Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuĐiều cần tránh chứng thực chữ ký là vấn đề người dân nên tìm hiểu trước khi thực hiện thủ tục. Chỉ một sai sót nhỏ về giấy tờ, nội dung văn bản hoặc cách ký cũng có thể khiến hồ sơ phải bổ sung hoặc không được tiếp nhận.
Chứng thực chữ ký không đơn thuần là việc ký tên rồi xin xác nhận. Người yêu cầu phải đáp ứng các điều kiện theo quy định. Văn bản cũng phải phù hợp với hình thức chứng thực được yêu cầu.
Đặc biệt, người dân không nên nhầm lẫn giữa chứng thực chữ ký với việc xác nhận tính đúng đắn của toàn bộ nội dung văn bản. Khi ký, người yêu cầu vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung do mình thể hiện.
Vậy khi làm thủ tục chứng thực chữ ký cần tránh những gì? Có được ký trước rồi mới mang văn bản đi chứng thực không? Có nên để trống nội dung hoặc nhờ người khác ký thay? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn nhận diện những sai sót thường gặp và chủ động phòng tránh.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên đơn xin cấp phép mở đường ngang qua đường sắt
1. Những sai sót cần tránh trước khi làm thủ tục chứng thực chữ ký
1.1. Không kiểm tra giấy tờ tùy thân trước khi đi chứng thực
Giấy tờ xác định nhân thân là một trong những thành phần quan trọng khi thực hiện chứng thực chữ ký.
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ còn giá trị sử dụng. Thông tin trên giấy tờ cũng cần phù hợp với thông tin của người ký.
Nếu giấy tờ hết hạn, bị hư hỏng hoặc thông tin không rõ ràng, việc thực hiện thủ tục có thể gặp khó khăn.
Do đó, nên kiểm tra giấy tờ trước khi đến nơi chứng thực. Việc này giúp hạn chế trường hợp phải quay lại để bổ sung.
1.2. Không đọc kỹ văn bản trước khi ký
Người ký không nên xem nhẹ nội dung của văn bản cần chứng thực.
Chứng thực chữ ký không có nghĩa là cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm thay cho người ký về toàn bộ nội dung. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm đối với thông tin và cam kết do mình đưa ra.
Vì vậy, cần đọc kỹ từng nội dung trước khi ký. Đặc biệt chú ý các phần liên quan đến quyền, nghĩa vụ, tài sản hoặc trách nhiệm tài chính.
Nếu văn bản có nội dung chưa rõ, nên hỏi lại trước khi thực hiện.
1.3. Không xác định đúng loại thủ tục cần thực hiện
Không phải văn bản nào có chữ ký cũng được giải quyết theo thủ tục chứng thực chữ ký.
Trong thực tế, người dân có thể nhầm lẫn giữa chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công chứng.
Mỗi thủ tục có phạm vi và yêu cầu riêng. Việc lựa chọn sai hình thức có thể khiến hồ sơ không đạt yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Do đó, cần xác định mục đích sử dụng văn bản trước khi yêu cầu chứng thực.
1.4. Không kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ
Một văn bản được chứng thực chữ ký chưa chắc đã đáp ứng toàn bộ yêu cầu của hồ sơ.
Cơ quan, tổ chức tiếp nhận có thể có yêu cầu riêng về bản gốc, bản dịch hoặc hình thức xác nhận.
Ví dụ, một số hồ sơ có yếu tố nước ngoài có thể cần thêm bản dịch hoặc thủ tục khác.
Vì vậy, nên hỏi rõ nơi tiếp nhận trước khi thực hiện. Điều này giúp tránh tình trạng đã chứng thực nhưng vẫn phải làm lại hồ sơ.
2. Những hành vi cần tránh khi thực hiện chứng thực chữ ký
2.1. Tuyệt đối không ký sẵn nếu được yêu cầu ký trước mặt người chứng thực
Một trong những lỗi người dân dễ mắc phải là ký vào văn bản tại nhà rồi mới mang đến yêu cầu chứng thực.
Đối với thủ tục chứng thực chữ ký, người yêu cầu thường phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Đây là cơ sở để xác nhận chữ ký là của chính người yêu cầu.
Vì vậy, nếu được hướng dẫn ký trực tiếp tại nơi chứng thực, không nên ký trước.
Trường hợp đã ký sẵn, cần thông báo với người tiếp nhận để được hướng dẫn cách xử lý phù hợp.
2.2. Không nhờ người khác ký thay
Chữ ký được chứng thực phải gắn với chính người yêu cầu.
