Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực mượn cổ phần là vấn đề cần được tìm hiểu khi các bên thỏa thuận cho mượn cổ phần trong doanh nghiệp. Giao dịch này có thể liên quan đến quyền và lợi ích của người sở hữu cổ phần.
Cổ phần có những đặc điểm riêng so với tài sản thông thường. Vì vậy, việc lập hợp đồng cần xác định rõ đối tượng và phạm vi thỏa thuận.
Các bên cũng cần phân biệt giữa việc mượn cổ phần và chuyển nhượng cổ phần. Hai giao dịch này có bản chất và hậu quả pháp lý khác nhau.
Vậy hợp đồng cho mượn cổ phần cần có nội dung gì? Có bắt buộc phải chứng thực hay không? Hồ sơ và thủ tục thực hiện thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở cấp trước năm 2006.
1. Hợp đồng cho mượn tài sản là cổ phần doanh nghiệp
1.1. Cổ phần trong doanh nghiệp được hiểu như thế nào?
Cổ phần là phần vốn điều lệ được chia thành các phần bằng nhau. Người sở hữu cổ phần có thể có các quyền tương ứng với loại cổ phần.
Trong công ty cổ phần, cổ đông có thể sở hữu nhiều loại cổ phần khác nhau. Mỗi loại có quyền và nghĩa vụ riêng theo quy định.
Cổ phần cũng gắn với quyền tài sản của cổ đông. Do đó, khi các bên thỏa thuận về việc mượn cổ phần, cần xác định rõ nội dung giao dịch.
1.2. Hợp đồng cho mượn cổ phần là gì?
Hợp đồng cho mượn cổ phần là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa các bên. Theo đó, bên cho mượn giao cổ phần cho bên mượn sử dụng trong phạm vi đã thống nhất.
Các bên cần xác định rõ thời hạn mượn. Mục đích sử dụng cũng nên được ghi cụ thể.
Hợp đồng cần thể hiện quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Điều kiện hoàn trả cũng cần được quy định rõ.
1.3. Mượn cổ phần có giống chuyển nhượng cổ phần không?
Mượn cổ phần không đồng nghĩa với chuyển nhượng cổ phần.
Chuyển nhượng làm thay đổi chủ thể sở hữu cổ phần theo quy định. Trong khi đó, việc cho mượn không đương nhiên làm thay đổi quyền sở hữu.
Đây là điểm các bên cần đặc biệt lưu ý. Nội dung hợp đồng phải thể hiện đúng bản chất giao dịch.
Nếu mục đích thực tế là chuyển quyền sở hữu, các bên không nên dùng hợp đồng mượn để thay thế giao dịch chuyển nhượng.
1.4. Vì sao nên lập hợp đồng bằng văn bản?
Hợp đồng bằng văn bản giúp ghi nhận rõ thỏa thuận giữa các bên. Đây cũng là căn cứ để xác định quyền và nghĩa vụ khi phát sinh vấn đề.
Văn bản nên mô tả cụ thể số lượng cổ phần. Loại cổ phần và thông tin liên quan cũng cần được ghi rõ.
Các bên nên thống nhất thời hạn mượn ngay từ đầu. Điều kiện hoàn trả cũng cần được quy định cụ thể.
2. Nội dung và hồ sơ chứng thực hợp đồng mượn cổ phần
2.1. Nội dung cần có trong hợp đồng
Hợp đồng cho mượn cổ phần nên có đầy đủ thông tin cần thiết.
Một số nội dung thường gồm:
- Thông tin của bên cho mượn.
- Thông tin của bên mượn.
- Thông tin doanh nghiệp phát hành cổ phần.
- Loại cổ phần được cho mượn.
- Số lượng cổ phần.
- Thời hạn mượn.
- Mục đích mượn.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Phương thức hoàn trả.
- Trách nhiệm khi vi phạm.
- Cách giải quyết tranh chấp.
Nội dung cụ thể có thể thay đổi theo từng giao dịch. Các bên nên xây dựng điều khoản phù hợp với mục đích thực tế.
2.2. Giấy tờ của bên cho mượn
Bên cho mượn cần cung cấp giấy tờ xác định tư cách của mình.
Nếu là cá nhân, giấy tờ tùy thân là tài liệu cần thiết. Thông tin phải thống nhất với nội dung hợp đồng.
Nếu bên cho mượn là tổ chức, cần xác định người đại diện. Người ký hợp đồng phải có thẩm quyền phù hợp.
Trường hợp người ký là người được ủy quyền, cần có giấy tờ chứng minh phạm vi đại diện.
