Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuSao y chứng minh quân đội công an là nhu cầu thường gặp khi cán bộ, chiến sĩ cần hoàn thiện hồ sơ công tác. Đây cũng là giấy tờ được sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính. Tuy nhiên, không phải mọi bản chính đều đủ điều kiện để chứng thực. Người yêu cầu cần nắm rõ quy định về giấy tờ, thẩm quyền và trình tự thực hiện.
Đặc biệt, những trường hợp giấy chứng minh bị cũ, rách góc hoặc mờ thông tin cần được xem xét kỹ. Vậy thủ tục sao y được thực hiện như thế nào? Giấy chứng minh sĩ quan và Công an nhân dân có được sao y tại văn phòng công chứng không? CMND 9 số cũ bị rách góc có được tiếp nhận không?
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng vấn đề.
>>> Xem thêm: Thời gian xử lý yêu cầu sao y bản chính số lượng lớn theo đúng luật
1. Giấy chứng minh sĩ quan, Công an nhân dân có được sao y bản chính không?
1.1. Giấy chứng minh sĩ quan và Công an nhân dân là gì?
Giấy chứng minh sĩ quan và Giấy chứng minh Công an nhân dân là những giấy tờ được cấp cho người thuộc lực lượng vũ trang theo quy định chuyên ngành.
Các giấy tờ này phục vụ việc nhận diện và xác định tư cách của người được cấp. Đồng thời, chúng còn được sử dụng trong hoạt động công tác và quản lý cán bộ, chiến sĩ.
Đối với Quân đội nhân dân Việt Nam, các loại giấy tờ liên quan gồm:
- Giấy chứng minh sĩ quan.
- Chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng.
- Thẻ hạ sĩ quan, binh sĩ tại ngũ.
- Một số loại thẻ dành cho quân nhân dự bị theo quy định.
Đối với Công an nhân dân, giấy tờ chứng minh được cấp theo quy định của Bộ Công an. Đối tượng và hình thức cấp phụ thuộc từng nhóm cán bộ, chiến sĩ.
Cần phân biệt các giấy tờ này với CMND hoặc thẻ căn cước công dân. Đây là những loại giấy tờ có mục đích và quy định quản lý khác nhau.
1.2. Có được chứng thực bản sao từ Giấy chứng minh sĩ quan, Công an nhân dân không?
Về nguyên tắc, người dân có thể yêu cầu chứng thực bản sao từ giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
Giấy chứng minh sĩ quan và Giấy chứng minh Công an nhân dân không mặc nhiên thuộc nhóm giấy tờ bị cấm sao chụp.
Tuy nhiên, việc tiếp nhận phụ thuộc vào tình trạng thực tế của bản chính. Giấy tờ phải đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật về chứng thực.
Căn cứ quan trọng là Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính. Văn bản này đã được sửa đổi, bổ sung, trong đó có Nghị định 280/2025/NĐ-CP.
Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có một số trường hợp bản chính không được sử dụng làm căn cứ chứng thực.
Cụ thể gồm:
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm hoặc bớt nội dung không hợp lệ.
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát và không xác định được nội dung.
- Bản chính có đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Bản chính không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
- Bản chính có nội dung thuộc các trường hợp bị cấm theo quy định.
- Giấy tờ do cá nhân tự lập, không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền.
Như vậy, người yêu cầu cần xuất trình bản chính hợp lệ. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra trước khi tiếp nhận.
1.3. Những thông tin cần kiểm tra trước khi sao y
Trước khi thực hiện, người yêu cầu nên kiểm tra kỹ giấy chứng minh.
Một số nội dung cần đặc biệt lưu ý gồm:
- Họ tên và thông tin cá nhân của người được cấp.
- Ảnh chân dung và dấu hiệu nhận diện.
- Số hiệu giấy chứng minh.
- Cấp bậc, chức vụ hoặc thông tin liên quan.
- Dấu, chữ ký và thông tin của cơ quan cấp.
- Tình trạng nguyên vẹn của giấy tờ.
Ngoài ra, cần kiểm tra giấy chứng minh có thuộc diện hạn chế sao chụp hay không.
Nếu giấy tờ có dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp, không thể sử dụng làm căn cứ chứng thực.
Trường hợp có nghi vấn về tính xác thực, người thực hiện chứng thực có thể cần xác minh thêm. Việc này nhằm bảo đảm tính chính xác của bản sao.
