Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực hợp đồng thuê xe tự lái giúp các bên ghi nhận rõ thỏa thuận về việc thuê và sử dụng phương tiện. Hình thức này thường được quan tâm khi cá nhân cho doanh nghiệp thuê xe trong thời gian dài.
Hợp đồng thuê xe cần thể hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của hai bên. Nội dung cũng nên làm rõ thời hạn thuê, giá thuê và trách nhiệm sử dụng xe.
Với hợp đồng dài hạn, việc lập văn bản càng cần được chú trọng. Các bên nên thống nhất kỹ những điều khoản quan trọng trước khi ký.
Vậy hợp đồng thuê xe tự lái dài hạn cần có nội dung gì? Hồ sơ chứng thực gồm những giấy tờ nào? Quy trình thực hiện ra sao? Nội dung dưới đây sẽ giúp các bên có thêm thông tin cần thiết.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Giấy phép thành lập trường học, trung tâm ngoại ngữ.
1. Hợp đồng cho thuê xe tự lái dài hạn giữa cá nhân và doanh nghiệp
1.1. Hợp đồng thuê xe tự lái là gì?
Hợp đồng thuê xe tự lái là thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê.
Theo đó, bên cho thuê giao xe cho bên thuê sử dụng trong một thời hạn nhất định. Bên thuê có trách nhiệm thanh toán tiền thuê theo thỏa thuận.
Xe vẫn thuộc quyền sở hữu của bên cho thuê. Bên thuê chỉ được sử dụng xe trong phạm vi đã thống nhất.
Hợp đồng cần ghi rõ thông tin của các bên. Thông tin về phương tiện cũng phải được thể hiện cụ thể.
1.2. Khi nào nên lập hợp đồng thuê xe dài hạn?
Thuê xe dài hạn thường phù hợp với nhu cầu sử dụng thường xuyên.
Doanh nghiệp có thể thuê xe của cá nhân để phục vụ hoạt động kinh doanh. Xe cũng có thể được sử dụng cho việc đi lại hoặc công tác.
Thời gian thuê có thể kéo dài nhiều tháng hoặc lâu hơn. Vì vậy, các bên nên lập hợp đồng bằng văn bản.
Hợp đồng giúp hạn chế tranh chấp trong quá trình sử dụng. Đây cũng là căn cứ để xác định trách nhiệm của mỗi bên.
1.3. Có bắt buộc phải chứng thực hợp đồng thuê xe không?
Không phải mọi hợp đồng thuê xe đều bắt buộc phải chứng thực.
Việc chứng thực phụ thuộc vào quy định pháp luật và yêu cầu của các bên. Doanh nghiệp cũng có thể có quy định nội bộ về hồ sơ thuê tài sản.
Trong nhiều trường hợp, các bên vẫn lựa chọn chứng thực để tăng tính rõ ràng. Văn bản có xác nhận phù hợp cũng giúp thuận tiện hơn khi làm hồ sơ.
Trước khi thực hiện, các bên nên xác định mục đích sử dụng hợp đồng. Điều này giúp lựa chọn hình thức văn bản phù hợp.
1.4. Vì sao nên ghi rõ thời hạn thuê?
Thời hạn là nội dung quan trọng của hợp đồng thuê xe.
Hợp đồng dài hạn càng cần xác định rõ thời điểm bắt đầu. Thời điểm kết thúc cũng nên được ghi cụ thể.
Việc này giúp các bên chủ động quản lý thời gian thuê. Đồng thời, đây cũng là căn cứ tính tiền thuê.
Nếu muốn gia hạn, các bên có thể thỏa thuận bằng văn bản. Nội dung gia hạn nên được lập rõ để tránh tranh chấp sau này.
2. Hồ sơ chứng thực hợp đồng cho thuê xe tự lái
2.1. Giấy tờ của cá nhân cho thuê xe
Cá nhân cho thuê xe cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân.
Thông thường, người cho thuê cần xuất trình CCCD hoặc giấy tờ hợp lệ. Thông tin trên giấy tờ phải rõ ràng và còn giá trị sử dụng.
Ngoài ra, cần chuẩn bị giấy tờ liên quan đến chiếc xe. Đây là căn cứ để xác định thông tin phương tiện.
Nếu xe thuộc tài sản chung, cần xem xét thêm quyền của những người có liên quan. Trường hợp cần thiết, hồ sơ phải có giấy tờ thể hiện sự đồng ý phù hợp.
2.2. Giấy chứng nhận đăng ký xe
Giấy chứng nhận đăng ký xe là giấy tờ quan trọng trong hồ sơ.
Thông tin trên đăng ký xe cần được đối chiếu với nội dung hợp đồng. Các thông tin như biển số và chủ xe cần được ghi chính xác.
Nếu thông tin giữa hợp đồng và giấy đăng ký không thống nhất, hồ sơ có thể phải kiểm tra lại.
