Giấy phép kinh doanh bị thu hồi có được tiếp nhận sao y bản chính?

Giấy phép kinh doanh là giấy tờ quan trọng, ghi nhận thông tin pháp lý và tình trạng hoạt động của cơ sở kinh doanh hoặc doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, giấy phép có thể bị cơ quan nhà nước thu hồi do vi phạm quy định pháp luật hoặc không còn đáp ứng điều kiện hoạt động. Điều này khiến nhiều cá nhân, tổ chức băn khoăn liệu sao y giấy phép bị thu hồi có được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hay không.

Trên thực tế, cần phân biệt giữa việc chứng thực bản sao đúng với bản chính và giá trị pháp lý của giấy phép sau khi bị thu hồi. Hai vấn đề này không hoàn toàn giống nhau. Bài viết dưới đây sẽ phân tích quy định liên quan, các trường hợp có thể được tiếp nhận và hướng xử lý phù hợp.

>>> Xem thêm: Sổ đỏ đang thế chấp ngân hàng: Cách xin sao y bản chính hợp pháp

1. Giấy phép kinh doanh bị thu hồi có được tiếp nhận sao y bản chính không?

1.1. Hiểu đúng về việc thu hồi giấy phép kinh doanh

Thu hồi giấy phép kinh doanh là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định lấy lại hoặc chấm dứt hiệu lực của giấy phép đã cấp. Việc thu hồi thường xuất phát từ những căn cứ pháp luật cụ thể.

Một số nguyên nhân phổ biến gồm:

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh vi phạm điều kiện hoạt động theo quy định.
Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép có thông tin giả mạo.
Chủ thể kinh doanh không còn đáp ứng điều kiện cấp phép.
Có hành vi vi phạm thuộc trường hợp phải thu hồi giấy phép.
Giấy phép được cấp không đúng thẩm quyền hoặc không đúng quy định.
Các trường hợp thu hồi khác theo pháp luật chuyên ngành.

Cần lưu ý, giấy phép kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không phải lúc nào cũng là một loại giấy tờ.

Theo Điều 6 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không phải là giấy phép kinh doanh. Đây là hai loại giấy tờ có chức năng và căn cứ pháp lý khác nhau.

Vì vậy, khi xem xét việc sao y, cần xác định chính xác loại giấy tờ đã bị thu hồi.

1.2. Quy định về chứng thực bản sao từ bản chính

Căn cứ Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 280/2025/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định.

Theo Điều 18, bản chính giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp có thể được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao.

Tuy nhiên, không phải mọi giấy tờ được xuất trình đều đủ điều kiện chứng thực.

Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định những trường hợp bản chính không được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao, bao gồm:

Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm hoặc bớt nội dung không hợp lệ.
Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
Bản chính có đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp.
Bản chính có nội dung trái pháp luật hoặc đạo đức xã hội.
Giấy tờ nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn.
Giấy tờ do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận, đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền.

Đáng chú ý, Điều 22 không quy định riêng việc giấy phép kinh doanh bị thu hồi là một trường hợp đương nhiên không được chứng thực.

Do đó, không thể chỉ căn cứ vào tình trạng thu hồi để kết luận mọi giấy phép đều bị từ chối sao y.

1.3. Kết luận về khả năng tiếp nhận sao y giấy phép đã bị thu hồi

Vậy giấy phép kinh doanh bị thu hồi có được tiếp nhận sao y bản chính không?

Câu trả lời cần xem xét theo từng trường hợp cụ thể.

Nếu giấy phép vẫn còn bản chính, nội dung rõ ràng, nguyên vẹn và không thuộc các trường hợp bị loại trừ tại Điều 22, việc chứng thực cần được xem xét trên cơ sở quy định hiện hành.

Tuy nhiên, cần phân biệt hai vấn đề:

Điều kiện chứng thực: Xem xét tính xác thực, tình trạng và khả năng đối chiếu của bản chính.
Giá trị sử dụng: Xem xét giấy phép còn hiệu lực hay đã bị thu hồi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Việc chứng thực bản sao chỉ xác nhận bản sao phù hợp với bản chính được xuất trình. Hoạt động này không khôi phục hiệu lực của giấy phép đã bị thu hồi.

Vì vậy, ngay cả khi bản sao được chứng thực, người sử dụng cũng không thể mặc nhiên coi đó là giấy phép còn hiệu lực.

2. Những trường hợp cụ thể khi yêu cầu sao y giấy phép kinh doanh bị thu hồi

Không phải mọi trường hợp thu hồi giấy phép đều có cách xử lý giống nhau. Tình trạng bản chính và quyết định thu hồi là những yếu tố cần xem xét.

