Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực bản sao lấy ngay là nhu cầu phổ biến đối với những người cần hoàn thiện hồ sơ trong thời gian ngắn, đặc biệt khi phải chứng thực nhiều loại giấy tờ cùng lúc. Tuy nhiên, với trường hợp yêu cầu chứng thực bản sao số lượng lớn, việc có thể nhận kết quả trong 30 phút hay không còn phụ thuộc vào số lượng bản sao, số lượng loại giấy tờ, tình trạng bản chính và khả năng tiếp nhận, xử lý của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Theo quy định về chứng thực, người yêu cầu phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao. Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính trước khi thực hiện chứng thực.
Vậy trường hợp chứng thực hàng chục, hàng trăm bản sao có thể lấy ngay trong 30 phút không? Số lượng lớn có làm kéo dài thời gian giải quyết không? Cần chuẩn bị hồ sơ và sắp xếp như thế nào để tiết kiệm thời gian? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp cụ thể.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên văn bản từ chối nhận di sản thừa kế: Thủ tục và giấy tờ cần có.
1. Chứng thực bản sao số lượng lớn có thể lấy ngay trong 30 phút không?
1.1. Quy định chung về thời hạn chứng thực bản sao
Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực về nguyên tắc được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu; nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ thì có thể giải quyết trong ngày làm việc tiếp theo, trừ những trường hợp pháp luật có quy định riêng.
Quy định này không đồng nghĩa với việc mọi yêu cầu chứng thực đều chắc chắn được trả kết quả trong một khoảng thời gian cố định như 15 phút hoặc 30 phút.
Thời gian thực tế còn phụ thuộc vào khối lượng hồ sơ cần xử lý. Đối với một vài giấy tờ, việc kiểm tra và đối chiếu có thể được thực hiện tương đối nhanh. Ngược lại, nếu khách hàng mang đến số lượng lớn giấy tờ và yêu cầu nhiều bản sao thì quá trình xử lý sẽ mất nhiều thời gian hơn.
Do đó, khách hàng không nên mặc nhiên hiểu rằng cứ yêu cầu chứng thực trong ngày thì chắc chắn có thể nhận toàn bộ kết quả trong 30 phút.
1.2. Trường hợp ít bản sao có thể hoàn thành nhanh hơn
Nếu hồ sơ chỉ gồm một số lượng giấy tờ tương đối ít, bản chính rõ ràng và không có vấn đề cần xác minh, việc chứng thực có thể được thực hiện nhanh.
Ví dụ, khách hàng cần chứng thực một vài bản sao CCCD, bằng tốt nghiệp, giấy khai sinh hoặc một số giấy tờ cá nhân. Khi hồ sơ đầy đủ và thuận tiện cho việc kiểm tra, thời gian xử lý thường sẽ ngắn hơn so với hồ sơ có hàng chục loại giấy tờ.
Tuy nhiên, thời gian 30 phút vẫn nên được hiểu là thời gian dự kiến theo khả năng xử lý thực tế, không phải một mốc thời gian bắt buộc áp dụng cho mọi trường hợp.
Nếu khách hàng đang cần gấp, cách tốt nhất là liên hệ trước với nơi dự kiến thực hiện chứng thực, thông báo rõ số lượng giấy tờ và số lượng bản sao cần lấy.
1.3. Số lượng lớn có thể khiến thời gian xử lý kéo dài
Khi yêu cầu chứng thực nhiều bản sao cùng lúc, người thực hiện chứng thực phải kiểm tra và đối chiếu các bản sao với bản chính.
Điều này đặc biệt đáng lưu ý khi khách hàng có nhiều loại giấy tờ khác nhau. Mỗi loại giấy tờ có thể có đặc điểm, số trang và nội dung khác nhau, khiến thời gian kiểm tra không giống nhau.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng có quy định riêng về trường hợp phải gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính. Theo Điều 21, nếu cùng lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính, bản chính có nhiều trang, yêu cầu số lượng nhiều hoặc nội dung giấy tờ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu thì thời hạn có thể được kéo dài thêm nhưng không quá 02 ngày làm việc, hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Như vậy, không thể khẳng định mọi hồ sơ chứng thực số lượng lớn đều lấy được ngay trong 30 phút. Thời gian cụ thể cần được xem xét dựa trên từng hồ sơ.
