Khi người để lại tài sản qua đời, việc ghi nhận di sản và tiến hành công chứng văn bản khai nhận di sản là bước quan trọng để đảm bảo quyền thừa kế của các thành viên trong gia đình. Đây là thủ tục bắt buộc nếu người thừa kế muốn sử dụng hợp pháp tài sản như nhà đất, tiền gửi, phương tiện hoặc các quyền tài sản khác. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều hồ sơ bị chậm hoặc bị trả lại do thiếu căn cứ pháp lý hoặc xác định sai người thừa kế. Bài viết này cung cấp hướng dẫn đầy đủ về quy trình công chứng và ghi nhận tài sản thừa kế theo pháp luật hiện hành, giúp người thừa kế tránh rủi ro tranh chấp và thực hiện thủ tục thuận lợi nhất.

>>> Xem thêm: Những trường hợp hi hữu từng xảy ra tại văn phòng công chứng

1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc công chứng và ghi nhận di sản

Việc ghi nhận tài sản thừa kế và công chứng văn bản khai nhận di sản dựa trên các quy định:

• “Bộ luật Dân sự 2015”: Điều 609–661 (quyền thừa kế, người thừa kế, di sản thừa kế, phân chia di sản).

• “Luật Công chứng 2014” và “Luật Công chứng 2024”: quy định về thủ tục công chứng khai nhận di sản.

• “Luật Hộ tịch 2014”: phục vụ việc xác minh nhân thân, tình trạng hộ tịch.

• “Luật Đất đai 2024”: áp dụng khi di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản trên đất.

• Quy định của ngân hàng, tổ chức tín dụng, cơ quan quản lý tài sản đối với các loại tài sản đặc thù.

Di sản bao gồm “tài sản riêng của người chết, tài sản thuộc phần sở hữu của họ trong tài sản chung”, căn cứ theo “Điều 612 Bộ luật Dân sự 2015”.

>>> Xem thêm: Những ai không thể sử dụng dịch vụ sang tên sổ đỏ?

2. Thế nào là ghi nhận di sản trong thủ tục thừa kế?

Ghi nhận di sản là quá trình xác định, xác minh và chứng thực tài sản thuộc quyền của người chết, nhằm làm rõ cơ sở pháp lý để tài sản đó được chuyển giao cho người thừa kế.

Quá trình này bao gồm:

• Kiểm tra nguồn gốc và quyền sở hữu tài sản;

• Xác định tài sản là tài sản riêng hay tài sản chung;

• Ghi rõ thông tin tài sản trong văn bản khai nhận di sản;

• Công chứng viên xác nhận sự tự nguyện, hợp pháp của người thừa kế;

• Cơ quan có thẩm quyền thực hiện đăng ký sang tên (đối với tài sản phải đăng ký).

Ghi nhận di sản giúp đảm bảo rằng:

1. Tài sản được chuyển giao hợp pháp;

2. tránh tranh chấp sau này;

3. tài sản đủ điều kiện sử dụng, giao dịch, chuyển nhượng về sau.

>>> Xem thêm: Khi nào nên đi công chứng nhà đất để an tâm giao dịch

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng khai nhận và ghi nhận di sản

Người thừa kế cần chuẩn bị đầy đủ các nhóm giấy tờ sau:

3.1. Giấy tờ về người để lại di sản

• Trích lục khai tử;

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (sổ đỏ, đăng ký xe, sổ tiết kiệm…);

• Giấy đăng ký kết hôn (nếu xác định tài sản chung – riêng);

• Tài liệu về nguồn gốc tài sản (hợp đồng tặng cho, quyết định giao đất, giấy mua bán…).

3.2. Giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế

• Giấy khai sinh;

• Sổ hộ khẩu, CCCD;

• Trích lục khai tử của người thừa kế đã mất (nếu có thừa kế thế vị).

3.3. Giấy tờ đặc thù đối với từng loại tài sản

• Tài sản ngân hàng: giấy xác nhận số dư, sổ tiết kiệm;

• Tài sản là cổ phần: giấy chứng nhận cổ phần;

• Tài sản doanh nghiệp: văn bản xác nhận phần vốn góp, điều lệ công ty;

• Tài sản đất đai: sổ đỏ, giấy phép xây dựng, bản vẽ.

>>> Xem thêm: Những lợi ích về mặt thuế khi làm Di chúc chính thức

4. Quy trình công chứng khai nhận di sản và ghi nhận tài sản thừa kế

4.1. Bước 1: Kiểm tra hồ sơ và tư cách người thừa kế

Công chứng viên xác định:

• Người thừa kế theo “Điều 651 Bộ luật Dân sự 2015”;

• Tính hợp pháp của giấy tờ;

• Có phát sinh tranh chấp hay không.

Nếu có dấu hiệu tranh chấp, công chứng viên phải từ chối hồ sơ theo “Điều 7 Luật Công chứng 2014”.