Người cho thuê nên chuẩn bị bản chính để đối chiếu khi thực hiện thủ tục. Đây cũng là cách hạn chế sai sót về thông tin phương tiện.
2.3. Giấy tờ của doanh nghiệp thuê xe
Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ xác định tư cách pháp lý.
Hồ sơ thường có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Người đại diện doanh nghiệp cũng cần có giấy tờ tùy thân phù hợp.
Nếu người ký hợp đồng không phải người đại diện theo pháp luật, cần kiểm tra căn cứ đại diện.
Doanh nghiệp có thể cần giấy ủy quyền hoặc văn bản phân công. Nội dung này phụ thuộc vào trường hợp cụ thể.
2.4. Hợp đồng thuê xe
Các bên cần chuẩn bị hợp đồng thuê xe trước khi thực hiện.
Hợp đồng nên ghi đầy đủ thông tin của bên cho thuê. Thông tin của doanh nghiệp thuê cũng cần được thể hiện chính xác.
Phương tiện cho thuê phải được mô tả rõ ràng. Thời hạn và giá thuê cũng cần được ghi cụ thể.
Ngoài ra, nên quy định trách nhiệm của mỗi bên. Những vấn đề về bảo dưỡng, sửa chữa và xử lý vi phạm cũng cần được thống nhất.
>>> Xem thêm: Hồ sơ phức tạp khiến bạn mất nhiều thời gian? Dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói đáng để bạn tìm hiểu
3. Nội dung và quy trình chứng thực hợp đồng thuê xe tự lái
3.1. Những nội dung cần có trong hợp đồng
Hợp đồng nên thể hiện rõ thông tin của hai bên.
Nội dung về phương tiện cũng cần được mô tả đầy đủ. Có thể bao gồm biển số, nhãn hiệu, loại xe và các thông tin nhận diện khác.
Các bên cũng cần thỏa thuận về giá thuê. Phương thức và thời điểm thanh toán nên được ghi cụ thể.
Ngoài ra, hợp đồng nên quy định thời hạn thuê. Điều kiện giao nhận và trả xe cũng cần được làm rõ.
3.2. Quy định về tiền thuê và phương thức thanh toán
Giá thuê là nội dung dễ phát sinh tranh chấp.
Vì vậy, hợp đồng nên ghi rõ mức tiền thuê. Các bên cũng cần thống nhất thời điểm thanh toán.
Có thể thỏa thuận thanh toán theo tháng hoặc theo kỳ. Hình thức chuyển khoản cũng nên được ghi nhận nếu doanh nghiệp sử dụng phương thức này.
Nếu có tiền đặt cọc, khoản tiền này cũng cần được quy định. Điều kiện hoàn trả hoặc xử lý tiền cọc nên được nêu rõ.
3.3. Trách nhiệm sử dụng và bảo quản xe
Bên thuê có trách nhiệm sử dụng xe đúng thỏa thuận.
Doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng xe khi nhận. Các bên có thể lập biên bản bàn giao để ghi nhận hiện trạng.
Hợp đồng nên quy định trách nhiệm khi xe bị hư hỏng. Chi phí sửa chữa cần được phân định rõ giữa hai bên.
Các vấn đề về bảo dưỡng định kỳ cũng nên được thỏa thuận. Việc này giúp hạn chế tranh chấp trong thời gian thuê dài hạn.
3.4. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Trước tiên, hai bên cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ.
Cá nhân chuẩn bị giấy tờ tùy thân và giấy tờ xe. Doanh nghiệp chuẩn bị giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp.
Người ký hợp đồng cần có thẩm quyền phù hợp. Nếu ký thay, cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh quyền đại diện.
Hợp đồng cũng nên được rà soát trước khi ký. Các bên cần thống nhất nội dung trước khi thực hiện chứng thực.
3.5. Bước 2: Xuất trình giấy tờ và kiểm tra hồ sơ
Các bên xuất trình giấy tờ tại nơi có thẩm quyền.
Hồ sơ sẽ được kiểm tra theo quy định. Thông tin về chủ thể và phương tiện cũng được đối chiếu.
Nếu có thiếu sót, các bên sẽ được hướng dẫn bổ sung. Khi hồ sơ đáp ứng yêu cầu, thủ tục được tiếp tục.
3.6. Bước 3: Ký hợp đồng theo hướng dẫn
Các bên cần đọc kỹ hợp đồng trước khi ký.
Những điều khoản về giá thuê và thời hạn cần được kiểm tra. Trách nhiệm bảo quản xe cũng cần được xem xét.
Sau khi thống nhất nội dung, các bên thực hiện ký theo hướng dẫn.
Người ký phải đúng chủ thể hoặc có thẩm quyền đại diện. Điều này đặc biệt quan trọng khi một bên là doanh nghiệp.