2. Những yếu tố ảnh hưởng đến thời gian chứng thực bản sao lấy ngay
2.1. Số lượng bản sao cần chứng thực
Số lượng bản sao là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến thời gian xử lý.
Nếu khách hàng chỉ cần một hoặc vài bản sao, việc kiểm tra, đối chiếu và hoàn tất chứng thực có thể nhanh chóng. Nhưng nếu cùng một bản chính cần chứng thực thành nhiều bản sao, khối lượng công việc sẽ tăng lên đáng kể.
Chẳng hạn, khách hàng cần chứng thực 20 bản sao của một loại giấy tờ sẽ có yêu cầu xử lý khác với trường hợp chỉ cần 1 hoặc 2 bản.
Vì vậy, nếu có nhu cầu chứng thực số lượng lớn, khách hàng nên thông báo trước số lượng bản sao cần thực hiện để đơn vị tiếp nhận có thể chủ động sắp xếp.
2.2. Số lượng loại giấy tờ cần chứng thực
Không chỉ số lượng bản sao, số lượng loại giấy tờ cũng ảnh hưởng đến thời gian thực hiện.
Một bộ hồ sơ có thể gồm nhiều loại giấy tờ như:
- CCCD hoặc giấy tờ tùy thân.
- Bằng tốt nghiệp.
- Học bạ.
- Giấy khai sinh.
- Giấy đăng ký kết hôn.
- Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ cư trú trong trường hợp được yêu cầu.
- Các loại giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ khác.
Mỗi bản chính cần được kiểm tra để xác định có đủ điều kiện sử dụng làm cơ sở chứng thực hay không.
Do đó, hồ sơ càng nhiều loại giấy tờ thì khách hàng càng nên chủ động dành thời gian xử lý, thay vì chỉ dựa vào mốc 30 phút.
2.3. Tình trạng của bản chính
Tình trạng bản chính cũng có thể ảnh hưởng đến tốc độ giải quyết.
Bản chính rõ ràng, nguyên vẹn, thông tin dễ đọc sẽ thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu. Ngược lại, giấy tờ bị nhàu nát, tẩy xóa, sửa chữa, mờ hoặc khó xác định nội dung có thể khiến việc chứng thực không thể thực hiện ngay.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định một số trường hợp bản chính không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao, chẳng hạn bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ hoặc bị hư hỏng, cũ nát đến mức không xác định được nội dung.
Vì vậy, kiểm tra trước tình trạng của toàn bộ bản chính là một trong những cách hữu hiệu để tránh phát sinh thời gian xử lý.
2.4. Số trang của tài liệu
Một tài liệu có nhiều trang sẽ cần được kiểm tra đầy đủ trước khi chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên, lời chứng được ghi vào trang cuối và bản sao có từ 02 tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai theo quy định.
Vì vậy, khách hàng cần phân biệt giữa số lượng tài liệu và số lượng trang. Một hồ sơ chỉ có 5 loại giấy tờ nhưng mỗi tài liệu gồm nhiều trang vẫn có thể cần nhiều thời gian xử lý.
2.5. Khối lượng hồ sơ tại thời điểm yêu cầu
Thời gian chờ còn phụ thuộc vào số lượng hồ sơ mà đơn vị chứng thực đang tiếp nhận.
Nếu khách hàng đến vào thời điểm có ít người yêu cầu, hồ sơ đơn giản và số lượng bản sao vừa phải thì khả năng hoàn thành nhanh sẽ cao hơn.
Ngược lại, vào những thời điểm đông khách, số lượng hồ sơ cần xử lý lớn thì việc yêu cầu lấy ngay trong 30 phút có thể khó đáp ứng.
Do đó, nếu hồ sơ cần gấp, khách hàng nên liên hệ trước thay vì chỉ đến trực tiếp và chờ xử lý.