2. Hồ sơ và thủ tục sao y Giấy chứng minh sĩ quan, Công an nhân dân
2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị
Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính tương đối đơn giản. Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ phù hợp với nhu cầu thực tế.
Thông thường, hồ sơ gồm:
- Bản chính Giấy chứng minh sĩ quan hoặc Công an nhân dân.
- Bản chụp giấy chứng minh nếu đã chuẩn bị trước.
- Giấy tờ cần thiết khác nếu thuộc trường hợp phải xác minh.
Người yêu cầu cần mang theo bản chính để đối chiếu. Bản chụp phải thể hiện đầy đủ nội dung của giấy tờ.
Theo quy định, nếu người yêu cầu chỉ xuất trình bản chính, cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực có thể tự chụp để thực hiện.
Người yêu cầu không nên tự ý chỉnh sửa hình ảnh hoặc nội dung trên bản chụp. Điều này có thể ảnh hưởng đến kết quả đối chiếu.
2.2. Các bước thực hiện sao y bản chính
Quy trình chứng thực thường được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ
Người yêu cầu chuẩn bị bản chính Giấy chứng minh sĩ quan hoặc Công an nhân dân.
Nếu cần nhiều bản sao, nên thông báo trước số lượng cần thực hiện.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại nơi có thẩm quyền
Người yêu cầu xuất trình bản chính và bản chụp nếu có.
Người tiếp nhận sẽ kiểm tra giấy tờ và xác định điều kiện chứng thực.
Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu bản chính
Người thực hiện chứng thực kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ.
Các thông tin trên bản chụp phải thống nhất với bản chính. Hình ảnh, dấu và nội dung cần thể hiện rõ ràng.
Nếu giấy tờ thuộc trường hợp không được chứng thực, người thực hiện sẽ giải thích lý do.
Bước 4: Thực hiện chứng thực
Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao.
Bản sao được ghi lời chứng, ký và đóng dấu theo quy định.
Bước 5: Nhận kết quả
Người yêu cầu kiểm tra số lượng và nội dung bản sao.
Cần bảo đảm thông tin không bị thiếu hoặc sai lệch. Sau đó, người yêu cầu thanh toán phí theo quy định.
2.3. Sao y Giấy chứng minh sĩ quan, Công an nhân dân ở đâu?
Theo quy định hiện hành, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính thuộc Chủ tịch UBND cấp xã và người có thẩm quyền trong tổ chức hành nghề công chứng.
Quy định này được thực hiện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
Người dân có thể lựa chọn địa điểm phù hợp:
UBND cấp xã
Đây là một trong những địa điểm có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.
Người yêu cầu có thể liên hệ UBND xã, phường để được hướng dẫn tiếp nhận hồ sơ.
Văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định.
Người dân có thể lựa chọn văn phòng công chứng thuận tiện. Đặc biệt, đây là phương án phù hợp khi cần kết hợp nhiều dịch vụ giấy tờ.
Tuy nhiên, cần phân biệt chứng thực bản sao từ bản chính với công chứng hợp đồng, giao dịch. Hai hoạt động này có bản chất pháp lý khác nhau.
>>> Xem thêm: Đừng chuẩn bị giấy tờ theo cảm tính; hãy căn cứ vào quy định chứng thực và yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ
3. Những trường hợp đặc biệt khi sao y giấy tờ tùy thân và giấy chứng minh
3.1. Giấy chứng minh sĩ quan, Công an nhân dân bị rách góc có được sao y không?
Đây là tình huống khá phổ biến trong quá trình bảo quản và sử dụng giấy tờ.
Giấy chứng minh có thể bị rách mép, bong tróc hoặc trầy xước sau thời gian dài sử dụng.
Pháp luật không quy định cứ giấy tờ bị rách góc là đương nhiên bị từ chối chứng thực.
Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về tình trạng hư hỏng khiến không xác định được nội dung. Vì vậy, cần đánh giá mức độ hư hỏng thực tế.
Có thể phân thành hai trường hợp:
Trường hợp 1: Giấy chứng minh chỉ bị rách một phần góc
Nếu phần rách không ảnh hưởng đến nội dung quan trọng, giấy tờ vẫn có thể được xem xét tiếp nhận.
