Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuSai sót thủ tục chứng thực chữ ký có thể xuất phát từ những lỗi rất nhỏ. Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần mang giấy tờ đến là có thể hoàn tất thủ tục. Thực tế lại không đơn giản như vậy. Chỉ một thông tin sai hoặc thiếu cũng có thể khiến hồ sơ phải bổ sung. Có người quên giấy tờ tùy thân. Có người lại ký văn bản trước khi đến nơi chứng thực. Một số trường hợp còn mang nhầm bản cần thực hiện thủ tục. Những lỗi này khá đơn giản. Tuy nhiên, chúng có thể khiến người dân mất thêm thời gian và công sức. Vậy những sai sót nào thường xảy ra? Làm sao để hạn chế việc phải đi lại nhiều lần? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn nhận diện các lỗi thường gặp.
>>> Xem thêm: Có được chứng thực chữ ký trên văn bản đã được đóng dấu giáp lai sẵn?
1. Những sai sót thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ chứng thực chữ ký
1.1. Quên mang giấy tờ tùy thân
Đây là một trong những lỗi rất dễ gặp.
Người dân có thể chuẩn bị văn bản đầy đủ nhưng lại quên giấy tờ xác định nhân thân.
Trong khi đó, việc xác định đúng người yêu cầu là bước quan trọng. Người thực hiện chứng thực cần có căn cứ kiểm tra thông tin.
Vì vậy, trước khi đi, nên kiểm tra lại giấy tờ tùy thân.
Nếu sử dụng thông tin điện tử, cũng cần bảo đảm dữ liệu có thể được khai thác theo quy định.
1.2. Mang bản photocopy thay cho giấy tờ cần thiết
Một số người chỉ mang bản photocopy giấy tờ tùy thân.
Họ cho rằng bản sao có thể thay thế bản gốc trong mọi trường hợp.
Cách hiểu này không phải lúc nào cũng đúng. Việc sử dụng giấy tờ còn phụ thuộc vào quy định áp dụng.
Nếu không chắc chắn, nên liên hệ trước với nơi thực hiện.
Việc hỏi trước giúp tránh tình trạng đến nơi rồi phải quay về lấy giấy tờ.
1.3. Chuẩn bị nhầm văn bản cần chứng thực
Có người cần chứng thực chữ ký trên một văn bản. Tuy nhiên, khi đến nơi lại mang nhầm bản khác.
Trường hợp này có thể xảy ra khi hồ sơ có nhiều tài liệu.
Để hạn chế nhầm lẫn, nên kiểm tra tên văn bản trước khi xuất phát.
Nếu có nhiều bản, nên sắp xếp thành từng nhóm riêng.
Cách chuẩn bị đơn giản này giúp việc kiểm tra hồ sơ thuận tiện hơn.
1.4. Văn bản còn để trống nhiều nội dung
Một số người mang văn bản chưa hoàn thiện đến yêu cầu chứng thực.
Văn bản có thể còn thiếu ngày tháng. Một số thông tin cá nhân cũng chưa được điền.
Người dân không nên ký vội vào văn bản chưa hoàn chỉnh.
Trước khi thực hiện, cần kiểm tra các nội dung quan trọng.
Nếu văn bản do đơn vị khác cung cấp, càng cần rà soát kỹ.
2. Những lỗi xảy ra trong quá trình ký và chứng thực
2.1. Ký văn bản trước khi đến nơi chứng thực
Đây là lỗi khá phổ biến.
Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần ký sẵn rồi mang đến là được.
Tuy nhiên, với thủ tục chứng thực chữ ký, người yêu cầu thường phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực theo quy định.
Vì vậy, không nên tự ý ký trước.
Nếu đã ký sẵn, hãy thông báo cho người tiếp nhận để được hướng dẫn.
2.2. Ký không giống chữ ký trên giấy tờ khác
Một số người thay đổi chữ ký theo thói quen hoặc ký quá khác so với thường ngày.
Điều này có thể khiến việc kiểm tra thông tin gặp khó khăn.
Chữ ký là dấu hiệu gắn với chính người ký.
