Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuLời chứng thực chữ ký chuẩn là một trong những nội dung quan trọng trên văn bản đã được chứng thực. Lời chứng giúp thể hiện việc chứng thực được thực hiện theo quy định.
Nhiều người chỉ chú ý đến con dấu và chữ ký. Tuy nhiên, nội dung lời chứng cũng cần được kiểm tra. Vị trí ghi lời chứng và thông tin thể hiện trên văn bản đều có ý nghĩa nhất định.
Bộ Tư pháp đã ban hành mẫu lời chứng cho hoạt động chứng thực chữ ký. Mẫu này được sử dụng trong các trường hợp thuộc phạm vi quy định. Người dân có thể dựa vào các dấu hiệu cơ bản để kiểm tra văn bản.
Vậy lời chứng thực chữ ký chuẩn gồm những nội dung nào? Lời chứng được ghi ở đâu? Làm sao nhận biết văn bản có dấu hiệu bất thường? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn kiểm tra dễ dàng hơn.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên đơn xin gia hạn tạm trú cho người nước ngoài
1. Lời chứng thực chữ ký là gì?
1.1. Lời chứng thực chữ ký có vai trò gì?
Lời chứng là một phần quan trọng của văn bản chứng thực. Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định lời chứng là nội dung bắt buộc của văn bản chứng thực.
Đối với chứng thực chữ ký, lời chứng thể hiện việc người có thẩm quyền đã thực hiện chứng thực. Nội dung này cũng ghi nhận thông tin liên quan đến người ký và văn bản.
Lời chứng không chỉ có ý nghĩa về hình thức. Đây còn là căn cứ để xác định nội dung chứng thực đã được thực hiện như thế nào.
Vì vậy, người dân không nên bỏ qua phần lời chứng khi nhận giấy tờ. Việc kiểm tra sớm có thể giúp phát hiện sai sót.
1.2. Mẫu lời chứng do Bộ Tư pháp quy định
Bộ Tư pháp quy định mẫu lời chứng chứng thực chữ ký trong hệ thống văn bản về chứng thực. Thông tư 01/2020/TT-BTP ban hành mẫu lời chứng và hướng dẫn cách sử dụng.
Mẫu lời chứng có thể khác nhau tùy trường hợp. Ví dụ, chứng thực chữ ký của một người có mẫu tương ứng. Chứng thực chữ ký của nhiều người cũng có cách thể hiện riêng.
Ngoài ra, còn có trường hợp chứng thực điểm chỉ. Một số tình huống đặc biệt cũng có mẫu lời chứng riêng.
Do đó, không nên chỉ học thuộc một mẫu duy nhất. Cần xác định đúng trường hợp trước khi kiểm tra văn bản.
1.3. Lời chứng có phải nội dung do người dân tự soạn không?
Thông thường, người yêu cầu chứng thực không tự soạn lời chứng. Nội dung này thuộc phần xác nhận của người thực hiện chứng thực.
Người dân chỉ cần chuẩn bị giấy tờ cần chứng thực. Việc ghi lời chứng được thực hiện theo mẫu và quy định áp dụng.
Điều này giúp thống nhất cách thể hiện trên các văn bản chứng thực. Đồng thời, hạn chế việc mỗi nơi sử dụng một cách ghi khác nhau.
Nếu lời chứng có nội dung bất thường, người dân nên hỏi lại nơi thực hiện. Không nên tự ý sửa nội dung trên văn bản.
2. Cách nhận biết lời chứng thực chữ ký chuẩn
2.1. Kiểm tra vị trí ghi lời chứng
Vị trí của lời chứng là một dấu hiệu quan trọng. Theo Thông tư 01/2020/TT-BTP, lời chứng phải được ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực.
Trong một số trường hợp, lời chứng có thể được ghi tại trang liền sau. Khi đó, văn bản và trang ghi lời chứng phải được đóng dấu giáp lai.