Các thông tin nhận diện vẫn phải rõ ràng. Ảnh, số hiệu và dấu của cơ quan cấp cần đủ điều kiện đối chiếu.
Việc tiếp nhận còn phụ thuộc vào đánh giá của người thực hiện chứng thực.
Trường hợp 2: Giấy chứng minh bị rách nghiêm trọng
Nếu giấy tờ mất thông tin quan trọng, việc đối chiếu có thể không bảo đảm.
Ví dụ, phần rách làm mất số hiệu hoặc họ tên. Trường hợp ảnh và dấu bị hư hỏng nghiêm trọng cũng cần được xem xét.
Nếu bản chính không còn xác định được nội dung, giấy tờ không đủ điều kiện làm căn cứ chứng thực.
Người yêu cầu nên liên hệ cơ quan quản lý để được hướng dẫn cấp lại hoặc xử lý giấy tờ.
3.2. CMND 9 số cũ bị rách góc có được tiếp nhận sao y bản chính?
Đây là vấn đề cần phân biệt giữa tình trạng vật lý và giá trị sử dụng của giấy tờ.
CMND 9 số là loại giấy tờ được cấp theo quy định trước đây. Hiện nay, loại giấy tờ này đã hết giá trị sử dụng từ ngày 01/01/2025.
Căn cứ khoản 2 Điều 46 Luật Căn cước 2023, CMND còn thời hạn sử dụng sau ngày 31/12/2024 cũng chỉ có giá trị đến hết ngày này.
Đối với CMND 9 số cũ bị rách góc, cần xem xét hai vấn đề:
Thứ nhất, về tình trạng hư hỏng
Nếu CMND chỉ rách một góc nhỏ, các thông tin vẫn đầy đủ và rõ ràng, tình trạng này không tự động thuộc trường hợp bị từ chối theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Tuy nhiên, việc chứng thực vẫn phải được xem xét theo điều kiện pháp luật.
Thứ hai, về giá trị sử dụng
CMND 9 số đã hết giá trị sử dụng từ ngày 01/01/2025.
Vì vậy, bản sao chứng thực từ CMND cũ không làm khôi phục giá trị sử dụng của giấy tờ này.
Nếu cần giấy tờ tùy thân để thực hiện thủ tục hành chính hiện nay, người dân nên sử dụng thẻ căn cước còn giá trị hoặc giấy tờ hợp pháp phù hợp.
Đặc biệt, cần phân biệt CMND bị rách tự nhiên với CMND đã bị cơ quan có thẩm quyền cắt góc để hủy giá trị sử dụng.
Theo hướng dẫn tại Công văn 636/HTQTCT-CT năm 2021, cơ quan thực hiện chứng thực không tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính đối với CMND, CCCD đã bị cắt góc để hủy giá trị sử dụng.
Như vậy, rách góc và cắt góc là hai tình trạng hoàn toàn khác nhau. Người dân cần xác định đúng trường hợp của mình.
3.3. Giấy chứng minh bị mờ ảnh hoặc thông tin có được sao y không?
Giấy chứng minh bị mờ ảnh hoặc thông tin cần được kiểm tra cẩn thận.
Không phải mọi trường hợp mờ đều dẫn đến việc từ chối chứng thực.
Nếu ảnh hơi bạc màu nhưng vẫn nhận diện được, giấy tờ có thể được xem xét.
Tương tự, chữ in bị nhạt nhưng vẫn đọc được cũng cần đánh giá theo tình trạng thực tế.
Ngược lại, nếu ảnh không thể nhận diện hoặc thông tin quan trọng không đọc được, việc đối chiếu sẽ gặp khó khăn.
Khi đó, giấy tờ có thể thuộc trường hợp bản chính bị hư hỏng, không xác định được nội dung.
Người yêu cầu nên liên hệ cơ quan cấp giấy để được hướng dẫn xử lý.
3.4. Giấy chứng minh có dấu mật hoặc ghi không được sao chụp có được sao y không?
Đây là trường hợp cần đặc biệt chú ý.
Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chính có đóng dấu mật không được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao.
Quy định này cũng áp dụng với giấy tờ không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
Do đó, người yêu cầu không nên tự ý mang những giấy tờ này đi sao y.
Nếu cần sử dụng thông tin trong giấy tờ, nên liên hệ đơn vị quản lý trực tiếp.
