Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuMất hợp đồng công chứng mua bán đất có thể khiến nhiều người lo lắng. Hợp đồng công chứng là giấy tờ quan trọng trong giao dịch bất động sản. Tuy nhiên, việc làm mất bản hợp đồng không đồng nghĩa với việc không thể xin lại giấy tờ.
Hợp đồng công chứng được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định. Người có quyền và nghĩa vụ liên quan có thể đề nghị cấp bản sao trong những trường hợp phù hợp.
Thủ tục xin bản sao cần được thực hiện đúng quy định. Người yêu cầu cũng cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để chứng minh quyền lợi của mình.
Vậy khi bị mất hợp đồng công chứng mua bán đất phải làm gì? Hồ sơ gồm những giấy tờ nào? Cơ quan nào có thể cấp bản sao? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
>>> Xem thêm: Đất thuộc khu vực giải tỏa làm đường vành đai 3.5 Hà Nội.
1. Mất hợp đồng công chứng mua bán đất có xin lại được không?
1.1. Hợp đồng công chứng được lưu tại tổ chức hành nghề công chứng
Sau khi công chứng, văn bản công chứng được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật.
Hồ sơ công chứng có thể chứa hợp đồng mua bán đất và các giấy tờ liên quan. Những tài liệu này được quản lý và bảo quản trong thời gian luật định.
Vì vậy, việc làm mất bản hợp đồng mà các bên đang giữ không làm mất hồ sơ công chứng. Người có quyền yêu cầu có thể thực hiện thủ tục xin cấp bản sao.
1.2. Ai có thể yêu cầu cấp bản sao hợp đồng công chứng?
Không phải bất kỳ người nào cũng có thể yêu cầu cung cấp bản sao hồ sơ công chứng.
Việc cung cấp bản sao cần bảo đảm đúng đối tượng và đúng quy định. Người yêu cầu thường phải chứng minh mình là người tham gia hợp đồng hoặc có quyền, nghĩa vụ liên quan.
Trong một số trường hợp, người đại diện hoặc người được ủy quyền cũng có thể thực hiện yêu cầu.
Khi tiếp nhận hồ sơ, tổ chức hành nghề công chứng sẽ kiểm tra thông tin. Việc này nhằm bảo đảm an toàn và bảo mật hồ sơ công chứng.
1.3. Mất bản hợp đồng có làm mất hiệu lực giao dịch không?
Việc mất bản hợp đồng đang được lưu giữ không đồng nghĩa với việc giao dịch tự động mất hiệu lực.
Giá trị pháp lý của giao dịch cần được xem xét dựa trên hợp đồng đã được công chứng và các quy định liên quan.
Do đó, người dân không nên tự ý ký lại hợp đồng chỉ vì làm mất bản cũ. Trước tiên, nên liên hệ tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện giao dịch.
Đơn vị này có thể kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thủ tục phù hợp.
2. Hồ sơ xin cấp bản sao hợp đồng công chứng mua bán đất
2.1. Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu
Người đề nghị cấp bản sao cần chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân.
Tùy từng trường hợp, giấy tờ có thể gồm:
- Thẻ Căn cước.
- Hộ chiếu nếu phù hợp.
- Giấy tờ khác dùng để xác định người yêu cầu.
Thông tin trên giấy tờ cần phù hợp với thông tin trong hồ sơ công chứng.
Việc chuẩn bị đúng giấy tờ giúp tổ chức hành nghề công chứng xác định chính xác người yêu cầu.
2.2. Thông tin về hợp đồng mua bán đất đã công chứng
Người yêu cầu nên cung cấp càng nhiều thông tin về hợp đồng càng tốt.
Một số thông tin cần chuẩn bị gồm:
- Ngày, tháng, năm công chứng.
- Số công chứng của hợp đồng.
- Tên các bên tham gia giao dịch.
- Thông tin về thửa đất.
- Tên tổ chức hành nghề công chứng.
- Các thông tin khác liên quan đến giao dịch.
Nếu còn bản chụp hoặc hình ảnh của hợp đồng, người dân nên mang theo. Những thông tin này có thể hỗ trợ việc tra cứu hồ sơ.
2.3. Giấy ủy quyền nếu nhờ người khác thực hiện
Người tham gia hợp đồng có thể không trực tiếp đến tổ chức hành nghề công chứng.
Trong trường hợp được phép ủy quyền, người yêu cầu cần chuẩn bị văn bản ủy quyền phù hợp.
Người được ủy quyền cũng cần xuất trình giấy tờ xác định nhân thân. Hồ sơ phải thể hiện rõ phạm vi công việc được ủy quyền.
Tổ chức hành nghề công chứng sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giấy ủy quyền trước khi giải quyết yêu cầu.
2.4. Tài liệu chứng minh quyền và lợi ích liên quan
Tùy từng trường hợp, người yêu cầu có thể cần cung cấp thêm tài liệu liên quan.
Ví dụ có thể gồm:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Hồ sơ sang tên quyền sử dụng đất.
- Tài liệu chứng minh quan hệ với người tham gia hợp đồng.
- Văn bản chứng minh quyền và lợi ích liên quan.
Không phải trường hợp nào cũng cần toàn bộ các giấy tờ trên. Tổ chức hành nghề công chứng sẽ căn cứ hồ sơ cụ thể để hướng dẫn.
>>> Xem thêm: Nhiều người chỉ quan tâm đến mẫu giấy, nhưng bỏ qua bước công chứng ủy quyền
3. Cách xin cấp bản sao hợp đồng công chứng mua bán đất
3.1. Bước 1: Xác định nơi đã công chứng hợp đồng
Trước tiên, người dân cần xác định tổ chức hành nghề công chứng đã lập và công chứng hợp đồng.
