Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký xin chứng chỉ hành nghề là thủ tục có thể phát sinh khi cá nhân ủy quyền cho người khác nộp hoặc nhận hồ sơ. Trường hợp này thường xuất hiện khi người đề nghị cấp chứng chỉ không trực tiếp thực hiện thủ tục.
Đối với chứng chỉ hành nghề kiến trúc, pháp luật quy định riêng về điều kiện và hồ sơ cấp chứng chỉ. Với chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng của kỹ sư, hồ sơ cũng có những yêu cầu tương ứng. Nghị định 175/2024/NĐ-CP là một trong những căn cứ quan trọng hiện hành về quản lý hoạt động xây dựng.
Tuy nhiên, không phải mọi giấy ủy quyền đều được chứng thực chữ ký. Phạm vi ủy quyền cần phù hợp với quy định về chứng thực.
Đặc biệt, ủy quyền nộp hộ hoặc nhận hộ hồ sơ, giấy tờ thuộc nhóm trường hợp được hướng dẫn cụ thể. Người dân cần xác định đúng nội dung trước khi lập giấy ủy quyền.
Vậy giấy ủy quyền nộp hồ sơ xin chứng chỉ hành nghề có được chứng thực chữ ký không? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Quy trình thực hiện ra sao? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ các vấn đề này.
>>> Xem thêm: Xử lý thế nào khi người chứng thực chữ ký không nhớ lại chữ ký cũ?
1. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền xin chứng chỉ hành nghề
1.1. Có thể ủy quyền nộp hoặc nhận hồ sơ
Người đề nghị cấp chứng chỉ có thể phát sinh nhu cầu nhờ người khác thực hiện một số công việc hành chính.
Ví dụ, người được ủy quyền có thể thay mặt người ủy quyền nộp hồ sơ. Người này cũng có thể được giao nhận kết quả nếu pháp luật và cơ quan tiếp nhận cho phép.
Theo hướng dẫn về chứng thực, ủy quyền nộp hộ hoặc nhận hộ hồ sơ, giấy tờ thuộc trường hợp có thể chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.
Tuy nhiên, nội dung giấy ủy quyền cần thể hiện đúng phạm vi công việc. Không nên ghi thêm những quyền hạn không cần thiết.
1.2. Chứng thực chữ ký không xác nhận toàn bộ nội dung ủy quyền
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trong văn bản là chữ ký của người yêu cầu.
Thủ tục này không đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung hồ sơ xin cấp chứng chỉ.
Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung giấy ủy quyền. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký.
Vì vậy, người ủy quyền cần đọc kỹ văn bản trước khi ký.
1.3. Giấy ủy quyền cần đúng phạm vi được chứng thực
Không phải mọi nội dung ủy quyền đều được chứng thực chữ ký.
Theo hướng dẫn hiện hành, trường hợp ủy quyền nộp hộ hoặc nhận hộ hồ sơ, giấy tờ có thể thực hiện theo hình thức này. Nội dung ủy quyền cũng phải đáp ứng các điều kiện liên quan.
Nếu giấy ủy quyền chứa nội dung vượt quá phạm vi phù hợp, thủ tục có thể không được tiếp nhận.
Trong trường hợp đó, người dân có thể phải thực hiện thủ tục về chứng thực hợp đồng, giao dịch hoặc hình thức khác.
1.4. Cần phân biệt chứng chỉ hành nghề kiến trúc và hoạt động xây dựng
Chứng chỉ hành nghề kiến trúc được điều chỉnh bởi pháp luật về kiến trúc.
Trong khi đó, chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng được điều chỉnh trong hệ thống pháp luật về xây dựng.
Nghị định 175/2024/NĐ-CP quy định nhiều nội dung về sát hạch và cấp chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng.
Do đó, người làm hồ sơ cần xác định chính xác loại chứng chỉ đang xin cấp.
2. Điều kiện chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền
2.1. Người ủy quyền phải có giấy tờ xác định nhân thân
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải cung cấp giấy tờ phù hợp để xác định nhân thân.
Theo quy định hiện hành, giấy tờ có thể gồm Căn cước điện tử, Thẻ căn cước, Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu và giấy tờ liên quan khác theo quy định.
Thông tin trên giấy tờ cần phù hợp với người ký.
