Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký giáp lai sẵn là vấn đề có thể phát sinh khi người dân cần ký vào một văn bản đã được cơ quan, tổ chức đóng dấu giáp lai từ trước. Trường hợp này thường khiến nhiều người băn khoăn liệu dấu giáp lai có ảnh hưởng đến việc chứng thực chữ ký hay không.
Dấu giáp lai và chứng thực chữ ký là hai nội dung có mục đích khác nhau. Dấu giáp lai thường được sử dụng để xác nhận các tờ trong cùng một văn bản hoặc tài liệu, hạn chế việc thay đổi, đánh tráo trang. Trong khi đó, chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực.
Vì vậy, việc văn bản đã có dấu giáp lai sẵn không phải là căn cứ duy nhất để kết luận có được chứng thực chữ ký hay không. Người thực hiện chứng thực còn phải xem xét tình trạng văn bản, vị trí cần ký và các điều kiện của người yêu cầu.
Vậy văn bản đã đóng dấu giáp lai trước có được chứng thực chữ ký không? Người ký cần lưu ý gì? Có phải đóng lại dấu giáp lai sau khi chứng thực? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ từng trường hợp.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy cam kết chịu mọi nghĩa vụ tài chính liên quan
1. Chứng thực chữ ký trên văn bản đã đóng dấu giáp lai
1.1. Dấu giáp lai là gì?
Dấu giáp lai được sử dụng trên văn bản có nhiều tờ nhằm bảo đảm sự liên kết giữa các tờ trong cùng một tài liệu.
Khi đóng dấu giáp lai, dấu thường được đóng tại phần tiếp giáp giữa các tờ. Một phần dấu nằm trên tờ này và phần còn lại nằm trên tờ tiếp theo.
Cách đóng dấu này giúp hạn chế việc thay thế hoặc thêm bớt trang trong tài liệu. Tuy nhiên, dấu giáp lai không phải là hình thức chứng thực chữ ký.
Do đó, cần phân biệt rõ giá trị và mục đích của dấu giáp lai với việc chứng thực chữ ký.
1.2. Văn bản đã đóng dấu giáp lai vẫn có thể phát sinh nhu cầu chứng thực chữ ký
Trong thực tế, một số văn bản được cơ quan, tổ chức chuẩn bị và đóng dấu giáp lai trước khi chuyển cho cá nhân ký.
Người ký sau đó có thể cần chứng thực chữ ký để sử dụng văn bản cho một mục đích nhất định.
Việc văn bản đã được đóng dấu giáp lai không đồng nghĩa với việc chữ ký trên văn bản đã được xác nhận. Hai thủ tục này có bản chất khác nhau.
Tuy nhiên, người thực hiện chứng thực cần kiểm tra tình trạng của văn bản trước khi tiếp nhận yêu cầu. Văn bản phải bảo đảm nguyên vẹn và không có dấu hiệu bị sửa chữa, tẩy xóa hoặc bổ sung trái quy định.
1.3. Không phải cứ có dấu giáp lai là được chứng thực chữ ký
Dấu giáp lai chỉ là một yếu tố thể hiện các trang văn bản có sự liên kết với nhau.
Khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký, người có thẩm quyền vẫn phải kiểm tra các điều kiện theo quy định. Trong đó có việc xác định người yêu cầu, tình trạng nhận thức và tính tự nguyện của người ký.
Nội dung văn bản cũng cần được xem xét để xác định có thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký hay không.
Vì vậy, người dân không nên hiểu rằng chỉ cần văn bản có dấu giáp lai thì chắc chắn có thể thực hiện chứng thực chữ ký.
1.4. Cần xác định vị trí chữ ký trên văn bản
Vị trí chữ ký là vấn đề cần được chú ý khi văn bản đã đóng dấu giáp lai.
Nếu phần cần ký nằm ở vị trí phù hợp và không làm ảnh hưởng đến dấu giáp lai, thủ tục có thể được xem xét theo quy định.
Ngược lại, nếu chữ ký nằm tại vị trí bất thường hoặc văn bản có dấu hiệu đã được hoàn thiện không đúng trình tự, người thực hiện chứng thực có thể yêu cầu làm rõ.
Do đó, trước khi ký, người dân nên kiểm tra kỹ vị trí chữ ký và tình trạng toàn bộ văn bản.
2. Điều kiện chứng thực chữ ký trên văn bản có dấu giáp lai sẵn
2.1. Văn bản phải còn nguyên vẹn
Một trong những vấn đề quan trọng khi tiếp nhận văn bản đã đóng dấu giáp lai là kiểm tra tình trạng tài liệu.
Các trang cần đầy đủ và được liên kết bằng dấu giáp lai theo hình thức phù hợp. Không nên có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa hoặc thay thế trang.