>>> Xem thêm: Đang cần nhờ người thân thay mặt xử lý hồ sơ? Bạn nên tìm hiểu quy trình công chứng ủy quyền trước
3. Làm thế nào để chứng thực bản sao số lượng lớn nhanh chóng?
3.1. Liên hệ trước và thông báo chính xác số lượng
Nếu cần chứng thực nhiều bản sao, khách hàng nên liên hệ với đơn vị dự kiến thực hiện trước khi đến.
Thông tin nên cung cấp gồm số lượng loại giấy tờ, số bản sao cần chứng thực và thời gian mong muốn nhận kết quả.
Việc thông báo trước giúp đơn vị chứng thực có thể chủ động bố trí nhân sự, phương tiện sao chụp và thời gian xử lý phù hợp.
Đặc biệt, nếu khách hàng cần kết quả trong ngày hoặc trong khoảng 30 phút, nên trao đổi ngay từ đầu để biết hồ sơ có thể đáp ứng được hay không.
3.2. Sắp xếp bản chính theo từng nhóm
Một cách đơn giản nhưng hiệu quả để rút ngắn thời gian là sắp xếp giấy tờ trước khi đến.
Khách hàng có thể phân loại giấy tờ theo từng nhóm và đặt các bản chính theo thứ tự cần chứng thực. Những giấy tờ cần nhiều bản sao nên được đánh dấu rõ ràng.
Nếu có nhiều loại giấy tờ, việc chuẩn bị danh sách số lượng bản sao cần lấy cũng rất hữu ích.
Cách chuẩn bị này giúp hạn chế tình trạng phải kiểm tra lại yêu cầu nhiều lần trong quá trình thực hiện.
3.3. Chuẩn bị bản chính đầy đủ
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao. Trường hợp chỉ xuất trình bản chính, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có thể chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực theo quy định, trừ trường hợp không có phương tiện chụp.
Do đó, khách hàng nên kiểm tra kỹ toàn bộ bản chính trước khi đi.
Không nên chỉ mang theo bản sao đã chuẩn bị mà quên bản chính, bởi bản chính là cơ sở để người thực hiện chứng thực kiểm tra và đối chiếu.
3.4. Kiểm tra trước những giấy tờ có khả năng bị từ chối
Trước khi yêu cầu chứng thực hàng loạt, khách hàng nên kiểm tra những bản chính có dấu hiệu bất thường.
Các trường hợp như giấy tờ bị rách, mờ, tẩy xóa, sửa chữa hoặc không xác định rõ nội dung có thể ảnh hưởng đến khả năng chứng thực.
Việc phát hiện sớm những giấy tờ này giúp khách hàng chủ động xử lý, thay vì đến nơi mới phát hiện một phần hồ sơ không thể thực hiện.
3.5. Chọn thời điểm phù hợp để thực hiện
Nếu không bắt buộc phải chứng thực ngay lập tức, khách hàng nên lựa chọn thời điểm ít đông người hơn.
Đối với hồ sơ số lượng lớn, việc đến vào thời điểm phù hợp có thể giúp giảm thời gian chờ tiếp nhận và xử lý.
Nếu cần hoàn thành trong khoảng thời gian rất ngắn, khách hàng nên đặt lịch hoặc trao đổi trước với đơn vị chứng thực. Đây là phương án chủ động hơn so với việc trực tiếp đến mà không thông báo trước.
4. Chi phí và những lưu ý khi chứng thực bản sao số lượng lớn
4.1. Phí chứng thực bản sao được tính theo quy định
Phí chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện theo mức thu do pháp luật quy định.
Do đó, khi cần chứng thực số lượng lớn, tổng chi phí thường phụ thuộc vào số lượng bản sao cần thực hiện và các trường hợp cụ thể của hồ sơ.
Khách hàng nên hỏi rõ mức phí trước khi thực hiện, nhất là khi cần chứng thực hàng chục hoặc hàng trăm bản sao.
4.2. Chứng thực nhanh không có nghĩa là bỏ qua bước kiểm tra
Một số khách hàng có tâm lý muốn lấy kết quả càng nhanh càng tốt nên đề nghị bỏ qua một số bước kiểm tra.