Nếu dữ liệu nhân thân có thể được khai thác theo quy định, người dân có thể được giảm yêu cầu xuất trình giấy tờ giấy.
2.2. Người ký phải minh mẫn và làm chủ hành vi
Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu phải nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
Đây là điều kiện quan trọng của thủ tục chứng thực chữ ký.
Nếu người ký không đáp ứng điều kiện này, việc chứng thực không được thực hiện.
Do đó, người dân nên thực hiện thủ tục khi bản thân hoàn toàn tỉnh táo và tự nguyện.
2.3. Người ủy quyền phải trực tiếp ký
Người yêu cầu chứng thực phải thực hiện ký trước người có thẩm quyền.
Việc này giúp xác định chữ ký trên giấy ủy quyền thuộc về chính người yêu cầu.
Không nên ký trước rồi nhờ người khác mang giấy ủy quyền đi chứng thực.
Nếu không thể trực tiếp đến trụ sở, cần kiểm tra trường hợp có thể thực hiện chứng thực ngoài trụ sở theo quy định.
2.4. Nội dung ủy quyền không được thuộc trường hợp bị loại trừ
Giấy tờ có nội dung là giao dịch không được chứng thực chữ ký, trừ những trường hợp được pháp luật quy định.
Đối với giấy ủy quyền, pháp luật có ngoại lệ cho một số nội dung nhất định.
Trong đó có trường hợp ủy quyền nộp hộ hoặc nhận hộ hồ sơ, giấy tờ. Việc ủy quyền phải đáp ứng điều kiện tương ứng.
Vì vậy, nội dung giấy ủy quyền cần được kiểm tra trước khi ký.
>>> Xem thêm: Một nguồn thông tin hữu ích cho người đang xử lý giấy chứng nhận tại thủ đô là Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội
3. Hồ sơ và thủ tục chứng thực chữ ký xin chứng chỉ hành nghề
3.1. Chuẩn bị giấy ủy quyền
Trước tiên, người ủy quyền cần chuẩn bị giấy ủy quyền.
Văn bản nên ghi rõ họ tên và thông tin của người ủy quyền.
Thông tin của người được ủy quyền cũng cần được thể hiện đầy đủ.
Nội dung cần nêu rõ công việc được giao. Nếu chỉ ủy quyền nộp hồ sơ, nên ghi rõ việc nộp hồ sơ.
Nếu có ủy quyền nhận kết quả, nội dung này cũng nên được ghi cụ thể.
3.2. Chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ dùng để xác định nhân thân.
Có thể sử dụng Căn cước điện tử hoặc giấy tờ thuộc danh mục được pháp luật quy định.
Người dân nên kiểm tra thông tin trước khi thực hiện.
Nếu có sự khác biệt về họ tên hoặc thông tin cá nhân, nên xử lý trước.
Điều này giúp hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ.
3.3. Kiểm tra hồ sơ xin cấp chứng chỉ
Giấy ủy quyền chỉ là một phần của quá trình thực hiện thủ tục.
Hồ sơ xin cấp chứng chỉ hành nghề còn có những tài liệu riêng.
Đối với chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng, Nghị định 175/2024/NĐ-CP quy định hồ sơ theo từng trường hợp cấp mới, cấp lại hoặc chuyển đổi.
Với chứng chỉ hành nghề kiến trúc, người đề nghị cũng phải đáp ứng điều kiện và hồ sơ theo pháp luật về kiến trúc.
Do đó, nên kiểm tra toàn bộ hồ sơ trước khi nhờ người khác nộp.
3.4. Người ủy quyền ký trước người thực hiện chứng thực
Sau khi kiểm tra giấy tờ, người yêu cầu thực hiện ký theo hướng dẫn.
Người thực hiện chứng thực kiểm tra điều kiện của thủ tục.
Nếu đủ điều kiện, việc chứng thực được thực hiện theo quy định.
Nội dung chứng thực được ghi trên giấy ủy quyền. Người có thẩm quyền ký và thực hiện các bước nghiệp vụ liên quan.
3.5. Người được ủy quyền thực hiện công việc
Sau khi giấy ủy quyền được chứng thực, người được ủy quyền có thể sử dụng văn bản theo phạm vi được giao.
