Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuGiá trị pháp lý chứng thực chữ ký là vấn đề được nhiều người quan tâm khi sử dụng văn bản đã được chứng thực trong các thủ tục hành chính và giao dịch dân sự. Không ít người cho rằng giấy tờ đã chứng thực chỉ có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, cách hiểu này chưa hoàn toàn chính xác.
Chứng thực chữ ký có mục đích xác nhận chữ ký trên văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Thủ tục này không phải là việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản. Vì vậy, cần phân biệt giá trị của việc chứng thực chữ ký với thời hạn sử dụng của chính văn bản.
Vậy chứng thực chữ ký có thời hạn bao lâu? Khi nào văn bản đã chứng thực vẫn có thể được sử dụng? Trường hợp nào cần thực hiện lại thủ tục? Những nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực hợp đồng bán nhà ở thuộc quyền sở hữu chung của gia đình.
1. Giá trị pháp lý của chứng thực chữ ký được hiểu như thế nào?
1.1. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Khi thực hiện thủ tục, người yêu cầu phải đáp ứng các điều kiện theo quy định. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ tùy thân và văn bản cần chứng thực.
Trong trường hợp phải ký trước mặt người có thẩm quyền, người yêu cầu sẽ thực hiện ký theo hướng dẫn. Sau đó, người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký trên văn bản.
Như vậy, chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chủ thể của chữ ký. Thủ tục này có phạm vi khác với công chứng hợp đồng hoặc giao dịch.
1.2. Chứng thực chữ ký có giá trị pháp lý như thế nào?
Văn bản được chứng thực chữ ký có giá trị chứng minh chữ ký trên văn bản là của người đã yêu cầu chứng thực. Đây là giá trị pháp lý quan trọng của thủ tục.
Tuy nhiên, việc chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng.
Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung do mình trình bày. Nếu nội dung có thông tin sai lệch, người lập văn bản vẫn có thể phải chịu trách nhiệm theo quy định.
Do đó, người dân cần đọc kỹ văn bản trước khi ký. Không nên cho rằng việc chứng thực chữ ký sẽ bảo đảm tính chính xác của mọi nội dung.
1.3. Chứng thực chữ ký khác gì công chứng?
Chứng thực chữ ký và công chứng là hai thủ tục có mục đích khác nhau.
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Trong khi đó, công chứng được thực hiện đối với hợp đồng, giao dịch hoặc các loại giấy tờ thuộc phạm vi công chứng.
Vì vậy, không nên sử dụng chứng thực chữ ký để thay thế công chứng trong trường hợp pháp luật yêu cầu công chứng.
Người dân cần xác định đúng thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ. Điều này giúp tránh việc phải thực hiện lại giấy tờ.
2. Chứng thực chữ ký có thời hạn bao lâu?
2.1. Pháp luật có quy định thời hạn chung cho chứng thực chữ ký không?
Pháp luật về chứng thực không đặt ra một thời hạn chung theo kiểu “chứng thực chữ ký chỉ có giá trị trong 3 tháng” hoặc “6 tháng” cho mọi trường hợp.
Cần phân biệt thời điểm chứng thực với thời hạn sử dụng của văn bản. Việc chứng thực xác nhận chữ ký tại thời điểm thực hiện thủ tục.
Trong khi đó, văn bản được chứng thực có thể có thời hạn hoặc điều kiện sử dụng riêng. Những vấn đề này phụ thuộc vào nội dung văn bản và thủ tục mà văn bản phục vụ.
Vì vậy, không thể chỉ dựa vào ngày chứng thực để xác định văn bản còn được sử dụng hay không.
2.2. Khi nào văn bản đã chứng thực vẫn có thể được sử dụng?
Văn bản đã chứng thực có thể tiếp tục được sử dụng nếu nội dung vẫn phù hợp và nơi tiếp nhận không đặt ra yêu cầu khác.
Ví dụ, một văn bản có chứng thực chữ ký có thể được sử dụng cho mục đích đã xác định tại thời điểm lập văn bản.
Tuy nhiên, từng thủ tục có thể có yêu cầu riêng. Cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận có thể yêu cầu văn bản được lập hoặc chứng thực trong một khoảng thời gian nhất định.
Do đó, người dân nên kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận trước khi sử dụng văn bản.
