Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực ủy quyền mua cổ phần là thủ tục có thể phát sinh khi cá nhân không trực tiếp thực hiện việc mua cổ phần hoặc phần vốn góp. Khi đó, người mua có thể ủy quyền cho người khác thực hiện công việc trong phạm vi được giao.
Giấy ủy quyền cần thể hiện rõ thông tin của các bên. Nội dung cũng cần xác định cụ thể phạm vi công việc được ủy quyền.
Đối với giao dịch liên quan đến doanh nghiệp, hồ sơ có thể có nhiều yêu cầu khác nhau. Yêu cầu này phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và nội dung giao dịch.
Vậy giấy ủy quyền mua cổ phần cần những giấy tờ gì? Chứng thực chữ ký được thực hiện ra sao? Người được ủy quyền có thể thực hiện những công việc nào?
Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục này.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) có chữ ký số.
1. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền mua cổ phần là gì?
1.1. Khái niệm chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền
Chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong giấy tờ. Chữ ký đó phải là của người yêu cầu chứng thực.
Trong trường hợp này, người mua có thể lập giấy ủy quyền. Văn bản sẽ ghi nhận việc giao cho người khác thực hiện một số công việc.
Người ủy quyền thường phải trực tiếp ký trước người có thẩm quyền. Việc chứng thực được thực hiện theo trình tự pháp luật quy định.
1.2. Khi nào cần ủy quyền mua cổ phần?
Việc ủy quyền có thể phù hợp khi người mua không thể trực tiếp thực hiện giao dịch.
Một số trường hợp thường gặp gồm:
- Người mua đang ở tỉnh, thành phố khác.
- Người mua đang ở nước ngoài.
- Người mua bận công việc và không thể trực tiếp thực hiện.
- Người mua muốn nhờ người đại diện thực hiện thủ tục.
- Cá nhân cần người khác thay mặt làm việc với doanh nghiệp.
Phạm vi ủy quyền nên được xác định ngay từ đầu. Điều này giúp hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện.
1.3. Có thể ủy quyền toàn bộ việc mua cổ phần không?
Phạm vi ủy quyền phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên.
Người ủy quyền có thể giao một hoặc nhiều công việc cụ thể. Nội dung càng rõ thì việc thực hiện càng thuận lợi.
Ví dụ, giấy ủy quyền có thể ghi rõ quyền liên hệ doanh nghiệp. Văn bản cũng có thể quy định quyền ký hồ sơ hoặc nhận giấy tờ.
Nếu ủy quyền liên quan đến việc ký hợp đồng, cần ghi rõ quyền này. Các nội dung về giá mua và số lượng cổ phần cũng nên được xác định cụ thể.
1.4. Chứng thực chữ ký có xác nhận giao dịch mua cổ phần không?
Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ giao dịch.
Người có thẩm quyền chứng thực chữ ký theo quy định. Việc này không thay thế các thủ tục liên quan đến mua cổ phần.
Doanh nghiệp vẫn có thể yêu cầu hồ sơ khác. Người mua cần đáp ứng các điều kiện của giao dịch và quy định nội bộ.
Vì vậy, nên kiểm tra yêu cầu của doanh nghiệp trước khi lập giấy ủy quyền.
2. Hồ sơ chứng thực giấy ủy quyền mua cổ phần, phần vốn góp
2.1. Giấy tờ tùy thân của người ủy quyền
Người ủy quyền cần xuất trình giấy tờ tùy thân phù hợp.
CCCD thường được sử dụng để xác định thông tin cá nhân. Giấy tờ cần còn giá trị sử dụng và có thông tin rõ ràng.
Thông tin trong giấy ủy quyền phải thống nhất với giấy tờ tùy thân. Người dân nên kiểm tra kỹ trước khi ký.
2.2. Giấy ủy quyền mua cổ phần
Giấy ủy quyền là tài liệu quan trọng trong hồ sơ.
Nội dung văn bản nên thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết. Một số nội dung nên có gồm:
- Thông tin người ủy quyền.
- Thông tin người được ủy quyền.
- Tên doanh nghiệp liên quan.
- Loại cổ phần hoặc phần vốn góp.
- Số lượng cổ phần hoặc tỷ lệ vốn góp.
- Giá mua hoặc nguyên tắc xác định giá.
- Phạm vi công việc được ủy quyền.
- Thời hạn ủy quyền.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên.
