Thủ tục sao y Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phải cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng cho đối tác, cơ quan thuế, tổ chức tín dụng hoặc đơn vị thực hiện thủ tục hành chính. Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng là tài liệu quan trọng, giúp chứng minh thông tin tài khoản do ngân hàng quản lý.

Tuy nhiên, không phải đơn vị tiếp nhận nào cũng yêu cầu nộp bản chính. Nhiều trường hợp chỉ cần bản sao có chứng thực để lưu trữ hoặc đối chiếu hồ sơ. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ thủ tục sao y xác nhận tài khoản ngân hàng để chuẩn bị giấy tờ đúng quy định, tiết kiệm thời gian và hạn chế phát sinh thủ tục.

>>> Xem thêm: Bản sao y Sổ đỏ có giá trị thế chấp vay tiền cá nhân được không?

1. Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp và những vấn đề cần biết

1.1. Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp là gì?

Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng là văn bản do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của khách hàng. Tài liệu này xác nhận thông tin tài khoản đang được quản lý tại ngân hàng.

Thông thường, giấy xác nhận có những nội dung sau:

• Tên đầy đủ của doanh nghiệp theo đăng ký kinh doanh.
• Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế.
• Số tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
• Tên ngân hàng và chi nhánh quản lý tài khoản.
• Tên chủ tài khoản.
• Loại tiền tệ sử dụng, nếu có.
• Ngày phát hành giấy xác nhận.
• Chữ ký của người có thẩm quyền và dấu ngân hàng, nếu được sử dụng.

Tùy từng ngân hàng, hình thức và nội dung xác nhận có thể khác nhau. Một số ngân hàng cung cấp văn bản giấy, trong khi đơn vị khác hỗ trợ xác nhận điện tử.

Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin ngay khi nhận tài liệu. Điều này giúp hạn chế sai sót khi sử dụng trong các giao dịch.

1.2. Vì sao doanh nghiệp cần sao y giấy xác nhận tài khoản ngân hàng?

Trong hoạt động kinh doanh, giấy xác nhận tài khoản ngân hàng có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp.

Thứ nhất, hoàn thiện hồ sơ giao dịch với đối tác.

Một số đối tác yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin tài khoản có xác nhận. Bản sao chứng thực giúp hồ sơ có căn cứ đối chiếu rõ ràng.

Thứ hai, bổ sung hồ sơ đấu thầu và hợp tác kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể phải chứng minh thông tin tài khoản khi tham gia đấu thầu. Tài liệu này cũng được sử dụng trong một số hồ sơ hợp tác.

Thứ ba, phục vụ thủ tục hành chính và hồ sơ tài chính.

Một số đơn vị tiếp nhận yêu cầu tài liệu xác nhận tài khoản ngân hàng. Doanh nghiệp cần căn cứ vào yêu cầu cụ thể để chuẩn bị bản sao phù hợp.

Thứ tư, lưu trữ hồ sơ nội bộ.

Bản sao giúp doanh nghiệp quản lý thông tin tài khoản thuận tiện hơn. Bộ phận kế toán cũng có thể sử dụng tài liệu khi hoàn thiện hồ sơ thanh toán.

1.3. Sao y và công chứng giấy xác nhận tài khoản ngân hàng có giống nhau không?

Trong giao tiếp thông thường, nhiều người sử dụng từ sao y và công chứng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, cần phân biệt chính xác về mặt pháp lý.

Đối với giấy xác nhận tài khoản ngân hàng, thủ tục thường được thực hiện là chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao là việc người có thẩm quyền đối chiếu bản sao với bản chính. Sau đó, người thực hiện chứng thực xác nhận bản sao đúng với bản chính.

Bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu. Giá trị này được áp dụng trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng loại thủ tục. Không nên nhầm lẫn giữa chứng thực bản sao và công chứng hợp đồng, giao dịch.

2. Hồ sơ và điều kiện để sao y giấy xác nhận tài khoản ngân hàng

2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Bản chính Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng do ngân hàng cấp.
• Bản sao Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng nếu đã chuẩn bị trước.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để đối chiếu khi cần thiết.
• CCCD hoặc giấy tờ tùy thân của người trực tiếp thực hiện thủ tục.
• Giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền, nếu người đi làm thủ tục đại diện doanh nghiệp.

