Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực cam kết bảo mật NDA là nhu cầu thường gặp trong hoạt động kinh doanh. Văn bản này được sử dụng để bảo vệ thông tin giữa các bên.
NDA thường xuất hiện trong quá trình hợp tác. Doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu nhân viên hoặc đối tác ký NDA.
Văn bản có thể chứa nhiều thông tin quan trọng. Ví dụ như dữ liệu khách hàng, bí mật kinh doanh hoặc thông tin sản phẩm.
Chứng thực chữ ký giúp xác nhận người ký văn bản. Tuy nhiên, chứng thực không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung NDA.
Vậy chứng thực chữ ký trên NDA được thực hiện thế nào? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Chi phí và những vấn đề nào cần lưu ý?
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy cam kết độc thân để mua bất động sản.
1. Chứng thực chữ ký trên bản cam kết bảo mật NDA là gì?
1.1. NDA là gì?
NDA là viết tắt của cụm từ Non-Disclosure Agreement. Đây là thỏa thuận hoặc cam kết bảo mật thông tin giữa các bên.
NDA thường quy định loại thông tin phải bảo mật. Văn bản cũng có thể xác định cách thức sử dụng thông tin.
Ngoài ra, NDA thường quy định thời hạn bảo mật. Trách nhiệm khi vi phạm cũng có thể được các bên thỏa thuận.
Nội dung NDA phụ thuộc vào từng quan hệ hợp tác. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu riêng cho từng đối tượng.
1.2. Chứng thực chữ ký trên NDA có ý nghĩa gì?
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký của người yêu cầu.
Người ký phải thực hiện đúng trình tự chứng thực. Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra giấy tờ trước khi chứng thực.
Việc này giúp xác định người đã ký văn bản. Tuy nhiên, chứng thực không thay thế việc đánh giá nội dung NDA.
Các bên vẫn phải chịu trách nhiệm về thỏa thuận của mình. Nội dung cam kết cần được xây dựng phù hợp với pháp luật.
1.3. Khi nào nên chứng thực chữ ký trên NDA?
Không phải mọi NDA đều bắt buộc chứng thực chữ ký.
Các bên có thể chủ động yêu cầu chứng thực. Điều này thường nhằm tăng mức độ tin cậy về người ký.
Một số doanh nghiệp cũng yêu cầu đối tác chứng thực chữ ký. Quy định này có thể được đưa vào quy trình ký kết nội bộ.
Trước khi thực hiện, nên xác định rõ yêu cầu của các bên. Việc này giúp lựa chọn đúng hình thức văn bản.
1.4. Chứng thực chữ ký có xác nhận nội dung NDA không?
Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa xác nhận toàn bộ nội dung NDA.
Người có thẩm quyền chứng thực chủ yếu xác nhận chữ ký. Nội dung thỏa thuận vẫn do các bên tự chịu trách nhiệm.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra NDA trước khi ký. Những điều khoản quan trọng cần được diễn đạt rõ ràng.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên bản cam kết bảo mật NDA
2.1. Bản cam kết bảo mật thông tin
Người yêu cầu cần chuẩn bị bản NDA cần ký.
Văn bản nên được trình bày đầy đủ và rõ ràng. Các điều khoản cần phù hợp với mục đích bảo mật.
NDA có thể quy định thông tin thuộc phạm vi bí mật. Văn bản cũng có thể quy định quyền và nghĩa vụ của từng bên.
Người ký nên đọc kỹ nội dung trước khi thực hiện. Không nên ký khi chưa hiểu rõ phạm vi cam kết.
2.2. Giấy tờ tùy thân của người ký
Người ký cần xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ.
CCCD thường được sử dụng để xác định thông tin cá nhân. Thông tin trên giấy tờ cần phù hợp với NDA.
Nếu thông tin có sai lệch, cần kiểm tra trước khi ký. Việc này giúp hạn chế phải sửa lại văn bản.
2.3. Giấy tờ của doanh nghiệp nếu người ký là đại diện
Trường hợp người ký đại diện cho doanh nghiệp, cần xác định tư cách đại diện.