2.3. Khi nào cần thực hiện chứng thực lại?
Có nhiều trường hợp người dân nên thực hiện lại văn bản hoặc chứng thực lại chữ ký.
Trước hết là khi nội dung văn bản đã thay đổi. Nếu cần sửa những thông tin quan trọng, không nên tự ý sửa trên văn bản đã chứng thực.
Ngoài ra, nơi tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu văn bản mới. Một số thủ tục cũng có thể yêu cầu giấy tờ được lập trong thời gian nhất định.
Khi đó, người dân cần chuẩn bị văn bản mới và thực hiện lại thủ tục theo yêu cầu.
2.4. Có phải cứ quá một khoảng thời gian là chứng thực hết giá trị?
Không thể mặc nhiên kết luận như vậy.
Chứng thực chữ ký không có một thời hạn chung áp dụng cho mọi văn bản. Giá trị sử dụng còn phụ thuộc vào nội dung và mục đích của giấy tờ.
Nếu văn bản vẫn đáp ứng yêu cầu của thủ tục, việc chứng thực chữ ký không tự động mất giá trị chỉ vì đã qua một khoảng thời gian nhất định.
Ngược lại, nếu nơi tiếp nhận yêu cầu văn bản mới, người dân cần đáp ứng yêu cầu đó. Vì vậy, cần kiểm tra từng trường hợp cụ thể.
>>> Xem thêm: Nếu đang chuẩn bị chuyển quyền nhà đất, những thông tin từ Dịch vụ sang tên sổ đỏ có thể giúp bạn định hướng rõ hơn
3. Những yếu tố ảnh hưởng đến giá trị sử dụng của văn bản đã chứng thực
3.1. Nội dung của văn bản
Nội dung là yếu tố quan trọng khi xác định khả năng sử dụng văn bản.
Một văn bản có thể được chứng thực chữ ký hợp lệ. Tuy nhiên, nội dung của văn bản vẫn phải phù hợp với pháp luật và mục đích sử dụng.
Nếu nội dung đã thay đổi hoặc không còn phù hợp, văn bản có thể không đáp ứng yêu cầu của thủ tục.
Người dân không nên tự sửa nội dung trên văn bản đã chứng thực. Nếu cần thay đổi, nên lập văn bản mới.
3.2. Mục đích sử dụng văn bản
Chứng thực chữ ký thường được thực hiện để phục vụ một mục đích cụ thể.
Ví dụ, văn bản có thể được sử dụng trong hồ sơ hành chính. Một trường hợp khác là văn bản được sử dụng trong quan hệ dân sự.
Mỗi thủ tục có thể đặt ra yêu cầu khác nhau về giấy tờ. Vì vậy, cùng một loại văn bản nhưng yêu cầu tiếp nhận có thể không giống nhau.
Người dân nên xác định rõ mục đích trước khi thực hiện chứng thực.
3.3. Yêu cầu của cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận
Đây là yếu tố cần được quan tâm khi sử dụng văn bản đã chứng thực.
Một số cơ quan, tổ chức có thể yêu cầu văn bản được lập trong thời gian nhất định. Họ cũng có thể yêu cầu mẫu văn bản riêng.
Trong trường hợp đó, người dân cần thực hiện theo yêu cầu của nơi tiếp nhận. Không nên chỉ dựa vào thời điểm chứng thực để tự xác định hồ sơ còn hợp lệ.
Hỏi trước về thành phần hồ sơ sẽ giúp hạn chế việc phải bổ sung giấy tờ.
3.4. Tình trạng của văn bản sau khi chứng thực
Văn bản đã chứng thực cần được bảo quản cẩn thận. Người dân không nên tẩy xóa hoặc tự ý chỉnh sửa nội dung.
Nếu giấy tờ bị rách, mất hoặc có dấu hiệu thay đổi, việc sử dụng có thể gặp khó khăn.
Khi cần thay đổi thông tin, người dân nên hỏi nơi thực hiện để được hướng dẫn.
Không nên tự xử lý giấy tờ bằng cách thêm hoặc xóa nội dung.
3.5. Sự thay đổi thông tin của người ký
Thông tin của người ký cũng có thể ảnh hưởng đến việc sử dụng văn bản trong thực tế.
