Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuSo sánh nhanh chứng thực chữ ký với công chứng hợp đồng là cách giúp người dân tránh nhầm lẫn khi chuẩn bị hồ sơ. Hai thủ tục này đều liên quan đến giấy tờ và chữ ký. Tuy nhiên, bản chất và phạm vi thực hiện không giống nhau.
Công chứng hợp đồng thường được áp dụng với hợp đồng, giao dịch theo quy định. Công chứng viên sẽ kiểm tra nội dung và tính hợp pháp của giao dịch. Trong khi đó, chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu.
Sự khác biệt này rất quan trọng trong thực tế. Nếu chọn sai thủ tục, hồ sơ có thể không được tiếp nhận. Người dân cũng có thể phải làm lại giấy tờ.
Vậy công chứng hợp đồng và chứng thực chữ ký khác nhau như thế nào? Khi nào cần công chứng? Trường hợp nào chỉ cần chứng thực chữ ký? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn nhận biết nhanh hơn.
>>> Xem thêm: Người bị bệnh tâm thần có thời điểm tỉnh táo có được chứng thực chữ ký?
1. Công chứng hợp đồng và chứng thực chữ ký khác nhau thế nào?
1.1. Công chứng hợp đồng là gì?
Công chứng hợp đồng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật.
Khi thực hiện công chứng, công chứng viên sẽ kiểm tra hồ sơ. Nội dung giao dịch cũng được xem xét theo quy định.
Các bên tham gia cần xác định rõ quyền và nghĩa vụ của mình. Nội dung hợp đồng cũng cần phù hợp với quy định pháp luật.
Sau khi hoàn tất, văn bản công chứng có giá trị pháp lý theo quy định. Các bên có trách nhiệm thực hiện những nội dung đã cam kết.
1.2. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Thủ tục này tập trung vào chữ ký của người lập văn bản. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra các điều kiện cần thiết.
Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung mình kê khai.
Đây là điểm quan trọng khi phân biệt hai thủ tục. Người dân không nên hiểu chứng thực chữ ký là công chứng toàn bộ văn bản.
1.3. Điểm khác biệt dễ nhận biết nhất
Cách phân biệt nhanh nhất nằm ở phạm vi kiểm tra.
Với công chứng hợp đồng, công chứng viên kiểm tra nội dung giao dịch. Các bên cũng được giải thích về quyền và nghĩa vụ liên quan.
Với chứng thực chữ ký, trọng tâm là xác nhận chữ ký. Nội dung văn bản không được xem xét theo phạm vi như một hợp đồng được công chứng.
Vì vậy, nếu mục đích là xác lập một giao dịch, cần xem xét công chứng. Nếu chỉ cần xác nhận chữ ký, có thể thuộc trường hợp chứng thực chữ ký.
2. Mẹo so sánh nhanh công chứng hợp đồng và chứng thực chữ ký
2.1. Nhìn vào loại giấy tờ cần thực hiện
Loại giấy tờ là dấu hiệu đầu tiên để nhận biết thủ tục.
Nếu giấy tờ là hợp đồng mua bán, tặng cho hoặc giao dịch tương tự, cần xem xét yêu cầu công chứng. Pháp luật có thể quy định công chứng là điều kiện bắt buộc đối với một số giao dịch.
Nếu giấy tờ là đơn, cam kết hoặc văn bản do cá nhân lập, có thể phát sinh nhu cầu chứng thực chữ ký.
Tuy nhiên, không nên chỉ dựa vào tên gọi của văn bản. Cần xem cả nội dung và mục đích sử dụng.
2.2. Xác định mục đích của việc ký văn bản
Mục đích sử dụng là một căn cứ rất hữu ích.
Nếu các bên đang xác lập quyền và nghĩa vụ với nhau, văn bản có thể là một hợp đồng hoặc giao dịch. Khi đó, cần kiểm tra yêu cầu công chứng theo từng trường hợp.
Nếu một người chỉ lập văn bản để trình bày, cam kết hoặc xác nhận thông tin, thủ tục có thể liên quan đến chứng thực chữ ký.
Việc xác định mục đích ngay từ đầu giúp tránh lựa chọn sai thủ tục. Đây cũng là cách tiết kiệm thời gian khi chuẩn bị hồ sơ.
2.3. Xem ai là người chịu trách nhiệm về nội dung
Với văn bản được công chứng, công chứng viên thực hiện kiểm tra theo phạm vi công chứng. Nội dung giao dịch cũng được xem xét trước khi công chứng.
Đối với chứng thực chữ ký, người ký chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Việc chứng thực chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu.
Do đó, đây là một tiêu chí dễ nhớ. Công chứng chú trọng đến hợp đồng và giao dịch. Chứng thực chữ ký tập trung vào chữ ký của người lập văn bản.
2.4. Kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận
Một hồ sơ có thể được yêu cầu theo hình thức cụ thể. Vì vậy, người dân nên kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận trước khi thực hiện.
Không nên tự suy đoán rằng mọi giấy tờ đều có thể chứng thực chữ ký. Cũng không nên công chứng một văn bản nếu thủ tục chỉ yêu cầu chứng thực chữ ký.
Nếu chưa rõ, hãy hỏi trực tiếp cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận. Cách này giúp hạn chế việc phải sửa hoặc làm lại hồ sơ.
>>> Xem thêm: Đang cần nhờ người khác thay mặt xử lý hồ sơ? Bạn nên quan tâm đến công chứng ủy quyền
3. Trường hợp thường gặp và cách lựa chọn thủ tục
3.1. Hợp đồng mua bán nhà đất
Hợp đồng mua bán nhà đất là trường hợp cần đặc biệt lưu ý. Pháp luật có quy định riêng về hình thức của nhiều giao dịch liên quan đến bất động sản.
