Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký nhận bằng đại học là thủ tục thường được quan tâm khi sinh viên đã hoàn thành chương trình học nhưng không thể trực tiếp đến trường nhận bằng. Trong trường hợp này, người được ủy quyền có thể thay mặt người học thực hiện việc nhận bằng nếu trường đại học cho phép và hồ sơ đáp ứng yêu cầu.
Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp cần thể hiện rõ người ủy quyền, người được ủy quyền và công việc được giao. Tùy yêu cầu của cơ sở giáo dục, chữ ký của người ủy quyền có thể cần được chứng thực.
Việc chuẩn bị đúng giấy tờ giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị từ chối. Người học cũng nên kiểm tra trước quy định của trường về việc nhận bằng thay. Mỗi cơ sở giáo dục có thể có yêu cầu riêng về mẫu giấy ủy quyền và giấy tờ kèm theo.
Vậy giấy ủy quyền nhận bằng đại học có cần chứng thực chữ ký không? Hồ sơ gồm những gì? Trình tự thực hiện ra sao? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục này.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có bắt buộc phải niêm yết giá chứng thực chữ ký?
1. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp đại học và chứng thực chữ ký
1.1. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp đại học là gì?
Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp là văn bản do người học lập để giao cho một người khác thực hiện việc nhận bằng thay mình.
Nội dung ủy quyền cần xác định rõ công việc được giao. Người được ủy quyền có thể được giao nhận bằng tốt nghiệp và các giấy tờ liên quan theo phạm vi ủy quyền.
Tùy từng trường, giấy ủy quyền có thể được lập theo mẫu riêng. Một số trường yêu cầu người học sử dụng đúng mẫu do trường cung cấp.
Vì vậy, trước khi lập giấy, người học nên kiểm tra thông báo nhận bằng. Đây là cách giúp hồ sơ phù hợp với yêu cầu của cơ sở giáo dục.
1.2. Có bắt buộc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền không?
Việc có bắt buộc chứng thực chữ ký hay không phụ thuộc vào yêu cầu của trường đại học và tính chất của thủ tục.
Nếu trường yêu cầu giấy ủy quyền phải có chứng thực chữ ký, người học cần thực hiện đúng yêu cầu này. Khi đó, chữ ký trên giấy ủy quyền sẽ được chứng thực theo quy định.
Nếu trường không yêu cầu chứng thực, người học có thể lập giấy theo hình thức mà trường hướng dẫn. Không nên tự phát sinh thêm thủ tục nếu không cần thiết.
Do đó, bước đầu tiên nên là kiểm tra thông báo hoặc liên hệ bộ phận phụ trách văn bằng của trường.
1.3. Chứng thực chữ ký khác gì công chứng giấy ủy quyền?
Chứng thực chữ ký và công chứng văn bản ủy quyền là hai thủ tục cần được phân biệt.
Khi chứng thực chữ ký, người có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên văn bản là chữ ký của người yêu cầu. Nội dung văn bản vẫn thuộc trách nhiệm của người lập.
Công chứng văn bản ủy quyền là một thủ tục công chứng. Người thực hiện công chứng sẽ xem xét hồ sơ và điều kiện theo quy định.
Đối với việc nhận bằng tốt nghiệp, cần thực hiện đúng hình thức mà trường yêu cầu. Người học không nên tự lựa chọn thủ tục khác với hướng dẫn của trường.
1.4. Ai có thể được ủy quyền nhận bằng?
Người được ủy quyền có thể là người thân hoặc cá nhân khác do người học lựa chọn. Điều quan trọng là người này phải đáp ứng yêu cầu của cơ sở giáo dục.
Một số trường có thể yêu cầu người nhận thay xuất trình CCCD. Trường cũng có thể yêu cầu thêm giấy ủy quyền hoặc giấy tờ khác.
Thông tin của người được ủy quyền cần được ghi chính xác. Họ tên và số giấy tờ tùy thân nên được kiểm tra trước khi ký.
Nếu trường có mẫu riêng, người học nên sử dụng đúng mẫu. Điều này giúp hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận bằng đại học
2.1. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp
Giấy ủy quyền là tài liệu chính trong thủ tục. Người học cần chuẩn bị văn bản theo yêu cầu của trường.
Nội dung nên thể hiện rõ thông tin của người ủy quyền. Thông tin người được ủy quyền cũng cần đầy đủ.
Phần nội dung ủy quyền cần ghi cụ thể công việc. Nếu chỉ ủy quyền nhận bằng, nên thể hiện rõ phạm vi này.
Không nên để giấy ủy quyền có thông tin bỏ trống. Người học cũng cần kiểm tra lỗi chính tả trước khi ký.
2.2. Giấy tờ tùy thân của người ủy quyền
Người yêu cầu chứng thực chữ ký cần xuất trình giấy tờ tùy thân theo quy định.
CCCD là giấy tờ thường được sử dụng trong các thủ tục hành chính. Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng và phù hợp với thông tin trong giấy ủy quyền.