Ví dụ, người ký có thể thay đổi thông tin cá nhân sau thời điểm chứng thực. Khi đó, nơi tiếp nhận có thể yêu cầu tài liệu bổ sung để đối chiếu.
Việc thay đổi thông tin không đồng nghĩa chứng thực chữ ký tự động mất giá trị. Tuy nhiên, hồ sơ cụ thể vẫn phải đáp ứng yêu cầu của thủ tục đang thực hiện.
Nếu có sự thay đổi thông tin, người dân nên chủ động kiểm tra trước khi nộp hồ sơ.
4. Lưu ý để bảo đảm giá trị sử dụng của văn bản chứng thực chữ ký
4.1. Kiểm tra yêu cầu hồ sơ trước khi chứng thực
Trước khi đi chứng thực, người dân nên xác định rõ mục đích sử dụng văn bản.
Hãy hỏi cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận về thành phần hồ sơ. Đồng thời, cần kiểm tra yêu cầu về thời điểm lập văn bản nếu có.
Bước này giúp tránh chứng thực một văn bản không đúng mẫu. Người dân cũng không phải thực hiện lại thủ tục.
4.2. Không tự ý sửa chữa văn bản đã chứng thực
Sau khi chứng thực, người dân không nên tự ý sửa nội dung trên văn bản.
Việc thêm, xóa hoặc thay đổi thông tin có thể khiến văn bản không còn phù hợp với nội dung đã được chứng thực.
Nếu cần điều chỉnh nội dung, cách xử lý phù hợp thường là lập văn bản mới. Sau đó, thực hiện thủ tục chứng thực lại nếu cần.
4.3. Bảo quản bản chính cẩn thận
Bản chính văn bản đã chứng thực nên được giữ ở nơi an toàn.
Nếu văn bản bị mất hoặc hư hỏng, người dân có thể gặp khó khăn khi cần sử dụng lại. Tùy từng trường hợp, có thể phải thực hiện lại thủ tục.
Người dân cũng nên hạn chế đưa bản chính cho người khác nếu không cần thiết.
Khi giao giấy tờ, nên xác định rõ mục đích và nơi sử dụng.
4.4. Không nhầm lẫn giữa chứng thực chữ ký và thời hạn của văn bản
Chứng thực chữ ký và thời hạn của văn bản là hai vấn đề khác nhau.
Chứng thực xác nhận chữ ký của người yêu cầu tại thời điểm thực hiện. Thời hạn sử dụng lại phụ thuộc vào nội dung và mục đích của văn bản.
Một văn bản có thể không quy định thời hạn cụ thể. Tuy nhiên, nơi tiếp nhận vẫn có thể đưa ra yêu cầu riêng.
Do đó, người dân cần xem xét cả hai yếu tố khi chuẩn bị hồ sơ.
4.5. Hỏi rõ khi văn bản đã được chứng thực từ lâu
Nếu văn bản đã chứng thực từ lâu, người dân nên kiểm tra lại trước khi sử dụng.
Có thể liên hệ nơi tiếp nhận hồ sơ để hỏi về yêu cầu hiện tại. Nếu thủ tục đã thay đổi, thành phần hồ sơ cũng có thể được điều chỉnh.
Việc kiểm tra trước giúp tránh trường hợp hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. Đây cũng là cách tiết kiệm thời gian khi thực hiện thủ tục.
>>> Xem thêm: Công chứng ủy quyền mất bao lâu là câu hỏi bạn nên tìm hiểu trước khi sắp xếp thời gian
Kết luận
Giá trị pháp lý chứng thực chữ ký không được xác định bằng một thời hạn chung áp dụng cho mọi văn bản. Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu chứng thực. Việc văn bản có thể sử dụng trong bao lâu còn phụ thuộc vào nội dung và mục đích sử dụng.
Người dân cũng cần lưu ý yêu cầu của cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ. Nếu nơi tiếp nhận yêu cầu văn bản mới hoặc có quy định riêng về thời điểm lập giấy tờ, cần thực hiện theo yêu cầu đó. Không nên tự ý sửa chữa văn bản đã được chứng thực.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc cách sử dụng văn bản đã chứng thực, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Người mua cần lưu ý gì, người bán cần chuẩn bị gì khi công chứng mua bán nhà đất?
>>> Xem thêm: Một thủ tục thuận lợi thường bắt đầu từ việc tìm được văn phòng công chứng phù hợp
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com