Không phải trường hợp nào cũng cần ghi tất cả nội dung trên. Người dân nên căn cứ vào giao dịch thực tế.
2.3. Tài liệu liên quan đến cổ phần hoặc phần vốn góp
Tùy giao dịch, người yêu cầu có thể cần chuẩn bị thêm tài liệu liên quan.
Có thể bao gồm:
- Thông tin đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ doanh nghiệp.
- Văn bản chào bán cổ phần.
- Hợp đồng chuyển nhượng.
- Văn bản xác nhận quyền mua.
- Tài liệu khác do doanh nghiệp cung cấp.
Những tài liệu này giúp xác định rõ giao dịch. Chúng cũng giúp người được ủy quyền thực hiện đúng phạm vi công việc.
2.4. Giấy tờ của người được ủy quyền
Thông tin của người được ủy quyền cần được ghi chính xác.
Một số trường hợp có thể cần thông tin giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền. Người ủy quyền nên kiểm tra kỹ các thông tin này.
Sai họ tên hoặc số giấy tờ có thể gây khó khăn khi làm việc với doanh nghiệp.
2.5. Trường hợp người ủy quyền là tổ chức
Nếu bên mua là tổ chức, hồ sơ có thể phức tạp hơn.
Người thực hiện cần chứng minh tư cách đại diện. Tùy trường hợp, có thể cần giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền.
Doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu tài liệu nội bộ. Người đại diện nên kiểm tra trước với bên nhận hồ sơ.
>>> Xem thêm: Từ cấp giấy chứng nhận đến biến động nhà đất, Dịch vụ sổ đỏ giúp bạn có thêm góc nhìn trước khi thực hiện
3. Quy trình chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền mua cổ phần
3.1. Bước 1: Xác định nội dung cần ủy quyền
Trước tiên, người mua cần xác định công việc muốn giao cho người khác.
Có thể chỉ ủy quyền liên hệ và nộp hồ sơ. Cũng có thể ủy quyền ký một số giấy tờ trong phạm vi cho phép.
Nội dung cần được thể hiện rõ trong văn bản. Phạm vi càng cụ thể thì càng hạn chế cách hiểu khác nhau.
3.2. Bước 2: Kiểm tra yêu cầu của doanh nghiệp
Người mua nên liên hệ doanh nghiệp trước khi lập giấy ủy quyền.
Doanh nghiệp có thể có mẫu hồ sơ riêng. Một số giao dịch cũng có yêu cầu về hình thức văn bản.
Có trường hợp doanh nghiệp yêu cầu giấy ủy quyền được chứng thực. Trường hợp khác có thể yêu cầu công chứng hoặc giấy tờ bổ sung.
Kiểm tra trước sẽ giúp hồ sơ phù hợp ngay từ đầu.
3.3. Bước 3: Chuẩn bị giấy tờ
Người ủy quyền chuẩn bị giấy tờ tùy thân. Đồng thời, cần chuẩn bị giấy ủy quyền và tài liệu liên quan.
Thông tin trong các giấy tờ cần thống nhất. Những nội dung về doanh nghiệp cũng cần được kiểm tra kỹ.
Nếu sử dụng mẫu của doanh nghiệp, không nên tự ý thay đổi nội dung bắt buộc.
3.4. Bước 4: Ký giấy ủy quyền
Người ủy quyền xuất trình giấy tờ cho người có thẩm quyền.
Sau khi được kiểm tra, người yêu cầu ký vào giấy ủy quyền. Chữ ký cần được thực hiện theo đúng trình tự.
Người dân không nên ký trước nếu được yêu cầu ký tại nơi chứng thực. Việc ký đúng thời điểm giúp thủ tục được thực hiện thuận lợi.
3.5. Bước 5: Chứng thực chữ ký
Sau khi kiểm tra hồ sơ, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực.
Nội dung chứng thực được ghi theo quy định. Chữ ký của người ủy quyền được xác nhận theo thủ tục.
Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận lại giấy ủy quyền. Nên kiểm tra toàn bộ thông tin trước khi sử dụng.
3.6. Bước 6: Người được ủy quyền thực hiện công việc
Người được ủy quyền sử dụng giấy ủy quyền để làm việc với doanh nghiệp.
Người này chỉ nên thực hiện công việc trong phạm vi được giao. Nếu phát sinh yêu cầu mới, cần kiểm tra lại nội dung ủy quyền.