Nếu thông tin cá nhân có sự thay đổi, người học nên trao đổi trước với nơi thực hiện. Việc này giúp hạn chế vướng mắc khi kiểm tra hồ sơ.
Không nên sử dụng giấy tờ đã hết giá trị hoặc có thông tin không thống nhất. Hồ sơ cần được kiểm tra trước khi thực hiện chứng thực.
2.3. Giấy tờ của người được ủy quyền
Tùy yêu cầu của trường, người học có thể cần cung cấp thông tin về người được ủy quyền. Một số trường còn yêu cầu bản sao giấy tờ tùy thân.
Các thông tin này cần được ghi chính xác trên giấy ủy quyền. Đặc biệt, cần kiểm tra họ tên và số giấy tờ tùy thân.
Người được ủy quyền cũng nên mang theo giấy tờ tùy thân khi đến trường nhận bằng. Trường có thể đối chiếu thông tin trước khi giao bằng.
Việc chuẩn bị trước giúp quá trình nhận bằng thuận lợi hơn. Người được ủy quyền cũng tránh phải đi lại nhiều lần.
2.4. Thông báo hoặc yêu cầu nhận bằng của trường
Ngoài giấy ủy quyền, người học nên kiểm tra thông báo của trường. Thông báo thường nêu thời gian và địa điểm nhận bằng.
Một số cơ sở giáo dục có thể quy định riêng về trường hợp nhận thay. Có nơi yêu cầu mẫu giấy ủy quyền cụ thể.
Nếu trường có biểu mẫu riêng, người học nên sử dụng đúng biểu mẫu. Không nên tự thay thế bằng một mẫu khác khi chưa được chấp thuận.
Việc kiểm tra trước giúp xác định đầy đủ thành phần hồ sơ. Đây cũng là cách hạn chế việc hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
>>> Xem thêm: Đang cần xử lý hồ sơ sang tên mà không muốn kéo dài? Hãy xem Dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh
3. Trình tự chứng thực chữ ký nhận bằng đại học
3.1. Bước 1: Kiểm tra yêu cầu của trường đại học
Trước tiên, người học cần kiểm tra thông báo nhận bằng. Hãy xác định trường có cho phép nhận bằng thay hay không.
Tiếp theo, cần kiểm tra mẫu giấy ủy quyền. Đồng thời, xác định giấy có bắt buộc chứng thực chữ ký hay không.
Nếu chưa rõ, người học nên liên hệ phòng đào tạo hoặc bộ phận quản lý văn bằng. Việc hỏi trước giúp tránh chuẩn bị sai giấy tờ.
Đây là bước nên thực hiện trước khi đi chứng thực. Người học sẽ chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ.
3.2. Bước 2: Lập giấy ủy quyền
Sau khi xác định yêu cầu, người học tiến hành lập giấy ủy quyền.
Các thông tin cần kiểm tra gồm họ tên, ngày tháng năm sinh và thông tin giấy tờ tùy thân. Thông tin của người được ủy quyền cũng cần ghi đầy đủ.
Nội dung ủy quyền cần rõ ràng. Nên ghi cụ thể việc nhận bằng tốt nghiệp đại học thay cho người ủy quyền.
Nếu trường có mẫu riêng, cần sử dụng đúng mẫu. Người học không nên tự ý thay đổi nội dung quan trọng trong biểu mẫu.
3.3. Bước 3: Thực hiện chứng thực chữ ký
Nếu trường yêu cầu chứng thực, người ủy quyền cần mang giấy tờ đến nơi có thẩm quyền.
Người yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân và văn bản cần chứng thực. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra các điều kiện theo quy định.
Trong trường hợp cần ký trực tiếp, người yêu cầu sẽ ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Không nên tự ý ký trước nếu chưa được hướng dẫn.
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, chữ ký sẽ được chứng thực theo quy định. Người yêu cầu cần kiểm tra lại văn bản trước khi nhận.
3.4. Bước 4: Người được ủy quyền đến trường nhận bằng
Sau khi giấy ủy quyền hoàn tất, người được ủy quyền có thể đến trường theo thời gian quy định.
Người nhận thay cần mang theo giấy tờ tùy thân. Đồng thời, cần mang bản giấy ủy quyền theo yêu cầu của trường.
Trường sẽ kiểm tra hồ sơ trước khi giao bằng. Nếu giấy tờ chưa đầy đủ, người nhận thay có thể được yêu cầu bổ sung.
Vì vậy, nên kiểm tra lại hồ sơ trước ngày nhận bằng. Việc này giúp hạn chế phát sinh vấn đề tại nơi trả bằng.
3.5. Bước 5: Kiểm tra bằng và giấy tờ nhận được
Sau khi nhận bằng, người được ủy quyền nên kiểm tra thông tin trên văn bằng.
Các nội dung cần chú ý gồm họ tên, ngày sinh và thông tin về cơ sở đào tạo. Nếu có giấy tờ đi kèm, cũng nên kiểm tra đầy đủ.
Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác, cần thông báo ngay cho bộ phận phụ trách. Không nên tự ý sửa chữa văn bằng hoặc giấy tờ liên quan.
Việc kiểm tra ngay sau khi nhận giúp xử lý sai sót sớm hơn. Người học cũng hạn chế được những khó khăn khi sử dụng bằng sau này.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận bằng
4.1. Kiểm tra kỹ mẫu giấy của trường
Mỗi trường có thể có cách quản lý văn bằng khác nhau. Vì vậy, mẫu giấy ủy quyền cũng có thể không giống nhau.
Nếu trường cung cấp mẫu, người học nên sử dụng đúng mẫu. Cần hạn chế tự thay đổi bố cục hoặc nội dung của biểu mẫu.
Trước khi ký, nên kiểm tra toàn bộ thông tin. Các lỗi nhỏ về họ tên hoặc số giấy tờ cũng có thể khiến hồ sơ phải bổ sung.
4.2. Không ký khống giấy ủy quyền
Người ủy quyền không nên ký vào giấy còn bỏ trống nội dung. Đặc biệt, không nên giao giấy đã ký cho người khác tự hoàn thiện.
Nội dung ủy quyền cần được xác định rõ trước khi ký. Phạm vi ủy quyền cũng cần phù hợp với mục đích nhận bằng.
Sau khi hoàn thiện, người học nên giữ bản sao của giấy ủy quyền. Bản sao có thể hữu ích khi cần đối chiếu thông tin.
4.3. Người được ủy quyền cần mang đúng giấy tờ
Người được ủy quyền nên kiểm tra yêu cầu của trường trước ngày nhận bằng.
CCCD hoặc giấy tờ tùy thân có thể được yêu cầu để đối chiếu. Giấy ủy quyền đã hoàn tất cũng cần được mang theo.
Một số trường có thể yêu cầu thêm giấy tờ của người ủy quyền. Vì vậy, không nên chỉ chuẩn bị giấy ủy quyền nếu thông báo của trường yêu cầu thêm tài liệu.
Chuẩn bị đủ hồ sơ giúp quá trình nhận bằng thuận lợi. Người được ủy quyền cũng tránh phải quay lại nhiều lần.
4.4. Không phải trường hợp nào cũng cần chứng thực
Chứng thực chữ ký chỉ cần thực hiện khi thủ tục yêu cầu. Nếu trường không yêu cầu, người học có thể thực hiện theo hình thức mà trường hướng dẫn.
Do đó, không nên mặc định mọi giấy ủy quyền nhận bằng đều phải chứng thực. Yêu cầu thực tế của cơ sở giáo dục là căn cứ quan trọng.
Nếu chưa rõ, nên hỏi trường trước khi thực hiện. Đây là cách giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
4.5. Nên kiểm tra hồ sơ trước ngày nhận bằng
Trước ngày nhận bằng, người học nên rà soát lại toàn bộ giấy tờ. Việc này đặc biệt cần thiết khi nhờ người khác nhận thay.
Cần kiểm tra giấy ủy quyền, CCCD và các tài liệu trường yêu cầu. Thông tin trên các giấy tờ cũng cần thống nhất.
Nếu phát hiện thiếu giấy tờ, nên liên hệ trường để được hướng dẫn. Không nên chờ đến ngày nhận bằng mới xử lý vấn đề.
Chuẩn bị sớm giúp người được ủy quyền chủ động hơn. Đồng thời, hạn chế nguy cơ phải thay đổi lịch nhận bằng.
>>> Xem thêm: Một lần chuẩn bị đúng có thể giúp bạn tránh nhiều lần bổ sung hồ sơ khi công chứng ủy quyền
Kết luận
Chứng thực chữ ký nhận bằng đại học có thể được yêu cầu khi sinh viên không thể trực tiếp nhận bằng và muốn ủy quyền cho người khác thực hiện thay. Tuy nhiên, việc có bắt buộc chứng thực hay không còn phụ thuộc vào quy định của từng trường và yêu cầu cụ thể của thủ tục.
Người học nên kiểm tra thông báo nhận bằng trước khi lập giấy ủy quyền. Nếu trường có mẫu riêng, cần sử dụng đúng mẫu. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký, người ủy quyền cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thực hiện thủ tục tại nơi có thẩm quyền.
Người được ủy quyền cũng cần mang đúng giấy tờ khi đến trường nhận bằng. Đặc biệt, nên kiểm tra thông tin trên văn bằng ngay sau khi nhận.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền hoặc các giấy tờ liên quan đến việc nhận bằng thay, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Từ đặt cọc đến sang tên, giao dịch nhà đất có nhiều bước cần lưu ý, đặc biệt là công chứng mua bán nhà đất
>>> Xem thêm: Đừng chọn đại một địa chỉ văn phòng công chứng khi hồ sơ của bạn liên quan đến tài sản có giá trị
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com