Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuPhân biệt giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền là vấn đề nhiều người quan tâm khi chuẩn bị hồ sơ. Hai loại văn bản này đều có thể liên quan đến việc một người giao cho người khác thực hiện công việc.
Tuy nhiên, cách thức xác lập và thủ tục pháp lý không hoàn toàn giống nhau. Đặc biệt, không phải văn bản nào có tên “ủy quyền” cũng được chứng thực chữ ký.
Pháp luật cho phép chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền trong một số trường hợp nhất định. Những trường hợp này thường có nội dung đơn giản và ít rủi ro về quyền, nghĩa vụ.
Trong khi đó, hợp đồng ủy quyền có thể làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Nếu nội dung vượt ra ngoài phạm vi được chứng thực chữ ký, người yêu cầu cần thực hiện thủ tục về chứng thực hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng theo quy định.
Vậy Giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền khác nhau thế nào? Khi nào được chứng thực chữ ký? Trường hợp nào cần công chứng hoặc chứng thực hợp đồng ủy quyền? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ từng vấn đề.
>>> Xem thêm: Vai trò của chứng thực chữ ký trong việc xác nhận tính trung thực của hồ sơ
1. Giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền khác nhau như thế nào?
1.1. Giấy ủy quyền thường thể hiện ý chí của người ủy quyền
Giấy ủy quyền thường được lập để ghi nhận việc một người giao cho người khác thực hiện một công việc.
Trong nhiều trường hợp đơn giản, người ủy quyền là người trực tiếp ký vào giấy.
Pháp luật không có một định nghĩa riêng về “Giấy ủy quyền”. Tuy nhiên, Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định về chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền trong những trường hợp nhất định.
Vì vậy, tên gọi của văn bản không phải yếu tố duy nhất để xác định thủ tục.
Nội dung thực tế của việc ủy quyền mới là vấn đề cần xem xét.
1.2. Hợp đồng ủy quyền thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên
Hợp đồng ủy quyền có bản chất là một giao dịch giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
Bên ủy quyền giao cho bên được ủy quyền thực hiện công việc trong phạm vi nhất định.
Bên được ủy quyền cũng có quyền và nghĩa vụ tương ứng theo thỏa thuận và quy định pháp luật.
Do đó, hợp đồng ủy quyền thường có nội dung đầy đủ hơn. Văn bản có thể quy định về phạm vi ủy quyền, thời hạn và trách nhiệm của các bên.
1.3. Không nên chỉ căn cứ vào tên gọi của văn bản
Một văn bản có tên “Giấy ủy quyền” chưa chắc đã được chứng thực chữ ký.
Ngược lại, việc đổi tên văn bản thành “Hợp đồng ủy quyền” cũng không tự động xác định thủ tục phải thực hiện.
Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét bản chất và nội dung của văn bản.
Đây là điểm quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ ủy quyền.
1.4. Nội dung ủy quyền quyết định hình thức thực hiện
Pháp luật cho phép chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền khi đáp ứng các điều kiện nhất định.
Theo quy định, việc ủy quyền phải không có thù lao. Bên được ủy quyền cũng không có nghĩa vụ bồi thường. Nội dung không được liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản.
Nếu không đáp ứng các điều kiện này, không nên yêu cầu chứng thực chữ ký đơn thuần.
Người dân cần lựa chọn thủ tục phù hợp với nội dung ủy quyền.
2. Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền được thực hiện khi nào?
2.1. Ủy quyền nộp hộ, nhận hộ hồ sơ
Một trong những trường hợp có thể chứng thực chữ ký là ủy quyền nộp hộ hoặc nhận hộ hồ sơ, giấy tờ.
Việc ủy quyền phải không thuộc trường hợp pháp luật cấm.
Nội dung cũng cần đáp ứng các điều kiện về thù lao và trách nhiệm bồi thường.
Nếu công việc có tính chất phức tạp hơn, cần xem xét hình thức pháp lý khác.
2.2. Ủy quyền nhận hộ lương hưu, trợ cấp
Người dân có thể lập Giấy ủy quyền để nhờ người khác nhận hộ lương hưu.
