Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký người nước ngoài tại Việt Nam là thủ tục thường được thực hiện khi cá nhân nước ngoài cần ký vào giấy tờ, văn bản để sử dụng tại Việt Nam hoặc phục vụ một mục đích pháp lý nhất định. Một trong những vấn đề được quan tâm nhiều nhất là người nước ngoài cần xuất trình hộ chiếu hay có thể sử dụng giấy tờ chứng minh tạm trú khi thực hiện thủ tục.
Theo quy định hiện hành, giấy tờ tùy thân được sử dụng để chứng thực chữ ký của người nước ngoài không được hiểu đơn thuần là giấy tạm trú. Nghị định 280/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/11/2025, đã cập nhật quy định về giấy tờ người yêu cầu chứng thực có thể xuất trình, trong đó có hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh và giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.
Vậy người nước ngoài tại Việt Nam cần mang theo hộ chiếu hay thẻ tạm trú? Hồ sơ chứng thực gồm những gì và quy trình thực hiện ra sao? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ từng vấn đề.
>>> Xem thêm: Điểm khác biệt giữa chứng thực hợp đồng cho thuê nhà và công chứng hợp đồng thuê nhà.
1. Người nước ngoài chứng thực chữ ký cần mang theo giấy tờ gì?
1.1. Hộ chiếu là giấy tờ quan trọng khi chứng thực chữ ký
Khi thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải xuất trình giấy tờ tùy thân thuộc loại được pháp luật quy định và còn giá trị sử dụng.
Theo quy định hiện hành, một trong những giấy tờ có thể sử dụng là hộ chiếu. Đây cũng là loại giấy tờ phổ biến nhất đối với người nước ngoài đang sinh sống, làm việc hoặc lưu trú tại Việt Nam.
Hộ chiếu giúp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác định thông tin nhân thân của người yêu cầu. Các thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch và số hộ chiếu có thể được sử dụng để đối chiếu khi thực hiện chứng thực.
Vì vậy, trong trường hợp người nước ngoài cần chứng thực chữ ký tại Việt Nam, việc mang theo hộ chiếu còn giá trị sử dụng là lựa chọn phù hợp và thuận tiện.
1.2. Có thể sử dụng giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế
Quy định hiện hành không chỉ giới hạn ở hộ chiếu. Nghị định 280/2025/NĐ-CP cho phép người yêu cầu chứng thực xuất trình một trong các loại giấy tờ theo quy định, bao gồm căn cước điện tử, thẻ căn cước, giấy chứng nhận căn cước, hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.
Đối với người nước ngoài, việc sử dụng loại giấy tờ nào còn phụ thuộc vào giấy tờ thực tế mà người đó đang có và được pháp luật công nhận.
Do đó, trước khi đến nơi thực hiện chứng thực, người nước ngoài nên kiểm tra loại giấy tờ mình dự định sử dụng. Nếu không chắc chắn giấy tờ có đáp ứng yêu cầu hay không, nên liên hệ trước với đơn vị thực hiện chứng thực để được hướng dẫn.
1.3. Thẻ tạm trú có thay thế hộ chiếu khi chứng thực chữ ký không?
Đây là vấn đề dễ gây nhầm lẫn.
Thẻ tạm trú không phải là giấy tờ được liệt kê riêng trong nhóm giấy tờ tùy thân tại khoản 1 Điều 24 sau khi được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP. Quy định hiện hành tập trung vào căn cước điện tử, các loại thẻ căn cước, hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.
Vì vậy, người nước ngoài không nên mặc nhiên cho rằng chỉ cần mang thẻ tạm trú là có thể thay thế hộ chiếu để thực hiện chứng thực chữ ký.
Trong thực tế, thẻ tạm trú có thể là giấy tờ hữu ích để cung cấp thêm thông tin về tình trạng cư trú. Tuy nhiên, người nước ngoài nên mang theo hộ chiếu hoặc giấy tờ thuộc nhóm được pháp luật quy định để việc xác minh nhân thân được thuận lợi.
1.4. Chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú
Một điểm đáng chú ý là việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Quy định này áp dụng đối với chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký.
Điều đó có nghĩa là người nước ngoài không nhất thiết phải đến đúng nơi mình đang tạm trú để thực hiện chứng thực chữ ký.
Tuy nhiên, việc lựa chọn nơi chứng thực vẫn cần dựa trên khả năng tiếp nhận hồ sơ thực tế. Người yêu cầu nên liên hệ trước để xác nhận cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và chuẩn bị giấy tờ phù hợp.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký người nước ngoài tại Việt Nam
2.1. Giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng
Giấy tờ tùy thân là thành phần quan trọng nhất để xác định người yêu cầu chứng thực.
Đối với người nước ngoài, hộ chiếu thường là giấy tờ được sử dụng phổ biến. Ngoài ra, pháp luật hiện hành còn quy định các loại giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng thuộc nhóm giấy tờ có thể xuất trình.