2.3. Giấy tờ của bên mượn
Bên mượn cũng cần chuẩn bị giấy tờ phù hợp.
Nếu bên mượn là cá nhân, cần có giấy tờ tùy thân. Thông tin này được sử dụng để xác định chủ thể hợp đồng.
Nếu bên mượn là tổ chức, cần chuẩn bị giấy tờ doanh nghiệp. Đồng thời, cần xác định người đại diện ký kết.
Các giấy tờ liên quan cần còn giá trị sử dụng. Thông tin giữa các tài liệu cũng cần thống nhất.
2.4. Tài liệu chứng minh quyền sở hữu cổ phần
Các bên nên chuẩn bị tài liệu chứng minh quyền sở hữu cổ phần.
Tài liệu này có thể giúp xác định số cổ phần mà bên cho mượn đang sở hữu. Thông tin về loại cổ phần cũng cần được kiểm tra.
Tùy tình trạng doanh nghiệp, giấy tờ chứng minh có thể khác nhau. Người dân nên cung cấp tài liệu phù hợp với hồ sơ thực tế.
Việc kiểm tra trước giúp hạn chế tranh chấp về đối tượng hợp đồng.
2.5. Tài liệu liên quan đến doanh nghiệp
Hồ sơ có thể cần thêm tài liệu liên quan đến doanh nghiệp phát hành cổ phần.
Các tài liệu này giúp xác định thông tin doanh nghiệp. Chúng cũng hỗ trợ việc kiểm tra loại cổ phần và số lượng cổ phần.
Không phải giao dịch nào cũng cần toàn bộ giấy tờ doanh nghiệp. Thành phần hồ sơ sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
>>> Xem thêm: Một giải pháp tổng thể cho hồ sơ chuyển tên giấy chứng nhận có thể bắt đầu từ việc tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói
3. Quy trình chứng thực hợp đồng cho mượn cổ phần
3.1. Bước 1: Chuẩn bị hợp đồng và hồ sơ
Trước tiên, các bên cần thống nhất nội dung hợp đồng.
Thông tin về cổ phần phải được kiểm tra kỹ. Số lượng và loại cổ phần cần ghi rõ.
Các bên cũng cần xác định thời hạn mượn. Điều kiện hoàn trả nên được thống nhất trước khi ký.
Sau đó, các bên chuẩn bị giấy tờ để thực hiện thủ tục.
3.2. Bước 2: Xuất trình giấy tờ
Các bên xuất trình giấy tờ cho người có thẩm quyền.
Hồ sơ sẽ được kiểm tra theo quy định. Nội dung hợp đồng cũng được xem xét trong phạm vi của thủ tục chứng thực.
Người yêu cầu cần cung cấp thông tin trung thực. Nếu hồ sơ có điểm chưa rõ, cần giải thích hoặc bổ sung tài liệu.
3.3. Bước 3: Ký hợp đồng theo hướng dẫn
Các bên đọc lại toàn bộ nội dung hợp đồng trước khi ký.
Những điều khoản về số lượng cổ phần cần được kiểm tra kỹ. Thời hạn mượn và phương thức hoàn trả cũng rất quan trọng.
Nếu thực hiện chứng thực chữ ký, người yêu cầu cần ký theo đúng trình tự. Không nên tự ý ký trước khi được hướng dẫn.
3.4. Bước 4: Thực hiện chứng thực
Sau khi kiểm tra hồ sơ, người có thẩm quyền thực hiện thủ tục theo quy định.
Nội dung chứng thực được ghi trên văn bản. Các bên cần kiểm tra thông tin sau khi hoàn tất.
Nếu phát hiện sai sót, cần trao đổi ngay. Việc xử lý kịp thời sẽ hạn chế phải lập lại hồ sơ.
3.5. Bước 5: Nhận và lưu giữ hợp đồng
Sau khi hoàn thành, các bên nhận văn bản theo quy định.
Mỗi bên nên giữ một bản để làm căn cứ thực hiện. Hợp đồng cần được bảo quản trong suốt thời gian mượn.
Khi hoàn trả cổ phần hoặc hoàn thành nghĩa vụ, các bên nên lập tài liệu xác nhận nếu cần. Việc này giúp hạn chế tranh chấp về sau.
4. Chi phí và những lưu ý khi chứng thực hợp đồng mượn cổ phần
4.1. Chứng thực hợp đồng mượn cổ phần có bắt buộc không?
Không phải mọi thỏa thuận giữa các bên đều bắt buộc phải chứng thực.
Việc có cần chứng thực hay không phụ thuộc vào quy định pháp luật và yêu cầu của các bên. Một số trường hợp có thể chỉ cần lập hợp đồng bằng văn bản.