Tùy trường hợp, có thể cần giấy tờ chứng minh quyền đại diện. Văn bản ủy quyền cũng có thể cần được xuất trình.
Thông tin doanh nghiệp phải được ghi chính xác. Người ký cũng cần ký đúng phạm vi đại diện.
Nếu có nhiều người ký, từng người cần thực hiện đúng yêu cầu. Doanh nghiệp nên kiểm tra trước quy trình chứng thực.
2.4. Giấy ủy quyền trong trường hợp ký thay
Người ký thay cần có căn cứ đại diện phù hợp.
Giấy ủy quyền cần thể hiện rõ phạm vi công việc. Thời hạn ủy quyền cũng nên được xác định cụ thể.
Nếu người ký vượt quá phạm vi được ủy quyền, có thể phát sinh vấn đề pháp lý. Vì vậy, cần kiểm tra giấy ủy quyền trước khi thực hiện.
>>> Xem thêm: Muốn tiết kiệm thời gian đi lại? Tìm hiểu quy trình công chứng ủy quyền trước khi chuẩn bị hồ sơ
3. Quy trình chứng thực chữ ký trên bản cam kết bảo mật NDA
3.1. Bước 1: Chuẩn bị nội dung NDA
Trước tiên, các bên cần thống nhất nội dung bảo mật.
NDA nên xác định rõ thông tin thuộc diện bảo mật. Phạm vi sử dụng thông tin cũng cần được quy định cụ thể.
Các bên nên thỏa thuận về thời hạn bảo mật. Trách nhiệm khi vi phạm cũng cần được xem xét.
Nội dung càng rõ thì càng hạn chế tranh chấp. Đây là bước quan trọng trước khi thực hiện chứng thực.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ cần thiết
Người ký chuẩn bị NDA và giấy tờ tùy thân.
Nếu ký thay doanh nghiệp, cần chuẩn bị giấy tờ về tư cách đại diện. Trường hợp cần thiết, phải có thêm văn bản ủy quyền.
Các giấy tờ nên được kiểm tra trước khi đến nơi chứng thực. Điều này giúp hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ.
3.3. Bước 3: Xuất trình giấy tờ và ký văn bản
Người yêu cầu xuất trình giấy tờ theo hướng dẫn.
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra thông tin cần thiết. Sau đó, người yêu cầu ký vào NDA theo quy định.
Người ký không nên tự ý ký trước khi được hướng dẫn. Chữ ký cần được thực hiện đúng trình tự chứng thực.
Nếu có nhiều người ký, cần xác định cách thực hiện phù hợp. Mỗi người cũng cần bảo đảm thông tin của mình chính xác.
3.4. Bước 4: Thực hiện chứng thực chữ ký
Sau khi kiểm tra điều kiện, người có thẩm quyền tiến hành chứng thực.
Nội dung chứng thực được ghi theo quy định. Chữ ký của người yêu cầu được xác nhận theo trình tự.
Sau khi hoàn tất, người ký nên kiểm tra lại văn bản. Đặc biệt, cần kiểm tra thông tin cá nhân và nội dung chứng thực.
3.5. Bước 5: Các bên lưu giữ NDA
Sau khi hoàn thành, các bên nên lưu giữ văn bản cẩn thận.
Mỗi bên nên giữ một bản theo thỏa thuận. Doanh nghiệp cũng nên có phương án lưu trữ phù hợp.
NDA có thể chứa nhiều thông tin nhạy cảm về hoạt động kinh doanh. Vì vậy, việc quản lý bản giấy và bản điện tử cần được chú ý.
Nếu văn bản có nhiều phụ lục, cần lưu giữ đầy đủ. Phụ lục nên được xác định rõ là một phần của NDA.
4. Chi phí và những lưu ý khi chứng thực cam kết bảo mật NDA
4.1. Chi phí chứng thực chữ ký trên NDA
Chi phí chứng thực chữ ký được thực hiện theo quy định về phí chứng thực.
