Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký lăn tay là giải pháp thường được áp dụng trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký tên theo cách thông thường, chẳng hạn như người không biết chữ hoặc người bị khiếm thị. Việc điểm chỉ giúp thể hiện ý chí của người yêu cầu trên văn bản và tạo căn cứ để thực hiện thủ tục chứng thực theo quy định.
Tuy nhiên, không phải trường hợp nào không ký được cũng chỉ cần lăn tay là có thể hoàn tất hồ sơ. Người thực hiện chứng thực cần xác định đúng tình trạng của người yêu cầu, kiểm tra khả năng nhận thức, làm chủ hành vi và hướng dẫn điểm chỉ phù hợp.
Vậy người không biết chữ hoặc khiếm thị thực hiện chứng thực chữ ký như thế nào? Khi lăn tay cần sử dụng ngón nào? Quy trình điểm chỉ được thực hiện ra sao và cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký là gì? Khi nào cần thực hiện?
1. Khi nào cần lăn tay, điểm chỉ thay cho chữ ký?
1.1. Người không biết chữ không thể tự ký tên
Trong thực tế, một số người không biết đọc, biết viết hoặc không thể tự viết tên. Khi thực hiện các giao dịch, hồ sơ, giấy tờ cần chứng thực, việc yêu cầu họ ký tên như thông thường có thể không thực hiện được.
Trong trường hợp này, người yêu cầu có thể thực hiện việc điểm chỉ theo hướng dẫn của người có thẩm quyền chứng thực. Dấu vân tay được sử dụng để thể hiện việc người đó đã thực hiện và xác nhận nội dung văn bản theo quy định.
Tuy nhiên, điểm chỉ không đồng nghĩa với việc bỏ qua các bước kiểm tra hồ sơ. Người thực hiện chứng thực vẫn cần xác định danh tính và kiểm tra các điều kiện cần thiết trước khi thực hiện.
1.2. Người khiếm thị gặp khó khăn khi ký văn bản
Người khiếm thị có thể gặp khó khăn trong việc đọc hoặc ký vào văn bản. Tùy tình trạng cụ thể, người này có thể được hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp để bảo đảm ý chí của mình được thể hiện rõ ràng.
Việc không nhìn thấy văn bản không có nghĩa người khiếm thị đương nhiên không được thực hiện thủ tục chứng thực. Quan trọng là người yêu cầu phải có khả năng nhận thức và làm chủ hành vi theo quy định.
Trong trường hợp cần thiết, nội dung văn bản có thể được đọc hoặc giải thích để người yêu cầu hiểu rõ trước khi xác nhận.
1.3. Không nên tự ý điểm chỉ khi chưa được hướng dẫn
Điểm chỉ là thao tác tưởng như đơn giản nhưng cần được thực hiện đúng trình tự. Người yêu cầu không nên tự ý lăn tay vào văn bản trước khi được hướng dẫn.
Việc sử dụng sai ngón tay hoặc điểm chỉ không đúng vị trí có thể khiến hồ sơ phải thực hiện lại. Vì vậy, khách hàng nên để người thực hiện chứng thực hướng dẫn cụ thể trong quá trình làm thủ tục.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký lăn tay cần chuẩn bị
2.1. Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu
Người thực hiện thủ tục cần xuất trình giấy tờ tùy thân để xác định danh tính. Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể sử dụng căn cước hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ khác theo quy định.
Thông tin trên giấy tờ cần thống nhất với thông tin thể hiện trong văn bản cần chứng thực. Nếu có sự khác biệt, khách hàng nên trao đổi trước với đơn vị thực hiện chứng thực để được hướng dẫn.
2.2. Văn bản cần chứng thực
Người yêu cầu cần mang theo văn bản hoặc giấy tờ có chữ ký cần chứng thực.
Nội dung văn bản cần được kiểm tra trước khi thực hiện thủ tục. Đối với người không biết chữ hoặc khiếm thị, việc xác nhận họ đã hiểu nội dung văn bản là vấn đề đặc biệt cần lưu ý.
Nếu văn bản có nội dung phức tạp hoặc liên quan đến quyền và nghĩa vụ quan trọng, người yêu cầu nên được giải thích đầy đủ trước khi thực hiện việc điểm chỉ.