Người dân không nên nhờ người thân, bạn bè hoặc người đại diện ký thay nếu không có căn cứ pháp lý phù hợp.
Việc nhờ người khác ký thay có thể làm sai bản chất của thủ tục. Hồ sơ cũng có thể không được chứng thực.
Nếu người có nhu cầu không thể trực tiếp thực hiện, cần tìm hiểu xem trường hợp đó có thể áp dụng hình thức đại diện hoặc thủ tục khác hay không.
2.3. Không ký khi chưa hiểu rõ nội dung
Văn bản có thể được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài. Trong cả hai trường hợp, người ký cần hiểu rõ nội dung mình xác nhận.
Đặc biệt, không nên ký vào văn bản chỉ vì được người khác nói rằng đó là thủ tục đơn giản.
Nếu không hiểu ngôn ngữ của văn bản, người ký nên tìm phương án để hiểu chính xác nội dung trước khi ký.
Đối với tài liệu có liên quan đến tài sản hoặc nghĩa vụ quan trọng, việc kiểm tra càng cần được thực hiện cẩn thận.
2.4. Không để người khác tác động hoặc ép buộc việc ký
Việc ký văn bản cần xuất phát từ ý chí của chính người yêu cầu.
Người dân không nên ký nếu đang bị đe dọa, ép buộc hoặc chịu tác động khiến mình không thể đưa ra quyết định một cách tự nguyện.
Nếu có dấu hiệu bất thường, cần thông báo ngay cho người thực hiện chứng thực.
Không nên cố hoàn thành thủ tục chỉ vì lo ngại mất thời gian hoặc ảnh hưởng đến giao dịch.
2.5. Không sử dụng giấy tờ giả hoặc thông tin không chính xác
Người yêu cầu phải cung cấp thông tin trung thực và giấy tờ hợp lệ.
Việc sử dụng giấy tờ giả, khai sai thông tin hoặc cố tình che giấu tình trạng liên quan có thể dẫn đến hậu quả pháp lý.
Ngoài ra, hành vi này còn có thể ảnh hưởng đến giá trị của văn bản được chứng thực.
Nếu phát hiện thông tin trên giấy tờ có sai sót, nên xử lý vấn đề đó trước khi thực hiện thủ tục.
>>> Xem thêm: Đang cần sang tên bất động sản tại thủ đô? Tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội để nắm rõ hơn các bước cần thiết
3. Những điều cần tránh sau khi hoàn tất chứng thực chữ ký
3.1. Không tự ý sửa nội dung văn bản đã chứng thực
Sau khi hoàn tất chứng thực, người dân không nên tự ý tẩy xóa hoặc sửa chữa nội dung trên văn bản.
Việc thêm, bớt thông tin có thể làm thay đổi nội dung mà người ký đã xác nhận.
Nếu phát hiện sai sót, nên liên hệ nơi thực hiện để được kiểm tra và hướng dẫn.
Không nên tự sửa rồi tiếp tục sử dụng văn bản như một tài liệu đã hoàn thiện.
3.2. Không làm mất hoặc làm hư hỏng văn bản đã chứng thực
Văn bản sau khi chứng thực có thể được sử dụng để hoàn thiện một hồ sơ khác.
Do đó, cần bảo quản tài liệu cẩn thận. Không nên làm rách, tẩy xóa hoặc để văn bản bị biến dạng.
Nếu văn bản bị mất, người dân cần xác định xem có thể xin cấp bản sao hoặc thực hiện lại thủ tục hay không.
Cách xử lý phụ thuộc vào từng loại giấy tờ và mục đích sử dụng.
3.3. Không sử dụng văn bản sai mục đích
Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc văn bản được chấp nhận cho mọi mục đích.
Người dân cần sử dụng tài liệu đúng với yêu cầu của cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận.
Nếu văn bản được lập để phục vụ một thủ tục cụ thể, nên kiểm tra điều kiện sử dụng trước khi nộp.
Việc sử dụng sai mục đích có thể khiến hồ sơ không được giải quyết dù chữ ký đã được chứng thực.
3.4. Không bỏ qua thời hạn hoặc yêu cầu bổ sung của hồ sơ
Một số giấy tờ chỉ được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định hoặc phải đi kèm tài liệu khác.
Sau khi nhận văn bản đã chứng thực, người dân nên kiểm tra thời hạn nộp hồ sơ.
Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu bổ sung, cần thực hiện đúng nội dung được hướng dẫn.
Không nên cho rằng chỉ cần có chữ ký được chứng thực là hồ sơ chắc chắn hợp lệ.