Quy định này giúp hạn chế nguy cơ thay đổi hoặc tách rời nội dung. Người dân nên kiểm tra cả phần cuối của trang có chữ ký.
Nếu lời chứng nằm ở trang khác, cần xem xét dấu giáp lai. Đây là một trong những điểm nên kiểm tra khi nhận văn bản.
2.2. Kiểm tra ngày, địa điểm thực hiện chứng thực
Lời chứng thường thể hiện thời gian và địa điểm thực hiện. Đây là những thông tin giúp xác định quá trình chứng thực.
Người dân nên đối chiếu ngày chứng thực với thời điểm thực tế. Nếu có thông tin không phù hợp, cần yêu cầu giải thích.
Địa điểm thực hiện cũng cần được thể hiện phù hợp với hồ sơ. Thông tin này giúp xác định nơi thực hiện thủ tục.
Không nên bỏ qua các thông tin tưởng như nhỏ này. Chúng có thể giúp phát hiện sai sót trên văn bản.
2.3. Kiểm tra thông tin người thực hiện chứng thực
Lời chứng cần thể hiện thông tin về người thực hiện chứng thực. Tùy trường hợp, nội dung này có thể bao gồm họ tên và chức danh.
Người dân nên kiểm tra thông tin này trên văn bản. Đồng thời, cần xem xét sự phù hợp với nơi thực hiện chứng thực.
Nếu thông tin bị bỏ trống hoặc có dấu hiệu sửa chữa, nên hỏi lại ngay. Không nên tiếp tục sử dụng văn bản khi chưa làm rõ vấn đề.
Việc kiểm tra giúp người dân hạn chế rủi ro khi nộp hồ sơ. Đặc biệt là với các giấy tờ có giá trị sử dụng lâu dài.
2.4. Kiểm tra thông tin của người ký
Lời chứng chứng thực chữ ký thường ghi nhận thông tin của người yêu cầu. Các thông tin này cần phù hợp với giấy tờ tùy thân đã xuất trình.
Người dân nên kiểm tra họ tên và thông tin giấy tờ tùy thân. Nếu có sai lệch, cần trao đổi với nơi thực hiện.
Thông tin trên văn bản cần thống nhất với hồ sơ. Không nên tự ý sửa bằng bút hoặc xóa nội dung.
Nếu phát hiện sai sót, nên yêu cầu xử lý theo đúng quy định. Cách sửa sẽ phụ thuộc vào loại sai sót.
2.5. Kiểm tra nội dung xác nhận về chữ ký
Một nội dung quan trọng trong lời chứng là việc xác nhận người ký. Mẫu lời chứng theo Thông tư 01/2020/TT-BTP thể hiện việc người yêu cầu đã hiểu và tự chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Đồng thời, mẫu ghi nhận việc ký trước người tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp tương ứng.
Đây là nội dung khác với việc xác nhận toàn bộ văn bản là đúng sự thật. Người yêu cầu vẫn chịu trách nhiệm về nội dung do mình trình bày.
Vì vậy, người dân cần phân biệt hai vấn đề này. Chứng thực chữ ký không có nghĩa mọi nội dung trong văn bản đều được cơ quan chứng thực xác nhận.
>>> Xem thêm: Với hồ sơ nhà đất tại Hà Nội, Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội là thông tin đáng để tham khảo
3. Những dấu hiệu bất thường trên lời chứng thực chữ ký
3.1. Lời chứng không đúng vị trí
Lời chứng không được đặt đúng vị trí có thể là dấu hiệu cần kiểm tra. Tuy nhiên, không nên chỉ dựa vào vị trí để kết luận văn bản giả.
Thông tư cho phép lời chứng được ghi tại trang liền sau trong một số trường hợp. Khi đó, cần kiểm tra dấu giáp lai giữa các trang.
