Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuKhi thành lập doanh nghiệp, không phải ai cũng có sẵn mặt bằng để đặt trụ sở. Nhiều người lựa chọn mượn nhà, đất của người thân hoặc đối tác để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, việc sử dụng địa chỉ này cần có sự đồng ý rõ ràng của người có quyền hợp pháp.
Lập hợp đồng mượn đất làm trụ sở giúp ghi nhận thỏa thuận giữa các bên. Văn bản cũng làm rõ mục đích sử dụng, thời hạn mượn và trách nhiệm liên quan. Nếu chuẩn bị đúng, doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn khi đăng ký trụ sở và hạn chế tranh chấp về sau.
>>> Xem thêm: Bị ép buộc ký hợp đồng chuyển nhượng đất đai: Quy trình yêu cầu Tòa tuyên vô hiệu
1. Hợp đồng mượn đất làm trụ sở doanh nghiệp là gì?
1.1. Khái niệm hợp đồng mượn đất
Theo Điều 494 Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng mượn tài sản là thỏa thuận cho phép một bên sử dụng tài sản của bên kia trong thời hạn nhất định mà không phải trả tiền. Khi hết thời hạn hoặc đạt mục đích mượn, bên mượn phải hoàn trả tài sản.
Trong thực tế, các bên có thể thỏa thuận cho doanh nghiệp sử dụng nhà, công trình hoặc địa điểm trên đất để đặt trụ sở. Hợp đồng cần nêu rõ phạm vi tài sản được sử dụng và mục đích mượn.
Cần phân biệt việc mượn địa điểm với việc chuyển giao quyền sử dụng đất. Hợp đồng không làm phát sinh quyền sở hữu nhà đất cho doanh nghiệp. Bên mượn chỉ được sử dụng tài sản trong phạm vi đã thỏa thuận và pháp luật cho phép.
1.2. Có được mượn nhà đất để đăng ký trụ sở doanh nghiệp không?
Pháp luật doanh nghiệp không bắt buộc mọi doanh nghiệp phải sở hữu địa điểm đặt trụ sở. Doanh nghiệp có thể sử dụng địa điểm hợp pháp theo thỏa thuận với người có quyền sử dụng hoặc quản lý địa điểm đó.
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp tại Việt Nam. Địa chỉ phải được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.
Vì vậy, doanh nghiệp có thể xem xét mượn nhà hoặc địa điểm phù hợp để đăng ký trụ sở. Tuy nhiên, cần kiểm tra quyền cho mượn của bên giao tài sản. Địa điểm cũng phải đáp ứng quy định pháp luật liên quan đến việc sử dụng.
Không nên chỉ mượn địa chỉ trên giấy tờ nếu doanh nghiệp không có quyền sử dụng thực tế như đã thỏa thuận. Việc kê khai sai hoặc sử dụng địa chỉ không phù hợp có thể dẫn đến rủi ro pháp lý.
1.3. Hợp đồng mượn đất có bắt buộc công chứng không?
Không phải mọi thỏa thuận mượn địa điểm làm trụ sở đều bắt buộc công chứng. Nghĩa vụ về hình thức cần được xác định theo bản chất giao dịch và quy định pháp luật áp dụng.
Nếu các bên chỉ thỏa thuận cho mượn nhà hoặc địa điểm để sử dụng, cần xem xét quy định về hợp đồng mượn tài sản. Nếu nội dung giao dịch thực chất là chuyển giao quyền sử dụng đất hoặc thực hiện một quyền khác của người sử dụng đất, cần đối chiếu pháp luật đất đai.
Các bên nên lập hợp đồng bằng văn bản để ghi nhận đầy đủ thỏa thuận. Công chứng có thể giúp làm rõ ý chí và nội dung giao dịch. Tuy nhiên, việc công chứng không thay thế các điều kiện pháp luật về đất đai, xây dựng hoặc đăng ký doanh nghiệp.
2. Nội dung cần có trong hợp đồng mượn đất làm trụ sở
2.1. Ghi đầy đủ thông tin của các bên
Hợp đồng cần xác định rõ bên cho mượn và bên mượn. Nếu bên mượn là doanh nghiệp đã thành lập, cần ghi đúng tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp và thông tin người đại diện.
