Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực sổ hộ khẩu VNeID là vấn đề được nhiều người quan tâm trong bối cảnh sổ hộ khẩu giấy không còn được sử dụng theo cơ chế quản lý cư trú mới. Từ ngày 01/01/2023, các thủ tục hành chính và dịch vụ công có yêu cầu nộp, xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy được chuyển sang khai thác, sử dụng thông tin cư trú theo các phương thức được pháp luật quy định.
Điều này khiến nhiều người gặp vướng mắc khi đang có nhu cầu sử dụng thông tin từng được thể hiện trong sổ hộ khẩu cũ, đặc biệt là những trường hợp cần chứng minh nơi cư trú, quan hệ nhân thân hoặc thông tin của các thành viên trong hộ gia đình.
Vậy sổ hộ khẩu cũ đã bị thu hồi có còn được chứng thực bản sao hay không? Có thể sử dụng VNeID để thay thế sổ hộ khẩu trong những trường hợp nào? Khi thực hiện thủ tục, người dân cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký người không biết chữ hoặc khiếm thị: Hướng dẫn lăn tay điểm chỉ.
1. Sổ hộ khẩu cũ đã thu hồi có còn được chứng thực bản sao không?
1.1. Vì sao sổ hộ khẩu giấy không còn được sử dụng như trước?
Luật Cư trú năm 2020 đã thay đổi phương thức quản lý cư trú theo hướng sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và dữ liệu cư trú điện tử thay cho sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy.
Nghị định 104/2022/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2023 quy định việc thay thế yêu cầu nộp, xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy trong các thủ tục hành chính, dịch vụ công bằng việc khai thác, sử dụng thông tin về cư trú.
Thông tin cư trú có thể được khai thác thông qua nhiều phương thức khác nhau. Trong đó có việc tra cứu thông tin cá nhân thông qua tài khoản định danh điện tử của công dân trên ứng dụng VNeID.
Do đó, người dân không còn phải phụ thuộc vào cuốn sổ hộ khẩu giấy để chứng minh thông tin cư trú trong các thủ tục thuộc phạm vi áp dụng.
1.2. Sổ hộ khẩu đã thu hồi có thể dùng để chứng thực bản sao không?
Khi sổ hộ khẩu đã bị thu hồi, người dân không nên hiểu rằng có thể tiếp tục sử dụng bản sao chứng thực của cuốn sổ này như một giấy tờ cư trú đang có giá trị.
Chứng thực bản sao về bản chất là việc chứng thực bản sao đúng với bản chính. Vì vậy, việc một bản sao có được chứng thực hay không còn phụ thuộc vào bản chính và giá trị sử dụng của giấy tờ trong từng trường hợp.
Đặc biệt, việc chứng thực được bản sao từ một tài liệu không đồng nghĩa với việc cơ quan tiếp nhận hồ sơ bắt buộc phải chấp nhận tài liệu đó để chứng minh thông tin cư trú.
Đối với những thủ tục trước đây yêu cầu sổ hộ khẩu, người dân cần kiểm tra yêu cầu hiện hành của cơ quan giải quyết thủ tục. Trong nhiều trường hợp, thông tin cư trú sẽ được khai thác trực tiếp từ cơ sở dữ liệu hoặc được chứng minh bằng các giấy tờ khác theo quy định.
1.3. Có phải mọi trường hợp đều bắt buộc dùng VNeID?
Không phải mọi trường hợp đều chỉ có duy nhất một phương thức là VNeID.
Theo Nghị định 104/2022/NĐ-CP, thông tin cư trú có thể được khai thác thông qua tài khoản định danh điện tử, thiết bị đọc mã QR Code hoặc chip trên thẻ căn cước, và các phương thức khai thác khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Trường hợp không thể khai thác thông tin cư trú theo các phương thức này, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu công dân xuất trình hoặc nộp bản sao giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin cư trú.
Vì vậy, VNeID là một phương thức quan trọng để khai thác thông tin cư trú nhưng không nên hiểu rằng đây là giấy tờ duy nhất có thể sử dụng trong mọi thủ tục.
2. VNeID có thể thay thế thông tin từ sổ hộ khẩu như thế nào?
2.1. Khai thác thông tin cư trú trên VNeID
VNeID là ứng dụng định danh điện tử cho phép công dân khai thác các thông tin đã được tích hợp với tài khoản định danh điện tử.
Trong quá trình giải quyết thủ tục, thông tin cư trú có thể được cơ quan, tổ chức khai thác theo phương thức phù hợp. Điều này góp phần giảm việc người dân phải mang theo nhiều loại giấy tờ bản giấy.
Thay vì tìm lại sổ hộ khẩu cũ, người dân có thể kiểm tra thông tin cư trú được hiển thị trên tài khoản định danh điện tử của mình và thực hiện theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
2.2. Thông tin trên VNeID có giá trị như thế nào?
Giá trị của thông tin điện tử cần được xem xét theo quy định pháp luật áp dụng cho từng loại thông tin và từng thủ tục.