Trường hợp nhận hộ bưu phẩm, trợ cấp hoặc phụ cấp cũng có thể thuộc phạm vi này.
Đây là những trường hợp được quy định cụ thể về chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền.
Người yêu cầu vẫn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện chứng thực chữ ký.
2.3. Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa
Ủy quyền nhờ người khác trông nom nhà cửa cũng thuộc trường hợp được hướng dẫn.
Nội dung này cần được giới hạn ở việc trông nom, quản lý theo phạm vi được ủy quyền.
Nếu văn bản đồng thời trao quyền bán, chuyển nhượng hoặc định đoạt nhà đất, tính chất của việc ủy quyền sẽ khác.
Khi đó, không nên áp dụng thủ tục chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền đơn giản.
2.4. Ủy quyền vay vốn tại Ngân hàng Chính sách xã hội
Một trường hợp khác là ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng Chính sách xã hội.
Đây là trường hợp được liệt kê trong hướng dẫn về chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền.
Tuy nhiên, người dân vẫn cần kiểm tra yêu cầu cụ thể của hồ sơ vay.
Nếu ngân hàng hoặc cơ quan tiếp nhận có yêu cầu khác, cần chuẩn bị theo đúng hồ sơ được hướng dẫn.
2.5. Các trường hợp khác cần xem xét riêng
Không phải mọi việc ủy quyền đều được chứng thực chữ ký.
Nếu việc ủy quyền không thuộc các trường hợp được hướng dẫn, người dân cần thực hiện thủ tục phù hợp về chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý khi lập giấy ủy quyền có nội dung liên quan đến tài sản.
Không nên chỉ dựa vào việc văn bản có ít trang hoặc được gọi là “Giấy ủy quyền”.
>>> Xem thêm: Một lựa chọn hỗ trợ xử lý hồ sơ nhà đất đáng để bạn tìm hiểu chính là Dịch vụ sổ đỏ
3. Hợp đồng ủy quyền khác gì với Giấy ủy quyền về thủ tục?
3.1. Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký
Khi chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký.
Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mà mình ký.
Vì vậy, chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung là hợp pháp. Quy định về trách nhiệm này được nêu tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Đây là điểm cần phân biệt với công chứng hợp đồng, giao dịch.
3.2. Hợp đồng ủy quyền có thể cần công chứng
Khi việc ủy quyền có nội dung phức tạp, các bên có thể lựa chọn hoặc phải thực hiện công chứng theo quy định áp dụng.
Luật Công chứng hiện hành điều chỉnh hoạt động công chứng hợp đồng và giao dịch. Luật Công chứng số 46/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và hiện đã có văn bản hợp nhất năm 2026.
Trong trường hợp cần công chứng, các bên phải chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu.
Người yêu cầu cũng phải tuân thủ trình tự công chứng tương ứng.
3.3. Hợp đồng ủy quyền thường có sự tham gia của hai bên
Hợp đồng ủy quyền thể hiện sự thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
Vì vậy, việc xác lập hợp đồng thường gắn với sự tham gia của các bên.
Nội dung hợp đồng có thể quy định cụ thể về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm.
Đây là điểm khác với trường hợp chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền đơn giản.
3.4. Phạm vi ủy quyền cần được ghi rõ
Hợp đồng ủy quyền cần thể hiện rõ công việc được giao.
Phạm vi ủy quyền càng cụ thể thì càng dễ xác định quyền của người được ủy quyền.
Các nội dung như thời hạn, quyền và nghĩa vụ cũng cần được kiểm tra.
Đối với tài sản có giá trị lớn, việc soạn thảo càng cần thận trọng.
3.5. Ủy quyền liên quan đến nhà đất cần đặc biệt lưu ý
Ủy quyền liên quan đến nhà đất thường có giá trị pháp lý lớn.
Nếu nội dung cho phép bán, chuyển nhượng hoặc định đoạt quyền sử dụng đất, không nên áp dụng thủ tục chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền đơn giản.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP loại trừ trường hợp chứng thực chữ ký khi việc ủy quyền liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản.
Người dân nên kiểm tra thủ tục trước khi ký.
3.6. Không nên tự lựa chọn thủ tục chỉ dựa trên mẫu có sẵn
Trên thực tế, nhiều mẫu ủy quyền được chia sẻ trên mạng.