Cơ quan quản lý sẽ hướng dẫn phương thức cung cấp thông tin phù hợp. Việc khai thác và sử dụng phải tuân thủ quy định bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Chi phí, thời gian và những lưu ý quan trọng khi sao y
4.1. Chi phí chứng thực bản sao từ bản chính
Chi phí chứng thực bản sao được xác định theo quy định về phí, lệ phí hiện hành.
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức phí chứng thực bản sao từ bản chính được quy định như sau:
- 2.000 đồng/trang đối với trang đầu và trang tiếp theo.
- Từ trang thứ ba trở lên, mức thu là 1.000 đồng/trang.
- Mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản.
Đối với bản sao từ hai trang trở lên, tính từ trang thứ ba theo quy định.
Người yêu cầu nên hỏi trước về chi phí nếu cần chứng thực nhiều bản sao.
Ngoài ra, cần phân biệt phí chứng thực với các khoản chi phí dịch vụ khác. Mỗi khoản thu cần được thông báo rõ ràng.
4.2. Thời gian giải quyết thủ tục
Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu.
Nếu tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp cần kéo dài thời gian, việc gia hạn phải đáp ứng điều kiện pháp luật.
Điều 21 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định một số trường hợp được kéo dài thời gian giải quyết.
Ví dụ:
- Yêu cầu chứng thực nhiều loại giấy tờ cùng lúc.
- Bản chính có nhiều trang.
- Số lượng bản sao cần chứng thực lớn.
- Nội dung giấy tờ phức tạp, khó kiểm tra và đối chiếu.
Thời gian có thể kéo dài thêm không quá hai ngày làm việc. Trường hợp khác phải thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu.
4.3. Những lưu ý giúp quá trình sao y diễn ra thuận lợi
Để hạn chế việc phải đi lại nhiều lần, người yêu cầu nên lưu ý:
Kiểm tra tình trạng bản chính
Giấy chứng minh cần còn nguyên vẹn và đọc được các thông tin quan trọng.
Nếu có dấu hiệu rách, bong tróc hoặc mờ chữ, nên hỏi trước về khả năng tiếp nhận.
Xác định giấy tờ có được phép sao chụp không
Không phải giấy tờ nào cũng được phép sao chụp.
Đặc biệt, cần kiểm tra dấu mật và những nội dung hạn chế sao chụp.
Chuẩn bị số lượng bản sao phù hợp
Người yêu cầu nên xác định trước số lượng bản sao cần sử dụng.
Điều này giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế phát sinh thủ tục.
Kiểm tra kỹ bản sao sau khi nhận
Cần kiểm tra họ tên, số hiệu và các thông tin trên bản sao.
Đồng thời, kiểm tra lời chứng, chữ ký và dấu của người có thẩm quyền.
Xác định đúng mục đích sử dụng
Một số đơn vị có yêu cầu riêng về hồ sơ và thời điểm cấp giấy tờ.
Người yêu cầu nên hỏi đơn vị tiếp nhận trước khi thực hiện. Điều này giúp tránh trường hợp bản sao không đáp ứng yêu cầu thực tế.
>>> Xem thêm: Cần hoàn tất hồ sơ mà vẫn muốn chủ động lịch trình? Hãy tìm hiểu dịch vụ công chứng ngay từ đầu
Kết luận
Thủ tục sao y chứng minh quân đội công an cần bảo đảm đúng quy định về chứng thực bản sao từ bản chính. Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ hợp lệ và kiểm tra kỹ tình trạng bản chính trước khi thực hiện.
Đặc biệt, giấy chứng minh bị rách góc không đồng nghĩa với việc bị từ chối. Khả năng tiếp nhận phụ thuộc vào mức độ hư hỏng và khả năng xác định nội dung. Đối với CMND 9 số cũ, cần lưu ý giấy tờ đã hết giá trị sử dụng từ ngày 01/01/2025.
Nếu cần tư vấn về thủ tục sao y, chứng thực giấy tờ hoặc xử lý hồ sơ bị hư hỏng, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn thủ tục và hỗ trợ thực hiện nhanh chóng, đúng quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Lựa chọn địa chỉ phù hợp là bước đầu để bạn sắp xếp thủ tục hiệu quả tại văn phòng công chứng
>>> Xem thêm: Mỗi hồ sơ bất động sản có những yêu cầu riêng, vì vậy đừng bỏ qua thông tin về dịch vụ sổ đỏ
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com