Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuGhi lời chứng thực chữ ký là bước quan trọng khi thực hiện thủ tục chứng thực văn bản. Lời chứng phải thể hiện đúng nội dung cần xác nhận. Cách ghi cũng cần phù hợp với quy định pháp luật.
Nội dung lời chứng không chỉ là phần xác nhận thông thường. Đây còn là căn cứ thể hiện việc chứng thực đã được thực hiện. Vì vậy, người thực hiện chứng thực cần ghi đầy đủ và chính xác.
Trong thực tế, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ cách ghi lời chứng. Một số trường hợp còn nhầm giữa lời chứng thực chữ ký và lời chứng thực bản sao. Điều này có thể dẫn đến việc lập hồ sơ chưa phù hợp.
Vậy lời chứng thực chữ ký gồm những nội dung nào? Cách ghi ra sao? Khi ghi lời chứng cần lưu ý điều gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục chứng thực chữ ký trên tờ khai mất hộ chiếu ở nước ngoài
1. Lời chứng thực chữ ký là gì?
1.1. Khái niệm lời chứng thực chữ ký
Lời chứng thực chữ ký là phần nội dung được ghi trên văn bản khi thực hiện chứng thực chữ ký. Nội dung này thể hiện việc người có thẩm quyền đã thực hiện thủ tục chứng thực.
Chứng thực chữ ký có mục đích xác nhận chữ ký trên văn bản. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra người yêu cầu và các điều kiện cần thiết.
Lời chứng phải phản ánh đúng nội dung của thủ tục. Không nên tự ý thêm hoặc bỏ những nội dung quan trọng.
Việc ghi đúng lời chứng giúp văn bản rõ ràng hơn. Đồng thời, thông tin chứng thực cũng thuận tiện cho việc kiểm tra sau này.
1.2. Lời chứng thực chữ ký có ý nghĩa gì?
Lời chứng thể hiện kết quả của thủ tục chứng thực. Qua đó, có thể xác định việc chứng thực đã được thực hiện bởi người có thẩm quyền.
Nội dung lời chứng cũng giúp phân biệt các loại thủ tục. Ví dụ, chứng thực chữ ký khác với chứng thực bản sao từ bản chính.
Đây là điểm người dân cần đặc biệt lưu ý. Mỗi loại chứng thực có nội dung lời chứng tương ứng.
Nếu ghi sai loại lời chứng, văn bản có thể không phản ánh đúng thủ tục đã thực hiện. Vì vậy, người thực hiện cần kiểm tra kỹ trước khi hoàn tất.
1.3. Ai có trách nhiệm ghi lời chứng thực chữ ký?
Người có thẩm quyền thực hiện chứng thực là chủ thể thực hiện việc ghi lời chứng theo quy định.
Người yêu cầu chứng thực không tự quyết định nội dung lời chứng. Tuy nhiên, người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra thông tin cá nhân và nội dung văn bản trước khi ký.
Trong quá trình thực hiện, nếu phát hiện thông tin chưa chính xác, người dân nên trao đổi ngay.
Việc phối hợp giữa người yêu cầu và người thực hiện chứng thực giúp hạn chế sai sót. Hồ sơ cũng được hoàn thiện thuận lợi hơn.
1.4. Lời chứng thực chữ ký khác gì lời chứng thực bản sao?
Hai loại lời chứng có mục đích khác nhau.
Chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Trong khi đó, chứng thực bản sao tập trung vào việc xác nhận bản sao phù hợp với bản chính.
Do đó, nội dung lời chứng cũng không giống nhau. Không thể lấy lời chứng của thủ tục này áp dụng máy móc cho thủ tục khác.
Người dân cần xác định đúng loại thủ tục trước khi thực hiện. Đây là bước quan trọng để tránh nhầm lẫn khi chuẩn bị giấy tờ.
2. Cách ghi lời chứng thực chữ ký chuẩn xác
2.1. Xác định đúng loại văn bản cần chứng thực
Trước tiên, cần xác định văn bản thuộc trường hợp chứng thực chữ ký. Đây là cơ sở để lựa chọn nội dung lời chứng phù hợp.
Văn bản có thể là giấy ủy quyền, đơn, cam kết hoặc giấy tờ khác. Tuy nhiên, không phải văn bản nào cũng được chứng thực chữ ký.
Người thực hiện cần kiểm tra nội dung trước khi ghi lời chứng. Nếu văn bản thuộc thủ tục khác, cần áp dụng đúng hình thức chứng thực tương ứng.
Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót. Đồng thời, người dân cũng tránh phải làm lại giấy tờ.
2.2. Kiểm tra thông tin của người yêu cầu
Thông tin của người yêu cầu là nội dung cần được kiểm tra trước khi hoàn thiện lời chứng.
