Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký không giống là tình huống có thể khiến người dân gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục. Chữ ký trên giấy tờ cũ đôi khi khác với chữ ký hiện tại.
Sự khác biệt này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Người ký có thể đã thay đổi cách ký theo thời gian. Chữ ký cũ cũng có thể được thực hiện trong những hoàn cảnh khác nhau.
Khi thực hiện chứng thực chữ ký, người có thẩm quyền cần xác định đúng người ký. Vì vậy, chữ ký trên giấy tờ và chữ ký thực tế có sự khác nhau cần được xem xét cẩn thận.
Vậy trường hợp này có chứng thực được không? Người dân cần xử lý thế nào khi chữ ký cũ không còn giống chữ ký hiện tại? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
>>> Xem thêm: Chứng thực hợp đồng cho thuê xe tự lái dài hạn giữa cá nhân và doanh nghiệp.
1. Chữ ký trong bản chính không giống chữ ký thực tế là gì?
1.1. Chữ ký có thể thay đổi theo thời gian
Chữ ký của một người không nhất thiết giữ nguyên trong suốt cuộc đời.
Nhiều người thay đổi cách ký sau một thời gian. Kích thước, nét chữ hoặc cách viết có thể khác trước.
Điều này không đồng nghĩa người ký đã thay đổi danh tính. Tuy nhiên, sự khác biệt quá lớn có thể gây khó khăn khi đối chiếu giấy tờ.
Đặc biệt, vấn đề này thường xuất hiện với giấy tờ được lập từ nhiều năm trước. Chữ ký trong giấy tờ cũ có thể rất khác chữ ký hiện tại.
1.2. Chữ ký trong bản chính khác chữ ký hiện tại
Một số giấy tờ có chữ ký được sử dụng từ trước. Khi thực hiện thủ tục mới, người dân lại sử dụng chữ ký khác.
Hai chữ ký này có thể không giống nhau về hình thức. Sự khác biệt có thể nằm ở nét viết hoặc cách ký.
Trong trường hợp cần xác định người ký, việc đối chiếu sẽ được thực hiện dựa trên các giấy tờ liên quan. Không nên chỉ nhìn vào hình dạng chữ ký để tự kết luận.
1.3. Vì sao cần lưu ý khi chứng thực chữ ký?
Chứng thực chữ ký liên quan trực tiếp đến việc xác nhận người yêu cầu.
Người có thẩm quyền cần bảo đảm người yêu cầu là đúng chủ thể. Việc này giúp hạn chế nguy cơ giả mạo chữ ký.
Nếu chữ ký hiện tại khác hoàn toàn chữ ký trong giấy tờ cũ, người dân có thể được yêu cầu giải thích. Một số trường hợp cũng cần cung cấp thêm giấy tờ để làm rõ.
1.4. Chữ ký khác nhau không đồng nghĩa chữ ký giả
Không thể chỉ dựa vào sự khác nhau để khẳng định chữ ký giả.
Chữ ký của một người có thể thay đổi theo thời gian. Thói quen ký cũng có thể thay đổi vì nhiều lý do.
Việc xác định chữ ký có phải của một người hay không cần dựa trên căn cứ phù hợp. Người dân không nên tự ý kết luận khi chưa có cơ sở.
2. Có được chứng thực khi chữ ký thực tế không giống chữ ký cũ?
2.1. Cần phân biệt chứng thực chữ ký và chứng thực bản sao
Hai thủ tục này có bản chất khác nhau.
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Người yêu cầu thường phải trực tiếp ký trước người có thẩm quyền.
Chứng thực bản sao lại dựa trên việc đối chiếu bản sao với bản chính. Người thực hiện chứng thực kiểm tra nội dung giữa hai loại giấy tờ.
Vì vậy, việc chữ ký trong bản chính khác chữ ký hiện tại cần được xem xét theo từng thủ tục.
2.2. Trường hợp ký mới trên giấy ủy quyền
Khi lập giấy ủy quyền mới, người ủy quyền sẽ ký vào văn bản mới.
Chữ ký mới không bắt buộc phải giống hoàn toàn chữ ký trong mọi giấy tờ trước đây. Điều quan trọng là phải xác định đúng người yêu cầu.
Người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ. Thông tin nhân thân cũng phải phù hợp với hồ sơ.