2.3. Giấy tờ liên quan trong trường hợp cần thiết
Tùy nội dung văn bản, cơ quan hoặc người có thẩm quyền có thể yêu cầu thêm giấy tờ để kiểm tra thông tin.
Ví dụ, hồ sơ có thể liên quan đến quan hệ nhân thân, tài sản hoặc một giao dịch cụ thể. Khi đó, người yêu cầu nên chuẩn bị các giấy tờ chứng minh có liên quan.
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu giúp quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi và hạn chế phải đi lại nhiều lần.
2.4. Người hỗ trợ trong trường hợp cần thiết
Đối với người khiếm thị hoặc người gặp khó khăn trong việc tiếp cận nội dung văn bản, có thể phát sinh nhu cầu hỗ trợ trong quá trình thực hiện thủ tục.
Tuy nhiên, người hỗ trợ không được tự ý quyết định thay ý chí của người yêu cầu. Nội dung văn bản và việc xác nhận phải phản ánh đúng ý chí của chính người thực hiện thủ tục.
>>> Xem thêm: Bạn muốn giao quyền nhưng lo ngại phạm vi ủy quyền quá rộng? Hãy tìm hiểu kỹ trước khi thực hiện công chứng ủy quyền
3. Hướng dẫn quy trình lăn tay, điểm chỉ khi chứng thực
3.1. Bước 1: Xuất trình giấy tờ và văn bản cần chứng thực
Trước tiên, người yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân cùng văn bản cần chứng thực.
Người có thẩm quyền chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ và đối chiếu thông tin của người yêu cầu. Đây là bước quan trọng nhằm xác định đúng người thực hiện thủ tục.
Nếu hồ sơ có thiếu sót, người yêu cầu sẽ được hướng dẫn bổ sung hoặc điều chỉnh trước khi tiếp tục.
3.2. Bước 2: Kiểm tra khả năng nhận thức và làm chủ hành vi
Đối với người không biết chữ hoặc khiếm thị, việc kiểm tra khả năng nhận thức và làm chủ hành vi có ý nghĩa quan trọng.
Người yêu cầu cần hiểu được mình đang thực hiện thủ tục gì và nội dung cơ bản của văn bản. Trường hợp người yêu cầu không nhận thức hoặc không làm chủ được hành vi thì việc chứng thực không thể chỉ giải quyết bằng cách thay chữ ký bằng dấu vân tay.
Do đó, nếu có dấu hiệu bất thường về khả năng nhận thức, khách hàng nên trao đổi rõ với người có thẩm quyền trước khi thực hiện.
3.3. Bước 3: Đọc hoặc giải thích nội dung văn bản khi cần thiết
Nếu người yêu cầu không thể tự đọc văn bản, nội dung cần thiết có thể được đọc hoặc giải thích để họ hiểu.
Người yêu cầu cần xác nhận rằng mình đã hiểu và đồng ý với nội dung cần thực hiện. Đây là cơ sở quan trọng để bảo đảm việc điểm chỉ thể hiện đúng ý chí của người yêu cầu.
Đối với các văn bản có nhiều nội dung pháp lý, khách hàng nên dành thời gian kiểm tra kỹ trước khi xác nhận.
3.4. Bước 4: Thực hiện điểm chỉ theo hướng dẫn
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, người yêu cầu thực hiện điểm chỉ theo hướng dẫn.
Người thực hiện chứng thực sẽ hướng dẫn vị trí cần điểm chỉ và cách thực hiện. Dấu vân tay cần được thể hiện rõ ràng để có thể xác định được dấu điểm chỉ trên văn bản.
Khách hàng không nên tự ý lựa chọn vị trí hoặc thực hiện nhiều lần khi chưa được hướng dẫn.
3.5. Bước 5: Hoàn tất thủ tục chứng thực
Sau khi việc điểm chỉ được thực hiện, người có thẩm quyền sẽ hoàn tất các nội dung chứng thực theo quy định.
Người yêu cầu nên kiểm tra lại văn bản trước khi nhận kết quả. Các thông tin về họ tên, ngày tháng, nội dung văn bản và phần chứng thực cần được kiểm tra cẩn thận.
Nếu phát hiện sai thông tin, khách hàng nên thông báo ngay để được xem xét xử lý.
