Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuNiêm yết giá chứng thực chữ ký là vấn đề được nhiều người quan tâm khi đến Văn phòng công chứng thực hiện thủ tục. Việc công khai mức thu giúp người dân biết trước khoản tiền cần thanh toán.
Tuy nhiên, “giá chứng thực” và “phí, lệ phí chứng thực” là hai cách gọi cần phân biệt. Pháp luật về chứng thực quy định cụ thể về việc công khai các khoản thu tại nơi thực hiện thủ tục.
Từ ngày 01/11/2025, quy định về chủ thể thực hiện chứng thực tiếp tục được sửa đổi. Công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng thuộc nhóm người thực hiện chứng thực theo quy định hiện hành.
Vậy Văn phòng công chứng có bắt buộc niêm yết mức thu chứng thực chữ ký không? Mức phí chứng thực chữ ký hiện nay là bao nhiêu? Người dân cần làm gì nếu không thấy bảng niêm yết? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc đi nước ngoài
1. Văn phòng công chứng có phải niêm yết giá chứng thực chữ ký?
1.1. Văn phòng công chứng có được chứng thực chữ ký không?
Theo quy định hiện hành, công chứng viên của Văn phòng công chứng thuộc nhóm người thực hiện chứng thực. Nội dung này được quy định trong hệ thống pháp luật về chứng thực.
Vì vậy, người dân có thể thực hiện chứng thực chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp thuộc thẩm quyền.
Thủ tục này khác với việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu.
Khi thực hiện thủ tục, người yêu cầu vẫn phải đáp ứng các điều kiện theo quy định. Hồ sơ cũng cần được kiểm tra trước khi chứng thực.
1.2. Có bắt buộc niêm yết mức thu chứng thực không?
Có.
Quy định về chứng thực yêu cầu cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải công khai thông tin liên quan. Nội dung niêm yết bao gồm lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở.
Như vậy, việc công khai khoản thu không chỉ là vấn đề phục vụ khách hàng. Đây còn là yêu cầu trong quá trình tổ chức thực hiện chứng thực.
Người dân có thể kiểm tra thông tin được niêm yết trước khi thực hiện thủ tục. Nếu cần làm rõ khoản thu, có thể hỏi trực tiếp người tiếp nhận hồ sơ.
1.3. “Niêm yết giá” hay “niêm yết lệ phí, chi phí chứng thực”?
Trong giao tiếp hằng ngày, nhiều người thường gọi là “niêm yết giá chứng thực”.
Tuy nhiên, cách gọi trong quy định pháp luật là “lệ phí, chi phí chứng thực”. Đây là cách diễn đạt chính xác hơn khi đề cập đến nghĩa vụ công khai khoản thu.
Đối với chứng thực chữ ký, mức thu được quy định theo chế độ phí, lệ phí hiện hành. Người dân nên căn cứ vào quy định tại thời điểm thực hiện thủ tục.
Việc phân biệt cách gọi giúp tránh nhầm giữa phí chứng thực và các khoản thù lao, chi phí dịch vụ khác.
1.4. Việc niêm yết phải được thực hiện ở đâu?
Thông tin về thủ tục và khoản thu phải được niêm yết tại trụ sở của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
Điều này giúp người dân dễ tiếp cận thông tin khi đến làm thủ tục.
Bảng niêm yết cũng giúp hạn chế tình trạng người dân không biết trước mức thu. Khi cần, khách hàng có thể đối chiếu khoản tiền được yêu cầu thanh toán với thông tin đã công khai.
Nếu có khoản thu khác, người dân nên hỏi rõ nội dung và căn cứ tính tiền.
2. Mức phí chứng thực chữ ký được tính như thế nào?
2.1. Phí chứng thực chữ ký hiện nay là bao nhiêu?
Theo thông tin thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, phí chứng thực chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng là 10.000 đồng/trường hợp. Một trường hợp được tính cho một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.
Mức thu này cần được áp dụng theo quy định hiện hành tại thời điểm người dân thực hiện thủ tục.
Người dân nên kiểm tra thông tin niêm yết tại nơi thực hiện. Nếu có thay đổi chính sách, mức thu có thể được điều chỉnh theo văn bản mới.
2.2. Một giấy tờ có nhiều chữ ký tính phí thế nào?
Phí chứng thực chữ ký không nhất thiết được tính riêng cho từng chữ ký.
Theo thông tin thủ tục hành chính hiện hành, một trường hợp có thể bao gồm một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.
