Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký người cách ly là nhu cầu có thể phát sinh khi một cá nhân đang bị cách ly y tế nhưng vẫn cần hoàn thiện giấy tờ trong thời gian này. Việc đang cách ly khiến người yêu cầu gặp khó khăn khi trực tiếp đến nơi thực hiện chứng thực.
Pháp luật về chứng thực cho phép thực hiện chứng thực chữ ký ngoài trụ sở trong một số trường hợp đặc biệt. Người yêu cầu thuộc diện không thể đi lại hoặc có lý do chính đáng có thể được xem xét thực hiện theo hình thức phù hợp.
Tuy nhiên, việc đang cách ly không đồng nghĩa mọi yêu cầu đều được giải quyết tự động. Người thực hiện chứng thực vẫn phải kiểm tra giấy tờ, tình trạng nhận thức và điều kiện của người ký.
Vậy người đang cách ly y tế có được chứng thực chữ ký không? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Có thể yêu cầu chứng thực tại nơi đang cách ly hay không? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ từng vấn đề.
>>> Xem thêm: Kiểm tra sổ lưu trữ chứng thực chữ ký tại VPCC để làm bằng chứng tại Tòa
1. Người đang cách ly y tế có được chứng thực chữ ký không?
1.1. Người đang cách ly vẫn có thể phát sinh nhu cầu chứng thực chữ ký
Việc đang cách ly y tế không làm mất quyền yêu cầu chứng thực chữ ký của cá nhân.
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu. Quy định hiện hành cũng cho phép công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chứng thực chữ ký theo thẩm quyền.
Tuy nhiên, người yêu cầu phải đáp ứng các điều kiện của thủ tục chứng thực. Đặc biệt, tại thời điểm chứng thực, người ký phải minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
Vì vậy, tình trạng cách ly cần được xem xét cùng các điều kiện khác. Không nên hiểu rằng cứ đang cách ly thì đương nhiên được chứng thực.
1.2. Có thể chứng thực chữ ký ngoài trụ sở trong trường hợp đặc biệt
Theo quy định về địa điểm chứng thực, việc chứng thực thông thường được thực hiện tại trụ sở của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Tuy nhiên, chứng thực chữ ký có thể được thực hiện ngoài trụ sở nếu người yêu cầu thuộc trường hợp được pháp luật cho phép, như không thể đi lại hoặc có lý do chính đáng khác.
Đối với người đang cách ly y tế, việc có thể thực hiện ngoài trụ sở cần được xem xét dựa trên tình trạng cụ thể và căn cứ của việc cách ly.
Người dân không nên tự ý rời khỏi nơi cách ly để đến làm thủ tục. Trước hết, cần liên hệ với đơn vị có thẩm quyền để trao đổi phương án thực hiện phù hợp.
1.3. Việc chứng thực vẫn phải bảo đảm sự có mặt của người ký
Chứng thực chữ ký không chỉ dựa trên giấy tờ tùy thân. Người thực hiện chứng thực còn phải xác định chữ ký là của chính người yêu cầu.
Theo thủ tục hiện hành, sau khi kiểm tra hồ sơ và điều kiện, người thực hiện chứng thực yêu cầu người yêu cầu ký trước mặt mình.
Do đó, người đang cách ly không thể đơn giản ký sẵn giấy tờ rồi gửi người khác mang đi chứng thực.
Nếu thuộc trường hợp được chứng thực ngoài trụ sở, người thực hiện chứng thực cần trực tiếp chứng kiến việc ký theo đúng quy định.
2. Điều kiện chứng thực chữ ký đối với người đang cách ly
2.1. Người yêu cầu phải có giấy tờ xác định nhân thân
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ theo quy định.
Hệ thống giấy tờ hiện hành có thể gồm Căn cước điện tử, Thẻ căn cước công dân, Thẻ căn cước, Giấy chứng nhận căn cước, Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.
Trong một số trường hợp, thông tin giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID có thể được khai thác theo quy định. Người thực hiện chứng thực không yêu cầu xuất trình lại giấy tờ nếu đã có thể khai thác thông tin tương ứng theo quy định.
Người dân nên chuẩn bị thông tin nhân thân đầy đủ trước khi liên hệ.
2.2. Người ký phải minh mẫn và làm chủ được hành vi
Đây là điều kiện quan trọng khi thực hiện chứng thực chữ ký.
Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu phải nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. Nếu không đáp ứng điều kiện này, việc chứng thực chữ ký không được thực hiện.