Việc nộp hồ sơ phải tuân thủ yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Hiện nay, một số thủ tục hành chính trong lĩnh vực xây dựng có thể được thực hiện trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến. Hình thức áp dụng phụ thuộc từng thủ tục.
Vì vậy, người được ủy quyền nên kiểm tra phương thức nộp hồ sơ trước khi thực hiện.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký xin cấp chứng chỉ hành nghề
4.1. Ghi rõ công việc được ủy quyền
Giấy ủy quyền nên có nội dung cụ thể.
Nếu mục đích là nộp hồ sơ, cần ghi rõ việc nộp hồ sơ xin cấp chứng chỉ.
Nếu có nhận kết quả, nên ghi rõ quyền nhận kết quả.
Cách ghi cụ thể giúp hạn chế tranh chấp và vướng mắc khi sử dụng giấy ủy quyền.
4.2. Không ghi thêm quyền hạn không cần thiết
Người dân không nên đưa quá nhiều nội dung vào giấy ủy quyền.
Những quyền hạn không liên quan có thể làm thay đổi bản chất văn bản.
Đặc biệt, cần tránh đưa các nội dung liên quan đến tài sản hoặc giao dịch nếu không thực sự cần thiết.
Nội dung càng rõ ràng thì việc xác định phạm vi ủy quyền càng thuận lợi.
4.3. Kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Trước khi lập giấy ủy quyền, nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Một số thủ tục có thể được thực hiện trực tuyến. Một số trường hợp có thể nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính.
Nếu cơ quan tiếp nhận không yêu cầu người khác nộp thay, việc lập giấy ủy quyền có thể không cần thiết.
Ngược lại, nếu cần người khác thực hiện, nên chuẩn bị văn bản phù hợp ngay từ đầu.
4.4. Kiểm tra thông tin của người được ủy quyền
Thông tin người được ủy quyền cần được ghi chính xác.
Họ tên và thông tin nhận dạng không nên có sai sót.
Người dân cũng nên kiểm tra khả năng thực hiện công việc của người được ủy quyền.
Điều này giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại do người thực hiện không đúng thông tin.
4.5. Không nhầm chứng thực chữ ký với công chứng hợp đồng ủy quyền
Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền và công chứng hợp đồng ủy quyền là hai hình thức khác nhau.
Không phải mọi quan hệ ủy quyền đều được xử lý bằng chứng thực chữ ký.
Nếu nội dung ủy quyền không thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký, người dân cần thực hiện thủ tục phù hợp khác.
Do đó, nên xác định đúng nội dung trước khi ký.
4.6. Nên kiểm tra hồ sơ trước khi giao cho người khác nộp
Người được ủy quyền chỉ thực hiện công việc trong phạm vi được giao.
Người ủy quyền vẫn cần chịu trách nhiệm về hồ sơ do mình chuẩn bị.
Vì vậy, nên kiểm tra đơn đề nghị và các tài liệu liên quan trước khi giao hồ sơ.
Việc này giúp hạn chế thiếu sót khi nộp hồ sơ xin cấp chứng chỉ.
>>> Xem thêm: Ủy quyền cho người thân có cần công chứng ủy quyền không? Đây là câu hỏi nhiều người quan tâm
Kết luận
Chứng thực chữ ký xin chứng chỉ hành nghề có thể được thực hiện khi giấy ủy quyền thuộc trường hợp được pháp luật cho phép chứng thực chữ ký. Trường hợp ủy quyền nộp hộ hoặc nhận hộ hồ sơ, giấy tờ là một trong những nội dung được hướng dẫn cụ thể.
Người dân cần chuẩn bị giấy ủy quyền và giấy tờ xác định nhân thân. Nội dung ủy quyền cũng phải được ghi rõ và phù hợp với công việc cần thực hiện. Đồng thời, cần kiểm tra riêng hồ sơ xin cấp chứng chỉ hành nghề kiến trúc hoặc chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng.
Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký xin chứng chỉ hành nghề, lập giấy ủy quyền, kiểm tra hồ sơ hoặc thực hiện chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Tưởng đơn giản nhưng công chứng mua bán nhà đất vẫn có những điểm người mua và người bán cần lưu ý
>>> Xem thêm: Đừng chờ đến khi cần gấp mới bắt đầu tìm văn phòng công chứng phù hợp
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com