực khi đã sử dụng.

Nếu giấy tờ bị mất hoặc hư hỏng, người dân nên liên hệ cơ quan phát hành để được hướng dẫn xử lý.

4.5. Lựa chọn địa chỉ chứng thực uy tín, thuận tiện

Việc lựa chọn địa điểm chứng thực phù hợp giúp người dân tiết kiệm thời gian. Đặc biệt, các giấy tờ liên quan đến Tòa án và Công an cần được xử lý cẩn trọng.

Người dân nên ưu tiên địa chỉ có thẩm quyền chứng thực rõ ràng. Đồng thời, cần tìm hiểu thời gian làm việc và chi phí trước khi đến.

Nếu có nhiều loại giấy tờ cần sao y, bạn nên chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu. Điều này giúp hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.

Ngoài ra, hãy trao đổi rõ mục đích sử dụng bản sao với người tiếp nhận. Qua đó, bạn có thể được hướng dẫn đúng loại giấy tờ cần thiết.

>>> Xem thêm: Công việc giấy tờ sẽ bớt áp lực hơn khi bạn tìm được dịch vụ công chứng đáp ứng đúng nhu cầu

Kết luận

Việc sao y Giấy mời, Giấy triệu tập của Tòa án và Công an nhìn chung không quá phức tạp. Tuy nhiên, người dân cần bảo đảm bản chính đáp ứng điều kiện chứng thực. Đặc biệt, cần chú ý những quy định về bảo mật và hạn chế sao chụp.

Nếu đang cần sao y giấy triệu tập công an hoặc chứng thực Giấy mời, Giấy triệu tập của Tòa án, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn thủ tục và hỗ trợ chứng thực bản sao nhanh chóng, thuận tiện theo đúng quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Công chứng giấy tờ tưởng đơn giản nhưng vẫn cần sự chính xác từ văn phòng công chứng có chuyên môn

>>> Xem thêm: Đừng để những vướng mắc về giấy tờ đất đai làm chậm kế hoạch của bạn, hãy tìm hiểu dịch vụ sổ đỏ ngay hôm nay!

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
Xem thêm…

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
Hotline: 0966.22.7979
Email: ccnguyenhue165@gmail.com

Câu hỏi thường gặp