Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuSố tờ bản đồ và số thửa đất là những thông tin quan trọng trong giao dịch nhà đất. Chỉ một chữ số bị ghi nhầm cũng có thể gây khó khăn khi đăng ký biến động hoặc thực hiện thủ tục tiếp theo. Khi phát hiện lỗi trên hợp đồng đã công chứng, nhiều người băn khoăn liệu có phải ký lại toàn bộ văn bản hay không. Trên thực tế, cách xử lý phụ thuộc vào tính chất sai sót và hồ sơ liên quan. Thực hiện đính chính hợp đồng công chứng đúng quy định sẽ giúp các bên sửa thông tin bị nhầm, hạn chế tranh chấp và tránh ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp.
>>> Xem thêm: Hợp đồng ủy quyền quyết định phần vốn góp trong doanh nghiệp TNHH
1. Sai sót số tờ, số thửa trong hợp đồng công chứng được xử lý thế nào?
1.1. Vì sao số tờ, số thửa phải được ghi chính xác?
Số tờ bản đồ và số thửa đất giúp xác định vị trí, ranh giới của thửa đất trên hồ sơ địa chính. Những thông tin này thường được ghi trong giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và hợp đồng giao dịch.
Nếu số tờ hoặc số thửa bị ghi sai, hồ sơ có thể không thống nhất. Điều này gây khó khăn khi đăng ký sang tên, đăng ký biến động hoặc thực hiện các thủ tục liên quan.
Sai sót còn có thể khiến các bên hiểu nhầm đối tượng giao dịch. Vì vậy, cần kiểm tra thông tin trên hợp đồng với giấy chứng nhận và hồ sơ địa chính trước khi xử lý.
1.2. Những lỗi thường gặp trong hợp đồng công chứng nhà đất
Sai sót về số tờ, số thửa có thể xuất hiện trong quá trình soạn thảo hoặc nhập dữ liệu. Một số trường hợp thường gặp gồm:
- Ghi nhầm một hoặc nhiều chữ số trong số thửa.
- Nhập sai số tờ bản đồ.
- Đảo vị trí số tờ và số thửa.
- Sao chép thông tin từ hồ sơ của thửa đất khác.
- Ghi thông tin cũ nhưng chưa cập nhật theo hồ sơ địa chính mới.
- Thông tin trên hợp đồng không thống nhất với giấy chứng nhận.
Không phải lỗi nào cũng có cùng cách xử lý. Nếu chỉ là lỗi ghi chép và có căn cứ xác định thông tin chính xác, các bên có thể xem xét thủ tục sửa lỗi theo quy định. Nếu sai sót làm thay đổi đối tượng giao dịch hoặc thể hiện sự nhầm lẫn về tài sản, cần đánh giá kỹ hơn.
1.3. Khi nào có thể sửa lỗi, khi nào cần xử lý theo cách khác?
Cần xác định rõ sai sót thuộc về kỹ thuật ghi chép hay nội dung giao dịch. Đây là bước quan trọng trước khi yêu cầu sửa hợp đồng.
Nếu số tờ, số thửa bị ghi nhầm do lỗi đánh máy, trong khi hồ sơ và ý chí của các bên đều xác định rõ thửa đất, có thể xem xét thủ tục sửa lỗi kỹ thuật theo pháp luật công chứng.
Ngược lại, nếu thông tin sai khiến không xác định được chính xác tài sản được giao dịch, việc xử lý có thể phức tạp hơn. Trường hợp các bên thực tế muốn thay đổi thửa đất hoặc nội dung giao dịch, không nên coi đó đơn thuần là lỗi kỹ thuật.
Do đó, các bên nên mang hợp đồng đã công chứng và giấy tờ nhà đất đến tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền để được kiểm tra. Cách xử lý cần dựa trên hồ sơ thực tế và quy định hiện hành.
2. Điều kiện và căn cứ đính chính hợp đồng công chứng sai số tờ, số thửa
2.1. Phân biệt sửa lỗi kỹ thuật với sửa đổi hợp đồng
Pháp luật công chứng có quy định về việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng. Đây là trường hợp lỗi do sai sót khi ghi chép, đánh máy hoặc in ấn mà việc sửa không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên.
Việc sửa lỗi kỹ thuật cần có căn cứ rõ ràng. Nội dung sau khi sửa phải phù hợp với hồ sơ gốc và ý chí giao dịch đã được xác lập.
Nếu việc thay đổi làm phát sinh nội dung mới hoặc thay đổi quyền, nghĩa vụ, các bên có thể phải thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung hợp đồng thay vì chỉ sửa lỗi kỹ thuật.