Người yêu cầu nên mang theo bản gốc để thuận tiện cho việc kiểm tra thông tin. Nếu sử dụng giấy tờ khác hộ chiếu, nên xác nhận trước với nơi thực hiện chứng thực để tránh trường hợp phải bổ sung hồ sơ.
2.2. Giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký
Ngoài giấy tờ tùy thân, người nước ngoài cần chuẩn bị giấy tờ hoặc văn bản mà mình sẽ ký.
Nội dung văn bản phải phù hợp với phạm vi chứng thực chữ ký. Người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký.
Người thực hiện chứng thực chủ yếu xác nhận chữ ký trên văn bản là chữ ký của người yêu cầu. Việc chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng hoặc hợp pháp. Quy định hiện hành xác định rõ người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký, trong khi người yêu cầu chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
2.3. Trường hợp văn bản được lập bằng tiếng nước ngoài
Nếu người nước ngoài ký vào văn bản bằng tiếng nước ngoài, cần xem xét mục đích sử dụng và yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản.
Có trường hợp chỉ cần chứng thực chữ ký. Nhưng cũng có trường hợp văn bản cần được dịch sang tiếng Việt hoặc phải thực hiện thêm thủ tục khác trước khi sử dụng.
Đặc biệt, nếu giấy tờ được lập tại nước ngoài và được sử dụng tại Việt Nam, cần phân biệt giữa chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký người dịch. Đây là những thủ tục có đối tượng và yêu cầu hồ sơ khác nhau.
2.4. Có cần giấy xác nhận tạm trú không?
Thông thường, người nước ngoài không cần chứng minh nơi tạm trú chỉ để thực hiện chứng thực chữ ký.
Lý do là pháp luật quy định việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể, cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ có thể cần thêm thông tin để xác minh danh tính hoặc làm rõ nội dung liên quan. Vì vậy, nếu người nước ngoài đang có thẻ tạm trú hoặc giấy tờ liên quan đến cư trú, có thể mang theo để sử dụng khi được yêu cầu.
Điểm quan trọng là giấy tờ cư trú không nên được hiểu là giấy tờ mặc định thay thế hộ chiếu trong thủ tục chứng thực chữ ký.
>>> Xem thêm: Muốn ủy quyền cho người khác nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Hãy tham khảo công chứng ủy quyền
3. Quy trình chứng thực chữ ký của người nước ngoài
3.1. Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ và văn bản cần ký
Trước khi đến nơi thực hiện chứng thực, người nước ngoài cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng và văn bản cần chứng thực chữ ký.
Nếu văn bản do người nước ngoài tự soạn, nên kiểm tra trước nội dung. Nếu văn bản do cơ quan, tổ chức hoặc đối tác cung cấp, nên xác định rõ yêu cầu đối với chữ ký và chứng thực.
Việc chuẩn bị trước giúp hạn chế tình trạng đã đến nơi nhưng phải sửa đổi hoặc bổ sung văn bản.
3.2. Bước 2: Xuất trình giấy tờ tùy thân
Người yêu cầu chứng thực xuất trình một trong những giấy tờ được pháp luật quy định.
Đối với người nước ngoài, hộ chiếu còn giá trị sử dụng thường là giấy tờ thuận tiện nhất. Trường hợp sử dụng giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế khác, cần bảo đảm giấy tờ thuộc nhóm được pháp luật chấp nhận.
Theo quy định hiện hành, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ và điều kiện thực hiện chứng thực trước khi yêu cầu người dân ký.
3.3. Bước 3: Ký văn bản trước mặt người thực hiện chứng thực
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp pháp luật có quy định đặc biệt.
Đây là điểm quan trọng cần lưu ý. Người nước ngoài không nên ký sẵn văn bản trước khi đến nơi chứng thực nếu được yêu cầu phải ký trực tiếp.
Sau khi kiểm tra giấy tờ và xác định người yêu cầu đủ điều kiện, người thực hiện chứng thực sẽ yêu cầu người đó ký vào văn bản theo quy định.
3.4. Bước 4: Thực hiện chứng thực chữ ký
Sau khi người nước ngoài ký, người thực hiện chứng thực kiểm tra và thực hiện thủ tục chứng thực.
Nội dung chứng thực tập trung vào việc xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Nghị định 280/2025/NĐ-CP cũng cập nhật mẫu lời chứng và sổ chứng thực chữ ký phù hợp với hệ thống giấy tờ tùy thân hiện hành.
Trường hợp văn bản có từ hai trang trở lên hoặc được lập thành nhiều tờ, việc ghi lời chứng, ký và đóng dấu được thực hiện theo quy định tương ứng.
3.5. Bước 5: Nhận văn bản đã chứng thực
Sau khi hoàn tất thủ tục, người yêu cầu nhận lại giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký.