2.1. Giấy phép bị thu hồi nhưng doanh nghiệp vẫn giữ bản chính

Đây là trường hợp thường khiến người yêu cầu chứng thực gặp khó khăn.

Doanh nghiệp đã nhận quyết định thu hồi nhưng vẫn đang giữ bản giấy. Giấy phép có thể chưa bị cơ quan chức năng thu lại trên thực tế.

Trong trường hợp này, cần kiểm tra:

Bản chính có phải giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp không?
Nội dung trên giấy phép có đầy đủ, rõ ràng không?
Giấy phép có bị tẩy xóa hoặc chỉnh sửa không hợp lệ không?
Có quyết định thu hồi hoặc văn bản chấm dứt hiệu lực không?
Pháp luật chuyên ngành có quy định riêng về việc sử dụng giấy phép sau thu hồi không?

Nếu bản chính đáp ứng điều kiện chứng thực, việc tiếp nhận cần được xem xét theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Tuy nhiên, tổ chức chứng thực có thể cần xác minh thêm khi phát sinh nghi vấn về tính hợp pháp của giấy tờ.

Người yêu cầu cũng cần thông báo trung thực về tình trạng thu hồi.

2.2. Giấy phép đã bị cơ quan nhà nước thu hồi bản gốc

Trường hợp này có cách xử lý khác.

Nếu cơ quan có thẩm quyền đã thu lại bản chính, doanh nghiệp không còn giấy tờ để xuất trình khi yêu cầu chứng thực.

Theo Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu phải xuất trình bản chính và bản sao cần chứng thực.

Trường hợp chỉ xuất trình bản chính, cơ quan thực hiện có thể chụp từ bản chính để chứng thực.

Như vậy, nếu bản chính đã bị thu hồi và người yêu cầu không còn giữ, việc sao y theo thủ tục thông thường sẽ không thể thực hiện.

Người có nhu cầu nên xem xét các phương án sau:

Liên hệ cơ quan đã cấp giấy phép để hỏi về việc cấp bản sao hoặc trích lục.
Đề nghị cung cấp bản sao quyết định thu hồi nếu cần chứng minh tình trạng pháp lý.
Xin xác nhận thông tin về giấy phép đã cấp trước đây.
Tra cứu thông tin đăng ký doanh nghiệp trên hệ thống thông tin quốc gia nếu thuộc trường hợp phù hợp.

Cần lựa chọn giấy tờ thay thế theo đúng mục đích sử dụng.

2.3. Giấy phép bị thu hồi do cấp sai hoặc có thông tin không hợp pháp

Đây là trường hợp cần đặc biệt thận trọng.

Một số giấy phép bị thu hồi do phát hiện hồ sơ cấp phép có thông tin giả mạo hoặc không đáp ứng điều kiện pháp luật.

Khi đó, vấn đề không chỉ nằm ở tình trạng hiệu lực của giấy phép. Tính hợp pháp của chính giấy tờ cũng cần được xem xét.

Nếu phát hiện bản chính thuộc trường hợp không được sử dụng làm cơ sở chứng thực theo Điều 22, người thực hiện chứng thực phải từ chối.

Đặc biệt, giấy tờ có dấu hiệu giả mạo hoặc được cấp sai thẩm quyền có thể bị tạm giữ, chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý.

Người yêu cầu không nên sử dụng bản sao của giấy phép này để chứng minh quyền kinh doanh hợp pháp.

Thay vào đó, cần liên hệ cơ quan cấp phép để xác minh thông tin và xử lý hồ sơ.

2.4. Giấy phép bị thu hồi nhưng chỉ cần bản sao để lưu trữ nội bộ

Một số doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng giấy phép cho thủ tục hành chính. Họ chỉ muốn lưu giữ bản sao trong hồ sơ kế toán, quản trị hoặc tài liệu nội bộ.

Trong trường hợp này, cần xác định rõ mục đích sử dụng.

Nếu chỉ phục vụ lưu trữ, doanh nghiệp có thể sử dụng bản photocopy hoặc bản chụp từ tài liệu đang có.

Tuy nhiên, cần phân biệt bản photocopy thông thường với bản sao được chứng thực từ bản chính.

Bản photocopy không có lời chứng không đương nhiên có giá trị như bản sao chứng thực.

Nếu cần bản sao có chứng thực, vẫn phải đáp ứng điều kiện pháp luật tương ứng.