Nếu còn thông tin về số công chứng, ngày công chứng hoặc tên công chứng viên, việc tra cứu sẽ thuận lợi hơn.
Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thay đổi tên hoặc chấm dứt hoạt động, người dân cần tìm hiểu nơi đang quản lý hồ sơ.
Việc xác định đúng nơi lưu trữ giúp hạn chế thời gian xử lý.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp bản sao
Sau khi xác định nơi lưu hồ sơ, người yêu cầu chuẩn bị giấy tờ cần thiết.
Hồ sơ nên có:
- Giấy tờ tùy thân.
- Thông tin về hợp đồng công chứng.
- Giấy ủy quyền nếu có.
- Tài liệu chứng minh quyền và lợi ích liên quan nếu được yêu cầu.
Người yêu cầu nên kiểm tra hồ sơ trước khi nộp. Việc này giúp hạn chế trường hợp phải bổ sung giấy tờ.
3.3. Bước 3: Nộp yêu cầu tại tổ chức hành nghề công chứng
Người yêu cầu đến tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền quản lý hồ sơ.
Tại đây, người yêu cầu xuất trình giấy tờ và trình bày nhu cầu xin cấp bản sao.
Tổ chức hành nghề công chứng sẽ kiểm tra hồ sơ. Đồng thời, đơn vị này sẽ xác định quyền được yêu cầu cung cấp bản sao.
Nếu đủ điều kiện, hồ sơ sẽ được tiếp nhận để giải quyết theo quy định.
3.4. Bước 4: Nhận bản sao hợp đồng công chứng
Sau khi hoàn tất quá trình xử lý, người yêu cầu nhận bản sao theo quy định.
Người nhận nên kiểm tra kỹ thông tin trên bản sao. Các nội dung cần chú ý gồm thông tin các bên, số công chứng và nội dung giao dịch.
Nếu phát hiện thông tin bất thường, người dân nên trao đổi ngay với tổ chức hành nghề công chứng.
4. Những lưu ý khi xin lại hợp đồng công chứng mua bán đất
4.1. Không nên tự ý lập lại hợp đồng mua bán
Khi làm mất hợp đồng, nhiều người có tâm lý muốn ký lại một hợp đồng mới.
Tuy nhiên, đây không phải lúc nào cũng là phương án phù hợp. Giao dịch trước đó có thể đã được công chứng và thực hiện các thủ tục tiếp theo.
Việc lập hợp đồng mới có thể làm phát sinh vấn đề về nội dung giao dịch. Do đó, người dân nên kiểm tra hồ sơ cũ trước.
4.2. Nên lưu lại bản điện tử sau khi nhận bản sao
Sau khi được cấp bản sao, người dân nên chủ động lưu trữ thêm bản điện tử.
Có thể chụp hoặc quét toàn bộ văn bản. Sau đó, nên lưu tại nhiều nơi an toàn.
Cách này giúp giảm nguy cơ mất giấy tờ trong tương lai. Đồng thời, việc tra cứu thông tin cũng thuận tiện hơn.
4.3. Cần kiểm tra thông tin trước khi sử dụng bản sao
Bản sao được cấp cần được kiểm tra trước khi sử dụng cho các thủ tục khác.
Đặc biệt, người dân nên đối chiếu các thông tin về:
- Họ tên và thông tin của các bên.
- Thông tin thửa đất.
- Số công chứng.
- Ngày công chứng.
- Nội dung hợp đồng.
Nếu bản sao được sử dụng cho thủ tục sang tên, thế chấp hoặc giao dịch khác, người dân nên hỏi trước về yêu cầu hồ sơ của cơ quan tiếp nhận.
4.4. Có thể nhờ hỗ trợ khi hồ sơ công chứng đã lâu
Một số hợp đồng được công chứng từ nhiều năm trước. Người dân có thể không còn nhớ chính xác thời gian hoặc số công chứng.
Trong trường hợp này, việc tra cứu hồ sơ có thể mất thêm thời gian. Người yêu cầu nên cung cấp đầy đủ thông tin mình còn lưu giữ.
Nếu gặp khó khăn, có thể liên hệ tổ chức hành nghề công chứng để được hướng dẫn. Việc hỗ trợ đúng cách giúp quá trình tìm kiếm hồ sơ thuận lợi hơn.
>>> Xem thêm: Càng tìm hiểu sớm, việc công chứng mua bán nhà đất càng dễ dàng
Kết luận
Mất hợp đồng công chứng mua bán đất không đồng nghĩa với việc người dân không thể lấy lại giấy tờ. Hồ sơ công chứng được lưu trữ theo quy định. Người có quyền và lợi ích liên quan có thể đề nghị cấp bản sao khi đáp ứng đủ điều kiện.
Khi thực hiện thủ tục, người yêu cầu nên chuẩn bị giấy tờ tùy thân và thông tin về hợp đồng. Nếu ủy quyền cho người khác, cần chuẩn bị giấy ủy quyền phù hợp.
Nếu cần hỗ trợ tra cứu hồ sơ, xin bản sao hợp đồng công chứng hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch đất đai, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 để được hướng dẫn nhanh chóng và chính xác.
>>> Xem thêm: Sự cẩn trọng hôm nay có thể giúp bạn tránh nhiều rủi ro ngày mai tại văn phòng công chứng.
>>> Xem thêm: Nhiều người tìm đến dịch vụ sang tên sổ đỏ để tránh sai sót hồ sơ.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com