Người nước ngoài nên kiểm tra lại thông tin trước khi rời khỏi nơi thực hiện chứng thực. Các nội dung như họ tên, số hộ chiếu, ngày tháng năm sinh, nội dung văn bản và thông tin trong lời chứng cần được đối chiếu cẩn thận.
Nếu văn bản được sử dụng cho thủ tục tại cơ quan nước ngoài, doanh nghiệp hoặc tổ chức khác, người yêu cầu cũng nên kiểm tra xem bên tiếp nhận có yêu cầu thêm bản dịch, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thủ tục khác hay không.
4. Những lưu ý quan trọng khi chứng thực chữ ký người nước ngoài
4.1. Hộ chiếu nên còn nguyên vẹn và còn giá trị sử dụng
Người nước ngoài nên kiểm tra tình trạng hộ chiếu trước khi thực hiện chứng thực.
Hộ chiếu bị hư hỏng, thông tin không rõ ràng hoặc không còn giá trị sử dụng có thể gây khó khăn cho việc xác định nhân thân.
Do đó, nếu hộ chiếu đã hết hạn, người yêu cầu nên sử dụng giấy tờ khác thuộc nhóm được pháp luật cho phép nếu có. Trường hợp không chắc chắn, nên liên hệ trước với nơi thực hiện chứng thực.
4.2. Không nên chỉ mang theo thẻ tạm trú
Thẻ tạm trú có thể chứng minh thông tin về việc cư trú tại Việt Nam nhưng không nên mặc nhiên xem đây là giấy tờ thay thế hộ chiếu trong thủ tục chứng thực chữ ký.
Theo quy định hiện hành, nhóm giấy tờ được sử dụng để chứng thực chữ ký đã được quy định cụ thể, trong đó có hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh và giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.
Vì vậy, cách chuẩn bị an toàn nhất là mang theo hộ chiếu cùng các giấy tờ liên quan nếu có.
4.3. Cần phân biệt chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng.
Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký của người yêu cầu trên giấy tờ, văn bản. Trong khi đó, đối với những giao dịch có nội dung là hợp đồng hoặc giao dịch, không phải trường hợp nào cũng có thể lựa chọn hình thức chứng thực chữ ký.
Pháp luật về chứng thực quy định các trường hợp không được chứng thực chữ ký, trong đó có giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ một số trường hợp được quy định.
Do đó, nếu người nước ngoài cần ký hợp đồng, văn bản chuyển nhượng, tặng cho hoặc giao dịch có tính chất phức tạp, cần xác định đúng thủ tục trước khi đến thực hiện.
4.4. Không phải trường hợp nào cũng chỉ cần chứng thực chữ ký
Một văn bản có chữ ký của người nước ngoài có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
Tùy trường hợp, bên tiếp nhận có thể yêu cầu thêm:
- Bản dịch sang tiếng Việt.
- Chứng thực chữ ký người dịch.
- Chứng thực bản sao giấy tờ.
- Hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thủ tục tương ứng.
- Giấy tờ chứng minh tư cách hoặc thẩm quyền ký.
Vì vậy, trước khi chứng thực, người nước ngoài nên xác định rõ văn bản sẽ được nộp cho cơ quan, tổ chức nào và mục đích sử dụng là gì.
4.5. Có thể thực hiện chứng thực tại tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền
Theo quy định hiện hành, công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Đây là lựa chọn thuận tiện đối với người nước ngoài cần được hướng dẫn về hồ sơ và trình tự thực hiện.
Đặc biệt, nếu nội dung văn bản có yếu tố nước ngoài hoặc có yêu cầu sử dụng tại cơ quan, tổ chức khác, khách hàng nên trao đổi trước về mục đích sử dụng. Việc xác định đúng thủ tục ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế phải thực hiện lại hồ sơ.
>>> Xem thêm: Cẩn trọng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh nhiều phiền phức trong quá trình công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Chứng thực chữ ký người nước ngoài tại Việt Nam hiện nay có thể được thực hiện khi người yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân thuộc nhóm được pháp luật quy định và còn giá trị sử dụng. Đối với người nước ngoài, hộ chiếu thường là giấy tờ quan trọng và thuận tiện nhất; thẻ tạm trú không nên mặc nhiên được xem là giấy tờ thay thế hộ chiếu trong thủ tục này. Quy định hiện hành cũng cho phép sử dụng giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng trong các trường hợp phù hợp.
Để tránh mất thời gian, người nước ngoài nên chuẩn bị hộ chiếu, văn bản cần ký và các giấy tờ liên quan đến mục đích sử dụng văn bản. Nếu cần được kiểm tra trước về thành phần hồ sơ, thủ tục hoặc hình thức chứng thực phù hợp, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký theo đúng quy định.
>>> Xem thêm: Bạn đã biết văn phòng công chứng nào có thể hỗ trợ hồ sơ của mình chưa?
>>> Xem thêm: Muốn chủ động hơn khi chuyển quyền nhà đất? Hãy tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com