Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký người được ủy quyền là vấn đề thường phát sinh khi một cá nhân được giao thực hiện công việc thay cho người khác. Trong quá trình đó, người được ủy quyền có thể cần ký vào một số giấy tờ hoặc văn bản.
Tuy nhiên, việc được ủy quyền không đồng nghĩa với việc người đó có thể tự mình thực hiện mọi thủ tục liên quan. Chứng thực chữ ký là thủ tục có yêu cầu riêng về người ký và người thực hiện chứng thực.
Nhiều người cũng nhầm lẫn giữa việc ký thay theo ủy quyền và chứng thực chữ ký của chính mình. Hai vấn đề này có bản chất khác nhau. Việc xác định đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế sai sót khi chuẩn bị hồ sơ.
Vậy người được ủy quyền có được yêu cầu chứng thực chữ ký cho chính mình không? Khi nào chữ ký của người được ủy quyền có thể được chứng thực? Hồ sơ và thủ tục cần thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ vấn đề này.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách ghi lời chứng thực chữ ký chuẩn xác nhất
1. Người được ủy quyền và chứng thực chữ ký có gì khác nhau?
1.1. Người được ủy quyền là ai?
Người được ủy quyền là cá nhân được người khác giao thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi ủy quyền.
Phạm vi này thường được xác định trong hợp đồng hoặc giấy ủy quyền. Nội dung ủy quyền có thể bao gồm việc nộp hồ sơ, nhận kết quả hoặc thực hiện một giao dịch nhất định.
Người được ủy quyền phải thực hiện công việc trong phạm vi được giao. Nếu vượt quá phạm vi này, trách nhiệm pháp lý có thể phát sinh tùy từng trường hợp.
Vì vậy, trước khi ký bất kỳ giấy tờ nào, người được ủy quyền cần kiểm tra nội dung ủy quyền. Đây là cơ sở quan trọng để xác định mình có quyền thực hiện công việc hay không.
1.2. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Thủ tục này tập trung vào chính người ký. Người thực hiện chứng thực cần kiểm tra giấy tờ tùy thân và các điều kiện liên quan.
Trong trường hợp phải ký trước mặt người có thẩm quyền, người yêu cầu sẽ thực hiện việc ký theo hướng dẫn. Sau đó, chữ ký được chứng thực theo quy định.
Chứng thực chữ ký không phải là việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung do mình kê khai hoặc cam kết.
1.3. Được ủy quyền có đồng nghĩa được ký thay không?
Được ủy quyền có thể cho phép một người thực hiện công việc thay cho người ủy quyền. Tuy nhiên, quyền ký phải nằm trong phạm vi ủy quyền.
Không phải cứ có giấy ủy quyền là người được ủy quyền có thể ký mọi loại giấy tờ. Nội dung ủy quyền cần thể hiện rõ công việc được giao.
Ví dụ, nếu được ủy quyền nộp hồ sơ, người được ủy quyền có thể thực hiện việc nộp hồ sơ theo phạm vi được giao. Điều đó không mặc nhiên cho phép họ ký vào mọi văn bản thay cho người ủy quyền.
Do đó, cần phân biệt giữa ký thay người ủy quyền và ký với tư cách chính mình. Đây là hai trường hợp có ý nghĩa pháp lý khác nhau.
2. Người được ủy quyền có được yêu cầu chứng thực chữ ký cho chính mình?
2.1. Người được ủy quyền có thể chứng thực chữ ký của mình
Về nguyên tắc, việc một người đang giữ vai trò được ủy quyền không làm mất quyền yêu cầu chứng thực chữ ký của chính họ.
Nếu người đó có nhu cầu chứng thực chữ ký trên văn bản do mình ký, họ có thể thực hiện thủ tục nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Trong trường hợp này, người được ủy quyền là người trực tiếp ký vào văn bản. Chữ ký được chứng thực là chữ ký của chính họ.
Việc chứng thực không phải là chứng thực quyền đại diện. Người thực hiện chứng thực chỉ xác nhận chữ ký theo phạm vi của thủ tục chứng thực chữ ký.
2.2. Chữ ký của người được ủy quyền phải thể hiện đúng tư cách
Đây là vấn đề cần đặc biệt lưu ý.
Nếu người được ủy quyền ký thay người ủy quyền, cách thể hiện chữ ký cần phù hợp với nội dung ủy quyền và văn bản đang được ký.
Người ký không nên thể hiện mình là người ủy quyền nếu thực tế đang ký với tư cách đại diện hoặc người được ủy quyền.
Việc ghi rõ tư cách ký giúp hạn chế nhầm lẫn. Đồng thời, cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ cũng dễ xác định người ký đang thực hiện quyền nào.