Nếu dấu giáp lai bị rách, nhòe hoặc không còn nguyên trạng, người dân nên trao đổi trước với nơi thực hiện chứng thực.
Việc kiểm tra này giúp hạn chế tranh chấp về nội dung văn bản sau khi chữ ký được chứng thực.
2.2. Người ký phải đáp ứng điều kiện chứng thực
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình giấy tờ cần thiết để xác định nhân thân.
Tại thời điểm chứng thực, người ký phải minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. Người ký cũng phải thực hiện việc ký theo đúng yêu cầu của người có thẩm quyền.
Dấu giáp lai trên văn bản không thay thế các điều kiện này.
Vì vậy, dù văn bản đã được cơ quan, tổ chức đóng dấu trước, người ký vẫn phải thực hiện đầy đủ thủ tục chứng thực chữ ký.
2.3. Người ký cần hiểu rõ nội dung văn bản
Trước khi ký, người yêu cầu cần đọc kỹ toàn bộ tài liệu.
Điều này càng quan trọng đối với văn bản có nhiều trang. Dấu giáp lai giúp liên kết các trang nhưng không thay thế việc kiểm tra nội dung.
Người ký cần biết mình đang xác nhận hoặc cam kết vấn đề gì. Đặc biệt, cần chú ý các nội dung liên quan đến quyền, nghĩa vụ, tài sản hoặc trách nhiệm pháp lý.
Không nên ký vào văn bản mà bản thân chưa hiểu rõ nội dung.
2.4. Phải phân biệt chứng thực chữ ký với chứng thực nội dung
Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng.
Về bản chất, việc chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu.
Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm đối với nội dung mà mình thể hiện hoặc cam kết trong văn bản.
Do đó, dấu giáp lai và chứng thực chữ ký đều không nên được hiểu là sự xác nhận toàn bộ tính hợp pháp của mọi nội dung trong tài liệu.
>>> Xem thêm: Khi thời gian là yếu tố được ưu tiên, Dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh trở thành thông tin đáng quan tâm
3. Trình tự chứng thực chữ ký trên văn bản đã đóng dấu giáp lai
3.1. Kiểm tra văn bản trước khi thực hiện
Người yêu cầu nên kiểm tra toàn bộ văn bản trước khi mang đi chứng thực.
Cần kiểm tra số lượng trang, nội dung, vị trí chữ ký và tình trạng dấu giáp lai. Nếu phát hiện thiếu trang hoặc có dấu hiệu bất thường, nên xử lý trước khi thực hiện thủ tục.
Đối với văn bản do cơ quan hoặc tổ chức khác lập, người dân nên xác nhận lại với đơn vị lập văn bản nếu có điểm chưa rõ.
Việc kiểm tra từ đầu giúp hạn chế việc phải lập lại tài liệu.
3.2. Chuẩn bị giấy tờ tùy thân
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân theo quy định.
CCCD hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ có thể được sử dụng tùy từng trường hợp.
Thông tin trên giấy tờ cần thống nhất với thông tin của người ký trong văn bản. Nếu có sự khác biệt về họ tên hoặc thông tin cá nhân, nên trao đổi trước.
Người dân cũng nên chuẩn bị đầy đủ văn bản cần chứng thực và các giấy tờ liên quan nếu có.
3.3. Xuất trình văn bản và trao đổi về dấu giáp lai
Khi thực hiện thủ tục, người yêu cầu xuất trình văn bản đã được đóng dấu giáp lai.
Nếu dấu giáp lai được đóng trước, cần thông báo rõ với người thực hiện chứng thực nếu có vấn đề liên quan đến trình tự lập văn bản.
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra tài liệu và các điều kiện cần thiết.
Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, người ký thực hiện ký theo hướng dẫn.
3.4. Ký trước người có thẩm quyền chứng thực
Đối với chứng thực chữ ký, người yêu cầu cần thực hiện việc ký theo đúng trình tự.
Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ và điều kiện của người ký. Sau đó, người yêu cầu ký trước mặt người thực hiện chứng thực theo quy định.
Việc này nhằm bảo đảm chữ ký được chứng thực là chữ ký của chính người yêu cầu.
Người dân không nên ký trước rồi chỉ gửi văn bản đến nơi chứng thực nếu không thuộc trường hợp được pháp luật quy định.
3.5. Kiểm tra lại văn bản sau khi chứng thực
Sau khi hoàn tất, người dân nên kiểm tra lại toàn bộ tài liệu.
Cần chú ý phần chữ ký, nội dung chứng thực và tình trạng dấu giáp lai giữa các trang.
Nếu văn bản có nhiều trang, nên kiểm tra lần lượt từ trang đầu đến trang cuối. Những thông tin quan trọng cần được đối chiếu với bản đã chuẩn bị.