Việc đang cách ly y tế không đồng nghĩa với việc người đó mất khả năng nhận thức.
Nếu người đang cách ly vẫn tỉnh táo, minh mẫn và tự nguyện ký văn bản, hồ sơ có thể được xem xét theo thủ tục phù hợp.
2.3. Văn bản ký phải đáp ứng điều kiện chứng thực
Người yêu cầu cần chuẩn bị chính giấy tờ hoặc văn bản mà mình sẽ ký.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra hồ sơ và nội dung giấy tờ. Một số loại văn bản không thuộc phạm vi chứng thực chữ ký hoặc thuộc trường hợp pháp luật quy định không được chứng thực.
Đặc biệt, cần phân biệt chứng thực chữ ký với chứng thực giao dịch. Nếu văn bản thực chất là hợp đồng hoặc giao dịch, việc lựa chọn thủ tục cần được xác định chính xác.
Không nên chỉ dựa vào tên gọi của văn bản để lựa chọn hình thức chứng thực.
2.4. Cần có căn cứ phù hợp khi yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở
Chứng thực ngoài trụ sở là trường hợp đặc biệt. Người yêu cầu cần thuộc trường hợp được pháp luật cho phép.
Quy định về địa điểm chứng thực đề cập đến người già yếu, người không thể đi lại, người đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.
Với người đang cách ly y tế, cần cung cấp thông tin hoặc tài liệu phù hợp để đơn vị thực hiện chứng thực có cơ sở xem xét.
Tùy tình huống, đơn vị thực hiện có thể hướng dẫn thêm về cách chứng minh lý do không thể đến trụ sở.
>>> Xem thêm: Bận đi xa nhưng cần người thay mình xử lý công việc? Công chứng ủy quyền là vấn đề đáng quan tâm
3. Hồ sơ và thủ tục chứng thực chữ ký cho người đang cách ly
3.1. Chuẩn bị giấy tờ tùy thân
Trước khi thực hiện, người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân còn giá trị.
Thông tin trên giấy tờ cần thống nhất với người ký. Nếu sử dụng thông tin điện tử, người dân nên bảo đảm dữ liệu có thể được khai thác theo quy định.
Đối với người nước ngoài đang cách ly, cần trao đổi trước về loại giấy tờ được sử dụng để xác định nhân thân.
Việc chuẩn bị đầy đủ thông tin giúp hạn chế tình trạng phải bổ sung hồ sơ.
3.2. Chuẩn bị văn bản cần chứng thực chữ ký
Văn bản cần ký nên được hoàn thiện trước khi thực hiện thủ tục.
Người yêu cầu cần đọc kỹ nội dung. Không nên để trống những phần quan trọng trong văn bản.
Nếu văn bản do một cơ quan hoặc tổ chức cung cấp theo mẫu, nên kiểm tra các thông tin cá nhân trước khi ký.
Trường hợp văn bản bằng tiếng nước ngoài hoặc có nội dung chuyên môn, người ký cần hiểu rõ nội dung và mục đích sử dụng.
3.3. Cung cấp thông tin về tình trạng cách ly
Người yêu cầu nên thông báo ngay từ đầu rằng mình đang trong thời gian cách ly y tế.
Thông tin này giúp đơn vị thực hiện xác định phương án tiếp nhận phù hợp. Người dân cũng nên cung cấp căn cứ liên quan đến việc cách ly nếu được yêu cầu.
Không nên tự ý di chuyển khỏi địa điểm cách ly chỉ để thực hiện chứng thực. Việc này cần được cân nhắc trên cơ sở yêu cầu của cơ quan y tế và phương án chứng thực được chấp thuận.
3.4. Liên hệ trước để xác định phương án thực hiện
Đây là bước đặc biệt cần thiết đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở.
Người yêu cầu có thể trao đổi trước với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Nội dung cần thông báo gồm loại văn bản, mục đích chứng thực và tình trạng cách ly.
Sau khi kiểm tra thông tin, đơn vị thực hiện có thể hướng dẫn về hồ sơ và cách thức thực hiện.
Việc liên hệ trước giúp hạn chế việc đi lại không cần thiết. Đồng thời, người dân có thể chủ động chuẩn bị văn bản và giấy tờ.
3.5. Thực hiện ký trước người có thẩm quyền chứng thực
Khi được chấp thuận phương án thực hiện, người yêu cầu phải thực hiện ký theo hướng dẫn.
Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ và điều kiện của người ký. Sau đó, người yêu cầu ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng, ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu và thực hiện việc ghi sổ theo quy định.
Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở, địa điểm thực hiện cũng được ghi nhận theo quy định.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký cho người đang cách ly
4.1. Không tự ý rời khỏi nơi cách ly
Người đang cách ly cần tuân thủ yêu cầu của cơ quan y tế.
Việc cần chứng thực một giấy tờ không đồng nghĩa với việc được tự do di chuyển khỏi địa điểm cách ly.
Nếu có nhu cầu cấp thiết, nên liên hệ trước với đơn vị thực hiện chứng thực. Từ đó, các bên có thể xác định phương án phù hợp với tình trạng thực tế.
4.2. Không ký trước rồi nhờ người khác mang đi chứng thực
Đây là cách làm không phù hợp với thủ tục chứng thực chữ ký thông thường.
Người thực hiện chứng thực phải có cơ sở xác định chữ ký là của chính người yêu cầu. Quy định về thủ tục yêu cầu người ký thực hiện chữ ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp đặc biệt được pháp luật quy định.
Do đó, người đang cách ly không nên ký sẵn rồi gửi giấy tờ cho người thân.
Nếu không thể đến trụ sở, cần trao đổi về khả năng chứng thực ngoài trụ sở.
4.3. Phân biệt chứng thực chữ ký với công chứng ngoài trụ sở
Hai thủ tục này có thể bị nhầm lẫn trong thực tế.
Luật Công chứng hiện hành quy định việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở trong một số trường hợp, trong đó có người không thể đi lại vì lý do sức khỏe, đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế.
Trong khi đó, chứng thực chữ ký được điều chỉnh bởi pháp luật về chứng thực. Quy định về địa điểm chứng thực cũng có cơ chế cho phép thực hiện ngoài trụ sở trong một số trường hợp đặc biệt.
Vì vậy, cần xác định đúng thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ. Không nên đồng nhất hai hình thức này.
4.4. Kiểm tra mục đích sử dụng của văn bản
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký là của người yêu cầu. Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký.
Do đó, trước khi thực hiện, cần xác định giấy tờ được sử dụng vào mục đích gì.
Nếu văn bản liên quan đến tài sản, quyền lợi hoặc nghĩa vụ tài chính, người ký nên kiểm tra kỹ nội dung. Không nên chỉ quan tâm đến việc hoàn tất chứng thực.
4.5. Chủ động xử lý nếu giấy tờ cần gấp
Một số hồ sơ có thời hạn nộp hoặc thời hạn giải quyết nhất định.
Khi đang cách ly, người dân nên thông báo sớm cho cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ. Nếu cần chứng thực chữ ký, cũng nên liên hệ đơn vị có thẩm quyền càng sớm càng tốt.
Việc chuẩn bị trước giúp xác định liệu có thể thực hiện ngoài trụ sở hay cần chờ đến khi kết thúc cách ly.
Nếu hồ sơ có thời hạn gấp, nên kiểm tra thêm khả năng sử dụng phương thức điện tử hoặc phương án pháp lý khác nếu pháp luật và cơ quan tiếp nhận cho phép.
>>> Xem thêm: Để tránh bị động khi giao dịch, hãy chủ động tìm hiểu quy trình công chứng mua bán nhà đất từ sớm
Kết luận
Chứng thực chữ ký người cách ly có thể được xem xét thực hiện trong thời gian người yêu cầu đang cách ly y tế nếu đáp ứng các điều kiện chứng thực và thuộc trường hợp được thực hiện ngoài trụ sở theo quy định. Người yêu cầu vẫn phải bảo đảm điều kiện về nhân thân, nhận thức, tự nguyện và thực hiện ký trước người có thẩm quyền chứng thực.
Người đang cách ly không nên tự ý rời khỏi nơi cách ly hoặc ký sẵn văn bản rồi nhờ người khác mang đi chứng thực. Cách phù hợp là liên hệ trước với đơn vị có thẩm quyền để kiểm tra hồ sơ và xác định phương án thực hiện. Việc này giúp bảo đảm thủ tục đúng quy định và hạn chế phát sinh trong quá trình giải quyết.
Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký người cách ly, chứng thực ngoài trụ sở, chuẩn bị hồ sơ hoặc các thủ tục liên quan, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn phương án thực hiện phù hợp.
>>> Xem thêm: Một lựa chọn văn phòng công chứng đúng có thể giúp thủ tục của bạn diễn ra thuận lợi ngay từ bước đầu
>>> Xem thêm: Hồ sơ chuẩn bị kỹ đến đâu cũng nên kiểm tra lại bước công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com