2.3. Chứng thực chữ ký không xác nhận phạm vi ủy quyền
Chứng thực chữ ký và xác nhận quyền đại diện là hai vấn đề khác nhau.
Khi chứng thực chữ ký của người được ủy quyền, người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký theo thủ tục chứng thực. Điều này không đồng nghĩa với việc xác nhận người ký có đầy đủ quyền đại diện trong mọi trường hợp.
Nếu văn bản được ký với tư cách người được ủy quyền, người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh việc ủy quyền khi hồ sơ có yêu cầu.
Cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ sẽ căn cứ vào quy định áp dụng để xem xét quyền đại diện. Vì vậy, người dân không nên cho rằng có chứng thực chữ ký là đủ cho mọi giao dịch.
2.4. Người được ủy quyền có thể ký và chứng thực văn bản do mình lập không?
Trường hợp người được ủy quyền tự lập văn bản và chính họ là người ký, chữ ký có thể được chứng thực nếu văn bản thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký.
Tuy nhiên, cần xem xét nội dung cụ thể của văn bản. Không phải mọi loại giấy tờ đều có thể thực hiện theo hình thức chứng thực chữ ký.
Nếu văn bản liên quan đến giao dịch hoặc quyền tài sản, cần xác định đúng hình thức pháp lý. Một số trường hợp có thể cần công chứng hoặc thủ tục khác.
Do đó, người được ủy quyền nên xác định mục đích sử dụng trước khi yêu cầu chứng thực.
>>> Xem thêm: Hồ sơ nhà đất thường có nhiều bước cần lưu ý, vì vậy tìm hiểu Dịch vụ sổ đỏ từ sớm sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn
3. Hồ sơ và quy trình chứng thực chữ ký người được ủy quyền
3.1. Chuẩn bị giấy tờ tùy thân
Người được ủy quyền cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân theo quy định. CCCD là giấy tờ thường được sử dụng trong quá trình làm thủ tục.
Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng. Người yêu cầu cũng nên kiểm tra tình trạng giấy tờ trước khi đến thực hiện.
Nếu thông tin cá nhân có thay đổi, nên trao đổi trước với nơi thực hiện. Việc này giúp xác định giấy tờ cần bổ sung nếu có.
3.2. Chuẩn bị văn bản cần chứng thực
Người yêu cầu cần chuẩn bị văn bản có chữ ký cần chứng thực. Nội dung văn bản phải được kiểm tra kỹ trước khi thực hiện.
Nếu văn bản được lập theo mẫu của cơ quan tiếp nhận, nên sử dụng đúng mẫu. Không nên tự ý thay đổi những nội dung quan trọng.
Trong trường hợp văn bản liên quan đến việc thực hiện quyền theo ủy quyền, người dân nên mang theo giấy tờ về việc ủy quyền nếu cần thiết.
Điều này giúp làm rõ tư cách của người ký. Đồng thời, hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ sau đó.
3.3. Kiểm tra nội dung trước khi ký
Người được ủy quyền cần đọc kỹ toàn bộ văn bản. Đặc biệt, cần kiểm tra phần thông tin người ký và tư cách ký.
Nếu ký với tư cách người được ủy quyền, nội dung thể hiện cần phù hợp với phạm vi được giao.
Không nên ký vào văn bản còn bỏ trống thông tin quan trọng. Cũng không nên ký nếu chưa hiểu rõ mục đích sử dụng của văn bản.
Việc kiểm tra trước khi ký giúp hạn chế sai sót. Đây cũng là cách bảo vệ quyền lợi của người được ủy quyền.
3.4. Thực hiện ký theo hướng dẫn
Khi thực hiện chứng thực chữ ký, người yêu cầu cần làm theo hướng dẫn của người có thẩm quyền.
Trường hợp phải ký trực tiếp tại nơi chứng thực, người yêu cầu cần thực hiện việc ký theo yêu cầu.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra các điều kiện liên quan. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, thủ tục được tiếp tục thực hiện.
Người dân không nên nhờ người khác ký thay mình. Chữ ký cần là chữ ký thực tế của người yêu cầu chứng thực.
3.5. Nhận kết quả và kiểm tra văn bản
Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận lại văn bản đã được chứng thực.
Cần kiểm tra họ tên và nội dung văn bản. Phần chứng thực cũng nên được kiểm tra trước khi rời khỏi nơi thực hiện.
Nếu phát hiện thông tin sai hoặc có dấu hiệu bất thường, nên trao đổi ngay. Không nên tự ý sửa chữa nội dung sau khi đã chứng thực.
Văn bản sau đó được sử dụng theo đúng mục đích. Nếu hồ sơ có yêu cầu thêm giấy tờ về việc ủy quyền, cần nộp kèm theo.