Luật Căn cước quy định căn cước điện tử có giá trị chứng minh về căn cước và những thông tin khác đã được tích hợp vào căn cước điện tử để thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công, giao dịch và các hoạt động khác theo nhu cầu của công dân.
Vì vậy, khi sử dụng VNeID, người dân cần phân biệt giữa việc khai thác thông tin điện tử và việc chứng thực bản sao của một giấy tờ giấy.
VNeID không phải là bản sao của sổ hộ khẩu cũ được chứng thực. Đây là phương thức điện tử để khai thác, xác thực và sử dụng thông tin theo quy định.
2.3. Khi nào cần Giấy xác nhận thông tin về cư trú?
Trong trường hợp không thể khai thác được thông tin cư trú bằng các phương thức điện tử hoặc theo phương thức được cơ quan tiếp nhận áp dụng, công dân có thể được yêu cầu cung cấp giấy tờ chứng minh thông tin cư trú.
Nghị định 104/2022/NĐ-CP liệt kê Giấy xác nhận thông tin về cư trú và Giấy thông báo số định danh cá nhân, thông tin công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trong nhóm giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin cư trú.
Do đó, nếu một thủ tục yêu cầu phải có tài liệu chứng minh cư trú mà cơ quan tiếp nhận không thể khai thác dữ liệu trực tiếp, người dân có thể được hướng dẫn sử dụng giấy tờ phù hợp thay cho sổ hộ khẩu giấy.
>>> Xem thêm: Khi khoảng cách địa lý trở thành trở ngại, công chứng ủy quyền giúp việc giao quyền trở nên thuận tiện hơn
3. Thủ tục sử dụng VNeID thay thế sổ hộ khẩu cũ
3.1. Bước 1: Xác định chính xác yêu cầu của cơ quan tiếp nhận
Trước tiên, người dân cần xác định thủ tục mình đang thực hiện yêu cầu thông tin gì.
Có trường hợp chỉ cần xác nhận nơi cư trú. Có trường hợp cần xác định quan hệ giữa các thành viên trong gia đình. Một số thủ tục khác có thể yêu cầu thông tin lịch sử cư trú hoặc các dữ liệu cụ thể.
Việc xác định đúng yêu cầu giúp lựa chọn phương thức cung cấp thông tin phù hợp.
Không nên mặc định rằng ảnh chụp màn hình VNeID có thể thay thế mọi loại giấy tờ. Người dân nên thực hiện theo phương thức mà cơ quan tiếp nhận hồ sơ hoặc pháp luật chuyên ngành quy định.
3.2. Bước 2: Kiểm tra thông tin trên tài khoản VNeID
Người dân có thể đăng nhập tài khoản VNeID để kiểm tra các thông tin được tích hợp.
Cần đối chiếu họ tên, ngày tháng năm sinh, thông tin cư trú và các dữ liệu liên quan với giấy tờ đang có.
Nếu thông tin trên hệ thống có sai lệch hoặc chưa được cập nhật, người dân nên thực hiện việc điều chỉnh, cập nhật theo quy định trước khi sử dụng cho thủ tục.
Việc kiểm tra trước giúp hạn chế trường hợp thông tin điện tử không khớp với hồ sơ giấy.
3.3. Bước 3: Cung cấp thông tin theo phương thức được chấp nhận
Tùy thủ tục, cơ quan tiếp nhận có thể khai thác thông tin trực tiếp từ hệ thống hoặc yêu cầu người dân cung cấp giấy tờ chứng minh cư trú.
Nghị định 104/2022/NĐ-CP quy định các phương thức khai thác thông tin cư trú, trong đó có tài khoản định danh điện tử và các thiết bị đọc dữ liệu từ thẻ căn cước.
Do đó, người dân không nhất thiết phải tìm lại sổ hộ khẩu cũ để thực hiện những thủ tục đã được chuyển sang phương thức quản lý cư trú mới.
3.4. Bước 4: Trường hợp thông tin trên VNeID chưa đáp ứng yêu cầu
Nếu thông tin trên VNeID chưa đầy đủ hoặc cơ quan tiếp nhận không thể khai thác dữ liệu, người dân cần hỏi rõ loại giấy tờ thay thế được chấp nhận.
Trong trường hợp phù hợp, Giấy xác nhận thông tin về cư trú có thể được sử dụng để chứng minh thông tin cư trú. Ngoài ra, pháp luật còn quy định một số giấy tờ khác có giá trị chứng minh thông tin cư trú.
Người dân không nên tự ý sử dụng bản photo hoặc ảnh chụp sổ hộ khẩu cũ nếu cơ quan tiếp nhận đã không còn yêu cầu loại giấy tờ này.