Nếu không có dấu giáp lai khi thuộc trường hợp phải đóng dấu, người dân nên hỏi lại nơi thực hiện. Việc xác minh sẽ giúp làm rõ tình trạng của văn bản.
Không nên tự ý tháo rời hoặc ghép lại các trang. Văn bản cần được giữ nguyên để kiểm tra.
3.2. Thông tin trong lời chứng không thống nhất
Một số văn bản có thể xuất hiện sự khác biệt về họ tên. Thông tin giấy tờ tùy thân cũng có thể không thống nhất.
Đây là vấn đề cần được làm rõ trước khi sử dụng. Sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa.
Người dân nên đối chiếu lời chứng với giấy tờ tùy thân. Đồng thời, cần kiểm tra nội dung trên toàn bộ văn bản.
Nếu phát hiện thông tin sai, hãy liên hệ nơi thực hiện chứng thực. Không nên tự sửa trực tiếp trên giấy tờ.
3.3. Nội dung lời chứng bị tẩy xóa hoặc sửa chữa
Lời chứng là phần quan trọng của văn bản. Vì vậy, dấu hiệu tẩy xóa hoặc sửa chữa cần được lưu ý.
Người dân không nên tự ý chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào. Việc này có thể làm phát sinh nghi vấn về tính nguyên vẹn của văn bản.
Nếu phát hiện giấy tờ có dấu hiệu bất thường, nên giữ nguyên hiện trạng. Sau đó, liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực để được kiểm tra.
Trường hợp cần thiết, người dân có thể yêu cầu hướng dẫn về cách xử lý. Không nên tự khắc phục bằng cách viết thêm hoặc xóa nội dung.
3.4. Lời chứng và dấu xác nhận có dấu hiệu không đồng nhất
Lời chứng thường đi kèm các yếu tố xác nhận theo quy định. Người dân có thể kiểm tra tổng thể văn bản thay vì chỉ nhìn một chi tiết.
Nếu con dấu bị mờ, thiếu thông tin hoặc có dấu hiệu bất thường, cần hỏi lại nơi thực hiện. Không nên tự kết luận chỉ dựa vào hình ảnh trên bản giấy.
Trong trường hợp nghi ngờ giấy tờ giả, cần xác minh với cơ quan hoặc tổ chức có liên quan. Đây là cách đáng tin cậy hơn việc so sánh bằng mắt thường.
3.5. Mẫu lời chứng không phù hợp với trường hợp thực tế
Mẫu lời chứng phụ thuộc vào từng loại chứng thực. Không phải mọi trường hợp đều sử dụng cùng một nội dung.
Ví dụ, chứng thực chữ ký của một người và chứng thực chữ ký của nhiều người có thể sử dụng mẫu khác nhau. Trường hợp điểm chỉ cũng có nội dung tương ứng.
Vì vậy, khi kiểm tra lời chứng, cần xác định loại thủ tục trước. Sau đó mới đối chiếu với mẫu phù hợp.
Nếu không chắc chắn, người dân nên hỏi nơi thực hiện chứng thực. Việc này giúp tránh đánh giá sai văn bản.
4. Cách kiểm tra và xử lý khi nghi ngờ lời chứng không đúng quy định
4.1. Kiểm tra toàn bộ văn bản
Khi phát hiện dấu hiệu bất thường, trước tiên cần kiểm tra toàn bộ giấy tờ. Không nên chỉ nhìn riêng phần lời chứng.
Các nội dung cần kiểm tra gồm chữ ký, ngày chứng thực và thông tin người yêu cầu. Đồng thời, cần xem vị trí lời chứng và các dấu xác nhận.
Nếu văn bản có nhiều trang, cần kiểm tra toàn bộ các trang. Đặc biệt chú ý trường hợp lời chứng được ghi ở trang liền sau.
Cách kiểm tra tổng thể giúp hạn chế nhận định thiếu chính xác.