Ví dụ, hợp đồng ghi sai số thửa do nhập nhầm một chữ số nhưng giấy chứng nhận và hồ sơ giao dịch đều xác định đúng thửa đất. Trường hợp này cần được tổ chức hành nghề công chứng kiểm tra để xác định cách sửa phù hợp.
2.2. Tổ chức hành nghề công chứng nào tiếp nhận yêu cầu?
Theo quy định của pháp luật công chứng, việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra và xác định lỗi trước khi tiến hành sửa.
Nếu tổ chức hành nghề công chứng đã chấm dứt hoạt động hoặc có tình huống đặc biệt, việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ cần căn cứ quy định hiện hành về lưu trữ hồ sơ công chứng và thẩm quyền liên quan.
Người yêu cầu không nên tự sửa số tờ, số thửa trên bản hợp đồng đã công chứng. Việc tự ý tẩy xóa hoặc ghi đè có thể làm phát sinh nghi vấn về tính toàn vẹn của văn bản.
Trước khi nộp hồ sơ, nên liên hệ tổ chức đã công chứng hợp đồng để hỏi về giấy tờ cần chuẩn bị. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế việc đi lại nhiều lần.
2.3. Có cần sự đồng ý của các bên trong hợp đồng không?
Việc sửa lỗi kỹ thuật phải tuân thủ điều kiện và trình tự pháp luật công chứng. Tùy trường hợp, công chứng viên cần kiểm tra hồ sơ và làm rõ nội dung sai sót trước khi thực hiện.
Nếu việc sửa chỉ nhằm khắc phục lỗi ghi chép, nội dung được sửa phải có căn cứ xác định. Không được lợi dụng thủ tục này để thay đổi thỏa thuận ban đầu.
Nếu nội dung cần điều chỉnh liên quan đến quyền, nghĩa vụ hoặc đối tượng giao dịch, các bên có thể phải lập văn bản sửa đổi, bổ sung theo quy định. Khi đó, việc xác định người cần tham gia ký kết sẽ phụ thuộc vào nội dung và tình trạng pháp lý của hợp đồng.
Vì vậy, không nên tự kết luận rằng mọi sai sót đều chỉ cần một bên yêu cầu sửa. Tổ chức hành nghề công chứng sẽ kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thủ tục tương ứng.
>>> Xem thêm: Muốn hạn chế sai sót khi nộp giấy tờ, hãy dành ít phút tìm hiểu quy định về chứng thực
3. Thủ tục đính chính hợp đồng công chứng sai số tờ, số thửa
3.1. Chuẩn bị hồ sơ đề nghị sửa sai sót
Trước tiên, người yêu cầu cần thu thập hợp đồng công chứng có thông tin bị sai. Đồng thời, cần chuẩn bị tài liệu chứng minh số tờ, số thửa chính xác.
Hồ sơ có thể gồm:
- Bản chính hoặc bản hợp đồng công chứng theo yêu cầu tiếp nhận.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, nếu có.
- Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu.
- Tài liệu địa chính hoặc giấy tờ liên quan giúp xác định thông tin chính xác.
- Văn bản giải trình về sai sót, nếu được yêu cầu.
- Giấy ủy quyền hợp lệ nếu người khác thay mặt thực hiện thủ tục.
Thành phần hồ sơ cụ thể có thể khác nhau tùy tính chất sai sót. Vì vậy, người yêu cầu nên xác nhận trước với tổ chức hành nghề công chứng.
Các tài liệu cần thống nhất về thông tin thửa đất. Nếu giấy chứng nhận và hồ sơ địa chính có điểm khác nhau, cần làm rõ nguyên nhân trước khi đề nghị sửa hợp đồng.
3.2. Nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, người yêu cầu liên hệ tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng. Công chứng viên sẽ kiểm tra nội dung sai và đối chiếu với hồ sơ lưu.
Việc kiểm tra nhằm xác định đây là lỗi kỹ thuật hay cần thực hiện thủ tục khác. Nếu đủ điều kiện sửa lỗi kỹ thuật, tổ chức hành nghề công chứng tiến hành theo trình tự pháp luật.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, người yêu cầu có thể được hướng dẫn bổ sung. Trường hợp thông tin sai liên quan đến bản thân thửa đất hoặc giấy chứng nhận, các bên có thể cần làm rõ với cơ quan có thẩm quyền về đất đai trước.
Người yêu cầu nên giữ lại giấy tiếp nhận và các tài liệu liên quan. Đây là cơ sở để theo dõi quá trình giải quyết hồ sơ.
3.3. Kiểm tra văn bản sau khi sửa lỗi
Sau khi hoàn tất thủ tục, các bên cần kiểm tra kỹ nội dung đã được sửa. Đặc biệt, phải đối chiếu số tờ bản đồ và số thửa với giấy chứng nhận.