>>> Xem thêm: Đừng để thiếu một bản sao giấy tờ làm lỡ cả kế hoạch, hãy chủ động tìm hiểu thủ tục chứng thực

3. Thủ tục và hướng xử lý khi cần sao y giấy phép kinh doanh đã bị thu hồi

Khi giấy phép không còn hiệu lực, người yêu cầu nên chuẩn bị đầy đủ thông tin trước khi đến cơ quan chứng thực.

Việc này giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị từ chối hoặc phải đi lại nhiều lần.

3.1. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết

Tùy từng trường hợp, người yêu cầu nên chuẩn bị:

Bản chính giấy phép kinh doanh còn giữ được.
Bản photocopy giấy phép cần chứng thực.
CCCD của người trực tiếp thực hiện thủ tục.
Quyết định thu hồi giấy phép, nếu có.
Giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hoặc ủy quyền, nếu cần.
Văn bản giải trình mục đích sử dụng bản sao khi được yêu cầu.

Không phải mọi trường hợp đều cần toàn bộ giấy tờ trên.

Thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào tình trạng giấy phép và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

3.2. Các bước thực hiện chứng thực bản sao

Nếu còn bản chính và giấy tờ đủ điều kiện, thủ tục cơ bản được tiến hành như sau:

Bước 1: Xuất trình bản chính

Người yêu cầu mang giấy phép kinh doanh đến cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.

Bản chính được sử dụng để đối chiếu với bản photocopy.

Bước 2: Kiểm tra tình trạng giấy phép

Người thực hiện chứng thực kiểm tra hình thức và nội dung giấy tờ.

Nếu cần thiết, có thể xác minh thêm thông tin liên quan đến tính hợp pháp của giấy phép.

Bước 3: Đối chiếu bản sao

Bản photocopy được so sánh với bản chính về nội dung và thông tin.

Nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện, người thực hiện chứng thực tiến hành thủ tục theo quy định.

Bước 4: Ghi lời chứng và hoàn tất

Người có thẩm quyền ghi lời chứng, ký tên và đóng dấu theo quy định.

Người yêu cầu nhận lại bản chính cùng bản sao đã được chứng thực.

3.3. Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực bản sao?

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính thuộc các chủ thể được pháp luật quy định.

Trong đó có:

Chủ tịch UBND cấp xã.
Người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định.
Công chứng viên của Phòng công chứng.
Công chứng viên của Văn phòng công chứng.
Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo thẩm quyền.

Người dân và doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm thuận tiện trong phạm vi thẩm quyền.

Đối với giấy phép kinh doanh bị thu hồi, nên trao đổi trước với nơi thực hiện chứng thực. Điều này giúp xác định khả năng tiếp nhận hồ sơ.

3.4. Thời gian và chi phí thực hiện

Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn chứng thực thông thường được bảo đảm trong ngày tiếp nhận.

Nếu hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.

Đối với trường hợp có nhiều loại giấy tờ, nhiều trang hoặc số lượng bản sao lớn, thời gian có thể được kéo dài theo Điều 21.

Thời gian gia hạn thông thường không quá hai ngày làm việc. Trường hợp đặc biệt có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản.

Về chi phí, mức phí chứng thực bản sao được áp dụng theo quy định hiện hành.

Theo quy định về phí chứng thực, mức thu thông thường là:

2.000 đồng/trang đối với bản sao từ trang thứ nhất đến trang thứ ba.
1.000 đồng/trang từ trang thứ tư trở đi.
Mức thu tối đa 200.000 đồng/bản.

Các mức phí trên cần được đối chiếu với quy định hiện hành tại thời điểm thực hiện.

Người yêu cầu nên hỏi rõ chi phí trước khi tiến hành thủ tục.

3.5. Cách xử lý khi bị từ chối chứng thực

Nếu cơ quan hoặc tổ chức chứng thực từ chối tiếp nhận, người yêu cầu nên đề nghị giải thích rõ lý do.

Theo Điều 8 và Điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu có quyền đề nghị giải thích bằng văn bản khi bị từ chối.

Một số hướng xử lý phù hợp gồm:

Kiểm tra lại tình trạng pháp lý của giấy phép.
Đối chiếu lý do từ chối với quy định tại Điều 22.
Liên hệ cơ quan cấp phép để xin cấp lại hoặc xác nhận thông tin.
Xin bản sao quyết định thu hồi để chứng minh tình trạng giấy phép.
Khiếu nại nếu nhận thấy việc từ chối không có căn cứ pháp luật.

Không nên cố tình che giấu thông tin về quyết định thu hồi.

