Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuGiao dịch mua bán bất động sản có thể phát sinh thay đổi sau khi các bên đã ký hợp đồng tại tổ chức hành nghề công chứng. Người mua không tiếp tục mua, người bán thay đổi kế hoạch hoặc hai bên không thể hoàn thành nghĩa vụ đã cam kết. Khi đó, các bên cần xem xét phương án xử lý hợp đồng phù hợp với pháp luật. Thanh lý hợp đồng công chứng là cụm từ thường được sử dụng trong thực tế để chỉ việc các bên thỏa thuận chấm dứt hoặc giải quyết những nghĩa vụ còn lại. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng chỉ cần lập một văn bản thanh lý. Cần xác định đúng tình trạng giao dịch, quyền của các bên và thủ tục pháp lý liên quan.
>>> Xem thêm: Hợp đồng ủy quyền vay vốn ngân hàng bằng sổ đỏ cá nhân: Rủi ro gánh nợ
1. Thanh lý hợp đồng công chứng mua bán bất động sản là gì?
1.1. Khái niệm thanh lý hợp đồng mua bán bất động sản
Trong thực tế, các bên thường dùng thuật ngữ thanh lý hợp đồng để ghi nhận việc kết thúc giao dịch và xử lý những nghĩa vụ còn tồn tại. Văn bản có thể thể hiện thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, hoàn trả tiền, bàn giao giấy tờ hoặc giải quyết chi phí phát sinh.
Tuy nhiên, pháp luật không quy định mọi hợp đồng mua bán bất động sản đã công chứng đều phải lập một văn bản mang tên “thanh lý”. Cách xử lý cần căn cứ vào nội dung hợp đồng ban đầu và tình trạng thực hiện nghĩa vụ.
Nếu các bên muốn chấm dứt giao dịch, cần xác định căn cứ chấm dứt và hậu quả pháp lý. Văn bản thỏa thuận nên ghi rõ quyền, nghĩa vụ của mỗi bên sau khi chấm dứt. Điều này giúp hạn chế cách hiểu khác nhau khi phát sinh tranh chấp.
1.2. Vì sao cần lập văn bản thỏa thuận thanh lý?
Hợp đồng mua bán bất động sản đã được công chứng là căn cứ quan trọng ghi nhận giao dịch giữa các bên. Khi giao dịch không tiếp tục, việc thỏa thuận bằng văn bản giúp làm rõ phương án xử lý.
Văn bản có thể ghi nhận những nội dung như:
- Lý do các bên muốn chấm dứt giao dịch.
- Thời điểm chấm dứt và căn cứ thỏa thuận.
- Số tiền bên mua đã thanh toán.
- Khoản tiền cần hoàn trả và thời hạn hoàn trả.
- Việc bàn giao lại nhà đất hoặc giấy tờ.
- Trách nhiệm thanh toán chi phí và xử lý vi phạm, nếu có.
- Cam kết giải quyết các nghĩa vụ còn lại.
Nội dung càng cụ thể, khả năng phát sinh bất đồng càng giảm. Các bên nên lưu giữ văn bản cùng hợp đồng mua bán đã công chứng và chứng từ thanh toán.
1.3. Phân biệt thanh lý, chấm dứt và hủy bỏ hợp đồng
Ba khái niệm này không hoàn toàn giống nhau. Việc lựa chọn cách xử lý có thể ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên.
Chấm dứt hợp đồng là việc hợp đồng kết thúc theo căn cứ pháp luật hoặc thỏa thuận hợp lệ. Các bên cần xác định nghĩa vụ nào đã hoàn thành và nghĩa vụ nào còn phải thực hiện.
Hủy bỏ hợp đồng là một biện pháp pháp lý được áp dụng khi có căn cứ theo quy định hoặc thỏa thuận. Hủy bỏ có thể dẫn đến hậu quả pháp lý khác với việc chấm dứt thông thường.
Thanh lý hợp đồng thường là cách gọi thực tế cho việc đối chiếu, xử lý và xác nhận các nghĩa vụ khi giao dịch kết thúc. Tên gọi này không tự quyết định hậu quả pháp lý của văn bản.
Vì vậy, trước khi lập văn bản, các bên nên xác định rõ mình đang thỏa thuận chấm dứt hay có căn cứ hủy bỏ hợp đồng. Không nên chỉ đổi tên văn bản mà bỏ qua bản chất pháp lý của giao dịch.