4.2. Bước 2: Xác định tài sản di sản cần ghi nhận

Công chứng viên phải làm rõ:

• Tài sản nào thuộc di sản;

• Tài sản có đang thế chấp, kê biên, tranh chấp hay bị hạn chế quyền;

• Tài sản chung hay tài sản riêng.

Nếu là tài sản chung vợ chồng:
→ chỉ ghi nhận phần tài sản thuộc sở hữu của người chết theo “Điều 33 và Điều 43 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014”.

4.3. Bước 3: Niêm yết công khai

Theo luật, hồ sơ khai nhận di sản phải được niêm yết 15 ngày tại UBND xã nơi cư trú cuối cùng của người chết.
Mục đích:

• thông báo rộng rãi cho người liên quan;

• hạn chế tranh chấp tiềm ẩn.

4.4. Bước 4: Lập văn bản khai nhận và ghi nhận di sản

Văn bản công chứng phải có các nội dung:

• Danh sách đầy đủ người thừa kế;

• Thông tin tài sản thừa kế được ghi nhận;

• Phần tài sản từng người được nhận;

• Cam kết không tranh chấp.

Công chứng viên giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của những người thừa kế theo “Điều 57 Luật Công chứng 2014”.

>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng thừa kế có khó và tốn kém không?

4.5. Bước 5: Ký công chứng và hoàn tất thủ tục

Sau khi niêm yết kết thúc và hồ sơ hợp lệ:

• Người thừa kế ký vào văn bản;

• Công chứng viên chứng nhận và lưu hồ sơ.

4.6. Bước 6: Đăng ký sang tên tài sản (nếu có)

Việc ghi nhận chỉ hợp pháp khi người thừa kế thực hiện sang tên theo quy định:

• Đối với đất đai → theo “Luật Đất đai 2024”;

• Đối với xe → đăng ký tại cơ quan công an;

• Đối với tiền gửi → làm thủ tục tại ngân hàng;

• Đối với phần vốn góp → thông báo thay đổi thành viên công ty.

5. Các lưu ý thực tiễn khi ghi nhận di sản trong hồ sơ công chứng

5.1. Phải xác định đúng loại tài sản

Một số tài sản là “quyền tài sản”, như quyền đòi nợ, quyền nhận bồi thường, cũng được ghi nhận là di sản.

5.2. Không được ghi nhận tài sản không rõ nguồn gốc

Nếu tài sản không chứng minh được quyền sở hữu → công chứng viên không thể đưa vào văn bản khai nhận.

5.3. Thừa kế thế vị cần chứng minh bằng giấy tờ rõ ràng

Trường hợp một người thừa kế chết trước → cháu được thế vị theo “Điều 652 Bộ luật Dân sự 2015”.

5.4. Tài sản đang thế chấp vẫn có thể ghi nhận di sản

Nhưng người thừa kế phải chứng minh nghĩa vụ tài chính liên quan.

5.5. Người thừa kế có quyền từ chối nhận di sản

Việc từ chối phải được lập thành văn bản theo “Điều 620 Bộ luật Dân sự 2015”.

6. Vai trò của công chứng viên trong việc ghi nhận di sản

Công chứng viên có trách nhiệm:

• Kiểm tra, thẩm định tính hợp pháp của tài sản;

• Xác định rõ người thừa kế và phần được hưởng;

• Hướng dẫn thủ tục pháp lý liên quan đến tài sản;

• Ghi nhận tài sản thừa kế một cách chính xác, tránh bỏ sót hoặc ghi sai;

• Bảo đảm tính minh bạch, khách quan của văn bản khai nhận.

Công chứng viên không có thẩm quyền phân chia tranh chấp, nhưng có quyền từ chối hồ sơ nếu phát sinh tranh chấp tại thời điểm yêu cầu công chứng.

Kết luận

Quá trình ghi nhận di sản và công chứng văn bản khai nhận di sản là bước quan trọng để xác lập quyền sở hữu hợp pháp của người thừa kế đối với tài sản. Việc thực hiện đầy đủ các bước từ xác minh hồ sơ, làm rõ nguồn gốc tài sản, niêm yết, lập văn bản cho đến đăng ký sang tên giúp hạn chế rủi ro, bảo đảm quyền lợi cho các bên liên quan. Hiểu đúng quy trình và căn cứ pháp lý sẽ giúp người thừa kế thực hiện thủ tục nhanh chóng, tránh tranh chấp và sử dụng tài sản một cách hợp pháp.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Sửa nhà sai thiết kế: Có quyền yêu cầu bồi thường không?

>>> Cách xác minh nhân thân người lập văn bản từ chối nhận di sản

>>> Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? khi sang tên xe công ty giải thể

>>> Có thể bị phạt nếu không kiểm tra sổ đỏ kỹ khi mua nhà?

>>> Làm chứng thực chữ ký cho văn bản bằng ngôn ngữ nước ngoài

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com