Ngoài ra, cần rà soát họ tên, thông tin cá nhân, địa chỉ thửa đất và các nội dung khác của hợp đồng. Việc kiểm tra giúp phát hiện sớm những sai lệch còn tồn tại.
Nếu hợp đồng được dùng để đăng ký biến động hoặc sang tên, nên hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ về yêu cầu đối với văn bản sau khi sửa. Cách này giúp tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại do thiếu tài liệu hoặc chưa đáp ứng yêu cầu.
Không nên tự ý thay đổi bản hợp đồng đã được sửa. Mọi điều chỉnh tiếp theo cần được thực hiện đúng thủ tục.
4. Những lưu ý quan trọng khi đính chính hợp đồng công chứng
4.1. Không tự tẩy xóa hoặc sửa thông tin trên hợp đồng
Hợp đồng đã công chứng là văn bản có giá trị pháp lý theo quy định. Vì vậy, người sử dụng không nên tự viết đè, tẩy xóa hoặc thay số tờ, số thửa trên văn bản.
Việc sửa thủ công có thể khiến nội dung hợp đồng bị nghi ngờ. Điều này cũng có thể gây khó khăn khi thực hiện thủ tục hành chính hoặc giải quyết tranh chấp.
Khi phát hiện sai sót, hãy giữ nguyên văn bản và liên hệ tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên sẽ kiểm tra và hướng dẫn cách xử lý phù hợp.
4.2. Kiểm tra giấy chứng nhận và hồ sơ địa chính trước khi yêu cầu sửa
Không phải mọi trường hợp thông tin không thống nhất đều do hợp đồng bị ghi sai. Đôi khi, giấy tờ nhà đất đã có thay đổi hoặc hồ sơ địa chính cần được xác minh.
Vì vậy, cần đối chiếu hợp đồng với giấy chứng nhận và tài liệu liên quan. Nếu có thông tin chưa rõ, nên xác minh tại cơ quan có thẩm quyền trước khi yêu cầu sửa.
Việc xác định đúng nguồn gốc sai sót giúp lựa chọn thủ tục phù hợp. Đồng thời, nó hạn chế nguy cơ sửa hợp đồng theo thông tin chưa chính xác.
4.3. Phân biệt đính chính với việc thay đổi nội dung giao dịch
Đính chính nhằm khắc phục thông tin sai theo căn cứ hợp pháp. Thủ tục này không phải phương thức để thay đổi tùy ý nội dung giao dịch đã ký.
Nếu các bên muốn thay đổi thỏa thuận, cần xem xét thủ tục sửa đổi, bổ sung hoặc lập văn bản khác theo quy định. Việc lựa chọn phụ thuộc vào nội dung thay đổi và tình trạng pháp lý của giao dịch.
Đối với sai sót về số tờ, số thửa, cần đặc biệt chú ý vấn đề xác định đúng thửa đất. Nếu việc sửa có thể làm thay đổi đối tượng giao dịch, các bên không nên xử lý như lỗi đánh máy thông thường.
4.4. Chủ động rà soát thông tin trước khi công chứng
Để hạn chế sai sót, các bên nên kiểm tra giấy tờ nhà đất trước khi ký hợp đồng. Cần đối chiếu số tờ, số thửa, diện tích và địa chỉ thửa đất.
Nếu phát hiện thông tin không thống nhất, hãy yêu cầu làm rõ trước khi công chứng. Không nên ký khi chưa xác định được chính xác tài sản giao dịch.
Việc rà soát kỹ giúp giảm nguy cơ phải sửa văn bản sau này. Đồng thời, nó góp phần bảo vệ quyền lợi của các bên và hạn chế chậm trễ khi đăng ký biến động.
>>> Xem thêm: Đừng chờ đến phút cuối mới tìm nơi hỗ trợ, hãy chủ động tìm hiểu dịch vụ công chứng ngay hôm nay
Kết luận
Sai sót về số tờ bản đồ hoặc số thửa trong hợp đồng nhà đất cần được xử lý dựa trên nguyên nhân và hồ sơ thực tế. Việc đính chính hợp đồng công chứng phải tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời phân biệt rõ lỗi kỹ thuật với trường hợp cần sửa đổi nội dung giao dịch. Khi phát hiện sai sót, các bên nên giữ nguyên văn bản và liên hệ tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện công chứng để được hướng dẫn. Nếu cần hỗ trợ rà soát giấy tờ hoặc tìm hiểu thủ tục công chứng nhà đất, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn theo quy định pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Từng loại giấy tờ có yêu cầu riêng, vì vậy hãy chủ động trao đổi với văn phòng công chứng về trường hợp của mình
>>> Xem thêm: Nếu ưu tiên sự chủ động trong suốt quá trình làm hồ sơ, bạn nên xem xét dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com