4.2. Liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực
Nếu vẫn còn nghi ngờ, người dân nên liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực. Đây là bước quan trọng để xác minh thông tin.
Khi liên hệ, nên mang theo bản gốc hoặc bản giấy cần kiểm tra. Người dân cũng có thể chuẩn bị giấy tờ liên quan đến thủ tục.
Nội dung trao đổi nên tập trung vào thông tin cụ thể. Ví dụ như ngày chứng thực, loại văn bản và người thực hiện.
Không nên chỉ dựa vào lời giải thích của người trung gian. Việc xác minh trực tiếp sẽ giúp thông tin rõ ràng hơn.
4.3. Không tự ý sửa hoặc làm lại lời chứng
Khi phát hiện sai sót, người dân không nên tự sửa lời chứng. Cũng không nên tự đóng dấu hoặc bổ sung nội dung.
Lời chứng là nội dung thuộc thủ tục chứng thực. Việc chỉnh sửa cần được thực hiện bởi chủ thể có thẩm quyền.
Nếu văn bản có sai sót, hãy hỏi nơi thực hiện về phương án xử lý. Tùy trường hợp, có thể cần thực hiện lại thủ tục.
Cách xử lý đúng sẽ giúp bảo đảm giá trị sử dụng của giấy tờ.
4.4. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ
Một số hồ sơ có thể có yêu cầu riêng về hình thức giấy tờ. Vì vậy, người dân nên kiểm tra với nơi tiếp nhận trước khi sử dụng.
Có trường hợp chỉ cần bản sao. Trường hợp khác có thể yêu cầu văn bản có chứng thực chữ ký.
Việc xác định đúng yêu cầu giúp tránh thực hiện sai thủ tục. Người dân cũng hạn chế được thời gian và chi phí phát sinh.
Nếu giấy tờ có vấn đề, nên xử lý trước khi nộp hồ sơ. Không nên chờ đến khi bị từ chối mới kiểm tra.
4.5. Tìm kiếm tư vấn khi giấy tờ có giá trị quan trọng
Một số văn bản có thể liên quan đến tài sản hoặc giao dịch lớn. Khi đó, việc kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ càng cần được chú trọng.
Nếu có nghi ngờ về tính hợp pháp, người dân nên tìm kiếm tư vấn phù hợp. Hồ sơ thực tế cần được xem xét trước khi đưa ra hướng xử lý.
Không nên tự kết luận một văn bản là giả chỉ dựa trên hình thức. Đồng thời, cũng không nên sử dụng giấy tờ khi chưa làm rõ nghi vấn.
Việc xác minh sớm giúp hạn chế rủi ro. Người dân cũng chủ động hơn khi thực hiện các thủ tục tiếp theo.
>>> Xem thêm: Công chứng ủy quyền mất bao lâu là câu hỏi bạn nên tìm hiểu trước khi sắp xếp thời gian
Kết luận
Lời chứng thực chữ ký chuẩn cần được thể hiện theo mẫu và cách thức được pháp luật về chứng thực quy định. Người dân nên kiểm tra vị trí lời chứng, thông tin người ký, ngày thực hiện và thông tin của người thực hiện chứng thực.
Đặc biệt, cần chú ý trường hợp lời chứng được ghi tại trang liền sau. Khi đó, văn bản và trang ghi lời chứng phải được đóng dấu giáp lai theo quy định.
Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường, không nên tự ý sửa chữa văn bản. Người dân nên liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực để xác minh. Trường hợp giấy tờ liên quan đến giao dịch quan trọng, việc kiểm tra sớm càng cần thiết.
Nếu cần được tư vấn về lời chứng, hồ sơ hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Nếu lần đầu mua bất động sản, bạn càng không nên bỏ qua thông tin về công chứng mua bán nhà đất
>>> Xem thêm: Cần công chứng hợp đồng, giao dịch hay giấy tờ? Văn phòng công chứng có thể là nơi bạn cần tìm
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com