Tuy nhiên, việc chứng thực phải bảo đảm đúng trình tự. Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao và thực hiện chứng thực khi giấy tờ đáp ứng điều kiện.
Vì vậy, việc xử lý nhanh chỉ có thể thực hiện khi hồ sơ thuận lợi và đơn vị chứng thực có đủ khả năng đáp ứng. Không nên vì yêu cầu lấy ngay mà bỏ qua các bước kiểm tra cần thiết.
4.3. Không nên mặc định số lượng lớn sẽ được trả trong 30 phút
Đây là lưu ý quan trọng đối với người có nhu cầu chứng thực gấp.
Quy định về thời hạn chứng thực không đồng nghĩa với việc pháp luật ấn định rằng mọi hồ sơ đều phải hoàn thành trong 30 phút. Đặc biệt, trường hợp cùng lúc yêu cầu nhiều loại bản chính, nhiều bản sao, tài liệu nhiều trang hoặc nội dung phức tạp có thể thuộc trường hợp được kéo dài thời hạn theo quy định.
Vì vậy, nếu cần hồ sơ để nộp trong một thời hạn cụ thể, khách hàng nên tính thêm thời gian dự phòng.
4.4. Có thể trao đổi trước về nhu cầu lấy kết quả trong ngày
Nếu khách hàng cần sử dụng bản sao chứng thực để nộp hồ sơ ngay trong ngày, nên thông báo rõ yêu cầu này ngay khi liên hệ.
Đơn vị chứng thực có thể căn cứ vào số lượng và tình trạng hồ sơ để thông báo khả năng xử lý.
Đối với trường hợp số lượng quá lớn, khách hàng có thể được tư vấn về thời gian dự kiến phù hợp thay vì chỉ đặt ra một mốc 30 phút.
4.5. Nên kiểm tra lại toàn bộ bản sao sau khi nhận
Sau khi nhận kết quả, khách hàng nên kiểm tra số lượng và nội dung các bản sao.
Cần chú ý xem thông tin trên bản sao có đầy đủ hay không, dấu chứng thực và lời chứng có được thể hiện theo quy định hay không, đặc biệt đối với tài liệu có nhiều trang.
Việc kiểm tra ngay tại thời điểm nhận kết quả giúp phát hiện sớm nếu có vấn đề cần trao đổi, tránh phải quay lại nhiều lần.
>>> Xem thêm: Bạn muốn biết hồ sơ nào cần mang theo khi công chứng mua bán nhà đất?
Kết luận
Chứng thực bản sao lấy ngay trong 30 phút có thể thực hiện trong một số trường hợp hồ sơ đơn giản, số lượng vừa phải và đơn vị tiếp nhận có khả năng xử lý nhanh. Tuy nhiên, không nên hiểu rằng mọi hồ sơ chứng thực số lượng lớn đều mặc nhiên được trả trong 30 phút. Khi có nhiều loại giấy tờ, nhiều bản sao, tài liệu nhiều trang hoặc nội dung cần kiểm tra kỹ, thời gian giải quyết có thể kéo dài theo quy định.
Để tiết kiệm thời gian, khách hàng nên chuẩn bị đầy đủ bản chính, phân loại giấy tờ, xác định chính xác số lượng bản sao và liên hệ trước để trao đổi về khả năng xử lý. Nếu cần thực hiện hồ sơ gấp, việc thông báo trước nhu cầu lấy kết quả trong ngày cũng giúp quá trình tiếp nhận thuận lợi hơn.
Nếu đang có nhu cầu chứng thực bản sao số lượng lớn, cần xử lý nhanh hoặc muốn được tư vấn trước về hồ sơ và thời gian thực hiện, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hỗ trợ thực hiện thủ tục chứng thực phù hợp với nhu cầu.
>>> Xem thêm: Cần xử lý giấy tờ nhanh chóng? Hãy tìm một văn phòng công chứng phù hợp
>>> Xem thêm: Bạn đang muốn sang tên nhà đất nhanh và đúng quy định? Tham khảo Dịch vụ sang tên sổ đỏ
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com