Cần lưu ý, không phải mọi trường hợp đều bắt buộc xuất trình toàn bộ giấy tờ trên. Hồ sơ thực tế phụ thuộc vào yêu cầu của đơn vị tiếp nhận và tình huống cụ thể.

Đặc biệt, giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền không phải thành phần mặc nhiên bắt buộc trong mọi yêu cầu chứng thực bản sao. Doanh nghiệp nên xác nhận trước với nơi thực hiện để tránh chuẩn bị thiếu hoặc thừa giấy tờ.

2.2. Điều kiện đối với bản chính giấy xác nhận tài khoản ngân hàng

Bản chính là căn cứ quan trọng để thực hiện chứng thực. Vì vậy, tài liệu phải đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật.

Một số yêu cầu cần kiểm tra gồm:

• Giấy xác nhận phải do ngân hàng có thẩm quyền phát hành.
• Thông tin trên giấy phải đầy đủ và có thể đọc được.
• Chữ ký, dấu xác nhận phải thể hiện rõ ràng nếu văn bản sử dụng hình thức này.
• Tài liệu không có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa trái quy định.
• Nội dung giấy tờ không thuộc trường hợp pháp luật cấm chứng thực.

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, một số bản chính không được dùng làm căn cứ chứng thực. Trong đó có giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ hoặc bị hư hỏng, cũ nát đến mức không xác định được nội dung.

Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ giấy xác nhận trước khi yêu cầu sao y.

2.3. Có được sao y giấy xác nhận tài khoản ngân hàng bản điện tử không?

Hiện nay, một số ngân hàng cung cấp giấy xác nhận tài khoản dưới dạng điện tử. Doanh nghiệp có thể nhận tài liệu qua ứng dụng, email hoặc hệ thống ngân hàng trực tuyến.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa bản điện tử gốc và bản in từ tệp điện tử.

Nếu tài liệu được ngân hàng cấp hợp lệ dưới dạng điện tử, doanh nghiệp nên kiểm tra chữ ký số và khả năng xác thực của văn bản. Không nên mặc nhiên xem bản in là bản chính để chứng thực.

Trường hợp chỉ có bản in, doanh nghiệp nên liên hệ ngân hàng để xin bản giấy có xác nhận hoặc hỏi đơn vị tiếp nhận về hình thức tài liệu được chấp nhận.

Việc lựa chọn đúng hình thức giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại.

>>> Xem thêm: Một bộ hồ sơ chỉn chu không thể thiếu những giấy tờ được chứng thực đúng quy định

3. Quy trình sao y Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp

3.1. Bước 1: Kiểm tra và chuẩn bị bản chính

Trước tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra giấy xác nhận do ngân hàng phát hành.

Hãy đối chiếu các thông tin quan trọng như tên doanh nghiệp, số tài khoản và tên ngân hàng. Đồng thời, kiểm tra chữ ký, con dấu và ngày phát hành.

Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên yêu cầu ngân hàng điều chỉnh trước. Không nên tự ý sửa chữa nội dung trên giấy xác nhận.

3.2. Bước 2: Lựa chọn địa điểm thực hiện chứng thực

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các địa điểm có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo quy định hiện hành tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, thẩm quyền chứng thực thuộc các chủ thể sau:

• Ủy ban nhân dân cấp xã.
• Công chứng viên của Phòng công chứng.
• Công chứng viên của Văn phòng công chứng.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài trong phạm vi thẩm quyền.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm thuận tiện. Việc chứng thực bản sao không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.

Đối với doanh nghiệp tại Hà Nội, Văn phòng công chứng là một lựa chọn thuận tiện. Đơn vị có công chứng viên thực hiện chứng thực theo thẩm quyền pháp luật.

3.3. Bước 3: Nộp hồ sơ và đối chiếu giấy tờ

Người thực hiện thủ tục xuất trình bản chính giấy xác nhận tài khoản ngân hàng. Đồng thời, cung cấp bản sao cần chứng thực.

Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu. Nội dung bản sao được đối chiếu với bản chính.

Nếu thông tin đầy đủ và không thuộc trường hợp bị từ chối, thủ tục sẽ được tiếp tục thực hiện.

Trường hợp giấy tờ có dấu hiệu giả mạo hoặc không hợp lệ, người thực hiện chứng thực có thể từ chối theo quy định.

3.4. Bước 4: Ký chứng thực và nhận kết quả

Sau khi hoàn tất việc đối chiếu, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực theo quy định.