Mức phí có thể phụ thuộc vào loại việc và số lượng chữ ký. Trường hợp phát sinh dịch vụ sao chụp, có thể có thêm chi phí tương ứng.
Người yêu cầu nên hỏi trước về khoản phí phải trả. Việc này giúp chủ động chuẩn bị và hạn chế phát sinh ngoài dự kiến.
4.2. NDA cần quy định rõ thông tin được bảo mật
Một NDA hiệu quả cần xác định rõ phạm vi thông tin bảo mật.
Thông tin có thể liên quan đến khách hàng và dữ liệu kinh doanh. Bí mật về sản phẩm, công nghệ hoặc chiến lược cũng có thể được đưa vào.
Các bên nên tránh quy định quá chung chung. Phạm vi bảo mật càng cụ thể thì càng dễ xác định trách nhiệm.
4.3. Cần quy định mục đích sử dụng thông tin
NDA nên xác định người nhận được sử dụng thông tin vào mục đích nào.
Ví dụ, thông tin có thể chỉ được sử dụng để thực hiện hợp đồng. Người nhận không được tự ý sử dụng cho mục đích khác.
Quy định này giúp các bên kiểm soát việc sử dụng thông tin. Đây cũng là nội dung nên được chú trọng khi soạn NDA.
4.4. Nên xác định thời hạn bảo mật
Thời hạn bảo mật cần được các bên cân nhắc.
Một số thông tin có thể cần bảo mật trong một khoảng thời gian. Một số bí mật kinh doanh có thể cần thời hạn dài hơn.
NDA nên ghi rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc nghĩa vụ. Cách quy định này giúp hạn chế cách hiểu khác nhau.
4.5. Cần quy định trách nhiệm khi vi phạm
NDA nên có điều khoản về xử lý vi phạm.
Các bên có thể thỏa thuận trách nhiệm phù hợp với quan hệ hợp tác. Nội dung này cần được xây dựng rõ ràng và phù hợp pháp luật.
Không nên chỉ ghi chung rằng bên vi phạm phải bồi thường. Cần xác định rõ căn cứ và phạm vi trách nhiệm nếu có thể.
4.6. Chứng thực chữ ký không thay thế tư vấn pháp lý
Chứng thực chữ ký chỉ là một bước xác nhận chữ ký.
Thủ tục này không đánh giá toàn diện tính hợp pháp của NDA. Vì vậy, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra nội dung trước khi ký.
Đối với NDA có giá trị lớn, nội dung nên được rà soát kỹ. Những điều khoản phức tạp có thể cần sự tư vấn của người có chuyên môn.
4.7. Kiểm tra kỹ văn bản trước khi ký
Người ký cần đọc toàn bộ NDA trước khi ký.
Các thông tin về chủ thể cần được kiểm tra. Phạm vi bảo mật và thời hạn cũng cần được xem xét.
Đặc biệt, cần chú ý điều khoản về trách nhiệm khi vi phạm. Những nội dung chưa rõ nên được trao đổi trước khi ký.
Sau khi ký, các bên nên lưu giữ văn bản đầy đủ. Việc này giúp thuận tiện khi cần đối chiếu hoặc thực hiện quyền của mình.
>>> Xem thêm: Hợp đồng mua bán đã thống nhất, vậy bước công chứng mua bán nhà đất cần làm gì tiếp theo?
Kết luận
Chứng thực cam kết bảo mật NDA giúp xác nhận chữ ký của người ký trên văn bản bảo mật. Thủ tục này có thể tăng độ tin cậy khi các bên ký kết. Tuy nhiên, chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung NDA.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước khi thực hiện. Nội dung NDA cũng cần được kiểm tra kỹ. Đặc biệt, cần xác định rõ thông tin bảo mật, thời hạn và trách nhiệm của các bên.
Nếu cần tư vấn về thủ tục chứng thực chữ ký trên NDA, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Đừng để một lựa chọn thiếu thông tin làm chậm cả kế hoạch của bạn tại văn phòng công chứng
>>> Xem thêm: Đang cần sang tên bất động sản tại thủ đô? Tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội để nắm rõ hơn các bước cần thiết
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com