Trong trường hợp thuộc diện phải công chứng, việc chứng thực chữ ký không thể mặc nhiên thay thế công chứng hợp đồng.
Các bên cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng yêu cầu. Công chứng viên sẽ kiểm tra giấy tờ và nội dung giao dịch.
Vì vậy, không nên chỉ yêu cầu “chứng thực chữ ký” khi thực tế đang thực hiện một giao dịch mua bán nhà đất.
3.2. Hợp đồng tặng cho tài sản
Hợp đồng tặng cho cũng cần được xem xét theo loại tài sản. Một số trường hợp pháp luật có yêu cầu về công chứng hoặc chứng thực.
Nếu giao dịch thuộc trường hợp phải công chứng, các bên cần thực hiện đúng thủ tục. Việc chỉ chứng thực chữ ký trên văn bản có thể không đáp ứng yêu cầu pháp lý.
Trước khi lập hợp đồng, nên xác định loại tài sản. Đồng thời, cần kiểm tra hình thức bắt buộc đối với giao dịch đó.
3.3. Văn bản cam kết hoặc đơn do cá nhân lập
Một số loại đơn và văn bản cam kết có thể phát sinh nhu cầu chứng thực chữ ký.
Trong trường hợp này, người dân cần kiểm tra yêu cầu của thủ tục cụ thể. Nếu hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký, người lập văn bản cần thực hiện đúng trình tự.
Người ký nên đọc kỹ nội dung trước khi ký. Không nên ký vào văn bản còn bỏ trống thông tin quan trọng.
3.4. Giấy ủy quyền và văn bản liên quan
Giấy ủy quyền là trường hợp dễ gây nhầm lẫn. Không phải mọi giấy ủy quyền đều có cách xử lý giống nhau.
Tùy nội dung và mục đích, văn bản có thể thuộc trường hợp công chứng hoặc chứng thực theo quy định.
Người dân nên xác định rõ phạm vi ủy quyền. Đồng thời, cần kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận văn bản.
Nếu liên quan đến tài sản hoặc giao dịch quan trọng, nên được tư vấn trước khi lựa chọn hình thức phù hợp.
4. Những lưu ý để tránh nhầm lẫn khi thực hiện
4.1. Không chọn thủ tục chỉ vì nhanh hơn
Nhiều người có tâm lý chọn thủ tục nhanh và đơn giản nhất. Tuy nhiên, tốc độ không phải tiêu chí duy nhất.
Điều quan trọng là thủ tục phải phù hợp với loại văn bản. Đồng thời, hình thức đó phải đáp ứng yêu cầu pháp luật.
Nếu chọn sai, giấy tờ có thể không được chấp nhận. Người dân khi đó vẫn phải thực hiện lại thủ tục.
4.2. Không tự thay đổi hình thức giấy tờ
Người dân không nên tự chuyển hợp đồng thành giấy cam kết để chỉ cần chứng thực chữ ký.
Việc thay đổi hình thức có thể làm thay đổi bản chất của giao dịch. Trong một số trường hợp, văn bản sẽ không đáp ứng điều kiện pháp lý cần thiết.
Nếu chưa rõ, nên hỏi người có chuyên môn. Việc tư vấn trước khi ký thường giúp hạn chế rủi ro về sau.
4.3. Kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký
Dù công chứng hay chứng thực chữ ký, người dân đều cần đọc kỹ văn bản.
Các thông tin về họ tên, số giấy tờ, tài sản, quyền và nghĩa vụ cần được kiểm tra. Những nội dung chưa rõ nên được hỏi lại trước khi ký.
Không nên ký khống hoặc ký vào văn bản chưa hoàn thiện. Đây là nguyên tắc quan trọng để bảo vệ quyền lợi của người ký.
4.4. Chuẩn bị đúng giấy tờ
Mỗi thủ tục có thể yêu cầu thành phần hồ sơ khác nhau. Người dân nên chuẩn bị giấy tờ dựa trên yêu cầu cụ thể.
Thông thường, giấy tờ tùy thân là một trong những tài liệu cần thiết. Với hợp đồng, giao dịch tài sản, hồ sơ về tài sản cũng có thể được yêu cầu.
Chuẩn bị đầy đủ giúp việc kiểm tra hồ sơ thuận lợi hơn. Đồng thời, người dân cũng hạn chế được việc phải đi lại nhiều lần.
4.5. Hỏi rõ khi chưa xác định được thủ tục
Nếu không chắc nên công chứng hay chứng thực chữ ký, người dân không nên tự lựa chọn.
Có thể cung cấp bản dự thảo hoặc mô tả mục đích sử dụng văn bản. Từ đó, người có chuyên môn có thể hướng dẫn hình thức phù hợp.
Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian. Quan trọng hơn, hồ sơ sẽ có cơ sở pháp lý phù hợp với mục đích sử dụng.
>>> Xem thêm: Khi tài sản có giá trị lớn, đừng thực hiện công chứng mua bán nhà đất một cách vội vàng
Kết luận
So sánh nhanh chứng thực chữ ký với công chứng hợp đồng giúp người dân nhận biết đúng thủ tục cần thực hiện. Công chứng hợp đồng tập trung vào hợp đồng, giao dịch và việc kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch. Trong khi đó, chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu trên văn bản.
Không nên lựa chọn thủ tục chỉ dựa vào tiêu chí nhanh hay đơn giản. Người dân cần xem xét loại giấy tờ, mục đích sử dụng và yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ. Với các giao dịch quan trọng, việc xác định đúng hình thức ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro.
Nếu chưa biết nên công chứng hay chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra nội dung văn bản và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Một văn phòng công chứng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục cần thực hiện
>>> Xem thêm: Càng chuẩn bị sớm, quá trình công chứng dịch thuật càng chủ động
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com