4. Những lưu ý quan trọng khi chứng thực chữ ký của người được ủy quyền
4.1. Phải xác định đúng người ký
Trước khi thực hiện thủ tục, cần xác định ai là người trực tiếp ký văn bản.
Nếu người được ủy quyền tự mình ký, chữ ký đó là chữ ký của họ. Nếu họ ký thay người ủy quyền, cần thể hiện đúng tư cách và phạm vi đại diện.
Việc xác định đúng người ký giúp tránh nhầm lẫn khi chứng thực. Đây cũng là cơ sở để chuẩn bị giấy tờ phù hợp.
4.2. Không ký vượt quá phạm vi ủy quyền
Người được ủy quyền chỉ nên thực hiện công việc trong phạm vi được giao.
Nếu giấy ủy quyền chỉ cho phép thực hiện một công việc cụ thể, không nên tự mở rộng sang công việc khác.
Trước khi ký, cần kiểm tra nội dung giấy ủy quyền. Các thông tin về người ủy quyền, người được ủy quyền và phạm vi công việc đều cần được đối chiếu.
Nếu có điểm chưa rõ, nên hỏi lại người ủy quyền hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ trước khi ký.
4.3. Chứng thực chữ ký không thay thế giấy ủy quyền
Đây là một nhầm lẫn khá phổ biến.
Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký theo thủ tục chứng thực. Thủ tục này không tự tạo ra quyền đại diện cho người ký.
Nếu giao dịch yêu cầu giấy ủy quyền, người được ủy quyền vẫn phải cung cấp giấy tờ đó theo yêu cầu.
Vì vậy, người dân cần chuẩn bị đầy đủ cả giấy ủy quyền và văn bản cần chứng thực nếu hồ sơ yêu cầu.
4.4. Không ký khống hoặc ký vào văn bản chưa hoàn thiện
Người được ủy quyền không nên ký vào giấy tờ chưa hoàn thiện. Đặc biệt, không nên để trống các nội dung quan trọng.
Việc ký khống có thể tạo ra rủi ro cho người ký. Văn bản sau đó có thể bị sử dụng với nội dung khác với dự định ban đầu.
Chỉ nên ký sau khi đã kiểm tra đầy đủ nội dung. Nếu có điểm chưa rõ, cần yêu cầu giải thích trước khi ký.
4.5. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ
Mỗi thủ tục có thể có yêu cầu khác nhau. Có trường hợp cần chứng thực chữ ký. Có trường hợp lại yêu cầu công chứng hoặc giấy tờ khác.
Do đó, người được ủy quyền nên hỏi rõ nơi tiếp nhận hồ sơ. Việc này giúp xác định chính xác hình thức giấy tờ cần chuẩn bị.
Nếu hồ sơ liên quan đến nhà đất hoặc tài sản, càng cần kiểm tra kỹ. Các giao dịch này thường có nhiều loại giấy tờ và yêu cầu riêng.
4.6. Nên xác minh trước khi thực hiện thủ tục
Nếu chưa chắc mình có được ký hay không, người được ủy quyền không nên tự ý thực hiện.
Có thể kiểm tra lại nội dung giấy ủy quyền. Đồng thời, có thể hỏi cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ.
Việc xác minh trước giúp hạn chế trường hợp giấy tờ bị từ chối. Người dân cũng tránh phải lập lại văn bản hoặc thực hiện thêm thủ tục.
>>> Xem thêm: Một lần chuẩn bị đúng có thể giúp bạn tránh nhiều lần bổ sung hồ sơ khi công chứng ủy quyền
Kết luận
Chứng thực chữ ký người được ủy quyền cần được xem xét dựa trên tư cách của người ký và nội dung văn bản. Việc một cá nhân là người được ủy quyền không đồng nghĩa với việc họ bị hạn chế quyền yêu cầu chứng thực chữ ký của chính mình.
Tuy nhiên, chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký của người yêu cầu theo thủ tục chứng thực. Thủ tục này không mặc nhiên xác nhận phạm vi ủy quyền hoặc tạo ra quyền đại diện cho người ký.
Trước khi thực hiện, người được ủy quyền nên kiểm tra kỹ giấy ủy quyền và nội dung văn bản. Đồng thời, cần xác định rõ mình ký với tư cách nào. Không nên ký khống hoặc ký vượt quá phạm vi được giao.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc giấy tờ liên quan đến việc ủy quyền, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Bạn đang băn khoăn công chứng mua bán nhà đất mất bao lâu? Hãy tìm hiểu trước để chủ động
>>> Xem thêm: Địa chỉ, thời gian làm việc và dịch vụ là những điều nên kiểm tra khi chọn văn phòng công chứng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com