Do đó, người dân nên ký một cách tự nhiên. Không nên cố tạo ra một chữ ký khác thường.
Nếu có vấn đề liên quan đến chữ ký, cần trao đổi trực tiếp với người thực hiện.
2.3. Ký sai vị trí trên văn bản
Văn bản có thể quy định sẵn vị trí dành cho chữ ký.
Tuy nhiên, một số người lại ký nhầm sang phần khác.
Lỗi này có thể khiến văn bản phải xử lý lại.
Trước khi ký, nên xác định chính xác vị trí cần ký.
Nếu chưa rõ, có thể hỏi người tiếp nhận trước khi thực hiện.
2.4. Điểm chỉ hoặc ký thay khi không đúng trường hợp
Một số người cho rằng có thể nhờ người khác ký thay khi mình không tiện ký.
Đây là cách hiểu không chính xác trong nhiều trường hợp.
Chứng thực chữ ký gắn với chính người yêu cầu.
Nếu người dân không thể ký hoặc cần điểm chỉ, nên thông báo rõ để được hướng dẫn.
Không nên tự ý nhờ người khác ký thay.
2.5. Không kiểm tra văn bản trước khi ký
Có người chỉ quan tâm đến việc hoàn tất chữ ký.
Họ không đọc lại nội dung trước khi ký.
Đây là thói quen có thể dẫn đến nhiều rủi ro.
Người ký cần biết mình đang ký vào văn bản nào.
Đặc biệt, cần kiểm tra những nội dung liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của mình.
>>> Xem thêm: Từ cấp giấy chứng nhận đến biến động nhà đất, Dịch vụ sổ đỏ giúp bạn có thêm góc nhìn trước khi thực hiện
3. Những sai sót khiến hồ sơ phải bổ sung hoặc thực hiện lại
3.1. Thông tin cá nhân bị ghi sai
Họ tên hoặc ngày sinh có thể bị nhập sai trên văn bản.
Một lỗi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến việc sử dụng tài liệu sau này.
Người dân nên kiểm tra thông tin trước khi ký.
Nếu phát hiện sai, cần sửa lại theo hướng dẫn.
Không nên tự ý tẩy xóa hoặc sửa chữa sau khi đã chứng thực.
3.2. Dùng văn bản không đúng mục đích
Một số người chỉ quan tâm đến việc có chữ ký được chứng thực.
Họ không kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ.
Kết quả là văn bản đã được chứng thực nhưng vẫn không được chấp nhận.
Trước khi thực hiện, cần xác định văn bản dùng để làm gì.
Nếu hồ sơ được nộp cho cơ quan hoặc tổ chức cụ thể, nên hỏi rõ yêu cầu.
3.3. Nhầm giữa chứng thực chữ ký và công chứng
Đây là lỗi khá thường gặp.
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký là của người yêu cầu.
Trong khi đó, công chứng có thể liên quan đến hợp đồng, giao dịch hoặc các loại văn bản thuộc phạm vi công chứng.
Hai thủ tục có mục đích và cách thực hiện khác nhau.
Vì vậy, cần xác định đúng loại thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ.
3.4. Không kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận
Một văn bản có thể được chứng thực đúng thủ tục. Tuy nhiên, nơi tiếp nhận vẫn có thể yêu cầu thêm tài liệu.
Ví dụ, hồ sơ có thể cần bản dịch hoặc hình thức xác nhận khác.
Nếu không hỏi trước, người dân có thể phải thực hiện thêm một lần.
Do đó, cần xác định yêu cầu đầu ra ngay từ đầu.
3.5. Chứng thực xong mới phát hiện thiếu tài liệu
Có người chỉ kiểm tra hồ sơ sau khi đã chứng thực.
Lúc này, họ mới phát hiện còn thiếu giấy tờ khác.
Việc chứng thực không phải lúc nào cũng đồng nghĩa hồ sơ đã hoàn chỉnh.
Người dân nên lập danh sách tài liệu trước khi thực hiện.
Cách này giúp hạn chế thiếu sót và tiết kiệm thời gian.