4. Những lưu ý khi chứng thực và sử dụng thông tin thay thế sổ hộ khẩu
4.1. Phân biệt chứng thực bản sao với xác nhận thông tin cư trú
Đây là vấn đề rất dễ gây nhầm lẫn.
Chứng thực bản sao là hoạt động xác nhận bản sao đúng với bản chính. Trong khi đó, việc xác nhận hoặc khai thác thông tin cư trú nhằm chứng minh dữ liệu cư trú của công dân.
Hai thủ tục này có mục đích khác nhau.
Vì vậy, nếu một cơ quan yêu cầu chứng minh thông tin cư trú, người dân cần xác định họ đang cần bản sao chứng thực của một giấy tờ hay chỉ cần thông tin cư trú được xác thực, khai thác từ hệ thống.
4.2. Không nên sử dụng sổ hộ khẩu cũ thay cho giấy tờ hiện hành
Việc vẫn còn giữ một cuốn sổ hộ khẩu cũ không đồng nghĩa với việc sổ đó tiếp tục là giấy tờ cư trú cần xuất trình trong các thủ tục hiện nay.
Từ ngày 01/01/2023, các thủ tục hành chính và dịch vụ công có yêu cầu nộp, xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy đã được chuyển sang phương thức khai thác, sử dụng thông tin cư trú theo quy định.
Do đó, khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu thông tin cư trú, người dân nên sử dụng phương thức thay thế phù hợp thay vì cố gắng chứng thực hoặc sử dụng lại sổ hộ khẩu cũ.
4.3. Kiểm tra thông tin trước khi thực hiện chứng thực
Nếu người dân vẫn có nhu cầu chứng thực bản sao một giấy tờ cũ để phục vụ mục đích lưu trữ hoặc một yêu cầu cụ thể, cần trao đổi trước với tổ chức thực hiện chứng thực.
Đặc biệt, cần xác định rõ giấy tờ đó được dùng cho mục đích gì và cơ quan tiếp nhận hồ sơ có chấp nhận hay không.
Điều này giúp tránh tình trạng mất thời gian chứng thực một tài liệu nhưng cuối cùng vẫn phải bổ sung giấy tờ khác.
4.4. Chuẩn bị giấy tờ thay thế khi cần thiết
Trong trường hợp thủ tục yêu cầu chứng minh cư trú nhưng không thể khai thác dữ liệu điện tử, người dân nên chuẩn bị giấy tờ thay thế phù hợp.
Tùy trường hợp, có thể cần Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc giấy tờ khác thuộc nhóm giấy tờ chứng minh thông tin cư trú theo quy định.
Nếu chưa rõ cần loại giấy tờ nào, người dân nên liên hệ cơ quan tiếp nhận hoặc đơn vị có chuyên môn để được hướng dẫn trước.
4.5. Thông tin cư trú cần được cập nhật chính xác
Việc chuyển từ sổ hộ khẩu giấy sang dữ liệu điện tử khiến tính chính xác của thông tin trên hệ thống trở nên đặc biệt quan trọng.
Khi phát hiện thông tin không đúng, người dân nên thực hiện thủ tục cập nhật, điều chỉnh theo quy định.
Thông tin chính xác giúp việc giải quyết thủ tục hành chính, giao dịch dân sự và các công việc liên quan thuận lợi hơn, đồng thời hạn chế việc phải sử dụng các giấy tờ cũ để giải thích thông tin.
>>> Xem thêm: Khi tài sản có giá trị lớn, đừng thực hiện công chứng mua bán nhà đất một cách vội vàng
Kết luận
Chứng thực sổ hộ khẩu VNeID cần được hiểu đúng trong bối cảnh sổ hộ khẩu giấy đã được thay thế bằng phương thức quản lý cư trú trên cơ sở dữ liệu điện tử. Người dân không nên mặc định rằng sổ hộ khẩu cũ đã thu hồi vẫn có thể sử dụng như một giấy tờ cư trú hiện hành. Thay vào đó, tùy từng thủ tục, thông tin cư trú có thể được khai thác qua VNeID, hệ thống dữ liệu dân cư hoặc được chứng minh bằng giấy tờ thay thế phù hợp theo quy định.
Nếu chưa rõ sổ hộ khẩu cũ có cần chứng thực hay giấy tờ nào có thể thay thế trong trường hợp cụ thể, khách hàng nên kiểm tra trước yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Đồng thời, có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn về giấy tờ, thủ tục chứng thực bản sao và hướng dẫn lựa chọn phương án phù hợp với từng trường hợp.
>>> Xem thêm: Một văn phòng công chứng uy tín sẽ giúp bạn chủ động hơn khi làm thủ tục
>>> Xem thêm: Thay vì tự tìm hiểu từng thủ tục, bạn có thể cân nhắc Dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com