3.5. Không nhầm lẫn giá trị của chứng thực chữ ký với xác nhận nội dung
Đây là vấn đề rất quan trọng nhưng dễ bị bỏ qua.
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký của người yêu cầu theo thủ tục luật định. Việc này không mặc nhiên xác nhận mọi thông tin trong văn bản là đúng.
Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm đối với nội dung do mình kê khai hoặc cam kết.
Vì vậy, trước và sau khi chứng thực, người dân đều cần lưu ý đến nội dung của văn bản.
4. Cách chuẩn bị để hạn chế sai sót khi chứng thực chữ ký
4.1. Kiểm tra đầy đủ giấy tờ trước khi đi
Trước ngày thực hiện thủ tục, nên kiểm tra giấy tờ tùy thân và văn bản cần ký.
Thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh và các dữ liệu liên quan cần được rà soát kỹ.
Nếu hồ sơ có nhiều tài liệu, nên sắp xếp theo thứ tự để dễ kiểm tra.
Cách chuẩn bị này giúp quá trình tiếp nhận diễn ra thuận lợi hơn.
4.2. Chuẩn bị văn bản hoàn chỉnh
Văn bản cần chứng thực nên được chuẩn bị rõ ràng, đầy đủ và đúng mục đích.
Không nên để trống những nội dung quan trọng. Cũng không nên ký vào giấy trắng hoặc văn bản chưa xác định rõ nội dung.
Nếu sử dụng biểu mẫu do bên thứ ba cung cấp, cần đọc kỹ trước khi ký.
Đối với văn bản bằng tiếng nước ngoài, nên xác định rõ nội dung và mục đích sử dụng trước khi thực hiện.
4.3. Hỏi trước nếu trường hợp có yếu tố đặc biệt
Một số trường hợp cần được trao đổi trước với nơi thực hiện chứng thực.
Ví dụ, người yêu cầu không thể đi lại, đang ở nước ngoài, là người nước ngoài hoặc cần thực hiện chứng thực ngoài trụ sở.
Việc liên hệ trước giúp xác định thành phần hồ sơ và phương án thực hiện.
Người dân cũng tránh được tình trạng đến nơi mới phát hiện thủ tục của mình cần điều kiện khác.
4.4. Kiểm tra văn bản ngay sau khi nhận
Sau khi hoàn tất, nên kiểm tra lại tài liệu trước khi rời nơi thực hiện.
Cần chú ý họ tên, chữ ký, nội dung chứng thực và các thông tin liên quan.
Nếu phát hiện vấn đề, nên trao đổi ngay với người thực hiện.
Việc kiểm tra sớm giúp xử lý sai sót thuận lợi hơn so với việc phát hiện sau khi đã nộp hồ sơ.
4.5. Tìm hiểu trước nếu văn bản có nội dung phức tạp
Không phải mọi văn bản đều đơn giản chỉ vì yêu cầu là chứng thực chữ ký.
Tài liệu có thể liên quan đến tài sản, thừa kế, ủy quyền, nghĩa vụ tài chính hoặc giao dịch có giá trị lớn.
Trong những trường hợp này, người ký nên tìm hiểu kỹ nội dung và mục đích sử dụng.
Nếu còn vấn đề chưa rõ, nên trao đổi với người có chuyên môn trước khi ký. Việc chuẩn bị kỹ giúp hạn chế những rủi ro phát sinh về sau.
>>> Xem thêm: Một thủ tục công chứng ủy quyền tưởng đơn giản nhưng vẫn có những yêu cầu pháp lý không nên bỏ qua
Kết luận
Điều cần tránh chứng thực chữ ký không chỉ nằm ở việc chuẩn bị thiếu giấy tờ. Người dân còn cần tránh ký trước khi thực hiện, nhờ người khác ký thay, ký khi chưa hiểu nội dung hoặc tự ý sửa văn bản sau khi đã chứng thực. Đồng thời, cần xác định đúng loại thủ tục và kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ.
Trước khi thực hiện, nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, kiểm tra kỹ văn bản và chủ động trao đổi nếu trường hợp có yếu tố đặc biệt. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế thời gian bổ sung hồ sơ và những rủi ro không đáng có.
Nếu cần được tư vấn về điều cần tránh chứng thực chữ ký, hồ sơ chứng thực chữ ký hoặc các trường hợp có nội dung đặc biệt, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Có những khoản chi phí phát sinh mà người mua bán thường chỉ biết khi làm công chứng mua bán nhà đất
>>> Xem thêm: Những thủ tục quan trọng càng cần được thực hiện tại văn phòng công chứng phù hợp
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com