Nếu có nghi vấn về danh tính, người có thẩm quyền có thể yêu cầu làm rõ. Trường hợp không đủ căn cứ, việc chứng thực có thể không được thực hiện.
2.3. Trường hợp cần chứng thực bản sao từ bản chính
Nếu người dân chỉ cần chứng thực bản sao, vấn đề lại được xem xét khác.
Người có thẩm quyền chủ yếu kiểm tra bản sao với bản chính. Mục đích là xác nhận bản sao được sao từ bản chính.
Chữ ký xuất hiện trên bản chính có thể là chữ ký được lập từ trước. Việc chứng thực bản sao không phải là thủ tục xác nhận chữ ký đó được ký tại thời điểm hiện tại.
Do đó, người dân cần xác định chính xác mình đang yêu cầu loại chứng thực nào.
2.4. Khi nào có thể phát sinh vướng mắc?
Vướng mắc thường xuất hiện khi chữ ký có liên quan đến một giao dịch.
Ví dụ, chữ ký trên giấy tờ cũ khác với chữ ký đang sử dụng. Một bên khác có thể nghi ngờ tính xác thực của văn bản.
Khi đó, việc chứng thực không phải là cách duy nhất để giải quyết vấn đề. Có thể cần kiểm tra thêm hồ sơ hoặc xác minh thông tin.
Nếu phát sinh tranh chấp, việc xác định chữ ký có thể thuộc thẩm quyền của cơ quan hoặc người có chức năng phù hợp.
>>> Xem thêm: Nếu gia đình đang có kế hoạch chuyển tên giấy chứng nhận cho con, hãy tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con
3. Quy trình xử lý khi chữ ký trong bản chính không giống chữ ký thực tế
3.1. Bước 1: Xác định mục đích của thủ tục
Trước tiên, người dân cần xác định mình đang cần làm thủ tục gì.
Có thể là chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền. Cũng có thể là chứng thực bản sao từ bản chính.
Mỗi thủ tục có yêu cầu riêng. Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp tránh chuẩn bị sai hồ sơ.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ tùy thân
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân hợp lệ.
Thông tin trên giấy tờ phải rõ ràng và chính xác. Trong nhiều trường hợp, CCCD được sử dụng để xác định thông tin người yêu cầu.
Nếu chữ ký hiện tại khác chữ ký cũ, người dân nên mang theo giấy tờ liên quan. Những giấy tờ này có thể giúp làm rõ thông tin khi cần thiết.
3.3. Bước 3: Xuất trình bản chính và hồ sơ liên quan
Người dân xuất trình giấy tờ theo yêu cầu của thủ tục.
Nếu cần chứng thực bản sao, bản chính sẽ được dùng để đối chiếu. Nếu cần chứng thực chữ ký, người yêu cầu sẽ ký theo hướng dẫn.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra hồ sơ. Nội dung kiểm tra phụ thuộc vào từng loại thủ tục.
3.4. Bước 4: Giải thích khi chữ ký có sự khác biệt
Nếu được yêu cầu, người dân nên giải thích về sự khác nhau giữa hai chữ ký.
Có thể cho biết chữ ký cũ được sử dụng từ thời điểm nào. Đồng thời, người dân có thể cung cấp giấy tờ liên quan nếu có.
Không nên tự ý ký lại trên giấy tờ cũ. Việc sửa chữa giấy tờ có thể làm phát sinh vấn đề pháp lý.
3.5. Bước 5: Người có thẩm quyền xem xét hồ sơ
Sau khi kiểm tra, người có thẩm quyền sẽ xem xét điều kiện thực hiện thủ tục.
Nếu đủ căn cứ, thủ tục được tiếp tục theo quy định. Nếu chưa đủ cơ sở, người yêu cầu có thể được hướng dẫn bổ sung.
Trường hợp không đáp ứng điều kiện chứng thực, người có thẩm quyền có thể từ chối thực hiện. Việc từ chối phải tuân thủ quy định pháp luật.
3.6. Bước 6: Nhận kết quả và kiểm tra lại
Sau khi hoàn thành thủ tục, người dân nhận lại giấy tờ.
Cần kiểm tra thông tin ngay sau khi nhận kết quả. Đặc biệt, nên kiểm tra họ tên và nội dung chứng thực.
Nếu phát hiện sai sót, cần trao đổi ngay với nơi thực hiện. Không nên tự ý sửa nội dung trên giấy tờ đã được chứng thực.