Tuy nhiên, mẫu có sẵn không bảo đảm phù hợp với mọi trường hợp.
Một mẫu có thể được dùng cho việc nhận hồ sơ. Mẫu khác lại liên quan đến tài sản hoặc giao dịch.
Do đó, cần xác định mục đích trước khi lựa chọn hình thức văn bản.
4. Những lưu ý khi lựa chọn chứng thực Giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền
4.1. Xác định rõ mục đích ủy quyền
Trước khi lập văn bản, cần xác định người được ủy quyền sẽ làm gì.
Công việc càng đơn giản thì việc lựa chọn Giấy ủy quyền càng dễ xác định.
Nếu quyền được giao liên quan đến tài sản, cần kiểm tra kỹ hơn.
Đặc biệt, không nên sử dụng mẫu đơn giản cho giao dịch có giá trị lớn.
4.2. Kiểm tra việc ủy quyền có thù lao hay không
Thù lao là một yếu tố cần xem xét khi yêu cầu chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền.
Nếu việc ủy quyền có thù lao, cần đánh giá lại hình thức thủ tục.
Không nên tự ghi “không thù lao” nếu thực tế các bên có thỏa thuận trả tiền.
Thông tin trong văn bản cần phản ánh đúng giao dịch thực tế.
4.3. Kiểm tra trách nhiệm bồi thường của bên được ủy quyền
Một điều kiện quan trọng là việc ủy quyền thuộc trường hợp không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền.
Nếu văn bản đặt ra trách nhiệm bồi thường, cần xem xét lại khả năng chứng thực chữ ký.
Nội dung này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hình thức thủ tục.
Vì vậy, người dân nên kiểm tra kỹ trước khi ký.
4.4. Xem xét nội dung liên quan đến tài sản
Nếu ủy quyền liên quan đến tài sản, cần xác định rõ phạm vi.
Đặc biệt, cần chú ý đến quyền sở hữu tài sản và quyền sử dụng bất động sản.
Việc ủy quyền định đoạt tài sản có thể không thuộc trường hợp chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền.
Không nên chỉ căn cứ vào tên của tài liệu để lựa chọn thủ tục.
4.5. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận
Một số hồ sơ có yêu cầu riêng về hình thức văn bản ủy quyền.
Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu chứng thực chữ ký. Trường hợp khác có thể yêu cầu công chứng hoặc hình thức xác nhận phù hợp.
Vì vậy, người dân nên kiểm tra yêu cầu trước khi lập văn bản.
Cách này giúp hạn chế việc phải lập lại giấy tờ.
4.6. Nên tư vấn trước với văn bản có nội dung phức tạp
Nếu việc ủy quyền liên quan đến tài sản, giao dịch hoặc quyền lợi lớn, nên kiểm tra trước.
Việc xác định đúng hình thức văn bản giúp hạn chế rủi ro.
Người dân cũng có thể được hướng dẫn về hồ sơ và thủ tục phù hợp.
Không nên ký ngay khi chưa hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình.
>>> Xem thêm: Đừng để một điều khoản chưa rõ ràng làm phát sinh rắc rối sau khi công chứng ủy quyền
Kết luận
Phân biệt giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền giúp người dân lựa chọn đúng thủ tục ngay từ đầu. Giấy ủy quyền có thể được chứng thực chữ ký trong một số trường hợp đơn giản. Việc ủy quyền phải đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Hợp đồng ủy quyền có bản chất là sự thỏa thuận giữa các bên. Tùy nội dung, người dân có thể phải thực hiện thủ tục công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Đặc biệt, cần thận trọng với ủy quyền liên quan đến nhà đất và tài sản.
Nếu cần tư vấn về phân biệt giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền, kiểm tra nội dung văn bản hoặc lựa chọn hình thức công chứng, chứng thực phù hợp, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Khi tài sản có giá trị lớn, đừng thực hiện công chứng mua bán nhà đất một cách vội vàng
>>> Xem thêm: Khi cần công chứng nhiều loại giấy tờ, hãy ưu tiên văn phòng công chứng có dịch vụ phù hợp
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com