Các thông tin cần đối chiếu có thể gồm họ tên và giấy tờ tùy thân. Thông tin này phải phù hợp với người trực tiếp yêu cầu chứng thực.
Hiện nay, người dân có thể sử dụng CCCD hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ khác theo quy định.
Nếu thông tin không thống nhất, cần làm rõ trước khi thực hiện. Không nên ghi lời chứng khi dữ liệu chưa được xác định chính xác.
2.3. Kiểm tra chữ ký trên văn bản
Chữ ký là nội dung trọng tâm của thủ tục chứng thực chữ ký. Vì vậy, cần kiểm tra việc ký của người yêu cầu theo đúng quy định.
Trong trường hợp phải ký trước mặt người có thẩm quyền, người yêu cầu cần thực hiện ký theo hướng dẫn.
Không nên ký khống hoặc ký trên văn bản còn bỏ trống nội dung quan trọng.
Sau khi kiểm tra, người thực hiện chứng thực mới hoàn thiện các nội dung liên quan đến lời chứng.
2.4. Ghi đầy đủ nội dung chứng thực
Lời chứng cần thể hiện đúng nội dung mà pháp luật quy định. Các thông tin liên quan phải được ghi rõ ràng.
Nội dung không nên quá sơ sài hoặc thiếu những thành phần cần thiết. Đồng thời, cũng không nên tự ý đưa thêm nhận xét không thuộc phạm vi chứng thực.
Người thực hiện cần sử dụng đúng mẫu lời chứng áp dụng cho thủ tục. Việc này giúp bảo đảm tính thống nhất của văn bản.
Sau khi ghi, cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung. Đây là bước giúp phát hiện lỗi trước khi hoàn tất hồ sơ.
2.5. Ghi ngày, tháng và thông tin chứng thực
Ngày thực hiện chứng thực là thông tin quan trọng trên văn bản. Nội dung này cần được ghi chính xác theo thời điểm thực hiện thủ tục.
Các thông tin khác liên quan đến việc chứng thực cũng cần được thể hiện đầy đủ. Tùy trường hợp, văn bản có thể có chữ ký và dấu theo quy định.
Người thực hiện cần kiểm tra lại thông tin trước khi giao văn bản. Người yêu cầu cũng nên đọc lại văn bản khi nhận kết quả.
Nếu phát hiện sai thông tin, cần trao đổi ngay. Không nên tự ý sửa chữa trên văn bản đã hoàn tất chứng thực.
>>> Xem thêm: Khi thời gian là yếu tố được ưu tiên, Dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh trở thành thông tin đáng quan tâm
3. Những lỗi thường gặp khi ghi lời chứng thực chữ ký
3.1. Sử dụng sai mẫu lời chứng
Một lỗi thường gặp là sử dụng không đúng mẫu lời chứng. Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc nhầm giữa các thủ tục chứng thực.
Chứng thực chữ ký có nội dung khác với chứng thực bản sao. Chứng thực hợp đồng, giao dịch cũng có yêu cầu riêng.
Vì vậy, cần xác định chính xác thủ tục trước khi ghi. Không nên sao chép một mẫu lời chứng khác rồi áp dụng cho mọi trường hợp.
Việc sử dụng đúng mẫu giúp nội dung chứng thực rõ ràng. Đồng thời, hồ sơ cũng hạn chế được sai sót.
3.2. Ghi thiếu thông tin của người yêu cầu
Thông tin người yêu cầu cần được kiểm tra cẩn thận. Việc ghi thiếu hoặc ghi sai có thể khiến văn bản cần được chỉnh sửa.
Các thông tin cá nhân phải thống nhất với giấy tờ đã xuất trình. Nếu có sự khác biệt, cần kiểm tra nguyên nhân.
Không nên chỉ dựa vào thông tin người dân tự cung cấp. Việc đối chiếu giấy tờ là bước cần thiết trong quá trình thực hiện.
3.3. Nhầm giữa chứng thực chữ ký và xác nhận nội dung
Đây là lỗi dễ gây hiểu nhầm về giá trị của văn bản.
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Thủ tục này không đồng nghĩa với việc cơ quan hoặc người thực hiện chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung văn bản.
Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung do mình trình bày.
Vì vậy, lời chứng cần thể hiện đúng phạm vi của thủ tục. Không nên ghi nội dung khiến người đọc hiểu rằng toàn bộ thông tin đã được xác minh.
3.4. Ghi sai ngày thực hiện chứng thực
Ngày chứng thực cần phản ánh đúng thời điểm thực hiện thủ tục. Việc ghi nhầm ngày có thể gây khó khăn khi kiểm tra hồ sơ.