4. Cách hạn chế sai sót khi làm thủ tục chứng thực chữ ký
4.1. Kiểm tra hồ sơ trước khi đi
Hãy kiểm tra toàn bộ giấy tờ trước khi xuất phát.
Nên kiểm tra giấy tờ tùy thân, văn bản cần ký và các tài liệu liên quan.
Nếu hồ sơ có nhiều giấy tờ, nên sắp xếp theo từng nhóm.
Việc chuẩn bị trước giúp giảm nguy cơ bỏ quên tài liệu.
4.2. Không ký trước nếu chưa được hướng dẫn
Người dân không nên tự ý ký vào văn bản trước.
Hãy mang văn bản đến nơi thực hiện và hỏi rõ cách ký.
Nếu cần ký trực tiếp, hãy thực hiện theo hướng dẫn.
Điều này giúp hạn chế tình trạng phải lập lại văn bản.
4.3. Đọc kỹ văn bản trước khi ký
Đừng chỉ quan tâm đến phần chữ ký.
Người ký cần đọc toàn bộ nội dung văn bản.
Đặc biệt, cần kiểm tra họ tên và thông tin cá nhân.
Các điều khoản về quyền và nghĩa vụ cũng cần được xem xét.
Nếu có nội dung chưa rõ, nên hỏi trước khi ký.
4.4. Kiểm tra yêu cầu của nơi nhận hồ sơ
Đây là bước nhiều người thường bỏ qua.
Trước khi chứng thực, hãy hỏi nơi tiếp nhận cần loại giấy tờ nào.
Cũng cần xác định hình thức xác nhận được chấp nhận.
Việc này giúp tránh chứng thực sai loại tài liệu.
Đồng thời, người dân có thể chủ động chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.
4.5. Liên hệ trước nếu hồ sơ có tình huống đặc biệt
Một số hồ sơ có thể phức tạp hơn thông thường.
Ví dụ, người yêu cầu không có giấy tờ gốc. Hoặc văn bản được lập bằng tiếng nước ngoài.
Trường hợp người ký không thể đến trụ sở cũng cần được trao đổi trước.
Khi gặp tình huống đặc biệt, nên liên hệ nơi thực hiện trước khi đi.
Cách này giúp xác định phương án phù hợp và hạn chế phát sinh.
4.6. Kiểm tra lại văn bản sau khi hoàn tất
Sau khi nhận kết quả, nên kiểm tra lại toàn bộ văn bản.
Hãy chú ý họ tên, chữ ký và nội dung chứng thực.
Nếu phát hiện vấn đề, cần thông báo ngay cho nơi thực hiện.
Không nên tự ý sửa chữa văn bản đã hoàn tất thủ tục.
Việc kiểm tra ngay giúp xử lý sai sót kịp thời.
>>> Xem thêm: Khi công việc không thể tự mình giải quyết, một thủ tục công chứng ủy quyền đúng cách sẽ giúp bạn chủ động hơn
Kết luận
Sai sót thủ tục chứng thực chữ ký đôi khi bắt nguồn từ những lỗi rất nhỏ. Quên giấy tờ, ký sai vị trí hoặc mang nhầm văn bản đều có thể làm mất thêm thời gian.
Người dân nên kiểm tra hồ sơ trước khi đi. Đồng thời, cần đọc kỹ văn bản và xác định đúng loại thủ tục cần thực hiện.
Nếu gặp trường hợp đặc biệt, nên liên hệ trước với đơn vị có thẩm quyền. Việc này giúp xác định giấy tờ cần chuẩn bị và hạn chế phải đi lại nhiều lần.
Nếu cần tư vấn về sai sót thủ tục chứng thực chữ ký, chuẩn bị hồ sơ hoặc kiểm tra giấy tờ trước khi thực hiện, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Mua bán nhà đất là giao dịch lớn, vì vậy công chứng mua bán nhà đất cần được chuẩn bị kỹ
>>> Xem thêm: Cần xử lý giấy tờ nhanh chóng? Hãy tìm một văn phòng công chứng phù hợp
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com