Nếu phát hiện sai sót, cần trao đổi ngay với nơi thực hiện chứng thực. Không nên tự ý sửa chữa văn bản sau khi đã hoàn tất thủ tục.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký trên văn bản đã đóng dấu giáp lai
4.1. Không tự ý tháo hoặc đóng lại dấu giáp lai
Người dân không nên tự ý tháo, bóc hoặc thay đổi dấu giáp lai đã có trên văn bản.
Dấu giáp lai thường gắn với tính toàn vẹn của tài liệu. Việc tự ý tác động vào dấu có thể làm phát sinh nghi vấn về tình trạng văn bản.
Nếu dấu giáp lai có vấn đề, nên liên hệ với cơ quan hoặc tổ chức đã lập và đóng dấu để được xử lý.
Không nên tự mình khắc phục bằng cách đóng thêm dấu nếu không có thẩm quyền.
4.2. Không ký vào văn bản chưa hoàn chỉnh
Việc văn bản đã đóng dấu giáp lai không có nghĩa mọi nội dung đã được hoàn thiện.
Người ký cần kiểm tra các phần còn trống trước khi ký. Đặc biệt, không nên ký vào tài liệu còn bỏ trống những nội dung quan trọng.
Nếu cần bổ sung thông tin, nên hoàn thiện văn bản trước khi thực hiện chứng thực.
Điều này giúp hạn chế nguy cơ nội dung bị thay đổi sau khi người ký đã thực hiện chữ ký.
4.3. Dấu giáp lai không thay thế chứng thực chữ ký
Hai hình thức này có mục đích hoàn toàn khác nhau.
Dấu giáp lai nhằm liên kết các tờ trong một tài liệu. Trong khi đó, chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký của người yêu cầu.
Một văn bản có dấu giáp lai vẫn có thể chưa được chứng thực chữ ký. Ngược lại, việc chứng thực chữ ký cũng không đồng nghĩa với việc toàn bộ nội dung văn bản đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
Hiểu đúng sự khác nhau giúp người dân lựa chọn đúng thủ tục.
4.4. Cẩn trọng với văn bản nhiều trang
Văn bản nhiều trang thường chứa nhiều thông tin quan trọng. Người ký không nên chỉ kiểm tra trang có chữ ký.
Cần đọc và kiểm tra toàn bộ tài liệu trước khi ký. Dấu giáp lai chỉ giúp liên kết các trang, không thay thế trách nhiệm kiểm tra nội dung của người ký.
Nếu có nội dung bất thường, người ký nên yêu cầu giải thích trước khi thực hiện.
Đối với hợp đồng, giấy ủy quyền hoặc văn bản liên quan đến tài sản, việc kiểm tra càng cần được thực hiện cẩn thận.
4.5. Xác định đúng loại thủ tục cần thực hiện
Không phải văn bản nào có chữ ký cũng chỉ cần chứng thực chữ ký.
Tùy nội dung và mục đích sử dụng, văn bản có thể liên quan đến chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực bản sao hoặc các thủ tục khác.
Nếu văn bản đã được cơ quan, tổ chức đóng dấu giáp lai theo mẫu riêng, người dân nên xác định rõ yêu cầu của nơi tiếp nhận.
Việc xác định đúng thủ tục ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng hồ sơ đã chứng thực nhưng vẫn phải thực hiện lại.
>>> Xem thêm: Đang cần nhờ người khác thay mặt xử lý hồ sơ? Bạn nên quan tâm đến công chứng ủy quyền
Kết luận
Chứng thực chữ ký giáp lai sẵn không thể chỉ căn cứ vào việc văn bản đã được đóng dấu giáp lai để kết luận có được chứng thực hay không. Dấu giáp lai và chứng thực chữ ký có mục đích khác nhau. Người thực hiện chứng thực vẫn phải kiểm tra văn bản, giấy tờ nhân thân và các điều kiện liên quan trước khi thực hiện thủ tục.
Người dân không nên tự ý tháo, sửa hoặc đóng lại dấu giáp lai. Đồng thời, cần kiểm tra đầy đủ nội dung văn bản trước khi ký và thực hiện chữ ký theo đúng hướng dẫn. Nếu văn bản có nhiều trang, nội dung phức tạp hoặc được lập theo yêu cầu riêng của cơ quan, tổ chức, nên xác định chính xác thủ tục cần thực hiện trước khi ký.
Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký giáp lai sẵn, kiểm tra văn bản đã đóng dấu giáp lai hoặc chuẩn bị hồ sơ chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Giao dịch càng lớn, việc chuẩn bị cho công chứng mua bán nhà đất càng cần cẩn trọng
>>> Xem thêm: Nếu chưa từng công chứng, bạn nên tìm hiểu trước về văn phòng công chứng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com