Sai sót này cũng có thể ảnh hưởng đến việc đối chiếu giấy tờ trong một số trường hợp.
Do đó, ngày thực hiện cần được kiểm tra trước khi hoàn tất. Người yêu cầu cũng nên xem lại thông tin trên văn bản.
3.5. Tự ý sửa chữa lời chứng sau khi hoàn tất
Lời chứng là nội dung thuộc văn bản chứng thực. Người dân không nên tự ý sửa chữa hoặc tẩy xóa.
Nếu phát hiện sai sót, cần thông báo cho người thực hiện chứng thực. Việc chỉnh sửa phải được thực hiện theo đúng quy định.
Không nên dùng bút sửa trực tiếp trên lời chứng. Cách làm này có thể khiến văn bản phát sinh nghi vấn.
4. Lưu ý để ghi lời chứng thực chữ ký đúng quy định
4.1. Kiểm tra văn bản trước khi thực hiện
Người yêu cầu nên đọc kỹ văn bản trước khi ký. Nội dung cần rõ ràng và phù hợp với mục đích sử dụng.
Thông tin cá nhân cũng cần được kiểm tra. Đặc biệt là họ tên và thông tin giấy tờ tùy thân.
Nếu văn bản có lỗi, cần chỉnh sửa trước khi thực hiện chứng thực. Điều này giúp tránh phải lập lại hồ sơ.
4.2. Không ký khống hoặc để trống nội dung
Người dân không nên ký vào văn bản chưa hoàn thiện. Các phần quan trọng cần được điền đầy đủ trước khi ký.
Ký khống có thể tạo ra rủi ro cho chính người ký. Chữ ký có thể bị sử dụng vào mục đích khác với dự kiến.
Do đó, chỉ nên ký sau khi đã kiểm tra toàn bộ văn bản. Đây cũng là cách bảo vệ quyền lợi của người yêu cầu.
4.3. Không tự ý thay đổi mẫu lời chứng
Mẫu lời chứng cần được áp dụng phù hợp với thủ tục. Người dân không nên tự sửa nội dung lời chứng theo ý mình.
Nếu cần điều chỉnh thông tin, nên trao đổi với người có thẩm quyền. Việc này giúp xác định cách xử lý đúng.
Đặc biệt, không nên yêu cầu ghi thêm những nội dung nằm ngoài phạm vi chứng thực.
4.4. Kiểm tra văn bản sau khi nhận kết quả
Sau khi hoàn tất, người dân nên kiểm tra lại toàn bộ văn bản.
Cần chú ý họ tên, nội dung giấy tờ và thông tin chứng thực. Ngày thực hiện cũng cần được kiểm tra.
Nếu có sai sót, nên phản hồi ngay tại nơi thực hiện. Không nên mang văn bản về rồi tự sửa.
Việc kiểm tra ngay giúp xử lý vấn đề nhanh hơn. Đồng thời, người dân cũng tránh được những rắc rối khi nộp hồ sơ.
4.5. Tìm hiểu trước yêu cầu của nơi tiếp nhận
Mục đích sử dụng quyết định rất nhiều đến cách chuẩn bị hồ sơ. Vì vậy, người dân nên hỏi trước nơi tiếp nhận giấy tờ.
Cần xác định rõ có yêu cầu chứng thực chữ ký hay không. Đồng thời, cần kiểm tra mẫu văn bản nếu có.
Việc chuẩn bị đúng giúp giảm thời gian thực hiện. Người dân cũng hạn chế được những chi phí phát sinh không cần thiết.
Nếu hồ sơ liên quan đến nhiều thủ tục, nên kiểm tra toàn bộ thành phần giấy tờ trước khi đi chứng thực.
>>> Xem thêm: Muốn tiết kiệm thời gian đi lại? Tìm hiểu quy trình công chứng ủy quyền trước khi chuẩn bị hồ sơ
Kết luận
Ghi lời chứng thực chữ ký cần được thực hiện chính xác và đúng với thủ tục chứng thực. Nội dung lời chứng phải thể hiện đúng phạm vi xác nhận. Các thông tin liên quan cũng cần được kiểm tra trước khi hoàn tất.
Người dân cần phân biệt chứng thực chữ ký với chứng thực bản sao. Đồng thời, không nên tự ý sửa chữa lời chứng hoặc ký khống văn bản. Việc kiểm tra giấy tờ trước và sau khi chứng thực cũng rất cần thiết.
Nếu cần được tư vấn về nội dung văn bản, hồ sơ hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Một hợp đồng chặt chẽ chưa phải tất cả; quy trình công chứng mua bán nhà đất cũng rất đáng lưu tâm
>>> Xem thêm: Khi cần công chứng gấp, lựa chọn đúng văn phòng công chứng là điều rất quan trọng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com