Nếu hợp đồng được ký trước khi doanh nghiệp thành lập, các bên cần xác định rõ chủ thể dự kiến nhận mượn và cách thức hoàn thiện thỏa thuận sau khi doanh nghiệp được thành lập. Không nên ghi thông tin pháp nhân chưa tồn tại như thể đã được đăng ký.
Đối với bên cho mượn là cá nhân, cần ghi thông tin giấy tờ tùy thân và địa chỉ liên hệ. Nếu tài sản thuộc sở hữu chung hoặc có nhiều người cùng quyền sử dụng, cần kiểm tra sự đồng ý của những người có quyền liên quan.
2.2. Mô tả chính xác nhà đất và địa điểm sử dụng
Địa điểm mượn phải được mô tả rõ ràng. Các bên nên ghi địa chỉ theo thông tin hành chính hiện hành và xác định phần diện tích doanh nghiệp được sử dụng.
Nếu mượn cả căn nhà, hợp đồng nên ghi rõ thông tin nhà và đất. Nếu chỉ mượn một tầng hoặc một phòng, cần mô tả cụ thể khu vực được sử dụng.
Các giấy tờ về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc quyền quản lý địa điểm cần được kiểm tra trước khi ký. Việc mô tả chính xác giúp tránh tranh chấp về phạm vi sử dụng sau này.
2.3. Xác định mục đích và thời hạn mượn
Hợp đồng cần ghi rõ địa điểm được mượn để đăng ký trụ sở chính của doanh nghiệp. Nếu có nhu cầu tiếp khách, làm việc hoặc lưu trữ hồ sơ, các bên nên thống nhất phạm vi sử dụng.
Thời hạn mượn cũng cần được xác định cụ thể. Chẳng hạn, hợp đồng có thể quy định thời hạn theo năm hoặc gắn với một mốc thời gian nhất định.
Không nên chỉ ghi “mượn cho đến khi không còn nhu cầu”. Cách diễn đạt này dễ dẫn đến bất đồng khi một bên muốn chấm dứt thỏa thuận.
Các bên cũng nên quy định thời gian báo trước nếu muốn chấm dứt hợp đồng. Điều này giúp doanh nghiệp có thời gian chuyển trụ sở và thực hiện thủ tục cần thiết.
2.4. Thỏa thuận chi phí và trách nhiệm sử dụng
Hợp đồng mượn tài sản có đặc điểm là không phải trả tiền mượn. Tuy nhiên, các bên vẫn nên làm rõ việc thanh toán những khoản chi phí phát sinh.
Ví dụ, hợp đồng có thể quy định bên nào chịu tiền điện, nước, internet, phí vệ sinh hoặc chi phí sửa chữa. Nếu doanh nghiệp cải tạo địa điểm, cần có sự đồng ý của người có quyền đối với tài sản.
Các bên cũng nên xác định trách nhiệm bảo quản và bồi thường khi xảy ra hư hỏng do lỗi của bên sử dụng. Việc thỏa thuận từ đầu sẽ hạn chế tranh chấp khi bàn giao lại địa điểm.
2.5. Quy định việc chấm dứt hợp đồng và hoàn trả địa điểm
Hợp đồng nên nêu rõ các trường hợp chấm dứt. Những trường hợp thường được xem xét gồm hết thời hạn, đạt mục đích mượn hoặc các bên thống nhất chấm dứt.
Ngoài ra, cần quy định cách xử lý khi bên mượn sử dụng sai mục đích hoặc vi phạm nghĩa vụ. Các bên nên xác định thời hạn thông báo và thời điểm bàn giao lại tài sản.
Khi hoàn trả, cần kiểm tra hiện trạng địa điểm và tài sản đi kèm. Nếu có hư hỏng, các bên nên lập biên bản để xác định trách nhiệm. Những nội dung này giúp quá trình kết thúc hợp đồng minh bạch hơn.
>>> Xem thêm: Thay vì loay hoay với thủ tục, hãy tìm hiểu trước về dịch vụ công chứng để chuẩn bị chu đáo hơn
3. Hồ sơ và thủ tục lập hợp đồng mượn đất để đăng ký trụ sở
3.1. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết
Trước khi ký hợp đồng, các bên nên chuẩn bị giấy tờ chứng minh thông tin và quyền đối với địa điểm. Hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào loại tài sản và chủ thể tham gia.
Thông thường, có thể cần các giấy tờ sau:
- CCCD hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ của bên cho mượn.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc giấy tờ pháp lý tương ứng.