2. Điều kiện và nội dung của văn bản thỏa thuận thanh lý hợp đồng công chứng
2.1. Các bên có thể thỏa thuận thanh lý trong trường hợp nào?
Các bên có thể xem xét thỏa thuận chấm dứt hợp đồng khi cả hai cùng đồng ý và nội dung thỏa thuận không vi phạm pháp luật. Việc xử lý cần dựa trên hợp đồng đã ký và tình trạng thực hiện giao dịch.
Ví dụ, bên mua chưa tiếp tục thực hiện việc thanh toán. Hai bên có thể thống nhất dừng giao dịch và hoàn trả khoản tiền đã nhận theo thỏa thuận.
Trường hợp bên mua đã thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá mua, văn bản cần xác định rõ số tiền đã giao nhận. Các bên cũng cần thống nhất thời hạn và phương thức hoàn trả.
Nếu một bên không đồng ý chấm dứt, bên còn lại không thể mặc nhiên buộc bên kia ký văn bản thanh lý. Khi đó, cần xem xét hợp đồng và căn cứ pháp luật để xác định phương án xử lý.
Nếu hợp đồng đã được dùng để đăng ký sang tên, thế chấp hoặc thực hiện thủ tục khác, việc thỏa thuận chấm dứt có thể chưa đủ để khôi phục tình trạng pháp lý ban đầu. Các bên cần kiểm tra thêm thủ tục liên quan đến đăng ký tài sản và quyền của bên thứ ba.
2.2. Những nội dung cần có trong văn bản thỏa thuận thanh lý
Văn bản cần xác định rõ các bên, hợp đồng được xử lý và nội dung thỏa thuận. Thông tin phải thống nhất với hợp đồng mua bán đã công chứng.
Các nội dung nên được xem xét gồm:
- Thông tin các bên: Họ tên, giấy tờ tùy thân và địa chỉ liên hệ.
- Thông tin hợp đồng: Số công chứng, ngày ký và tổ chức hành nghề công chứng.
- Thông tin bất động sản: Địa chỉ, thửa đất, diện tích và giấy tờ pháp lý liên quan.
- Lý do chấm dứt: Nêu rõ nguyên nhân và căn cứ thỏa thuận.
- Thanh toán: Ghi số tiền đã giao nhận, khoản cần hoàn trả và thời hạn thực hiện.
- Bàn giao tài sản: Xác định tình trạng bàn giao nhà đất, chìa khóa và giấy tờ.
- Chi phí và trách nhiệm: Thống nhất việc xử lý chi phí, tiền phạt hoặc bồi thường nếu có căn cứ.
- Cam kết của các bên: Ghi rõ nghĩa vụ còn lại và phương thức giải quyết tranh chấp.
Không nên sử dụng những câu chung chung như “hai bên không còn liên quan đến nhau” nếu vẫn còn tiền hoặc tài sản chưa được hoàn trả. Mỗi nghĩa vụ cần có thời hạn và cách thực hiện cụ thể.
2.3. Có bắt buộc công chứng văn bản thanh lý không?
Không thể khẳng định mọi văn bản thỏa thuận thanh lý đều bắt buộc phải công chứng. Yêu cầu về hình thức cần được xem xét theo bản chất thỏa thuận, hợp đồng ban đầu và quy định pháp luật áp dụng.
Đối với giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất hoặc nhà ở, các bên cần đặc biệt thận trọng. Hợp đồng ban đầu có thể thuộc trường hợp phải công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật.
Nếu văn bản mới làm thay đổi hoặc chấm dứt quyền đối với bất động sản, các bên nên hỏi tổ chức hành nghề công chứng về hình thức phù hợp. Đồng thời, cần xác định liệu có phải thực hiện thủ tục đăng ký biến động hoặc thủ tục khác hay không.
Việc lập văn bản đúng hình thức giúp hạn chế nguy cơ hồ sơ bị từ chối. Quan trọng hơn, văn bản cần phản ánh đúng ý chí tự nguyện và quyền lợi hợp pháp của các bên.
>>> Xem thêm: Bạn có biết không? Không phải mọi giấy tờ đều áp dụng cùng một thủ tục chứng thực
3. Hồ sơ và thủ tục lập văn bản thỏa thuận thanh lý hợp đồng công chứng
3.1. Chuẩn bị hồ sơ cần thiết
Trước khi liên hệ tổ chức hành nghề công chứng, các bên nên tập hợp hồ sơ liên quan. Thành phần cụ thể phụ thuộc vào tình trạng giao dịch và yêu cầu pháp lý của từng trường hợp.