Khi làm việc, người được ủy quyền có thể phải xuất trình giấy tờ tùy thân. Doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu các giấy tờ khác.
4. Chi phí và những lưu ý khi ủy quyền mua cổ phần
4.1. Chi phí chứng thực chữ ký
Chi phí chứng thực chữ ký được áp dụng theo quy định hiện hành.
Mức thu phụ thuộc vào loại thủ tục và số lượng giấy tờ cần thực hiện. Nếu có nhu cầu sao chụp, có thể phát sinh thêm chi phí.
Người dân nên hỏi trước về mức thu. Điều này giúp chủ động chuẩn bị hồ sơ và kinh phí.
4.2. Cần ghi rõ phạm vi ủy quyền
Phạm vi ủy quyền là nội dung cần đặc biệt chú ý.
Người ủy quyền nên xác định rõ người được ủy quyền được làm gì. Các quyền liên quan đến ký kết, thanh toán hoặc nhận hồ sơ nên được ghi cụ thể.
Không nên sử dụng nội dung quá chung chung. Cách ghi này có thể gây khó khăn khi doanh nghiệp kiểm tra hồ sơ.
4.3. Cần xác định rõ cổ phần hoặc phần vốn góp
Giấy ủy quyền nên thể hiện rõ đối tượng của giao dịch.
Đối với cổ phần, có thể cần xác định loại cổ phần và số lượng. Với phần vốn góp, cần xác định tỷ lệ hoặc giá trị phần vốn.
Thông tin càng cụ thể càng dễ kiểm tra. Người được ủy quyền cũng thuận lợi hơn khi thực hiện công việc.
4.4. Kiểm tra hạn chế chuyển nhượng cổ phần
Không phải mọi cổ phần đều được chuyển nhượng theo cùng một cách.
Một số cổ phần có thể có hạn chế chuyển nhượng theo quy định. Điều lệ doanh nghiệp cũng có thể chứa những nội dung cần lưu ý.
Vì vậy, người mua nên kiểm tra trước tình trạng cổ phần. Việc này giúp hạn chế rủi ro khi thực hiện giao dịch.
4.5. Lưu ý đối với phần vốn góp trong công ty
Phần vốn góp và cổ phần là hai khái niệm khác nhau.
Cổ phần gắn với công ty cổ phần. Phần vốn góp thường được sử dụng trong công ty trách nhiệm hữu hạn.
Do đó, hồ sơ và thủ tục có thể không giống nhau. Người dân cần xác định đúng loại hình doanh nghiệp trước khi lập giấy ủy quyền.
4.6. Giấy ủy quyền nên có thời hạn rõ ràng
Thời hạn ủy quyền nên được ghi cụ thể.
Các bên có thể xác định thời hạn phù hợp với giao dịch. Có thể ủy quyền cho một lần thực hiện hoặc trong một khoảng thời gian nhất định.
Khi hết thời hạn, người được ủy quyền không nên tiếp tục thực hiện công việc. Nếu cần thiết, người ủy quyền có thể lập văn bản mới.
4.7. Kiểm tra yêu cầu về công chứng và chứng thực
Không nên mặc định mọi giao dịch đều chỉ cần chứng thực chữ ký.
Hình thức văn bản phụ thuộc vào nội dung giao dịch. Yêu cầu của doanh nghiệp cũng là yếu tố cần xem xét.
Trước khi ký, người dân nên xác định đúng loại văn bản cần sử dụng. Điều này giúp tránh trường hợp phải lập lại giấy tờ.
>>> Xem thêm: Khi không thể trực tiếp có mặt, công chứng ủy quyền có thể trở thành giải pháp phù hợp
Kết luận
Chứng thực ủy quyền mua cổ phần giúp người mua có thể giao cho người khác thực hiện một số công việc trong phạm vi được ủy quyền. Khi lập giấy ủy quyền, cần ghi rõ thông tin các bên và nội dung công việc. Người dân cũng nên kiểm tra yêu cầu của doanh nghiệp trước khi thực hiện chứng thực.
Nếu cần tư vấn về giấy ủy quyền mua cổ phần, phần vốn góp hoặc hồ sơ chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Mua bán nhà đất là giao dịch lớn, vì vậy công chứng mua bán nhà đất cần được chuẩn bị kỹ
>>> Xem thêm: Bạn đã biết văn phòng công chứng nào có thể hỗ trợ hồ sơ của mình chưa?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com