- Giấy tờ chứng minh quyền đại diện nếu người ký không trực tiếp là chủ thể có quyền.
- Giấy tờ của doanh nghiệp nếu bên mượn đã được thành lập.
- Dự thảo hợp đồng mượn nhà, đất hoặc địa điểm làm trụ sở.
Nếu tài sản thuộc sở hữu chung, cần kiểm tra quyền quyết định của các đồng sở hữu. Trường hợp địa điểm do tổ chức quản lý, cần xác định người ký có đủ thẩm quyền hay không.
3.2. Kiểm tra điều kiện sử dụng địa điểm
Trước khi ký, doanh nghiệp nên xác minh địa điểm có thể sử dụng làm trụ sở hay không. Không phải mọi loại đất hoặc công trình đều phù hợp với mọi hoạt động kinh doanh.
Cần kiểm tra mục đích sử dụng đất và tình trạng pháp lý của công trình. Nếu địa điểm nằm trong nhà chung cư, cần xem xét công năng và quy định áp dụng cho khu vực đó.
Địa chỉ cũng phải rõ ràng và có thể xác định trên thực tế. Các bên nên thống nhất việc tiếp nhận thư từ, thông báo và liên hệ với doanh nghiệp tại địa chỉ này.
Việc kiểm tra trước giúp hạn chế nguy cơ phải thay đổi trụ sở ngay sau khi đăng ký. Đồng thời, doanh nghiệp cũng tránh được các chi phí phát sinh không cần thiết.
3.3. Soạn thảo và ký kết hợp đồng
Sau khi kiểm tra giấy tờ, các bên tiến hành soạn thảo hợp đồng. Nội dung cần phản ánh đúng thỏa thuận và quyền của mỗi bên.
Trước khi ký, nên rà soát các thông tin quan trọng. Đó là địa chỉ, phạm vi sử dụng, thời hạn mượn, chi phí và điều kiện chấm dứt.
Nếu có nội dung chưa rõ, các bên nên sửa đổi trước khi ký. Không nên để các thỏa thuận quan trọng chỉ tồn tại dưới dạng lời nói.
Khi cần tăng tính an toàn pháp lý, các bên có thể đề nghị công chứng viên kiểm tra hồ sơ và tư vấn về hình thức giao dịch. Việc lựa chọn công chứng cần căn cứ vào bản chất hợp đồng và quy định áp dụng.
3.4. Sử dụng hợp đồng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Hợp đồng mượn địa điểm giúp chứng minh thỏa thuận giữa bên cho mượn và bên sử dụng. Tuy nhiên, không nên mặc định hợp đồng này là thành phần bắt buộc trong mọi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Hồ sơ đăng ký cần được chuẩn bị theo loại hình doanh nghiệp và quy định hiện hành. Doanh nghiệp cần kê khai địa chỉ trụ sở chính chính xác. Thông tin phải phù hợp với địa điểm dự kiến sử dụng.
Nếu cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung thông tin, doanh nghiệp cần thực hiện theo hướng dẫn. Khi địa chỉ thay đổi sau này, doanh nghiệp cũng phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định.
3.5. Lưu giữ hợp đồng và tài liệu liên quan
Sau khi ký, mỗi bên nên giữ một bản hợp đồng. Các giấy tờ bàn giao địa điểm và văn bản sửa đổi cũng cần được lưu trữ đầy đủ.
Nếu có phát sinh chi phí hoặc hoạt động sửa chữa, nên giữ chứng từ liên quan. Khi chấm dứt hợp đồng, các bên cần lập biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng tài sản.
Hồ sơ đầy đủ giúp chứng minh quá trình sử dụng địa điểm. Đây cũng là căn cứ hữu ích nếu phát sinh bất đồng giữa doanh nghiệp và bên cho mượn.
4. Những lưu ý pháp lý khi mượn đất làm trụ sở doanh nghiệp
4.1. Không nhầm lẫn giữa mượn địa điểm và quyền sử dụng đất
Hợp đồng mượn không làm doanh nghiệp trở thành người sử dụng đất có đầy đủ quyền định đoạt. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng địa điểm trong phạm vi thỏa thuận.
Vì vậy, không được tự ý chuyển nhượng, cho thuê lại hoặc giao địa điểm cho bên thứ ba nếu chưa có căn cứ và sự đồng ý cần thiết. Mọi hoạt động sử dụng phải tuân thủ hợp đồng và pháp luật.