Hồ sơ có thể gồm:
- Bản chính hợp đồng mua bán bất động sản đã công chứng.
- Giấy tờ tùy thân của các bên.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở hoặc giấy tờ tài sản liên quan.
- Chứng từ thanh toán và tài liệu xác nhận việc giao nhận tiền.
- Tài liệu về bàn giao nhà đất, nếu đã thực hiện.
- Dự thảo văn bản thỏa thuận chấm dứt hoặc thanh lý.
- Văn bản ủy quyền hợp lệ, nếu một bên thực hiện thông qua người đại diện.
Nếu bất động sản đã được đăng ký sang tên, cần cung cấp thông tin về tình trạng đăng ký hiện tại. Nếu tài sản đang thế chấp hoặc có quyền của bên thứ ba, cần kiểm tra thêm hồ sơ liên quan.
Các bên nên hỏi trước về giấy tờ cần nộp. Việc chuẩn bị đầy đủ giúp quá trình kiểm tra hồ sơ thuận lợi hơn.
3.2. Thống nhất phương án xử lý hợp đồng
Trước khi lập văn bản, bên mua và bên bán cần thống nhất toàn bộ nội dung chấm dứt giao dịch. Việc thống nhất nên được thực hiện trước khi ký văn bản chính thức.
Các bên cần xác định rõ số tiền đã thanh toán và khoản phải hoàn trả. Nếu có tiền đặt cọc, tiền phạt hoặc yêu cầu bồi thường, cần xem xét điều khoản hợp đồng và căn cứ pháp luật.
Ngoài ra, cần thống nhất thời điểm hoàn trả tiền và phương thức thanh toán. Nếu việc hoàn trả diễn ra nhiều lần, văn bản nên ghi rõ từng đợt và thời hạn.
Nếu một bên đã nhận bàn giao nhà đất, cần xác định trách nhiệm hoàn trả hoặc bàn giao lại. Trường hợp có chi phí sửa chữa, quản lý hoặc sử dụng tài sản, các bên nên thỏa thuận cách xử lý cụ thể.
Việc thống nhất trước giúp tránh tình trạng ký văn bản nhưng vẫn còn bất đồng về nghĩa vụ. Nếu không đạt được thỏa thuận, các bên cần xem xét phương án giải quyết phù hợp.
3.3. Làm việc với tổ chức hành nghề công chứng
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, các bên có thể liên hệ tổ chức hành nghề công chứng để được hướng dẫn. Công chứng viên sẽ xem xét giấy tờ, nội dung dự kiến và yêu cầu pháp lý liên quan.
Nếu hồ sơ đầy đủ, các bên sẽ được hướng dẫn hoàn thiện văn bản theo quy định. Trước khi ký, cần đọc kỹ nội dung và kiểm tra thông tin cá nhân, tài sản cùng nghĩa vụ thanh toán.
Nếu phát hiện sai sót, cần đề nghị chỉnh sửa trước khi ký. Không nên ký văn bản còn để trống nội dung quan trọng hoặc chưa thống nhất về số tiền hoàn trả.
Tùy trường hợp, tổ chức hành nghề công chứng có thể yêu cầu bổ sung tài liệu. Nếu việc chấm dứt liên quan đến đăng ký quyền đối với bất động sản, các bên cũng cần tìm hiểu thủ tục tiếp theo tại cơ quan có thẩm quyền.
3.4. Thực hiện nghĩa vụ sau khi ký văn bản
Sau khi văn bản được ký hợp lệ, các bên cần thực hiện đúng cam kết. Việc ký văn bản không đồng nghĩa với việc mọi nghĩa vụ đã tự động hoàn thành.
Bên có trách nhiệm hoàn trả tiền phải thực hiện đúng số tiền và thời hạn đã thỏa thuận. Các bên cũng cần hoàn thành việc bàn giao tài sản, giấy tờ và những nghĩa vụ còn lại.
Nếu bất động sản đã đăng ký sang tên, cần xác định thủ tục pháp lý để xử lý tình trạng đăng ký. Việc hoàn trả tiền hoặc ký văn bản thanh lý không tự động làm thay đổi thông tin trên giấy chứng nhận.
Nếu phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện, các bên nên lưu giữ chứng từ và trao đổi bằng phương thức có thể kiểm tra lại. Trường hợp không thể tự giải quyết, có thể tìm kiếm tư vấn pháp lý hoặc sử dụng phương thức giải quyết tranh chấp phù hợp.
4. Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng công chứng mua bán bất động sản
4.1. Kiểm tra tình trạng pháp lý của bất động sản
Trước khi thỏa thuận chấm dứt, các bên cần xác định tình trạng pháp lý hiện tại của bất động sản. Đặc biệt, cần kiểm tra việc đăng ký sang tên và các quyền của bên thứ ba.
Nếu tài sản đang thế chấp, việc xử lý cần tính đến quyền của bên nhận thế chấp. Nếu bất động sản đã chuyển quyền cho người khác hoặc phát sinh giao dịch tiếp theo, việc giải quyết có thể phức tạp hơn.
Các bên không nên chỉ dựa vào hợp đồng thanh lý để cho rằng mọi quyền liên quan đã được khôi phục. Cần xác định những thủ tục đăng ký hoặc điều chỉnh giấy tờ còn phải thực hiện.
4.2. Quy định rõ việc hoàn trả tiền và xử lý vi phạm
Tiền đã thanh toán là nội dung thường gây tranh chấp khi giao dịch bị dừng. Vì vậy, văn bản cần ghi rõ số tiền mỗi bên đã nhận hoặc đã giao.
Nếu có khoản tiền đặt cọc, cần kiểm tra điều khoản đặt cọc và nguyên nhân giao dịch không tiếp tục. Không phải trường hợp nào bên mua dừng giao dịch cũng đương nhiên mất cọc. Tương tự, bên bán không phải lúc nào cũng phải hoàn trả gấp đôi tiền cọc.
Việc phạt vi phạm hoặc bồi thường cũng cần có căn cứ phù hợp. Các bên nên ghi rõ khoản tiền phải thanh toán, thời hạn và phương thức thực hiện. Nếu chưa thống nhất được các nội dung này, không nên ký văn bản với điều khoản mơ hồ.
4.3. Đảm bảo sự tự nguyện và quyền đại diện hợp pháp
Văn bản thỏa thuận cần phản ánh đúng ý chí của các bên. Không nên ký khi chưa đọc kỹ hoặc chưa hiểu hậu quả pháp lý.
Nếu một bên không thể trực tiếp ký, cần kiểm tra căn cứ đại diện và phạm vi ủy quyền. Người đại diện chỉ được thực hiện công việc trong phạm vi quyền hạn hợp pháp.
Trường hợp có nhiều người cùng đứng tên hoặc cùng có quyền đối với bất động sản, cần xác định ai phải tham gia thỏa thuận. Không nên mặc nhiên cho rằng một người có thể quyết định thay tất cả những người liên quan.
4.4. Lưu giữ đầy đủ hồ sơ sau khi hoàn tất
Sau khi hoàn thành thủ tục, các bên nên giữ bản văn bản đã ký và hợp đồng mua bán ban đầu. Chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao và giấy tờ liên quan cũng cần được lưu giữ.
Những tài liệu này giúp chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ. Chúng cũng có thể cần thiết khi làm việc với cơ quan nhà nước hoặc giải quyết tranh chấp.
Nếu còn nghĩa vụ chưa hoàn thành, nên lưu lại chứng cứ về từng lần thanh toán hoặc bàn giao. Khi mọi nghĩa vụ đã được thực hiện, các bên có thể lập xác nhận phù hợp để tránh phát sinh cách hiểu khác nhau.
>>> Xem thêm: Bạn muốn việc hoàn thiện giấy tờ bớt rườm rà? Hãy tham khảo các thông tin hữu ích về dịch vụ công chứng
Kết luận
Việc thanh lý hợp đồng công chứng mua bán bất động sản cần được thực hiện trên cơ sở xác định đúng tình trạng giao dịch và quyền của các bên. Văn bản nên ghi rõ căn cứ chấm dứt, khoản tiền cần hoàn trả, việc bàn giao tài sản và những nghĩa vụ còn lại. Nếu bất động sản đã sang tên, đang thế chấp hoặc có quyền của bên thứ ba, cần kiểm tra thêm thủ tục pháp lý liên quan. Để được hỗ trợ rà soát hồ sơ, xác định hình thức văn bản phù hợp và hướng dẫn thủ tục công chứng, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn theo quy định pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Bạn cần một địa chỉ để tìm hiểu thủ tục công chứng rõ ràng? Hãy ghé thăm văn phòng công chứng trực tuyến
>>> Xem thêm: Đừng để việc đi lại, bổ sung giấy tờ làm kế hoạch của bạn thêm rối; hãy tìm hiểu dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com