Do đó, người dân cần xác định chính xác giấy tờ mình muốn chứng thực.
Nếu có nhiều văn bản khác nhau, cách tính phí có thể được xác định theo từng trường hợp. Người dân nên hỏi trước nếu cần chứng thực nhiều giấy tờ.
2.3. Phí chứng thực có giống phí công chứng không?
Phí chứng thực và phí công chứng là những khoản thu khác nhau.
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Trong khi đó, công chứng hợp đồng hoặc giao dịch có phạm vi kiểm tra pháp lý khác.
Luật Công chứng hiện hành quy định riêng về phí công chứng. Các khoản phí này gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, phí lưu giữ di chúc và phí cấp bản sao văn bản công chứng.
Vì vậy, không nên lấy mức phí công chứng để áp dụng cho chứng thực chữ ký.
2.4. Có phát sinh chi phí khác ngoài phí chứng thực không?
Tùy trường hợp, người dân có thể phát sinh thêm một số khoản chi phí liên quan.
Ví dụ, khách hàng có thể cần sao chụp tài liệu hoặc sử dụng một dịch vụ khác theo nhu cầu. Những khoản này cần được phân biệt với phí chứng thực chữ ký.
Người dân nên hỏi rõ từng khoản trước khi thanh toán. Việc này giúp biết chính xác số tiền phải trả.
Đặc biệt, không nên nhầm khoản phí chứng thực với thù lao của dịch vụ khác.
>>> Xem thêm: Cần xử lý giấy tờ nhà đất thuận tiện hơn? Tham khảo Dịch vụ sổ đỏ để biết hướng thực hiện phù hợp
3. Người dân cần làm gì khi không thấy bảng niêm yết?
3.1. Hỏi trực tiếp người tiếp nhận hồ sơ
Nếu không nhìn thấy bảng niêm yết, người dân có thể hỏi người tiếp nhận.
Nội dung cần hỏi khá đơn giản. Có thể hỏi về mức phí chứng thực chữ ký và các khoản chi phí liên quan.
Người tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu theo quy định. Việc hỏi trước cũng giúp người dân chủ động hơn khi thanh toán.
Không nên ngại hỏi về khoản tiền phải nộp. Đây là thông tin liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người sử dụng dịch vụ.
3.2. Kiểm tra nội dung khoản tiền được yêu cầu thanh toán
Khi thanh toán, người dân nên xác định mình đang trả khoản nào.
Phí chứng thực chữ ký là một khoản riêng. Nếu có thêm chi phí khác, cần hỏi rõ căn cứ và nội dung.
Việc kiểm tra này đặc biệt cần thiết khi khách hàng thực hiện nhiều thủ tục cùng lúc. Mỗi thủ tục có thể có cách tính khác nhau.
Nếu chưa hiểu khoản thu, người dân có thể yêu cầu giải thích trước khi thanh toán.
3.3. Yêu cầu cung cấp biên lai hoặc chứng từ thu
Khi nộp phí, người dân nên lưu giữ chứng từ liên quan đến khoản tiền đã thanh toán.
Chứng từ giúp xác định số tiền đã nộp. Đây cũng là tài liệu hữu ích nếu sau này phát sinh vấn đề cần đối chiếu.
Người dân nên kiểm tra thông tin trên chứng từ. Đặc biệt là nội dung thu và số tiền đã thanh toán.
Việc lưu giữ chứng từ cũng giúp việc giải quyết khiếu nại thuận lợi hơn nếu có tranh chấp.
3.4. Phân biệt khoản thu chứng thực với dịch vụ hỗ trợ hồ sơ
Một số khách hàng có thể sử dụng thêm dịch vụ hỗ trợ. Ví dụ như soạn thảo, đánh máy hoặc sao chụp giấy tờ.
Những khoản này không nên mặc nhiên xem là phí chứng thực chữ ký.
Người dân cần hỏi rõ nội dung của từng khoản. Điều này giúp tránh nhầm lẫn khi tổng chi phí cao hơn mức phí chứng thực thông thường.
Nếu chỉ yêu cầu chứng thực chữ ký, khách hàng có thể hỏi rõ mức phí của riêng thủ tục này.
3.5. Kiểm tra quy định tại thời điểm thực hiện
Các quy định về phí và chứng thực có thể được sửa đổi theo từng thời kỳ.
Vì vậy, không nên chỉ dựa vào một thông tin cũ trên mạng. Người dân nên kiểm tra nguồn chính thức hoặc thông tin được niêm yết tại nơi thực hiện.
Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện cũng công bố thông tin về thủ tục chứng thực chữ ký. Thông tin này bao gồm cách thức thực hiện, thời hạn và mức phí.
Việc kiểm tra trước giúp người dân chuẩn bị hồ sơ và chi phí phù hợp.
4. Những lưu ý khi thực hiện chứng thực chữ ký tại Văn phòng công chứng
4.1. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ
Người yêu cầu chứng thực cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân hợp lệ. Đồng thời, cần mang theo văn bản cần chứng thực chữ ký.
Nội dung văn bản nên được kiểm tra trước. Không nên ký khống hoặc bỏ trống những nội dung quan trọng.
Theo quy định về thủ tục chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải đáp ứng các điều kiện cần thiết. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra hồ sơ trước khi xác nhận.
4.2. Ký trước mặt người thực hiện chứng thực
Người yêu cầu cần thực hiện việc ký theo đúng trình tự.
Đối với thủ tục chứng thực chữ ký, việc xác định chữ ký của chính người yêu cầu là nội dung quan trọng. Quy định về thủ tục yêu cầu người yêu cầu ký trước mặt người thực hiện chứng thực trong trường hợp áp dụng.
Do đó, không nên ký trước rồi nhờ người khác mang giấy tờ đi chứng thực nếu không được hướng dẫn theo quy định.
Cách thực hiện đúng giúp hạn chế rủi ro về sau.
4.3. Kiểm tra văn bản sau khi chứng thực
Sau khi hoàn tất, người dân nên kiểm tra lại văn bản.
Các thông tin cần chú ý gồm họ tên, nội dung văn bản và phần lời chứng. Người dân cũng nên kiểm tra chữ ký và dấu xác nhận.
Nếu phát hiện sai sót, cần trao đổi ngay với người thực hiện. Không nên tự ý sửa chữa văn bản đã chứng thực.
Việc kiểm tra ngay tại nơi thực hiện sẽ thuận tiện hơn cho việc xử lý.
4.4. Không nhầm chứng thực chữ ký với công chứng
Hai thủ tục này có mục đích khác nhau.
Chứng thực chữ ký xác nhận chữ ký trong văn bản là của người yêu cầu. Giá trị pháp lý của chữ ký được chứng thực cũng được quy định riêng.
Công chứng hợp đồng, giao dịch lại có phạm vi kiểm tra khác. Công chứng viên có thể xem xét nhiều yếu tố của giao dịch.
Vì vậy, người dân cần xác định đúng thủ tục trước khi đến Văn phòng công chứng.
4.5. Chủ động hỏi về mức phí trước khi thực hiện
Nếu chưa rõ mức phí, người dân nên hỏi trước khi nộp hồ sơ.
Thông tin về lệ phí, chi phí chứng thực phải được công khai tại nơi thực hiện theo quy định.
Việc hỏi trước giúp người dân chủ động về chi phí. Đồng thời, khách hàng cũng dễ phân biệt phí chứng thực với các khoản dịch vụ khác.
Nếu có nhiều loại giấy tờ, nên yêu cầu hướng dẫn cụ thể cho từng loại.
>>> Xem thêm: Một bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình công chứng ủy quyền thuận lợi hơn
Kết luận
Niêm yết giá chứng thực chữ ký tại nơi thực hiện chứng thực là yêu cầu nhằm công khai thông tin về lệ phí và chi phí cho người dân. Theo quy định hiện hành, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải niêm yết công khai các thông tin liên quan tại trụ sở. Nội dung này bao gồm cả lệ phí, chi phí chứng thực.
Văn phòng công chứng hiện thuộc nhóm tổ chức có thể thực hiện chứng thực chữ ký thông qua công chứng viên theo quy định về chứng thực. Mức phí chứng thực chữ ký hiện được Cổng Dịch vụ công Quốc gia công bố là 10.000 đồng/trường hợp tại tổ chức hành nghề công chứng.
Khi thực hiện thủ tục, người dân nên kiểm tra bảng niêm yết và hỏi rõ các khoản phải thanh toán. Nếu có dịch vụ hỗ trợ hồ sơ, cần phân biệt khoản phí đó với phí chứng thực chữ ký.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, mức phí hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Khi mua bán nhà đất lần đầu, những kiến thức về công chứng mua bán nhà đất càng hữu ích
>>> Xem thêm: Bạn muốn biết quy trình công chứng diễn ra thế nào? Hãy bắt đầu từ một văn phòng công chứng uy tín
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com