Trong các giao dịch mua bán, chuyển nhượng, tặng cho hoặc thế chấp nhà đất, công chứng là bước pháp lý bắt buộc để bảo đảm hiệu lực của hợp đồng. Tuy nhiên, trên thực tế không ít hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian giải quyết do thiếu hoặc chuẩn bị sai giấy tờ công chứng nhà đất. Việc nắm rõ danh mục giấy tờ cần thiết ngay từ đầu sẽ giúp người dân chủ động, tránh phát sinh chi phí và rủi ro pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ hệ thống đầy đủ những giấy tờ bắt buộc khi đi công chứng nhà đất theo quy định hiện hành.
Giấy tờ công chứng nhà đất là tập hợp các giấy tờ pháp lý mà các bên trong giao dịch phải xuất trình cho tổ chức hành nghề công chứng để công chứng viên kiểm tra điều kiện công chứng, xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng.
Theo “Luật Công chứng 2014” và pháp luật đất đai, việc thiếu hoặc không hợp lệ một trong các giấy tờ này có thể dẫn đến việc công chứng viên từ chối công chứng.
Giấy tờ công chứng nhà đất bắt buộc đối với bên chuyển quyền
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở
Đây là giấy tờ công chứng nhà đất quan trọng nhất, chứng minh quyền hợp pháp của người chuyển nhượng, tặng cho hoặc thế chấp.
Giấy chứng nhận phải:
Là bản chính;
Không bị tẩy xóa, chỉnh sửa trái phép;
Không thuộc trường hợp bị kê biên, tranh chấp theo hồ sơ công chứng.
Giấy tờ nhân thân của người đứng tên sổ đỏ
Theo “Điều 40 Luật Công chứng 2014”, người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ, bao gồm:
Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận thông tin cư trú (trong một số trường hợp).
Các giấy tờ này giúp công chứng viên xác định đúng chủ thể tham gia giao dịch.
Giấy tờ công chứng nhà đất liên quan đến tình trạng hôn nhân
Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận độc thân
Đối với nhà đất là tài sản hình thành trong thời kỳ hôn nhân, giấy tờ công chứng nhà đất bắt buộc phải có giấy đăng ký kết hôn để xác định tài sản chung hay riêng của vợ chồng.
Trường hợp chưa kết hôn hoặc đã ly hôn, cần xuất trình:
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
Hoặc bản án, quyết định ly hôn đã có hiệu lực pháp luật.
Việc thiếu giấy tờ này là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ công chứng nhà đất bị tạm dừng.
Nếu là tài sản chung vợ chồng, cả hai phải cùng ký hợp đồng hoặc có văn bản ủy quyền hợp lệ. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm quyền lợi của các bên liên quan.
Giấy tờ công chứng nhà đất đối với bên nhận chuyển quyền
Giấy tờ nhân thân của bên mua, bên nhận tặng cho
Bên nhận chuyển quyền cũng phải xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ để công chứng viên ghi nhận đầy đủ thông tin chủ thể trong hợp đồng.
Giấy tờ liên quan đến năng lực hành vi dân sự (nếu có)
Trong trường hợp người nhận chuyển quyền là người cao tuổi, người hạn chế năng lực hành vi dân sự, công chứng viên có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ chứng minh năng lực hoặc người đại diện theo pháp luật theo quy định.
>>> Xem thêm: Thủ tục chuyển nhượng đất đai thuận tiện hơn khi códịch vụ sổ đỏ hỗ trợ
Giấy tờ công chứng nhà đất theo từng loại giao dịch
Giấy tờ công chứng nhà đất khi mua bán, chuyển nhượng
Ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ công chứng mua bán nhà đất thường bao gồm:
Dự thảo hợp đồng chuyển nhượng;
Phiếu yêu cầu công chứng theo mẫu của tổ chức hành nghề công chứng.
Giấy tờ công chứng nhà đất khi tặng cho
Đối với hợp đồng tặng cho, cần làm rõ mối quan hệ giữa các bên (cha mẹ – con, vợ chồng, anh chị em…) để xác định nghĩa vụ thuế và lệ phí theo quy định.
Giấy tờ công chứng nhà đất khi thế chấp
Ngoài giấy tờ nhà đất và giấy tờ nhân thân, cần có:
Hợp đồng tín dụng hoặc văn bản xác nhận nhu cầu vay;
Giấy tờ pháp lý của bên nhận thế chấp (ngân hàng, tổ chức tín dụng).
Những trường hợp cần bổ sung giấy tờ công chứng nhà đất
Nhà đất là tài sản thừa kế
Nếu nhà đất có nguồn gốc thừa kế, giấy tờ công chứng nhà đất phải bổ sung:
Văn bản khai nhận hoặc phân chia di sản thừa kế;
Giấy chứng tử;
Giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế.
Nhà đất thuộc đồng sở hữu
Trường hợp sổ đỏ đứng tên nhiều người, tất cả đồng sở hữu phải tham gia ký kết hoặc có văn bản ủy quyền hợp lệ.
Ví dụ minh họa thực tế: Một thửa đất đứng tên “hộ gia đình” khi đi công chứng chuyển nhượng, công chứng viên yêu cầu tất cả thành viên đủ điều kiện theo pháp luật đất đai ký vào hợp đồng, nếu thiếu sẽ không công chứng.
Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị giấy tờ công chứng nhà đất
Nên kiểm tra kỹ thông tin trên sổ đỏ trước khi đi công chứng;
Chuẩn bị đầy đủ bản chính, bản sao theo yêu cầu;
Chủ động trao đổi trước với văn phòng công chứng để được hướng dẫn hồ sơ phù hợp từng trường hợp.
Kết luận
Giấy tờ công chứng nhà đất là căn cứ pháp lý quan trọng để công chứng viên xác nhận tính hợp pháp của giao dịch. Việc chuẩn bị đầy đủ, đúng loại giấy tờ không chỉ giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp về sau. Đối với các giao dịch nhà đất có giá trị lớn, việc hiểu rõ và tuân thủ đúng yêu cầu về giấy tờ công chứng luôn là bước không thể bỏ qua.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