Bản sao được ghi lời chứng, ký tên và đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực.

Doanh nghiệp kiểm tra lại số lượng bản sao và nội dung trước khi nhận kết quả. Cần bảo đảm mọi thông tin đều rõ ràng, chính xác.

3.5. Thời gian thực hiện và chi phí chứng thực

Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn chứng thực được bảo đảm trong ngày tiếp nhận yêu cầu. Nếu tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp cần xác minh hoặc thuộc trường hợp pháp luật có quy định riêng, thời gian có thể thay đổi.

Về chi phí, mức thu chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung còn hiệu lực.

Mức phí hiện hành đối với chứng thực bản sao là:

• 2.000 đồng/trang đối với trang thứ nhất và thứ hai.
• 1.000 đồng/trang từ trang thứ ba trở đi.
• Mức thu tối đa 200.000 đồng/bản.

Trang được tính theo trang của bản chính. Mức thu này áp dụng đối với một bản sao.

Nếu doanh nghiệp yêu cầu nhiều bản, số lượng bản sao sẽ ảnh hưởng đến tổng chi phí. Doanh nghiệp nên hỏi trước về khoản phí thực tế.

Ngoài lệ phí chứng thực, có thể phát sinh chi phí sao chụp tài liệu. Đây là khoản cần trao đổi với đơn vị cung cấp dịch vụ.

4. Những lưu ý quan trọng khi sao y giấy xác nhận tài khoản ngân hàng

4.1. Kiểm tra thông tin tài khoản trước khi chứng thực

Thông tin tài khoản ngân hàng cần trùng khớp với hồ sơ doanh nghiệp. Đặc biệt, cần kiểm tra chính xác số tài khoản và tên chủ tài khoản.

Một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát kỹ trước khi nộp.

Nếu tài khoản đã thay đổi hoặc đóng, doanh nghiệp nên xin giấy xác nhận mới. Không nên sử dụng tài liệu cũ khi thông tin không còn phù hợp.

4.2. Xác định yêu cầu của đơn vị tiếp nhận hồ sơ

Không phải mọi giao dịch đều bắt buộc sử dụng bản sao có chứng thực. Một số đơn vị chỉ yêu cầu bản sao thông thường.

Theo Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trường hợp pháp luật chỉ yêu cầu nộp bản sao, đơn vị tiếp nhận không được mặc nhiên yêu cầu bản sao có chứng thực.

Doanh nghiệp nên hỏi rõ yêu cầu trước khi thực hiện. Điều này giúp tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

4.3. Lưu ý về tính bảo mật của thông tin ngân hàng

Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng chứa thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Vì vậy, cần kiểm soát việc cung cấp và sử dụng tài liệu.

Một số biện pháp doanh nghiệp nên áp dụng:

• Chỉ cung cấp giấy xác nhận cho đơn vị có nhu cầu hợp pháp.
• Xác minh thông tin người tiếp nhận hồ sơ.
• Hạn chế gửi tài liệu qua kênh không bảo mật.
• Lưu trữ bản sao tại bộ phận kế toán hoặc hành chính.
• Kiểm soát số lượng bản sao được phát hành.

Nếu tài liệu có thông tin nhạy cảm khác, doanh nghiệp nên trao đổi với đơn vị tiếp nhận. Không tự ý che hoặc xóa nội dung trên bản chính khi yêu cầu chứng thực.

4.4. Có thể sao y nhiều bản trong cùng một lần không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể yêu cầu chứng thực nhiều bản sao từ cùng một bản chính.

Ví dụ, doanh nghiệp cần cung cấp giấy xác nhận tài khoản cho nhiều đối tác. Khi đó, có thể chuẩn bị số lượng bản sao tương ứng.

Người thực hiện chứng thực sẽ đối chiếu bản sao với bản chính theo quy định. Doanh nghiệp nên thông báo số lượng cần thực hiện ngay khi nộp hồ sơ.

Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian đi lại. Đồng thời, doanh nghiệp cũng chủ động hơn khi hoàn thiện nhiều bộ hồ sơ.

4.5. Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng bị rách hoặc mờ có được sao y không?

Tình trạng bản chính ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chứng thực. Nếu giấy xác nhận bị rách nhẹ nhưng thông tin vẫn đầy đủ, rõ ràng, người thực hiện chứng thực sẽ xem xét tình trạng thực tế.

Ngược lại, nếu tài liệu bị hư hỏng đến mức không thể xác định nội dung, yêu cầu có thể bị từ chối.