3.7. Bước 4: Nhận hợp đồng sau khi hoàn tất
Sau khi hoàn tất thủ tục, các bên nhận lại hợp đồng.
Mỗi bên nên giữ một bản để sử dụng khi cần thiết. Hợp đồng cần được bảo quản trong suốt thời gian thuê.
Doanh nghiệp cũng nên lưu hồ sơ theo quy định nội bộ. Các chứng từ thanh toán nên được lưu cùng hồ sơ hợp đồng.
4. Chi phí và những lưu ý khi chứng thực hợp đồng thuê xe tự lái
4.1. Chi phí chứng thực hợp đồng thuê xe
Chi phí thực hiện thủ tục phụ thuộc vào loại thủ tục và quy định áp dụng.
Mức thu cũng có thể phụ thuộc vào nội dung văn bản. Một số khoản dịch vụ khác có thể phát sinh theo nhu cầu của khách hàng.
Các bên nên hỏi trước về chi phí. Việc này giúp chủ động chuẩn bị kinh phí.
4.2. Kiểm tra quyền sở hữu của người cho thuê
Người thuê nên kiểm tra giấy tờ của phương tiện.
Thông tin chủ xe cần phù hợp với người ký hợp đồng. Nếu có người khác cùng có quyền đối với xe, cần xem xét trường hợp cụ thể.
Việc kiểm tra này giúp hạn chế rủi ro khi thuê xe. Doanh nghiệp cũng có thêm căn cứ để quản lý tài sản thuê.
4.3. Ghi rõ trách nhiệm khi xảy ra tai nạn
Đây là điều khoản rất quan trọng với hợp đồng thuê xe.
Các bên nên thỏa thuận cách xử lý khi xảy ra tai nạn. Trách nhiệm thông báo cũng cần được quy định rõ.
Hợp đồng có thể ghi nhận trách nhiệm phối hợp với cơ quan chức năng. Việc thông báo cho bên bảo hiểm cũng nên được xem xét.
Chi phí phát sinh cần được phân định theo từng trường hợp. Các bên nên thỏa thuận rõ để hạn chế tranh chấp.
4.4. Quy định việc phạt vi phạm và bồi thường
Hợp đồng có thể quy định trách nhiệm khi một bên vi phạm.
Các trường hợp vi phạm cần được mô tả rõ. Ví dụ có thể liên quan đến chậm thanh toán hoặc trả xe không đúng hạn.
Nếu có thiệt hại, các bên cần xác định nguyên tắc bồi thường. Nội dung thỏa thuận phải phù hợp với quy định pháp luật.
4.5. Làm rõ việc sử dụng xe trong thời gian thuê
Doanh nghiệp nên xác định mục đích sử dụng xe.
Hợp đồng có thể quy định phạm vi sử dụng. Các vấn đề như cho người khác sử dụng lại cũng nên được thỏa thuận.
Nếu doanh nghiệp dự kiến giao xe cho nhân viên, nội dung này nên được xem xét. Việc quản lý người sử dụng xe sẽ giúp hạn chế rủi ro.
4.6. Kiểm tra kỹ hợp đồng trước khi ký
Các bên nên đọc lại toàn bộ hợp đồng.
Thông tin về xe cần được đối chiếu với giấy đăng ký. Thông tin của cá nhân và doanh nghiệp cũng cần chính xác.
Đặc biệt, cần kiểm tra giá thuê và thời hạn thuê. Điều khoản về đặt cọc và trả xe cũng không nên bỏ qua.
Nếu có nội dung chưa rõ, nên trao đổi trước khi ký. Việc sửa đổi sau khi ký có thể phức tạp hơn.
>>> Xem thêm: Nếu chưa rõ thời hạn ủy quyền, bạn nên kiểm tra kỹ trước khi thực hiện công chứng ủy quyền
Kết luận
Chứng thực hợp đồng thuê xe tự lái giúp cá nhân và doanh nghiệp ghi nhận rõ thỏa thuận khi thuê xe trong thời gian dài. Hợp đồng nên thể hiện đầy đủ thông tin về phương tiện, giá thuê, thời hạn và trách nhiệm của các bên.
Các bên cũng cần kiểm tra kỹ giấy tờ trước khi ký. Đặc biệt, doanh nghiệp cần xác định đúng người có thẩm quyền ký hợp đồng. Nội dung về bảo quản xe, bồi thường và xử lý vi phạm cũng nên được thỏa thuận rõ.
Nếu cần tư vấn về hồ sơ, nội dung hợp đồng hoặc thủ tục chứng thực, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Trước khi đặt bút ký, hãy chắc chắn bạn đã hiểu rõ thủ tục công chứng mua bán nhà đất
>>> Xem thêm: Bạn cần công chứng ngoài giờ? Hãy tìm hiểu trước thông tin của văn phòng công chứng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com