Tuy nhiên, nếu các bên muốn tăng tính chặt chẽ cho hồ sơ, có thể lựa chọn hình thức phù hợp.
Trước khi thực hiện, nên xác định chính xác loại thủ tục cần sử dụng.
4.2. Chi phí thực hiện thủ tục
Chi phí phụ thuộc vào loại thủ tục mà các bên lựa chọn.
Nếu thực hiện chứng thực chữ ký, mức thu được áp dụng theo quy định về chứng thực. Trường hợp có thêm dịch vụ sao chụp hoặc hỗ trợ hồ sơ, có thể phát sinh khoản chi phí tương ứng.
Các bên nên hỏi trước về mức phí. Điều này giúp chủ động chuẩn bị và tránh nhầm lẫn.
4.3. Cần xác định đúng người có quyền đối với cổ phần
Trước khi ký hợp đồng, cần kiểm tra quyền của bên cho mượn.
Người cho mượn phải có căn cứ phù hợp đối với số cổ phần được đưa vào giao dịch. Thông tin về cổ phần cũng cần thống nhất với hồ sơ doanh nghiệp.
Nếu quyền sở hữu chưa rõ ràng, các bên nên làm rõ trước. Không nên ký hợp đồng khi đối tượng giao dịch còn nhiều vướng mắc.
4.4. Cần quy định rõ thời hạn và cách hoàn trả
Thời hạn mượn là nội dung quan trọng trong hợp đồng.
Các bên nên ghi rõ ngày bắt đầu và thời điểm hoàn trả. Phương thức hoàn trả cũng cần được thống nhất.
Nếu cổ phần phát sinh quyền hoặc lợi ích trong thời gian mượn, hợp đồng nên quy định cách xử lý. Điều khoản này giúp hạn chế tranh chấp sau này.
4.5. Làm rõ quyền phát sinh từ cổ phần
Cổ phần có thể gắn với nhiều quyền của cổ đông.
Tùy loại cổ phần, người sở hữu có thể có quyền liên quan đến cổ tức, biểu quyết hoặc các quyền khác theo quy định.
Vì vậy, hợp đồng cần làm rõ phạm vi quyền mà bên mượn được thực hiện. Không nên để nội dung này quá chung chung.
Nếu giao dịch có tính chất phức tạp, các bên nên được tư vấn trước khi ký.
4.6. Không dùng hợp đồng mượn để che giấu giao dịch khác
Các bên cần xác định đúng bản chất của giao dịch.
Nếu thực tế là mua bán hoặc chuyển nhượng cổ phần, cần lập giao dịch phù hợp. Không nên dùng tên gọi “cho mượn” để thay thế một giao dịch chuyển quyền sở hữu.
Việc xác định sai bản chất có thể gây khó khăn khi thực hiện quyền. Nó cũng có thể dẫn đến tranh chấp giữa các bên.
4.7. Nên kiểm tra điều lệ và hồ sơ doanh nghiệp
Điều lệ doanh nghiệp có thể có những quy định liên quan đến cổ phần.
Một số trường hợp cũng có thể chịu hạn chế theo pháp luật hoặc thỏa thuận của doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm tra hồ sơ trước khi giao kết là cần thiết.
Các bên nên xác định rõ loại cổ phần và tình trạng sở hữu. Đây là cơ sở quan trọng để xây dựng hợp đồng phù hợp.
>>> Xem thêm: Một câu hỏi đáng lưu ý: Công chứng ủy quyền cần những giấy tờ gì?
Kết luận
Chứng thực mượn cổ phần cần được thực hiện trên cơ sở xác định rõ chủ thể, đối tượng và phạm vi giao dịch. Các bên nên lập hợp đồng bằng văn bản và ghi cụ thể số lượng cổ phần, thời hạn mượn, quyền phát sinh cùng phương thức hoàn trả.
Trước khi thực hiện, cần kiểm tra quyền sở hữu cổ phần và hồ sơ liên quan. Đồng thời, các bên nên xác định đúng bản chất giao dịch. Việc mượn cổ phần không nên được sử dụng để thay thế cho giao dịch chuyển nhượng khi mục đích thực tế là chuyển quyền sở hữu.
Nếu cần tư vấn về hồ sơ, nội dung hợp đồng hoặc thủ tục chứng thực, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Có những khoản chi phí phát sinh mà người mua bán thường chỉ biết khi làm công chứng mua bán nhà đất
>>> Xem thêm: Có những hồ sơ tưởng đơn giản nhưng lại cần tư vấn kỹ tại văn phòng công chứng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com