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chính bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung thuộc trường hợp không được dùng làm căn cứ chứng thực.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên liên hệ ngân hàng để xin cấp lại giấy xác nhận. Đây là phương án giúp bảo đảm tính chính xác của hồ sơ.

4.6. Phân biệt giấy xác nhận tài khoản và sao kê ngân hàng

Hai loại giấy tờ này có mục đích sử dụng khác nhau. Doanh nghiệp không nên nhầm lẫn khi chuẩn bị hồ sơ.

Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng thể hiện thông tin về tài khoản và chủ tài khoản. Trong khi đó, sao kê ngân hàng phản ánh các giao dịch phát sinh trong một khoảng thời gian.

Nếu đối tác yêu cầu xác nhận số tài khoản, doanh nghiệp nên cung cấp đúng giấy xác nhận. Nếu cần chứng minh dòng tiền hoặc lịch sử giao dịch, sao kê mới là tài liệu phù hợp.

4.7. CMND 9 số cũ bị rách góc có được tiếp nhận sao y bản chính không?

Đây là vấn đề nhiều người quan tâm khi sử dụng giấy tờ tùy thân cũ để thực hiện thủ tục hành chính.

Câu trả lời phụ thuộc vào tình trạng thực tế của CMND. Pháp luật không quy định cứ rách một góc là đương nhiên bị từ chối chứng thực.

Có thể xem xét hai trường hợp:

Trường hợp thứ nhất: CMND chỉ bị rách góc nhỏ.

Nếu phần bị rách không ảnh hưởng đến thông tin nhận dạng, người thực hiện chứng thực có thể xem xét đối chiếu.

Các thông tin như họ tên, số CMND, ảnh và đặc điểm nhận dạng cần còn rõ ràng. Việc tiếp nhận hay từ chối phụ thuộc vào khả năng xác định nội dung bản chính.

Trường hợp thứ hai: CMND bị rách làm mất thông tin quan trọng.

Nếu thẻ bị rách mất số CMND, họ tên hoặc ảnh nhận dạng, việc đối chiếu sẽ gặp khó khăn.

Trường hợp này có thể bị từ chối theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Quy định áp dụng đối với bản chính bị hư hỏng đến mức không xác định được nội dung.

Cần phân biệt CMND bị rách tự nhiên với CMND bị cắt góc để thu hồi, hủy giá trị sử dụng. Đây là hai tình trạng khác nhau.

Đối với CMND đã bị cắt góc theo thủ tục thu hồi, doanh nghiệp và cá nhân không nên sử dụng làm căn cứ chứng thực. Nên xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ khác.

4.8. Nên kiểm tra bản sao trước khi đưa vào hồ sơ

Sau khi nhận kết quả, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ từng bản sao.

Các nội dung cần rà soát gồm:

• Tên ngân hàng và thông tin tài khoản.
• Nội dung bản sao có đầy đủ so với bản chính.
• Lời chứng và chữ ký của người thực hiện.
• Con dấu của cơ quan hoặc tổ chức chứng thực.
• Số lượng bản sao theo yêu cầu.

Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên phản ánh ngay với đơn vị thực hiện. Không nên tự ý chỉnh sửa bản sao đã được chứng thực.

>>> Xem thêm: Bạn cần hỗ trợ giấy tờ ngoài giờ hành chính? Đừng bỏ qua dịch vụ công chứng!

Kết luận

Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng là tài liệu quan trọng trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ giúp quá trình chứng thực diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Doanh nghiệp cần kiểm tra bản chính, xác định yêu cầu của đơn vị tiếp nhận và lựa chọn địa điểm thực hiện phù hợp. Nắm rõ quy định về sao y xác nhận tài khoản ngân hàng cũng giúp hạn chế rủi ro khi hoàn thiện hồ sơ đối tác, tài chính và thủ tục hành chính.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ chứng thực bản sao giấy xác nhận tài khoản ngân hàng hoặc các giấy tờ liên quan, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận tiện.

>>> Xem thêm: Giữa nhiều địa chỉ khác nhau, đâu mới là văn phòng công chứng đáng để bạn gửi gắm hồ sơ?

>>> Xem thêm: Từ bước kiểm tra hồ sơ đến việc thực hiện nghĩa vụ tài chính, dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói giúp bạn hình dung đầy đủ hơn các đầu việc

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com