4. Những lưu ý quan trọng khi chứng thực chữ ký bằng điểm chỉ
4.1. Điểm chỉ không thay thế điều kiện về năng lực hành vi
Một trong những vấn đề cần lưu ý là việc không biết chữ hoặc khiếm thị không đồng nghĩa với việc người đó mất khả năng nhận thức và làm chủ hành vi.
Điểm chỉ chỉ là phương thức xác nhận thay cho việc ký trong trường hợp phù hợp. Các điều kiện pháp lý khác của thủ tục chứng thực vẫn phải được bảo đảm.
Vì vậy, không nên hiểu rằng cứ không ký được thì đương nhiên có thể dùng dấu vân tay để hoàn tất mọi loại giấy tờ.
4.2. Cần bảo đảm người yêu cầu hiểu nội dung văn bản
Người không biết chữ hoặc khiếm thị cần được tạo điều kiện để hiểu nội dung mà mình đang xác nhận.
Nếu văn bản được lập bằng ngôn ngữ mà người yêu cầu không hiểu, cần có phương án phù hợp để họ nắm được nội dung trước khi thực hiện thủ tục.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với những văn bản liên quan đến tài sản, quyền lợi hoặc nghĩa vụ của người điểm chỉ.
4.3. Không nên nhờ người khác ký thay nếu không phù hợp
Việc không thể tự ký không có nghĩa có thể tùy ý nhờ người khác ký thay.
Trong trường hợp người yêu cầu phải thực hiện điểm chỉ, thủ tục cần được tiến hành theo đúng quy định. Việc để một người khác tự ý ký thay có thể dẫn đến những vấn đề về giá trị pháp lý của văn bản.
Khách hàng nên hỏi người có thẩm quyền chứng thực để xác định phương thức xác nhận phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
4.4. Dấu điểm chỉ cần rõ ràng
Dấu vân tay quá mờ, bị nhòe hoặc không thể hiện rõ có thể gây khó khăn cho việc xác nhận.
Trước khi điểm chỉ, ngón tay cần được bảo đảm sạch và khô. Người thực hiện thủ tục nên làm theo hướng dẫn để dấu điểm chỉ được thể hiện rõ trên văn bản.
Nếu dấu điểm chỉ không đạt yêu cầu, người có thẩm quyền có thể hướng dẫn thực hiện lại.
4.5. Nên liên hệ trước nếu hồ sơ có tình huống đặc biệt
Mỗi hồ sơ có thể có đặc điểm khác nhau. Đặc biệt, trường hợp người yêu cầu vừa không biết chữ, vừa khiếm thị hoặc gặp khó khăn trong giao tiếp cần được xem xét cụ thể.
Khách hàng nên liên hệ trước với nơi thực hiện chứng thực để trình bày tình trạng và nội dung giấy tờ cần chứng thực. Việc trao đổi trước giúp xác định thành phần hồ sơ và cách thức thực hiện phù hợp.
>>> Xem thêm: Nhà đất đã tìm được người mua, nhưng thủ tục tiếp theo mới là điều cần quan tâm: Công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Chứng thực chữ ký lăn tay là phương thức có thể được sử dụng trong những trường hợp người yêu cầu không thể ký tên theo cách thông thường, trong đó có người không biết chữ hoặc gặp khó khăn về thị lực. Tuy nhiên, việc điểm chỉ vẫn phải được thực hiện đúng trình tự và bảo đảm người yêu cầu hiểu, tự nguyện xác nhận nội dung văn bản.
Để hạn chế sai sót, khách hàng nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân, văn bản cần chứng thực và các giấy tờ liên quan. Đối với trường hợp đặc biệt, nên trao đổi trước để được hướng dẫn cụ thể về cách thức thực hiện.
Nếu cần tư vấn về thủ tục chứng thực chữ ký, điểm chỉ hoặc các giấy tờ liên quan, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn hồ sơ, hướng dẫn thủ tục và hỗ trợ thực hiện theo đúng quy định.
>>> Xem thêm: Tìm một văn phòng công chứng thuận tiện đôi khi giúp bạn giải quyết thủ tục nhanh hơn
>>> Xem thêm: Bạn đang muốn sang tên nhà đất nhanh và đúng quy định? Tham khảo Dịch vụ sang tên sổ đỏ
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com