4. Những lưu ý quan trọng khi xử lý chữ ký không giống nhau tại VPCC
4.1. Không nên tự ký lại trên giấy tờ cũ
Khi phát hiện chữ ký cũ khác chữ ký hiện tại, người dân không nên tự ý ký đè.
Việc ký thêm vào giấy tờ có thể làm thay đổi tình trạng ban đầu. Điều này có thể gây khó khăn khi sử dụng giấy tờ sau đó.
Nếu cần xác nhận hoặc điều chỉnh, nên hỏi người có thẩm quyền. Cách xử lý cần phù hợp với từng loại giấy tờ.
4.2. Không nên tự ý sửa chữa nội dung bản chính
Bản chính có chữ ký cũ cần được giữ nguyên trạng.
Người dân không nên tẩy xóa hoặc sửa chữ ký. Việc tự sửa giấy tờ có thể ảnh hưởng đến giá trị sử dụng.
Nếu giấy tờ có sai sót, cần xác định cơ quan có thẩm quyền xử lý. Mỗi loại giấy tờ có thể áp dụng một thủ tục khác nhau.
4.3. Chuẩn bị thêm giấy tờ khi cần thiết
Trong trường hợp có sự khác biệt về chữ ký, nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.
Có thể mang theo các giấy tờ có thông tin nhân thân phù hợp. Những tài liệu này giúp việc kiểm tra được thuận lợi hơn.
Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng cần cung cấp thêm giấy tờ. Thành phần hồ sơ sẽ phụ thuộc vào thủ tục cụ thể.
4.4. Chữ ký khác nhau có thể liên quan đến giao dịch cũ
Một số trường hợp chữ ký cũ xuất hiện trên hợp đồng hoặc giấy tờ giao dịch.
Nếu giao dịch đang có tranh chấp, vấn đề chữ ký cần được xem xét cẩn trọng. Chứng thực không phải thủ tục giám định chữ ký.
Khi có tranh chấp về tính xác thực, người dân nên sử dụng phương án pháp lý phù hợp. Không nên chỉ dựa vào việc chứng thực để giải quyết tranh chấp.
4.5. Cần xác định đúng yêu cầu của bên tiếp nhận
Nhiều hồ sơ được lập để nộp cho cơ quan hoặc tổ chức khác.
Bên tiếp nhận có thể có yêu cầu riêng về hình thức giấy tờ. Có trường hợp cần bản sao chứng thực. Có trường hợp lại cần văn bản công chứng.
Vì vậy, người dân nên hỏi trước về yêu cầu hồ sơ. Điều này giúp tránh phải lập lại giấy tờ.
4.6. Nên liên hệ VPCC trước khi thực hiện
Nếu chữ ký cũ và chữ ký hiện tại có sự khác biệt lớn, nên liên hệ trước với Văn phòng công chứng.
Người dân có thể cung cấp thông tin cơ bản về trường hợp của mình. Văn phòng sẽ có cơ sở hướng dẫn loại giấy tờ cần chuẩn bị.
Việc trao đổi trước giúp hạn chế thời gian chờ đợi. Đồng thời, người dân có thể chủ động hơn khi đến thực hiện thủ tục.
>>> Xem thêm: Đừng chỉ quan tâm giá nhà; chi phí và thủ tục công chứng mua bán nhà đất cũng cần được tính toán
Kết luận
Chứng thực chữ ký không giống không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc hồ sơ không thể thực hiện. Chữ ký của một người có thể thay đổi theo thời gian. Tuy nhiên, khi có sự khác biệt lớn, việc xác định đúng người ký vẫn cần được đặt lên hàng đầu.
Người dân không nên tự ý ký lại, tẩy xóa hoặc sửa chữa giấy tờ cũ. Trước khi thực hiện thủ tục, nên xác định rõ mình cần chứng thực chữ ký hay chứng thực bản sao.
Nếu đang gặp vướng mắc về chữ ký trên giấy tờ hoặc cần kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn phương án xử lý phù hợp.
>>> Xem thêm: Cần công chứng giấy tờ ngay hôm nay? Bạn có thể tìm hiểu trước về văn phòng công chứng
>>> Xem thêm: Đằng sau một bản dịch được chấp nhận là quy trình công chứng dịch thuật cần thực hiện đúng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com