Việc cung cấp thông tin đầy đủ giúp quá trình giải quyết minh bạch và hạn chế rủi ro pháp lý.

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện sao y giấy phép bị thu hồi

Ngoài việc chuẩn bị hồ sơ, người yêu cầu cần quan tâm đến giá trị sử dụng của bản sao.

Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

4.1. Bản sao được chứng thực không làm giấy phép có hiệu lực trở lại

Đây là nguyên tắc cần ghi nhớ.

Chứng thực bản sao từ bản chính chỉ xác nhận nội dung bản sao phù hợp với bản chính được xuất trình.

Hoạt động này không xác nhận giấy phép còn hiệu lực tại thời điểm chứng thực.

Do đó, nếu giấy phép đã bị thu hồi, bản sao được chứng thực không thể thay thế giấy phép kinh doanh hợp lệ.

Người sử dụng không được dựa vào bản sao này để tiếp tục hoạt động kinh doanh trái quy định.

4.2. Phân biệt giấy phép kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Hai loại giấy tờ này thường bị nhầm lẫn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận thông tin đăng ký của doanh nghiệp. Trong khi đó, giấy phép kinh doanh chuyên ngành cho phép chủ thể thực hiện hoạt động kinh doanh có điều kiện theo quy định.

Ví dụ:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Giấy phép kinh doanh bán lẻ rượu.
Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm.
Giấy phép kinh doanh vận tải.
Giấy phép hoạt động giáo dục.
Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh.

Mỗi loại giấy tờ có căn cứ cấp, thu hồi và quản lý riêng.

Vì vậy, không nên áp dụng máy móc một cách xử lý cho tất cả trường hợp.

4.3. Không sử dụng bản sao giấy phép bị thu hồi để hợp thức hóa hồ sơ

Một số doanh nghiệp có thể cần bản sao giấy phép cũ để hoàn thiện hồ sơ giao dịch.

Tuy nhiên, việc sử dụng bản sao cần phù hợp với mục đích và yêu cầu của bên tiếp nhận.

Nếu hồ sơ yêu cầu giấy phép còn hiệu lực, bản sao của giấy phép đã bị thu hồi không đáp ứng điều kiện đó.

Việc cố tình sử dụng giấy tờ đã mất hiệu lực có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý.

Doanh nghiệp nên chủ động cung cấp tài liệu thay thế phù hợp.

4.4. Nên xác minh tình trạng giấy phép trước khi yêu cầu sao y

Trước khi thực hiện thủ tục, người yêu cầu nên kiểm tra thông tin tại cơ quan đã cấp giấy phép.

Đây là bước quan trọng để xác định:

Giấy phép đã bị thu hồi hay chỉ bị đình chỉ hoạt động.
Quyết định thu hồi đã có hiệu lực hay chưa.
Cơ quan nào đang quản lý hồ sơ gốc.
Có thể xin cấp bản sao, trích lục hoặc xác nhận thông tin không.
Loại giấy tờ nào có thể thay thế trong hồ sơ đang thực hiện.

Việc xác minh trước giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng thủ tục.

Đồng thời, người yêu cầu tránh mất thời gian khi chuẩn bị hồ sơ không phù hợp.

>>> Xem thêm: Giấy tờ cần xử lý nhanh chóng? Hãy khám phá dịch vụ công chứng tiện lợi ngay hôm nay!

Kết luận

Việc sao y giấy phép bị thu hồi cần được xem xét dựa trên tình trạng bản chính, tính hợp pháp của giấy tờ và quy định chuyên ngành có liên quan. Pháp luật về chứng thực không quy định riêng rằng mọi giấy phép bị thu hồi đều đương nhiên không được sao y. Tuy nhiên, bản sao được chứng thực không đồng nghĩa với việc giấy phép tiếp tục có hiệu lực.

Do đó, cá nhân và doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tình trạng giấy phép trước khi thực hiện thủ tục. Nếu cần tư vấn về điều kiện chứng thực, hồ sơ và cách xử lý giấy tờ đã bị thu hồi, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn và hỗ trợ thực hiện thủ tục phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

>>> Xem thêm: Đừng để những thủ tục pháp lý phức tạp làm khó bạn khi đã có văn phòng công chứng hỗ trợ

>>> Xem thêm: Đang chuẩn bị nhận chuyển nhượng đất nhưng chưa rõ các bước tiếp theo? Dịch vụ sang tên sổ đỏ sẽ là chủ đề hữu ích để bạn tham khảo

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
Xem thêm…

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
Hotline: 0966.22.7979
Email: ccnguyenhue165@gmail.com

Câu hỏi thường gặp