Nếu mục đích thực tế là thuê đất, thuê nhà hoặc thực hiện một giao dịch khác, các bên nên lựa chọn đúng loại hợp đồng. Tên gọi của văn bản không quyết định hoàn toàn bản chất pháp lý của giao dịch.
4.2. Kiểm tra quyền cho mượn của người ký
Người ký hợp đồng phải có quyền cho mượn hoặc có thẩm quyền đại diện hợp pháp. Nếu nhà đất thuộc sở hữu chung, việc chỉ một người ký có thể chưa đủ trong một số trường hợp.
Với tài sản đang thế chấp, bị kê biên hoặc có tranh chấp, cần kiểm tra kỹ hạn chế liên quan. Không nên ký chỉ dựa trên lời xác nhận mà chưa xem xét giấy tờ.
Nếu có nghi ngờ về quyền định đoạt, các bên nên làm rõ trước khi giao nhận địa điểm. Đây là bước quan trọng để hạn chế rủi ro hợp đồng bị tranh chấp.
4.3. Chủ động xử lý khi bên cho mượn yêu cầu lấy lại địa điểm
Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn nếu bên cho mượn yêu cầu trả nhà đất trước thời hạn. Vì vậy, hợp đồng nên quy định rõ điều kiện chấm dứt và thời gian báo trước.
Khi nhận được yêu cầu bàn giao, doanh nghiệp cần kiểm tra căn cứ trong hợp đồng. Nếu việc chấm dứt hợp lệ, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị địa chỉ mới và thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở.
Không nên tiếp tục sử dụng địa chỉ khi quyền sử dụng theo thỏa thuận đã chấm dứt. Việc cập nhật thông tin kịp thời giúp hạn chế rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
4.4. Đảm bảo địa điểm phù hợp với hoạt động thực tế
Địa chỉ trụ sở không chỉ phục vụ thủ tục đăng ký. Đây còn là nơi liên lạc và tiếp nhận thông tin của doanh nghiệp.
Do đó, doanh nghiệp cần bảo đảm địa chỉ kê khai là chính xác. Việc sử dụng địa chỉ không phù hợp hoặc không thể liên hệ có thể gây trở ngại khi làm việc với cơ quan nhà nước và đối tác.
Nếu địa điểm chỉ dùng để đăng ký nhưng không phù hợp với hoạt động dự kiến, doanh nghiệp nên rà soát lại phương án. Cần lựa chọn địa điểm đáp ứng yêu cầu pháp luật và nhu cầu vận hành.
4.5. Nên rà soát hợp đồng trước khi ký
Một hợp đồng ngắn nhưng thiếu điều khoản quan trọng vẫn có thể gây tranh chấp. Các bên nên kiểm tra kỹ quyền cho mượn, mục đích sử dụng và thời hạn.
Nếu hợp đồng có nội dung liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở hoặc tài sản chung, cần xác định đúng quy định áp dụng. Không nên sử dụng máy móc mẫu hợp đồng trên mạng.
Tham khảo ý kiến chuyên môn trước khi ký sẽ giúp các bên hiểu rõ quyền và nghĩa vụ. Đây cũng là cách hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng địa điểm làm trụ sở doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Bạn muốn tiết kiệm thời gian chuẩn bị hồ sơ? Hãy tìm hiểu trước các quy định về chứng thực
Kết luận
Lập hợp đồng mượn đất làm trụ sở giúp doanh nghiệp ghi nhận rõ quyền sử dụng địa điểm và trách nhiệm của các bên. Hợp đồng cần xác định chính xác tài sản, mục đích mượn, thời hạn và điều kiện bàn giao. Trước khi ký, cần kiểm tra quyền cho mượn và tính phù hợp của địa điểm. Những bước này giúp hạn chế tranh chấp và hỗ trợ doanh nghiệp ổn định hoạt động.
Nếu cần kiểm tra hồ sơ hoặc tư vấn hình thức hợp đồng phù hợp, quý khách có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, rà soát giấy tờ và hướng dẫn thủ tục công chứng theo quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Chọn nơi hỗ trợ phù hợp, chuẩn bị hồ sơ chu đáo và tìm hiểu trước quy trình tại văn phòng công chứng
>>> Xem thêm: Giữa nhiều đầu việc sau khi nhận chuyển nhượng bất động sản, đừng quên tìm hiểu dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com